Videnskaben (& kunsten) bag projektestimater + de 6 bedste teknikker
Når du skal træffe en stor købsbeslutning, hvad er så det første, du gør? Du laver sandsynligvis lidt research for at forstå, hvordan markedspriserne ser ud, og hvad du bør forvente at skulle betale. Dette er en lettere forsimpling af et projektestimat – men det er det, du gør.
Inden et nyt projekt sættes i gang, gør dine teams og kunder sandsynligvis det samme – de prøver at forstå, hvor meget det vil koste at udføre arbejdet.
Men omkostningen er ikke det eneste, der skal tages i betragtning i din proces for projektestimering; alle skal også forstå, hvor mange personer der er brug for, og hvor lang tid det vil tage at færdiggøre arbejdet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I den digitale verden kan priser, bemanding og tidsplaner variere meget for lignende projekter. Det skyldes, at der er så mange variabler, herunder:
- Omfanget af det arbejde, der skal udføres
- De teammedlemmer, der er til rådighed til at udføre arbejdet
- Teammedlemmernes kompetencer på projektet
- Hvor meget tid teamet har til at færdiggøre arbejdet
Så hvordan afgør en projektleder og dennes projektteam, hvor meget noget vil koste, før de er begyndt på arbejdet?
Omkostningsestimering kan være en reel udfordring – at udarbejde et projektbudget, der fungerer for dit team og dine kunder, hvis du arbejder for et bureau, er en blanding af kunst og (data)videnskab.
Denne guide giver dig de værktøjer og teknikker, du får brug for, så du kan udarbejde mere præcise estimater.
Hvad er et projektestimat, og hvornår har du brug for et?
Et estimat er ganske enkelt en omtrentlig beregning af den indsats og de omkostninger, det kan kræve at færdiggøre et projekt.
Det er ikke en garanti for den endelige omkostning – i stedet giver det en kunde et tilbud eller en vejledning (ofte i form af et estimat i et omtrentligt interval) om, hvor meget det kan koste at udføre eller levere noget, så kunden kan sikre budgettet til at starte projektet. Budgetestimater udarbejdes, før et projekt officielt sættes i gang.
Er du ny inden for estimering, eller vil du øve dig? Du kan downloade skabelonen til projektbudgettet til et redesign af et website nedenfor. Når du har læst dette indlæg, ved du, hvilken type estimat du skal bruge – og hvornår – samt hvilke trin og softwareværktøjer til projektbudgetter du skal bruge til at styre dit projektestimat og i sidste ende dit projektbudget.
Hvad er forskellen på et estimat og et budget?
Et estimat er en tilnærmelse, mens et budget er det samlede beløb, du har til rådighed for at færdiggøre dit projekt. Normalt bliver et projektestimat til et projektbudget, efter projektsponsoren eller kunden har godkendt det.
En vigtig forskel, før vi for alvor går i dybden: Før du laver et estimat, bør du vide, hvor meget tingene koster internt. Dette tal kan være lavere end det beløb, du faktisk fakturerer en kunde (for at tage højde for faste omkostninger og fortjeneste).
Du bør kende de direkte omkostninger ved at drive virksomheden, før du udarbejder et estimat til kunden (Bemærk, at dette ikke gælder for digitale teams internt i en virksomhed).
Denne artikel fokuserer ikke på, hvordan du fastlægger omkostninger, da vi kan gennemgå det i en anden artikel.
Hvorfor er projektestimater vigtige?
Estimering kan virke som en smertefuld proces, men den er afgørende. Og selvom det kan være fristende at kopiere og indsætte et omkostningsestimat og sende det videre, er det vigtigt for projektledere at forstå, at hvert omkostningsestimat er unikt.
Estimering er en grundlæggende del af projektledelse – processen med at beregne, hvor meget et projekt kan koste, er vigtig for at fastlægge et projekts rammer.
Her er grunden til, at du skal udarbejde et estimat for dit projekt, før du går i gang med arbejdet:
- Estimeringer giver retningslinjer for prissætning: Du skal vide, hvad du vil opkræve kunderne (og hvornår), så kunden kan beslutte, om de har budgettet, og om det er investeringen værd at gå videre med projektet
- Estimeringer skaber klarhed: Når du ved, hvor stort et budget en kunde har, hjælper processen med at udarbejde et omkostningsestimat med at definere fremgangsmåden. Du kan bruge det, du ved om det samlede budget, til at fastlægge projektroller, ansvarsområder og leverancer. Hvis en kundes budget for eksempel er 20 % lavere end dit estimat, kan du overveje at reducere antallet af leverancer i projektet eller forsøge at omfordele ressourcer for at undgå overforbrug.
