16 vigtige principper for projektledelse forklaret
Definér mål først: Begynd med at fastlægge projektets mål og skabe en tydelig struktur. Vælg en metode til projektledelse, og definér vigtige milepæle, før arbejdet begynder.
Udarbejd alle planerne: Som en del af din projektplan bør du også kraftigt overveje at udarbejde en risikostyringsplan, en kvalitetsstyringsplan, en forandringsstyringsplan og en kommunikationsplan.
Softwareværktøjer er afgørende: Det rigtige softwareværktøj til projektledelse kan hjælpe med projektplanlægning, tildeling af ressourcer og overvågning af fremskridt. Det er et værdifuldt værktøj, der kan hjælpe dit projekt med at lykkes.
Her er de seksten projektledelsesprincipper, der giver dig de bedste muligheder for at få succes med et projekt. Uanset om du er helt ny inden for projektledelse eller allerede har nogle projekter bag dig, understøtter disse principper god projektledelse og hjælper dig med at sikre, at du ikke har overset noget i din projektplan eller gennemførelse.
1. Definer projektstrukturen
Som projektleder fastlægger du projektets målsætninger og skaber en struktur for projektet, længe før gennemførelsen af projektet begynder. Det indebærer at vælge en projektledelsesmetode og definere de vigtigste milepæle.
Det hjælper projektteamets medlemmer og andre interessenter, der påvirkes af projektet, med at forstå, hvad de kan forvente, og hvornår.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
2. Bekræft projektsponsoren
Én person skal være ansvarlig for et projekt, så dette princip indebærer enten at bekræfte eller finde en sponsor. Selvom du som projektleder måske fører tilsyn med projektet fra dag til dag, er sponsoren den person, der er ansvarlig for projektet.
Sponsoren har budgettet og styrer det personale eller de andre ressourcer, du får brug for for at nå projektets målsætninger. Hvis det ikke står klart fra starten, hvem projektets sponsor er, skal du samarbejde med din leder eller projektteamet om at finde eller vælge en sponsor. Selv hvis det føles, som om du ikke får brug for en, kan du ende i en situation, hvor du har brug for ekstra støtte længere henne i projektet.
3. Fastlæg klare projektmål og målsætninger
Det er din opgave som projektleder at være tydelig omkring de mål og målsætninger, som dit projekt skal nå. Det, der bliver målt, bliver styret, så vær strategisk omkring dette princip. Hvis det, der måles, ikke stemmer overens med interessenternes forventninger eller projektets ønskede resultater, får du ikke succes.
Tænk SMART, når du fastsætter mål og afstemmer projektets målsætninger – det betyder specifikke, målbare, opnåelige, realistiske og tidsafgrænsede. Selvom et ambitiøst mål (dvs. et mål, der ligger lige uden for det, du med rimelighed kan opnå) er acceptabelt i nogle tilfælde, er det bedre at love mindre og levere mere end forventet.
4. Dokumenter alle interessenter
Det er vigtigt at dokumentere interessenterne og deres roller i dit projekt, især i et bureau eller i andre organisationer, der arbejder på projekter med kunder eller eksterne partnere.
Jeg kender ikke en eneste projektleder i et bureau, som ikke har oplevet, at en tilfældig interessent dukker op sent i projektet og fuldstændig afsporer det. Fra at bede om ændringer af godkendte leverancer til helt at ændre projektets omfang eller tidsplan – jeg har set det hele.
Samarbejd med din kunde eller projektsponsor om at beskrive alle de interessenter, der påvirkes af projektet, helt fra begyndelsen. Selv hvis de sværger på, at denne person blot vil være en stille observatør, ønsker du ikke at blive taget på sengen.
5. Fastlæg en tidsplan og projektets slutdato
Tidsplanlægning af projekter er mere en kunst end en eksakt videnskab, og det kan være særligt udfordrende for begyndere.
