9 årsager til projektforsinkelser & sådan undgår du dem
Samarbejde gør drømmen til virkelighed: Samarbejde og veldefinerede roller i teamet er afgørende for at forebygge forsinkelser, overvinde udfordringer og levere projekter til tiden.
Konsekvens er nøglen: Overvåg dit projekt, og tilpas dine planer efter behov. Det hjælper dig med at holde projektet på linje med de overordnede forretningsmål og giver dig mulighed for hurtigt at ændre kurs, hvis der opstår problemer.
Planlæg i god tid: Hvis du investerer tid i at definere et klart projektomfang og fastsætte realistiske tidsplaner, kan det forbedre chancerne for projektsucces betydeligt.
Du kender statistikkerne—da op til 70 % af projekter ikke leverer de tilsigtede resultater, kan projektforsinkelser synes at være en uundgåelig konsekvens af at drive virksomhed. Men sådan behøver det ikke at være.
I denne artikel undersøger jeg almindelige årsager til projektforsinkelser og deler, hvad du kan gøre for at overholde projekttidsplaner og undgå budgetoverskridelser. Ofte handler det om at have den rigtige projektstyringssoftware.
1. Misforståelser
Dårlig kommunikation er en af de mest almindelige årsager til projektforsinkelser. Misforståelser opstår, når interessenterne ikke er enige om de ønskede projektmål og/eller ikke tager ansvar for at gennemføre projektopgaverne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor det forårsager forsinkelser
Hvis teammedlemmerne ikke er enige om projektets formål eller er uklare om, hvem der gør hvad, kan det føre til forvirring. Aktiviteter bliver måske ikke afsluttet til tiden eller slet ikke, eller der kan være manglende koordinering med andre teams for at håndtere overdragelsespunkter for opgaveafhængigheder.
Sådan overvinder du det
I projektplanlægningsfasen:
- Samarbejd med interessenterne om at dokumentere projektmålene i projektgrundlaget
- Opret en arbejdsnedbrydningsstruktur for at opdele projektleverancerne i separate opgaver
- Udarbejd en RACI-matrice, der tydeligt definerer, hvem der er ansvarlig for og godkender de vigtigste opgaver
- Definér en kommunikationsplan for projektet.
Under projektgennemførelsen og -overvågningen skal du holde regelmæssige opfølgninger med projektteamet for at holde interessenterne informeret om projektets fremskridt og sikre, at du overholder projektets tidsfrister.
2. Utilstrækkelig projektplanlægning
Dårlig planlægning er en sikker måde at bringe leveringen af et vellykket projekt i fare. For at opnå projektsucces skal du tage dig tid til at forstå, hvorfor du gennemfører projektet, hvordan succes ser ud, og hvilken proces du vil følge for implementeringen.
Hvorfor det forårsager forsinkelser
Hvis du ikke har gennemtænkt din tilgang til forandringer, skaber enhver form for forstyrrelse en forsinkelse i tidsplanen, som truer med at forlænge projektets tidsrammer.
Sådan overvinder du det
Før du begynder arbejdet på et nyt initiativ, skal du udarbejde en projektplan, der beskriver, hvordan du vil håndtere forskellige aspekter af et projekt, herunder, men ikke begrænset til, projektomfang, projektplan, budget, ressourcestyring, kommunikation og risikostyring.
3. Uventede ændringer i projektomfanget
Uventede ændringer i projektomfanget opstår, når interessenter beslutter officielt at ændre projektets omfang ud over det, der oprindeligt blev aftalt.
Relateret, men mere forstyrrende, er ukontrolleret udvidelse af projektomfanget—når ændringer i omfanget uofficielt finder vej ind i dine projektleverancer, uden at tidsplanen og budgettet justeres for at imødekomme disse ændringer.
Hvorfor det forårsager forsinkelser
At tilføje en funktion eller to for at imødekomme en interessents pludselige ønske virker måske ikke som noget stort på det tidspunkt, men samlet set begynder disse trinvise, ofte sidsteøjebliksændringer at løbe op og kan forringe kvaliteten og føre til overskredne eller udskudte tidsfrister.