- Estimeringer kan hjælpe med at fastlægge en ressourceplan: Når du færdiggør et estimat, kan du også beskrive de trin eller den tilgang, du vil anvende for at færdiggøre arbejdet. Det kan bruges, når du udarbejder din ressourceplan eller sammensætter dit projektteam.
Hvad er inkluderet i et projektestimat?
Projektestimatet skal omfatte alle omkostninger, der er forbundet med projektet.
Det kan være omkostningerne til projektteamets tid (faktureret pr. time eller til en fast projektrate), omkostningerne til den hardware eller de softwarelicenser, der er nødvendige for projektarbejdet, licenser eller abonnementer på tredjepartssoftware, der skal integreres som en del af projektet, samt eventuelle andre omkostninger, der af en eller anden grund vil blive viderefaktureret til kunden.
Nogle projektestimater indeholder også et reservebudget. Det kan være en stor hjælp, hvis der er ukendte faktorer i projektet. Hvis 10-20 % af budgettet afsættes som reserve, kan det give projektledere og deres teams lidt “spillerum”, når de udarbejder et estimat.
Hvis du og dit team tilføjer en reserve til jeres estimat, skal I sørge for at aftale med kunden, hvordan I vil kommunikere jeres behov for at trække på dette budget.
Hvordan projektestimater deles med kunder eller sponsorer, kan variere fra bureau til bureau eller fra team til team. Nogle er mere transparente end andre. Et godt råd er, at jo mere transparent du kan være, desto lettere er det at sikre, at intet bliver overset, og at alle er enige om omkostningerne.
3 typer projektestimater
Hvilke typer estimater findes der? Der er mange, men her er nogle af de mest almindelige estimater, som digitale bureauer anvender:
Estimering af størrelsesorden (ROM)
En estimering af størrelsesorden, der sommetider kaldes et groft estimat, hjælper en kunde med at forstå omkostningerne og det estimerede arbejdsomfang, der er forbundet med et projekt. Denne type estimat anvendes normalt meget tidligt i processen, hvor det besluttes, om man skal gå videre med et nyt projekt, og er generelt et groft estimat, der angives som et interval.
Hvis en kunde for eksempel ønsker, at dit bureau bygger et nyt websted, og du ved, at dit bureaus styrkeposition er webstedsprojekter i intervallet $95,000 til $150,000, men kundens budget kun er $50,000, kan kunden konkludere, at projektet ikke passer til dit bureau, og måske lede efter et bureau, der i højere grad matcher deres budget og behov.
Budgetestimat
Et budgetestimat er langt mere specifikt. Du bør anvende et budgetestimat, når kunden er forholdsvis sikker på, at de har budgettet, men har brug for lidt flere oplysninger om, hvordan det vil blive fordelt, før de beslutter sig for at gå videre med projektet.
Lad os sige, at din kunde er tilfreds med den estimering af størrelsesorden, du har leveret. Det næste skridt vil være at udarbejde den foreslåede projektplan sammen med omkostningerne for hver fase eller leverance. Du kan endda inkludere en foreslået tidsplan, der fortæller kunden, hvornår du kan starte, og hvor lang tid projektet vil tage.
Hvis dit grove estimat havde et bredere interval, kunne du endda overveje at udarbejde to budgetestimater: ét for den høje ende og ét for den lave ende. Selvom det er sandsynligt, at du og din kunde vil sigte mod midten af intervallet, vil dette give mere specifikke oplysninger om, hvad de vil få (og hvornår) i hver ende af intervallet.
Definitivt SoW-estimat
Anvend et definitivt SoW-estimat, når du har gennemført alle nødvendige undersøgelser og har brug for godkendelse af projektbudgettet.
Lad os sige, at denne kunde var meget tilfreds med dit budgetestimat og er klar til at gå videre med arbejdet. Det sidste trin i forfinelsen af estimatet er at samle arbejdsbeskrivelsen (SoW), som vil indeholde estimatet og det samlede projektbudget.