Du skal tage højde for den tid, det tager at gennemføre hver opgave, samt andre faktorer som andet projektarbejde eller konkurrerende prioriteter, PTO, sygedage, opgaver, der tager længere tid end estimeret, og forsinkelser med at få godkendelser, ressourcer eller andre nødvendige ting.
Når du laver den indledende tidsplan, skal du indregne lidt buffer og være en smule pessimistisk. Overvej at placere projektets slutdato i den lange ende af dit estimerede interval. Men vær ikke for pessimistisk, for så risikerer du, at dit team sidder uden noget planlagt arbejde.
6. Udarbejd en projektplan
Når du har dine milepæle og din projektplan på plads, skal du udarbejde en detaljeret plan. Dette trin vil se lidt anderledes ud, hvis du kører et agilt projekt. I så fald skal du udarbejde en sprintplan sammen med dit team, som beskriver, hvad I håber at opnå i det næste sprint.
For vandfalds- eller hybridprojekter er dette trin meget mere detaljeret. Planlæg præcis, hvad der skal gøres, og hvornår det skal gøres, for at nå frem til projektets afslutning. Du kan tildele opgaver til enten specifikke personer (hvis du kender dit projektteam) eller roller. Det kan for eksempel være en oversigt over opgaver for en udvikler, en indholdsstrateg og en designer.
7. Fastlæg projektteamet, og definér rollerne
Nogle gange vil projektets tidsplan være med til at bestemme projektteamet (baseret på tilgængelighed), og andre gange kan projektplanen være bygget op omkring bestemte teammedlemmers tilgængelighed.
Når du fastlægger projektteamet, skal du tænke på projektkravene og de kompetencer, dit team skal bruge for at opfylde dem. Hvis du ved, at der er huller mellem de kompetencer, dine teammedlemmer har, og det, der kræves for at udføre arbejdet, skal du ikke gå i panik endnu – du har muligheder.
Du kan bede andre teammedlemmer om at fungere som mentorer, eller du kan bede andre i din organisation om at bidrage med deres tid og talent til dit projekt. Hvis ingen af disse muligheder er tilgængelige, kan du overveje at tilknytte en konsulent eller et andet midlertidigt teammedlem for at udfylde eventuelle kompetencehuller.
Uanset hvad er det vigtigt at sikre, at alle i teamet forstår deres roller. Enhver uklarhed eller forvirring kan skabe problemer med at levere projektet eller belaste teamdynamikken alvorligt. Den bedste måde at gøre dette på er via et RACI-diagram.
Du bør også udarbejde en plan for at holde folk ansvarlige. Som projektleder er det dit ansvar at sikre, at folk gør det, de har sagt, de vil gøre (på det tidspunkt, de har sagt, de vil gøre det)!
8. Fastlæg projektbudgettet
Vær afklaret om projektbudgettet, før du begynder på arbejdet, og afstem budgettet med tidsplanen, så du ikke bruger budgettet for hurtigt. Hvis du arbejder på fakturerbare projekter, skal du holde meget nøje øje med lønomkostningerne og gribe ind tidligt, hvis et teammedlem bruger timer (og budget) for hurtigt.
At sikre, at du har tilstrækkeligt budget til at gennemføre projektet, er en færdighed, det kan tage lang tid at lære. Projektestimater er ganske enkelt de bedste gæt på, hvor meget tid og hvor mange penge et projekt vil kræve.
Sæt dig som mål at holde enhver afvigelse inden for ti procent – det er en god måde at måle, hvor godt du fastsætter budgettet på. Hvis du har mulighed for et reservebudget, skal du bede om et. Det er et ekstra pengebeløb, som du kan føje til budgettet, hvis du får brug for det.
Afhængigt af dit projektgrundlag eller din kontrakt kan der være yderligere krav, som du skal opfylde, før du kan bruge et reservebudget. Det kan omfatte, at kunden eller en anden interessent skal godkende det, og/eller at hele det almindelige budget først skal være brugt.
