Design af arbejdsgange: Proces, eksempel og lærdomme
Formålet med design af arbejdsgange er at sikre, at sekventielle opgaver kortlægges på en måde, der gør det muligt for processer og aktiviteter at bevæge sig problemfrit fra én fase til den næste.
Ironisk nok kan dårligt design af arbejdsgange faktisk føre til ineffektivitet og forvirring i stedet for den tilsigtede problemfri drift.
Oprettelse af en arbejdsgang indebærer meget mere end blot at vide, hvordan man tegner et godt flowdiagram eller indtaster data på en platform til arbejdsgange. Gennem min erfaring har jeg lært værdifulde lektioner om, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør. I denne artikel gennemgår jeg både, hvad man bør gøre, og hvad man bør undgå ved vellykket design af arbejdsgange, og deler indsigter, der kan hjælpe dig med at undgå almindelige faldgruber og opnå positive resultater.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er design af arbejdsgange?
Design af arbejdsgange er en del af styring af arbejdsgange og er den forretningsproces, hvor man kortlægger sine hyppigste og vigtigste opgaver og processer, så de bevæger sig effektivt og hensigtsmæssigt fra én fase i et projekt til den næste. Software til styring af arbejdsgange kan hjælpe dig med bedre at forstå, hvordan du automatiserer dine arbejdsgange, ved at identificere muligheder for automatisering, reducere flaskehalse og give indsigt i realtid i hver fase af arbejdsgangen.
I mit casestudie nederst i denne artikel gennemgår jeg, hvordan jeg blev ansat på et projektteam for at strømline processen med at overdrage projekter fra designteamet til udviklingsteamet. Dette er ét eksempel på design af en arbejdsgang.
Mål for design af arbejdsgange
Design af arbejdsgange handler ikke kun om at kortlægge opgaver. Det handler om at skabe et effektivt og sammenhængende system, der understøtter vellykkede projektresultater. Her er nogle af de mål, du kan opnå med effektivt design af arbejdsgange:
- Øget effektivitet: Design af arbejdsgange strømliner processer ved at kortlægge opgaverne i den mest logiske rækkefølge og automatisere gentagne handlinger.
- Forbedret kommunikation: Det sikrer klar og ensartet kommunikation på tværs af teams og afdelinger ved at definere roller, ansvar og afhængigheder, hvilket gør det lettere for alle at være afstemt.
- Færre flaskehalse: Denne proces identificerer potentielle blokeringer ved at analysere opgavernes forløb og håndtere områder, hvor der typisk opstår forsinkelser.
- Øget produktivitet: Design af arbejdsgange gør det lettere at afslutte opgaver hurtigere ved at optimere arbejdsgangene, så opgaverne gennemføres så effektivt som muligt.
- Ensartethed: Standardiserede processer sikrer ensartet udførelse af opgaver ved at etablere klare retningslinjer og procedurer, som alle følger.
- Løbende forbedring: Design af arbejdsgange etablerer et grundlag for løbende evaluering og forbedring af processer, så arbejdsgangen for projektstyring kan tilpasse sig skiftende projektbehov og inddrage feedback for at opnå bedre resultater.
Sådan designer du en arbejdsgang
Det er blevet rapporteret, at godt design af arbejdsgange kan bidrage til at forbedre driftseffektiviteten med mere end 83 %. Sådan designer du en arbejdsgang trin for trin:
- Definer målsætning og omfang: Identificer målet, og skitser dine opgaver.
- Analyser de nuværende processer: Gennemgå de eksisterende metoder, identificer ineffektivitet, og fastslå dine ressourcer.
- Design arbejdsgangen: Kortlæg den nye arbejdsgang med et diagram, der beskriver trinnene og fordeler rollerne.
- Udvikl og test: Opret en prototype, brug software til processimulering til at teste potentielle ændringer, og tilpas på baggrund af feedback.