Husk, at SoW'en er det dokument, som du baserer din kontrakt med kunden på—den bør beskrive det fulde projektomfang og de omkostninger, der er forbundet med det. Så hvis der sker ændringer i projektbudgettet (eller projektomfanget), efter at SoW'en er underskrevet, vil du højst sandsynligt skulle gennemføre en ændringsordre.
Sådan beregner du projektestimater: 6 estimeringsteknikker
Så hvad er estimeringsmetoderne inden for projektledelse? Der er flere forskellige måder at estimere et projekt på, og det er værd at kende dem, så du ved, hvilken estimeringsteknik du skal bruge i dit projekt, og hvornår du skal bruge den.
I dette afsnit gennemgår vi seks estimeringsteknikker. Det er værd at nævne, at du kan bruge AI til estimering af projektomkostninger sammen med disse teknikker.
1. Top-down-estimering
Ved et top-down-estimat beslutter du (eller får kunden til at fortælle dig) det endelige budget for hele arbejdsomfanget og fordeler derefter det samlede beløb på opgaverne eller faserne.
Når du har fordelt budgettet på opgaver eller faser, kan du se på disse mindre arbejdsdele for at afgøre, om det tildelte budget ser ud til at være tilstrækkeligt.
Det er her, den kunstneriske og videnskabelige del kommer ind i billedet. Du har måske nogle data om, hvor lang tid bestemte opgaver kan tage, som kan hjælpe dig med at afgøre, om disse estimater føles rigtige. Du bør også bruge din erfaring og intuition til at forstå, hvor ting i projektet kan kræve mere tid eller flere ressourcer, end de normalt gør.
Det kan skyldes de kreative behov, eller at du arbejder på en app, der har mere kompleks funktionalitet, end teamet nogensinde har arbejdet med.
Top-down-estimering er en nyttig teknik at bruge i de tidlige faser af et projekt, når du forsøger at validere, om en kundes budget er tilstrækkeligt til at levere et projekt.
Fordelen ved top-down-estimering er, at det kan være en meget hurtig måde at udarbejde et estimat på. Det kan være nyttigt, hvis du forsøger at hjælpe en kunde med at afgøre, om budgettet er realistisk. Det er også nyttigt, når du hjælper en kunde med at forstå, hvilket arbejdsomfang budgettet muligvis kan dække.
Ulempen ved top-down-estimering er, at det ikke altid er nøjagtigt. Hvis du bruger et top-down-estimat som udgangspunkt, skal du sørge for at validere med dit team, at budgettet er fordelt korrekt, så de kan gennemføre alt det nødvendige projektarbejde, før du indarbejder dette estimat i en arbejdsbeskrivelse.
2. Analog estimering
Processen for analog estimering bruger data fra lignende projekter til at fastlægge de samlede projektomkostninger.
Et eksempel på analog estimering kunne være, at en kunde henvender sig til dig for at få redesignet et website og gerne vil vide, hvad det kan koste. Du vil derefter se på lignende projekter og basere dit indledende estimat på, hvad tidligere projekter blev faktureret for.
Husk, at hvis du ser på projekter, der er over et år gamle, bør du justere dit estimat for eventuelle stigninger i satser eller omkostninger for at holde budgetestimatet så nøjagtigt som muligt.
Enkelt, ikke? Jo, hvis du faktisk har relevante historiske data, der nøjagtigt matcher det aktuelle projekt, du forsøger at estimere. Det forudsætter, at du har data fra tidligere projekter, der ligner hinanden tilstrækkeligt til at give en nyttig sammenligning.
Analoge estimater kan også udledes af eksempler uden for din eller dit teams projekterfaring (her er f.eks. en undersøgelse med omtrentlige tal for omkostninger ved udvikling af mobilapps).
Vær forsigtig – eksterne eksempler kan være et godt sted at starte, hvis du aldrig har gennemført den type projekt før, men du skal stadig foretage en grundig undersøgelse, når du opdeler omkostningerne for din specifikke situation.
Fordelen ved analog estimering er, at det er meget hurtigt og nemt og kan bruges med begrænsede oplysninger om projektet – ligesom top-down-estimering er det en fremragende estimeringsteknik, når du blot har brug for et groft estimat.
Ulempen ved analog estimering er, at den ofte kan være unøjagtig. Selvom der kan være ligheder mellem projekter, er projekter altid unikke – det er ofte som at forsøge at sammenligne æbler og appelsiner.