9. Fastlæg projektets omfang
Som projektleder er et af dine vigtigste ansvarsområder at forstå projektets omfang og forhindre omfangsudvidelse. Hvis projektets omfang skal ændres undervejs i projektet, er det i orden. Udfyld en ændringsanmodning for at sikre, at det nye omfang bliver dokumenteret, godkendt og gennemført.
Det kan være fristende at forsøge at levere mere end aftalt og imponere din kunde, projektsponsor eller andre interessenter, men det er ikke en god idé. Din rolle er at styre forventningerne og sikre, at kunden eller interessenten får det, de har betalt for.
Forestil dig, at du solgte en bil til din interessent. Hvis deres budget er beskedent, bør de se på en Toyota eller en Honda, ikke en Ferrari. Dit job er at finde den bedste Toyota eller Honda til dem, ikke at give dem en Ferrari til deres budget. Det er det samme med digitale projekter.
Du skal sikre, at din kunde får det bedste, der er muligt inden for omfanget og budgettet. Gem overraskelserne og glæden til den måde, du leverer komponenterne på, eller måske til en beskeden ekstra værdi til sidst.
10. Udarbejd en risikostyringsplan
Du har din tidsplan, dit omfang, dit budget, dine interessenter og dit projektteam. Det hele er planlagt i din projektstyringssoftware ned til mindste detalje, og nu mangler du bare at føre det ud i livet. Hvad kan gå galt? (Det skal du ikke svare på ...)
Det er her, din risikostyringsplan kommer ind i billedet. Lav en liste over alle de ting, der potentielt kan afspore dit projekt. Det kan omfatte:
- At løbe tør for budget for tidligt
- Interessenter, der forsøger at snige yderligere omfang ind
- Ændrede organisatoriske prioriteter
- Ny teknologi, der dukker op og gør dit projekt forældet
- Et vigtigt teammedlem har brug for meget betalt fri eller orlov under projektet
- For mange ubekendte, der ændrer den bedste fremgangsmåde for projektet over tid
Når du har din liste over risici, skal du samarbejde med teamet og interessenterne om at planlægge, hvordan du kan afbøde dem. Hvis du for eksempel er bekymret for budgettet, kan du overveje at skære ned på de indledende udgifter eller finde måder at arbejde mere effektivt på. Hvis du er bekymret for ny teknologi, kan du undersøge, hvad du kan lære, og vurdere, om du skal gennemføre projektet nu eller vente og se, hvad der sker.
Der kan være fordele og ulemper ved hver tilgang, så overvej, hvad der bedst afbøder risikoen. Projektarbejde vil næsten aldrig være risikofrit, og det er heller ikke dit mål. Du vil eliminere eller afbøde så meget af risikoen som muligt for at øge sandsynligheden for et vellykket projekt.
11. Opret en forandringsstyringsplan
Din forandringsstyringsplan er primært rettet mod dem, der påvirkes af dit projekt. Start med at brainstorme over alt det, der vil ændre sig, når dit projekt er gennemført.
Lad os bruge et nyt websted som eksempel. Med et nyt websted skal de personer, der er ansvarlige for at holde det opdateret, lære at foretage opdateringer i den bagvedliggende del. Og hvis du ændrer for eksempel kundeemneformularer eller hvor de sendes hen, skal markedsføringsteamet måske også lære at bruge de nye formularer, og hvor dataene havner, når en formular udfyldes.
Og hvad med de besøgende på webstedet? Vil privatlivspolitikken eller brugsbetingelserne være anderledes? Sørg for, at dette fremgår af planen, og at der kommunikeres om det hyppigt. Mens mange brugere vil være begejstrede for det nye websted, kan nogle være modvillige. Lav en plan for at håndtere modstand og yde ekstra support, hvor det er nødvendigt.
12. Opret en kommunikationsplan
Jeg mener, at der ikke findes nogen vigtigere projektstyringskompetence end kommunikation, og din kommunikationsplan har stor indflydelse på dit projekts resultater.
