Hvorfor projektledere har brug for et personligt organisationssystem i 2026
Hvorfor taler vi om et personligt organisationssystem?
Jeg var så heldig at have en mentor tidligt i min karriere, som var utrolig organiseret. Jeg undrede mig konstant over, hvordan hun kunne huske selv de mindste detaljer fra møder, der havde fundet sted måneder tidligere. Alle ville gerne arbejde sammen med hende, fordi de vidste, at de kunne regne med hende.
Efterhånden som jeg udviklede mig i min karriere, vidste jeg, at det var den type projektleder, jeg gerne ville være. Pålidelig, detaljeorienteret og konstant i stand til at overraske folk med, hvor mange oplysninger jeg kan huske.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det viser sig, at hemmeligheden slet ikke er at stole på sin hjerne.
Hvorfor projektledere har brug for et personligt organisationssystem – og hvordan du opbygger dit
Når du jonglerer med flere projekter, kunder og teams, kan du opleve konstant at blive bombarderet med alt muligt indkommende. Det omfatter e-mails, Slack-notifikationer, kalenderpåmindelser eller bare et “hurtigt spørgsmål”, når du passerer en kollega på vej ud af kontoret.
At være organiseret handler om, hvordan du håndterer alle disse ad hoc-opgaver, forespørgsler, samtaler, advarsler (osv.) hver dag, så du kan se på dit arbejde og vide, at du arbejder strategisk med de aktiviteter, der bringer dig tættere på dine mål.
Hvordan holder du dig organiseret på arbejdet? Du skal udvikle dit personlige organisationssystem.
Værktøjer vs. systemer
Lad os få det afklaret. Der findes nogle fantastiske værktøjer som produktivitetsapps og software til tidsstyring, der kan hjælpe dig med at organisere dine opgaver og din tid, men værktøjer er ikke systemer. Google Kalender er et fremragende værktøj til at administrere din kalender, men måden, du bruger det på, afgør, hvor effektivt det er. Hvordan du bruger det, er dit system.
Tænk på det på denne måde: Selv hvis du har alle værktøjerne i dit køkken til at afholde det perfekte middagsselskab, får du nogle sultne gæster, hvis du ikke planlægger strategisk, hvordan du vil bruge hvert værktøj.
Vigtig pointe: Et personligt organisationssystem er et sæt regler, du opstiller for dig selv, så du kan håndtere de mange input, du skal forholde dig til i dit liv.
Nogle nyttige værktøjer til personlig organisering
Todoist
Dette er en effektiv, men brugervenlig app til at oprette to-do-lister. Du kan kategorisere listeelementer i projekter, tildele prioritetsniveauer og indstille tilbagevendende to-do-opgaver.
Boomerang til Gmail
Jeg kan godt lide at beskrive dette som et “ansvarlighedsværktøj”, fordi det hjælper dig med at holde andre ansvarlige for at svare på e-mails. Du kan oprette brugerdefinerede indstillinger for hver e-mail, du sender, så e-mailen for eksempel dukker op øverst i din indbakke igen, hvis ingen svarer inden for 2 dage.
Google Kalender
Dette værktøj behøver ingen introduktion, men det er værd at nævne, fordi det, selv om det er enkelt, er et af de mest effektive organisationsværktøjer i dit arsenal, når det bruges rigtigt. En stor del af mit organisationssystem handler om at finde ud af, hvordan og hvornår jeg gerne vil modtage Google Kalender-advarsler.
Fokusforstærker
Dette værktøj til personlig organisering er designet til at hjælpe brugere med at skabe produktive arbejdsvaner ved at minimere distraktioner og bevare fokus gennem tidsblokke. Det er baseret på Pomodoro-teknikken (en teknik til tidsafgrænsning). Du kan bruge det til at strukturere dine arbejdsintervaller samt registrere og analysere din arbejdstid.