Desuden er de, for at sammenlignelige estimater kan være gennemførlige og nyttige, stærkt afhængige af nøjagtige historiske data (her er en skamløs opfordring til, at du foretager en dataanalyse ved afslutningen af dit projekt!).
3. Parametrisk estimering
Hvis du har dataene og lidt mere tid til rådighed, er parametrisk estimering en potentielt mere nøjagtig teknik til at lave et overslag. Parametrisk estimering tager variabler fra lignende projekter og anvender dem på det aktuelle projekt.
Antag for eksempel, at du havde et projekt om at udvikle en animation på 2 minutter. Lad os sige, at omkostningen ved et tidligere projekt, der omfattede udviklingen af en animation på 30 sekunder, var $10,000. Du kunne derefter ekstrapolere, at omkostningen for det aktuelle projekt ville være cirka 4 gange så høj, altså omkring $40,000.
Fordelen ved denne proces er, at den er mere nøjagtig end analog estimering, fordi den anvender mere end ét datasæt og bruger den statistiske sammenhæng mellem historiske data og variabler. Den bruges også ofte i byggeprojekter (og du kan bruge AI til estimering i byggebranchen som hjælp til dette).
Ulempen er, at det med digitale projekter ofte er svært at finde nyttige datapunkter, da der er stor variation mellem projekter. Et sted, hvor dette muligvis ikke er tilfældet, er, hvis du gentagne gange arbejder for den samme kunde.
Lad os sige, at din animationskunde er begejstret for sin animation på 30 sekunder og vender tilbage til dig 6 uger senere for at få produceret 2 animationer på 40 sekunder. De data, du har fra det første projekt (hvis det næste er lignende), kan nemt bruges til at informere om dette nye projekt.
4. Estimering med tre punkter
Hvis du antager, at du er færdig med at lave overslag, og kunden har bedt om et egentligt budgetestimat, skal du begynde at bruge mere nøjagtige estimeringsteknikker. Et enkelt timeestimat pr. opgave er lettest, men nogle gange er det rart at tænke i intervaller og beregne et vægtet gennemsnit.
Estimering med tre punkter er en måde at beregne et realistisk omkostningsestimat på ved hjælp af tre datapunkter:
- Estimat for det bedst mulige scenarie
- Estimat for det værst mulige scenarie
- Estimat for det mest sandsynlige scenarie
Hvordan fungerer det? Lad os sige, at du efter at have drøftet det med dit team estimerer tiden til at designe en webside på følgende måde:
- Bedste scenarie: 3 timer
- Værste scenarie: 9 timer
- Mest sandsynlige scenarie: 5 timer
Hvis du kender det bedste og værste scenarie, kan du også beregne gennemsnittet af dem for at finde frem til det mest sandsynlige scenarie (et sted mellem det bedste og værste scenarie).
Fordelen ved estimering med tre punkter er, at den reducerer risikoen ved at tage højde for de bedst mulige, værst mulige og mest sandsynlige resultater.
De eneste reelle ulemper ved estimering med tre punkter er, at det tager lidt længere tid at udføre, og at du måske ikke ved, hvor lang tid det vil tage, hvis du estimerer opgaver, du aldrig har udført før.
5. Estimering nedefra og op
Når du er nået til det punkt, hvor du skal udarbejde en arbejdsbeskrivelse, kan det være nyttigt at lave et estimat nedefra og op.
Estimering nedefra og op bruger en arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS), som du kan tage fra din projektplan og bruge til at nedbryde et projekt i dets individuelle opgaver. Opgaverne estimeres separat og lægges derefter sammen for at beregne projektets samlede omkostning.
Fordelen ved teknikken til estimering nedefra og op er, at den er den mest nøjagtige, og at den gennem sin detaljeringsgrad muliggør robust sporing af et projekts fremdrift i forhold til estimatet. Du opdager meget hurtigt, hvis et projekt overskrider budgettet, hvis opgaverne begynder at tage længere tid end estimeret.
Ulempen ved estimering nedefra og op er, at det er tidskrævende at udarbejde, og at det reelt kun kan bruges, når du kender alle detaljer om hver opgave i et projekt.
Ved at blive meget detaljeret (og estimere på opgaveniveau) kan det også nogle gange oppuste omkostningen i et estimat. Derfor er det en god teknik at bruge sammen med analog estimering, når du forsøger at validere, om dit estimat er passende.