Ud over specifik kommunikation før, under og efter dit projekt for at understøtte forandringsstyringsplanen skal du have en plan for kommunikation af statusopdateringer, feedback og andre projektdetaljer til dit team og alle interessenter, der påvirkes af dit projekt.
Det kan omfatte:
- Interne gennemgange, teamopfølgninger og 1:1-møder med projektteamets medlemmer
- Statusopdateringer (ugentligt, hver anden uge eller månedligt)
- Gennemgange og godkendelser med kunder eller interessenter
- Feedbacksessioner eller arbejdsmøder
- Kommunikation om projektlanceringen
- Uddannelsesplaner
- Projektevalueringer eller afsluttende evalueringer
Sørg for, at alle i teamet er forbundet, velinformerede og får den nødvendige støtte. Hvis folk føler sig holdt udenfor eller ikke er fuldt opdaterede, kan det have en negativ indvirkning. Men brug ikke så meget tid på møder eller overdreven kommunikation, at der ikke er nok tid til projektarbejdet.
13. Opret en kvalitetsstyringsplan
Som projektleder er du ansvarlig for at sikre kvaliteten i dine projekter. Så ligesom du gjorde med risikostyring og forandringsstyring, skal du udarbejde en kvalitetsstyringsplan for at sikre, at teamet leverer arbejde af høj kvalitet.
Hvordan ser projektets test- og kvalitetssikringsfaser ud? Hvad er grundlaget for godkendelse, og hvor kan du stræbe efter at overgå dette mål?
14. Fokuser på at levere værdi
Hvis du spurgte 10 (eller 100) forskellige interessenter, hvordan deres projektleder skaber værdi, ville du få 10 (eller 100) forskellige svar. Det handler ikke kun om projektets leverancer og planer. Det handler om at holde projektet i bevægelse og teamet velfungerende OG om at skabe resultater.
Uanset hvor meget tid du bruger på at gennemgå projektledelsesstrategier i lærebøger som PMBOK, kan de ikke fortælle dig præcis, hvordan du skal gøre dette, fordi det vil være forskelligt for hvert projekt og hvert projektteam, du arbejder med.
15. Overvåg fremdrift & præstation
Projektplaner er næsten aldrig noget, du kan sætte i gang og derefter glemme. Feedbackrunder trækker ud. Leverancer skal justeres. Teamet begynder at blive udmattet af for meget kontekstskift.
Dette er en del af din rolle som projektleder – at holde et vågent øje med projektets fremdrift og teamets præstation. Et særligt aspekt ved dette er, at projektteamets medlemmer i mange organisationer ikke refererer til projektlederen. Når der opstår bekymringer om præstationen, skal du derfor samarbejde med andre ledere i organisationen for at hjælpe med at håndtere dem.
16. Afslut projektet & dokumentér læringer
Alle gode ting må få en ende, og det samme gælder dine projekter. Når alle leverancer er blevet overdraget og godkendt, er det tid til at gå i gang med din tjekliste til projektlukning og dokumentere læringer i en skabelon.
Din tjekliste til projektlukning bør indeholde ting som at sikre, at de endelige fakturaer er blevet sendt, tilbagekalde adgangen til delte drev eller programmer og arkivere projekter i dine projektstyringsværktøjer. Du kan også vælge at sende en undersøgelse af kundetilfredsheden.
For at dokumentere læringer kan du afholde en projektretrætevaluering eller en efterevaluering. Hvis du ikke kan samle teamet, kan du sende en undersøgelse ud, så alles stemme kan blive hørt. De oplysninger, du får her, kan hjælpe dine næste projekter med at forløbe mere gnidningsfrit, og huller i processerne kan blive håndteret.
Bliv medlem for at få flere indsigter om projektledelse
Vil du udvikle dig i din karriere inden for projektledelse? Bliv en del af vores aktive medlemsfællesskab for at få flere indsigter fra andre projektledere. Vi tilbyder også engagerende webinarer, værktøjer og skabeloner, der kan støtte dig på din rejse.