Sådan overvinder du det
For at bekæmpe ukontrolleret udvidelse af projektets omfang skal du tydeligt dokumentere, hvad der er inkluderet og ikke inkluderet i din projektplan. Vær forsigtig, når du udarbejder projektestimater, så du undgår vurderinger, der kan være overdrevent optimistiske, og lav beredskabsplaner for at tage højde for eventuelle uventede forsinkelser. Før endelig en beslutningslog, der holder styr på, hvordan tankerne om projektets omfang udvikler sig under projektets gennemførelse.
4. Forældede softwareværktøjer
Du klarer dig måske fint med at styre dine projekter ved hjælp af et Excel-regneark og et hjemmelavet Gantt-diagram.
Men efterhånden som dine projekter vokser i størrelse og kompleksitet, og din organisation skalerer op for at håndtere en større projektportefølje, vil du måske opdage, at dine eksisterende projektstyringsværktøjer begynder at komme til kort.
Hvorfor det forårsager forsinkelser
Forældede softwareværktøjer mangler muligvis funktionalitet, der sparer tid under projektets gennemførelse, såsom muligheden for at generere projektvisualiseringer eller indstille automatiske advarsler, når projektomkostningerne nærmer sig forudbestemte grænser.
Jo mere presset din kapacitet som projektleder er, desto større er sandsynligheden for, at du overser en afhængighed eller en deadline, som kan tvinge dig til at kæmpe for at nå projektets milepæle.
Sådan overvinder du det
Invester i projektstyringssoftware for at fjerne noget af usikkerheden ved styringen af projektets tidsplaner.
5. Uforudsete omstændigheder
Du kunne hævde, at enhver hændelse, der finder sted under projektets gennemførelse, potentielt kan være uforudset.
Det, vi imidlertid henviser til her, er såkaldte force majeure-hændelser, såsom naturkatastrofer, der ligger uden for ens kontrol og ikke kan forudsiges på forhånd.
Hvorfor det forårsager forsinkelser
Uforudsete omstændigheder kan have en voldsom effekt. De kan gøre dine projektmål forældede og ødelægge dine tidsplaner. COVID-19-pandemien i 2020, en global hændelse, som man med rimelighed kan sige lå uden for alles kontrol både hvad angår forebyggelse og forudsigelse, er et eksempel på en række uforudsete omstændigheder, der vendte op og ned på mange projektplaner.
Sådan overvinder du det
Selvom der ikke er meget, du kan gøre for at forudsige omstændigheder, der pr. definition er uforudsete, kan du stadig indarbejde beredskabsplaner i dit projekt, som kan hjælpe med at begrænse virkningen af ukendte ukendte, der måtte opstå.
Et eksempel kunne være at tilpasse et fysisk arrangement, så det kan afholdes med fjern deltagelse, for at tage højde for uforudsete rejseforsinkelser på grund af helbred, vejr eller andre årsager.
6. Upræcise estimater
Projektestimering indebærer at fastslå de ressourcer, der kræves for at levere et projekt med succes, samt de tilhørende omkostninger. Upræcise estimater opstår, når du fejlbedømmer de ressourcer, der kræves for at færdiggøre projektet.
Hvorfor det forårsager forsinkelser
Det er udfordrende at udarbejde præcise estimater, fordi det kræver, at du forudsiger fremtiden, og på tidspunktet for denne tekst har ingen endnu helt fundet ud af, hvordan man gør det.
Hvis du undervurderer, hvor meget tid og indsats det kræver at færdiggøre en opgave, bliver du tvunget til at indhente det forsømte, når du ikke overholder de oprindeligt fastlagte deadlines. I disse tilfælde kan du nogle gange fastholde din oprindelige projektplan ved at forkorte tidsplanen ved at tilføre flere ressourcer eller fremskynde opgaver, så de udføres samtidigt.