6. Kritisk sti-metoden
Den kritiske sti-metode (CPM) har mere at gøre med projektets tidsplan end med budgettet. Når det er sagt, har nogle af de estimeringsmetoder, vi har set på i denne artikel, fokus på estimering af omkostninger, mens vi også har talt om vigtigheden af, at dit projektestimat tager højde for tidsplanen for arbejdet.
Den kritiske sti er den korteste varighed mellem projektets start og afslutning. I et projekt er der nogle opgaver, der kan udføres samtidig, og andre, som har afhængigheder.
Hvis dit projekt for eksempel gik ud på at implementere software til en ny digital kiosk, kan du ikke implementere din udviklede software i kiosken, før kiosken er blevet sat op.
Opgaverne med at bestille og samle kiosken ligger derfor på projektets kritiske sti, og projektet kan ikke afsluttes (dvs. softwaren kan ikke installeres), før kiosken er blevet samlet og er klar til, at softwaren indlæses i den.
Hvordan kan varigheden hænge sammen med budgettet? Hvis din kunde ønsker projektet leveret hurtigere, end det er realistisk med det nuværende team og den nuværende tidsplan, kan det være nødvendigt at justere budgettet for at imødekomme din ressourcestyring og give dig mulighed for at tilføje personer til projektet, så kundens ønskede frist kan nås. Software til ressourcestyring kan være nyttig til denne type analyse, da den lader dig organisere projektomkostninger og arbejdsindsats på tværs af teamet visuelt samt planlægge eventuelle uforudsete forhold relateret til dine ressourcer.
Hvilke estimeringsteknikker bør du bruge?
Der findes ikke en rigtig eller forkert estimeringsmetode, og nogle gange bruger du måske mere end én pr. projekt! Når du skal afgøre, hvilken estimeringsteknik du vil bruge, bør du overveje, hvilken type estimat du har brug for, baseret på hvad du ved om arbejdet, og hvor dit team eller din kunde befinder sig i beslutningsprocessen.
Selvom estimering nedefra og op kan virke som den bedste tilgang, er det ikke altid tilrådeligt, når du har begrænset tid og få ressourcer, eller når der stadig er mange ukendte faktorer, selvom det måske er den mest nøjagtige metode.
Projektestimering i praksis
Hvis du aldrig har lavet et projektestimat før, er det nu en god (og sikker) mulighed for at prøve.
Til denne øvelse laver vi en kage. En meget dyr kage.
Nedenfor finder du et budgetestimat for at lave en kage. Du kunne præsentere et dokument som dette for en kunde og se, om kunden kunne skaffe $1,000 til at starte projektet med at lave kagen. Efter at have finpudset omkostningsestimatet ville du udarbejde en arbejdsbeskrivelse og få godkendelse med en indkøbsordre.
Derefter ville du bage din fantastiske kage. Ganske vist er det en absurd dyr kage, men altså, du fortjener den.
Dette eksempel på et estimat indeholder nogle vigtige projektoplysninger med projektnavn, projektleder og dato. Estimatet opdeler opgaverne i faser og viser, hvem der udfører hvilke opgaver i hver fase af projektet, samt hvilket indsatsniveau de vil anvende.
Det er vigtigt, at dette estimat eksempelvis også viser tredjepartsomkostninger (som vi meget generøst ikke lagde avance på) samt en estimatoversigt, som en kunde kunne bruge som sit budget.
I dette eksempel på et projektbudget inkluderede vi ikke et risikobudget, ændringsbudget, en reserve eller antagelser, for det er trods alt bare en kage, og vi forsøger at holde det enkelt.
Skabelon til projektestimat
Hvis du leder efter en skabelon til et projektestimat, er du heldig. Vi har oprettet denne projektbudgetskabelon til et webdesignprojekt, der er prissat til $100k. Den matcher den projektplan, vi oprettede, så du kan bruge de to sammen.
Hent skabelonen, og brug den, mens du følger resten af denne vejledning.
Filerne indeholder skabeloner til estimering af projektomkostninger og projektestimater, som du kan tilpasse til dine egne projekter. Hvis du leder efter en projektbudgetskabelon til Excel, har vi inkluderet den i denne pakke samt en enkel tjekliste til projektestimater.
5 ting, du skal vide, før du opretter et projektestimat
For at oprette dit eget estimat er der nogle ting, du skal vide. Uanset om du arbejder internt i virksomheden og overvejer et nyt projekt for dit team eller fagområde, eller om du arbejder for et bureau og potentielt skal varetage kundeopgaver, er dette de oplysninger, du skal indsamle for at kunne oprette det bedst mulige estimat.