Taskful
Taskful er et produktivitetsværktøj, der minder om Todoist. Det gode ved dette to-do-listeværktøj er, at det lader dig oprette underopgaver for at nå større opgaver, og at der vises en enkel statuslinje, som viser, hvor tæt opgaven er på at være færdig. Denne app har også et intuitivt design og enkle funktioner, som er meget nemme at navigere i, selv for nye brugere.
Toggl
Toggl er et tidsregistreringsværktøj med et virkelig flot og overskueligt design. Du kan bruge det til at registrere den tid, du bruger på hver opgave, og kategorisere din tid med etiketter og projekter. Hvis du ikke er sikker på, hvad du bruger din tid på i løbet af dagen, kan et gratis tidsregistreringsværktøj som Toggl hjælpe dig med at få et realistisk billede af, hvordan du bruger dine dage.
IFTTT
IFTTT (“hvis dette, så det”) er en app, du kan bruge til at synkronisere aktiviteter mellem dine andre apps og på tværs af enheder.
Jeg inkluderer den på denne liste over værktøjer til personlig organisering, fordi den kan hjælpe dig med at automatisere mange af de små organisatoriske opgaver, du udfører i løbet af dagen, såsom sikkerhedskopiering af filer, indtastning af data i regneark og hundredvis af andre opgaver.
Det tager lidt tid at finde ud af, hvordan man bedst bruger det, men når du først har fundet de automatiserede arbejdsgange, der fungerer for dig, kan det spare en masse tid og frigøre mental kapacitet til større tanker.
Skab dit personlige organiseringssystem
Jeg foretrækker at opbygge mit personlige system ud fra den antagelse, at jeg glemmer noget, så snart det er ude af syne. Hvis nogen fortæller mig noget vigtigt, som jeg skal gøre senere, er jeg nødt til at lægge det ind i Todoist, også selvom jeg ikke har tid til at dokumentere det ordentligt. For eksempel:
Nogle gange har du ikke tid til at omsætte dine mødenoter til handlingspunkter, når du har møder lige efter hinanden. Det kan begynde at føles som det klassiske billede af Lucy og Ethel, når de desperat forsøger at følge med en uendelig række bolsjer.
Bortset fra at du i stedet for lækker chokolade håndterer et transportbånd fyldt med tidsfølsomme forespørgsler. Når det sker, så brug 5 sekunder på at minde dig selv om at gå tilbage til dine noter senere. Effektive strategier til at tage noter kan også hjælpe med at reducere den oprydning og organisering, der er nødvendig bagefter.
Dette er blot én regel, der fungerer godt for mig, men du bliver nødt til at skabe dit eget sæt regler for at afgøre, hvordan og hvornår du bruger hvert værktøj i din projektstyringsværktøjskasse.
Skab dit eget sæt regler for personlig organisering
1. Lav en liste over dine input.
Begynd med at tænke over, hvilke typer input du har i dit liv. Her er nogle eksempler:
- Slack-notifikationer
- E-mails fra kunder
- Handlingspunkter fra møder
- Regninger på papir med posten (suk)
- Samtaler omkring kaffemaskinen
- Kalendernotifikationer
2. Spørg: Hvor lang tid i forvejen har du brug for til at håndtere dem?
Lad os sige, at du gerne vil huske at sende en budgetopdatering til din kunde. Du skal sende den onsdag morgen, men du har også brug for mindst 30 minutter til at udarbejde budgetrapporten, og du skal sikre dig, at den kontoejeransvarlige har godkendt den, før du sender den til kunden.
Det er ganske enkelt for sent at indstille din påmindelse til onsdag morgen, så du bliver nødt til at indstille en påmindelse tirsdag eftermiddag om at færdiggøre rapporten og sende den til den kontoejeransvarlige. Derefter skal du indstille endnu en påmindelse til onsdag morgen for at sikre dig, at den er blevet godkendt, og så sende den afsted.