Men selv hvis du undgår behovet for at forlænge projektets tidsplan, er det at øge dit teams arbejdsbyrde en opskrift på udbrændthed og dårlig præstation, som i sidste ende kan kræve omarbejde. Det er ikke en god situation uanset hvad.
Sådan overvinder du det
For at gøre dine estimater mere præcise skal du tydeligt definere projektets omfang og krav for at sikre, at alle er enige om projektets tilsigtede mål. Brug historiske data til at underbygge dine estimater, når det er muligt. Sammensæt endelig et projektteam med de rette kompetencer til at færdiggøre projektets leverancer.
7. Urealistiske deadlines
Urealistiske deadlines opstår, når du udarbejder en tidsplan for at imødekomme interessenternes krav i stedet for at afspejle realiteterne for, hvor lang tid det vil tage at gennemføre projektet med den tid, det budget og de tilgængelige ressourcer, der er til rådighed.
Hvorfor det medfører forsinkelser
Urealistiske deadlines tager ikke højde for ressourcekapacitet og/eller ressourcetilgængelighed. De tager måske heller ikke højde for, hvor lang tid det vil tage at gennemføre en opgave, selv hvis den rette ressource er tildelt. Det gør det meget usandsynligt, at du kan overholde de ønskede projekttidsplaner.
Sådan overvinder du det
Fastlæg realistiske deadlines baseret på historiske data, og sørg for at håndtere interessenternes forventninger fra projektets begyndelse. Indarbejd en buffer, så du har lidt spillerum, hvis en opgave tager længere tid end forventet.
Hvis din interessent insisterer på at medtage en urealistisk deadline, skal du dokumentere dette som en risiko og rapportere om denne risiko gennem hele projektet for at undgå overraskelser.
8. Uklare prioriteter
Uklare prioriteter er et resultat af, at det ikke lykkes at skabe enighed blandt interessenterne om de ønskede projektmål, og hvordan disse projektmål understøtter organisationens forretningsmål.
Hvorfor det medfører forsinkelser
Hvis dine interessenter ikke er enige om, hvad projektet forsøger at opnå, bliver det vanskeligt at prioritere projektet eller opgaverne i projektet. Teammedlemmerne har ikke den vejledning, de har brug for til at udføre deres opgaver, hvilket sænker gennemførelsestempoet og påvirker projektets tidsplan negativt.
Sådan overvinder du det
Under projektplanlægningsfasen skal du skabe enighed om projektets mål og omhyggeligt dokumentere, hvad der er inden for og uden for projektets omfang baseret på disse mål. Derefter omsætter du projektvisionen til et sæt aktiviteter, som teammedlemmerne er ansvarlige for at gennemføre.
Under hele projektgennemførelsen skal du overvåge resultaterne af de tildelte aktiviteter, fjerne hindringer for gennemførelsen og rapportere om projektets fremskridt for at sikre, at aktiviteterne skrider frem i et passende tempo.
9. Flaskehalse i projektet
Flaskehalse i projektet sænker arbejdstempoet ved at forhindre projektopgaver og leverancer i at komme videre. Almindelige årsager til flaskehalse i projekter omfatter manglende ressourcetilgængelighed, konkurrerende projektprioriteter, uklart definerede roller og ansvarsområder eller afventende godkendelser.
Hvorfor det medfører forsinkelser
Hvis et teammedlem afventer godkendelse fra en beslutningstager i projektet eller er usikker på, hvilke opgaver vedkommende skal gennemføre, forhindrer det afhængige opgaver i at komme videre og skaber en dominoeffekt i hele projektets tidsplan.
Sådan overvinder du det
Under projektplanlægningen skal du tildele de tilgængelige ressourcer til opgaver, der passer bedst til deres kompetencer. Etabler klare kommunikationsprotokoller for at undgå potentielle misforståelser under projektgennemførelsen.
Mens du arbejder efter planen, skal du omfordele ressourcer i realtid for at tage højde for projektets fremskridt og eventuelle konkurrerende prioriteter. Juster processerne efter behov for at optimere og sikre hurtigere levering af opgaver.
Bliv medlem for at få flere indsigter i projektstyring
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