1. Definer projektet
Før du begynder at estimere noget som helst, er det første, du skal forstå, hvorfor du overhovedet gennemfører projektet. Du skal forstå kundens oplæg, hvad de forsøger at opnå, og hvorfor.
Du skal forstå projektets ønskede resultater, og hvordan succes ser ud for dem. Uden denne grundlæggende forståelse af de strategiske målsætninger er det svært at vide, hvor du skal lægge din indsats i projektet.
Hvis projektet er teknisk af natur, så bed om alle de tekniske specifikationer, du kan få. Hvis det for eksempel drejer sig om et webstedsprojekt, så spørg, hvilken platform de ønsker at bygge på, hvor det skal hostes, og hvilken funktionalitet eller hvilke integrationer der skal udvikles.
Hvis din kunde ikke ved det endnu, har du to muligheder: Du kan opstille (og dokumentere) nogle antagelser/anbefalinger baseret på deres nuværende websted, eller du kan angive et estimeret interval og vende tilbage til det!
2. Spørg ind til projektets budget
Det er godt at have en fornemmelse af kundens budget, før du begynder på noget som helst. Ofte vil en kunde sige, at de ikke kender deres projektbudget, hvilket betyder, at du bliver nødt til at drøfte nogle få muligheder. Du kan prøve at nævne nogle beløb og vurdere kundens reaktion.
Sig for eksempel: “Hvordan ville du have det med at bruge $75,000 på dette arbejde?” Hvis kunden siger, at det lyder meget dyrt, ved du, at du skal sigte lavere, eller hvis du ud fra din forståelse af projektet ved, at du ikke kan gennemføre et vellykket projekt på baggrund af dette beløb, kan du afslutte det her og nu.
Selv hvis dette er nyt territorium for dig og din potentielle kunde, bør den person, der godkender betalingerne, have en idé om, hvad de forventer at bruge, eller hvad de har lov til at bruge.
Hvis du får disse oplysninger på forhånd, sparer det dig for meget tid og frem og tilbage eller skuffelsen ved at bruge timer på at udarbejde et estimat/forslag, der ikke passer til din kundes behov.
3. Hav en plan for projektet
Når du estimerer et projekt, er det meget nemmere, hvis du har mindst en enkel projektplan. I praksis vil du være nødt til at redigere projektplanen (og projektplanen med tidsplan), så den stemmer overens med estimatet, og du bliver nødt til at finjustere estimatet, så det stemmer overens med projektplanen.
Forholdet mellem omkostningsestimering og projektplanen er gensidigt afhængigt; de bygger på hinanden. Hvis du går direkte i gang med et estimat uden en plan, vil du hurtigt opdage, at du har brug for en tilhørende projektplan, for at estimatet kan give nogen mening.
Det kan dog også være nyttigt i forbindelse med projektplanlægning at lave et hurtigt top-down-estimat. Tænk på det som noget, der minder om en skitse til en projektplan. Formålet er at sætte en foreløbig ramme og finde ud af, hvor stor en indsats du har råd til at lægge i forskellige faser af et projekt, for at se om det kan være gennemførligt.
En anden vigtig del af planen, som er særligt vigtig for estimater i et bureau, er at overveje, hvem der skal arbejde på projektet, og hvor meget tid de skal bruge.
Hvis du for eksempel har tre udviklere, der arbejder med websteder, og de har forskellige anciennitetsniveauer, vil de fakturere forskellige timepriser (forudsat at du estimerer arbejdet efter en timepris). Lad os sige, at den mest erfarne udvikler fakturerer $250/time, den mellemste udvikler fakturerer $175/time, og den junior udvikler fakturerer $115/time.
Du skal basere dit estimat på, hvem der med størst sandsynlighed kommer til at arbejde på dette projekt, og hvor meget tid du tror, de får brug for i hver fase eller for at nå hver milepæl i projektet.
Glem ikke at medtage noget fakturerbar tid i dit estimat til ledende medarbejdere, der skal rådgive om eller gennemgå arbejdet. Det kan være din ledende udvikler, der ser på noget kode, eller den kreative direktør, der hjælper med at sikre, at brandstandarderne anvendes korrekt.