Stol ikke på, at Google Kalender automatisk indstiller påmindelser for dig. Når jeg går om bord på et fly, får jeg ofte en (automatisk genereret) kalendernotifikation om mit fly. Jeg synes, det er morsomt. Hvis du ikke brugte andet end Google Kalender til at huske dit kommende fly, ville du gå glip af det hver gang.
3. Afgør, hvilket niveau af alarm eller påmindelse du har brug for.
Har du brug for en tågehornsalarm eller et venligt puf? Nogle punkter på din to-do-liste er mere tidsfølsomme end andre. Din påmindelse om at gå til tiden til et kundemøde bør være langt mere forstyrrende end din påmindelse om at anmode om PTO til næste måned.
Til venlige puf kan jeg godt lide at indstille tilbagevendende påmindelser i Todoist. Jeg ser handlingspunktet i min indbakke og ved, at det er noget, jeg skal gøre på et tidspunkt i løbet af dagen. En anden god mulighed er at bruge Boomerang eller Slacks funktion “mind mig om det”. Du kan blive ved med at udskyde din påmindelse, indtil du faktisk har tid til at håndtere den.
For virkelig tidsfølsomme punkter skal du sikre dig, at du ser alarmen, uanset hvad du laver. Sørg for, at du kan se disse påmindelser på både din computer og din telefon. Når jeg har noget, jeg virkelig ikke må gå glip af, indstiller jeg en alarm på min telefon som redundant backup til min Google Kalender-alarm.
4. Afsæt regelmæssigt tid til at organisere dig.
Den bedste måde at sikre, at du rent faktisk bruger dit personlige organiseringssystem, er at afsætte tid til det. Jeg kan godt lide at være en af de første på kontoret. Der er stille, og der er ingen møder, så det er det perfekte tidspunkt at orientere mig om dagen.
Hvis det ikke er en mulighed for dig, så læg tid til organisering i din kalender. Bloker tiden, ellers sker det sandsynligvis ikke. Afhængigt af hvilket kalendersystem du bruger i din organisation, kan du ganske enkelt sætte tiden til “optaget”, så ingen forsøger at planlægge noget i dette tidsrum.
Endnu bedre er det at give denne tid en mere iøjnefaldende betegnelse. Det er et godt eksempel for dit team, fordi de kan se, at du tager dig tid til at få styr på dit liv. PM'er er trods alt også mennesker.
Fordelen ved et personligt organiseringssystem = tillid
Det er naturligvis mange af os, der gerne vil være mere organiserede, fordi vi ved, at det kan hjælpe os med at blive mere produktive på arbejdet. Men der er andre, mere subtile fordele ved at have et solidt system til personlig organisering: hver gang dit organiseringssystem fungerer, gør du et godt indtryk.
Dine kolleger, medarbejdere, kunder og din chef lærer alle at stole på dig. På samme måde hjælper det dig med at stole på de mennesker, du arbejder sammen med, når du ved, at de er organiserede. Ingen bryder sig om at arbejde på en uorganiseret arbejdsplads eller sammen med nogen, de ikke kan regne med.
Hver gang jeg har haft ansvar for en medarbejder på begynderniveau, har jeg fulgt denne regel: Jeg er ligeglad med, hvilket system du bruger, så længe det fungerer.
Selv hvis du ikke har direkte underordnede, kan du påvirke hele din organisation ved at gå foran med et godt eksempel. Næste gang nogen giver dig en opgave, kan du prøve at svare noget i stil med: “Det er noteret. Jeg sætter en påmindelse til mig selv om at gøre det torsdag morgen, og så følger jeg op med dig.”
Ved at give et detaljeret svar viser du dem, at du har en plan for at håndtere det, og du fortæller dem, hvornår de kan forvente at høre fra dig. Du øger ikke kun deres tillid til dig, men styrker også din tillid til dig selv, når du konsekvent følger op på dine forpligtelser.
Hvad er det næste?
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