4. Forstå, hvorfor du estimerer
Estimerer du for at få et præcist projektbudget? Eller estimerer du for at ramme et bestemt beløb? Forsøger du at vinde nye kunder eller sælge et projekt med tab for at få mere arbejde senere? Ønsker du at investere kraftigt i den indledende afdækning, som kan udnyttes til en gruppe projekter i fremtiden, eller er det et teknisk projekt med høj risiko, hvor der bør afsættes mere indsats til udvikling?
Omkostningsestimering vil altid have en kontekst. Hvis du kender hele billedet, sikrer du, at du ikke spilder din tid på at producere noget, der måske er teknisk korrekt, men helt uegnet til projektet.
5. Forstå, hvilken type estimat du har brug for
Indtil et projektbudget bliver godkendt af en kunde, er der en proces, hvor budgettet fastlægges. Så hvordan sikrer du, at du ikke spilder tid på at udarbejde et detaljeret omkostningsestimat, der ligger langt uden for kundens budget? I forskellige faser af et projekt kan vi bruge forskellige typer estimater.
Ofte stillede spørgsmål om projektestimater
Hvornår bør projektestimater udarbejdes?
Projektestimater bør udarbejdes for at hjælpe med at træffe beslutninger om projekter. Det kan være for at hjælpe teamet eller kunden med at beslutte, om de vil gå videre med et projekt, eller for at fastlægge det endelige budget for et projekt, før det går i gang.
Det er muligt, at du har brug for at lave et mere generelt groft estimat i de tidlige planlægningsfaser af et projekt og et mere detaljeret og præcist projektestimat for at få en underskrevet og udført arbejdsbeskrivelse eller kontrakt.
Er estimering vigtig i agile projekter?
Det er den, men det foregår ikke på samme måde som i et traditionelt vandfaldsprojekt. I agile kategoriseres arbejdet i en produktbacklog og leveres i sprint. Under sprintplanlægningsmødet estimeres det, hvilke funktioner der kan færdiggøres inden for sprintet. Under hele arbejdet tilføjes nye elementer til backloggen, og elementer kan fjernes, hvis de bliver forældede.
Så hvordan kan dette fungere i et bureau- eller kontraktprojekt, hvor du skal give en kunde en samlet pris for arbejdet og fastsætte en tidsplan for færdiggørelsen? Det kan være en udfordring!
Er det bedre at over- eller underestimere projekter?
Et af dine ansvarsområder som projektleder er at levere projekter rentabelt og inden for budgettet. Derfor kan den nemme og sikre løsning være at overestimere og lægge masser af luft ind i dit estimat, så du og dit team ser fantastiske ud, når I holder jer på eller under budgettet.
Men en projektrisiko forbundet med at oppuste dit budget er, at det kan koste dit bureau hele projektet. Hvis du estimerer for højt, kan projektet blive afskrevet som for dyrt og aldrig blive sat i gang.
Hvis du ender med at gå til den anden yderlighed og underestimere budgettet for et potentielt projekt for at imødekomme en kunde, risikerer du at sætte dit bureau eller team i en situation, hvor I potentielt må gennemføre projektet med tab eller skære hjørner og ofre kvaliteten for at levere.
Det rigtige svar er at finde balancen i estimatet. Når du finder den rette balance mellem at estimere for højt eller lavt, kan du håndtere spændingen mellem sikkerhed og risiko – og skabe et omkostningsestimat, som kunden kan acceptere, men som er højt nok til at gøre det muligt for dig at levere inden for budgettet.
Håndtering af det endelige projektbudget
Når du har fastlagt et budget (og det er godkendt af kunden), skal du håndtere og følge budgetforbruget gennem hele projektet. Du kan bruge din projektstyringssoftware til at fordele og håndtere dit budget (samt følge alles opgaver).
Der er flere måder at gøre dette på, som vi ikke har tid til at gennemgå fuldt ud i denne artikel. Men vi ville aldrig lade dig stå uden ressourcer til at håndtere dit budget, så sørg for at læse vores artikler om projektstyringens livscyklus og omfangsudvidelse for nogle ekspertråd.
Se dette eksempel fra virkeligheden på budgetstyring, hvor projektlederen havde næsten ingen midler.
Hvad er det næste?
Har du brug for mere hjælp til projektbudgettering eller råd om håndtering af projektbudgetter? Se Galens artikel om måder at forbedre din projektestimeringsproces på, og læs mere om hvordan præcis tidsregistrering kan hjælpe med at forbedre dine projektbudgetter.