- Implementer og overvåg: Udrul arbejdsgangen fuldt ud, og overvåg løbende muligheder for forbedringer, automatisering af arbejdsgange eller nødvendige ændringer.
Effektive metoder til design af arbejdsgange
Før jeg deler mine tips og bedste praksisser, er det vigtigt at forstå de tre væsentlige elementer i godt design af arbejdsgange. De er:
| Element | Definition |
|---|---|
| Input | de ressourcer, data eller materialer, der kræves for at starte en arbejdsgang. |
| Transformation | de handlinger, der anvendes på inputtene for at ændre eller konvertere dem. |
| Output | de resultater eller produkter, der kommer ud af transformationen. |
Her er nogle bedste praksisser med dette i tankerne:
- Fastlæg klare målsætninger: Definér tydeligt de mål og resultater, der forventes af arbejdsgangen. Det sikrer overensstemmelse og en klar retning.
- Forenkl processerne: Tilstræb et enkelt design af arbejdsgangen. Opdel komplekse opgaver i håndterbare trin, og fjern unødvendige elementer.
- Fordel klare roller og ansvarsområder: Definér tydeligt, hvem der er ansvarlig for hvert trin. Denne klarhed sikrer ansvarlighed og en problemfri gennemførelse.
- Udnyt teknologien: Benyt passende værktøjer og integrationer til digitalisering, automatisering, kommunikation og sporing. Det kan forbedre arbejdsgangens effektivitet, nøjagtighed og gøre styringen af arbejdsgangen betydeligt lettere.
- Test og finjustér: Implementér først arbejdsgangen i lille skala for at indsamle feedback. Brug denne feedback til at finjustere og forbedre arbejdsgangen, før den implementeres i fuld skala.
Læring fra virkeligheden om design af arbejdsgange: Et casestudie
Her er min historie om et mislykket forsøg på at implementere forandring.
Først skal du vide, at jeg ikke er en overdrevent entusiastisk person. Jeg er optimist, og med erfaring bliver jeg mere og mere realistisk. Jeg går ind for, at “mindre er mere”, jeg har en baggrund inden for frontendudvikling, elsker UX og stræber efter at skabe løsninger, der fokuserer på enkelhed.
Jeg brænder for effektivitet i arbejdsgange, organisering og for at hjælpe andre med at finde og fastholde et optimalt momentum i deres arbejde. Jeg tror på, at hver dag kan blive mere effektiv, produktiv og givende gennem personlig opdagelse, et fundament af tillid og en villighed til at ændre sine processer.
Baggrund
Som jeg nævnte tidligere, blev jeg for nylig ansat på et projektteam for at effektivisere deres proces for overdragelse af projekter fra design til udvikling.
Efter at have observeret deres eksisterende arbejdsgang bemærkede jeg, at mange funktionelle krav gik tabt under overdragelsen eller aldrig blev identificeret forud for den. Derudover blev kravene ikke registreret nogen steder og var ikke tilgængelige for teamet—detaljer om kravene blev primært kommunikeret mundtligt mellem projektlederne og teamet.
Planen
Min strategi var at øge afhængigheden af projektboardet og Slack til at angive projektkrav og føre en fortegnelse over diskussioner.
Jeg foreslog et design af arbejdsgangen som dette:
Min strategi var at øge afhængigheden af projektboardet og Slack til at angive projektkrav og føre en fortegnelse over diskussioner.
En ekstra fordel ville være en reduktion i antallet af afbrydelser mellem teammedlemmerne i løbet af dagen.
Projektboardet skulle fungere som en meget synlig, samlet kilde til sandheden om projektkrav, mens Slack skulle fungere som en fortegnelse over diskussionerne, der understøttede det.
Implementering og udfordringer
Desværre var jeg blind for, at de mennesker, der blev påvirket af ændringerne, primært projektlederne, ikke var med på idéen. Jo, ledelsen støttede op, og det gjorde udviklerne også, men mine medprojektledere gjorde ikke.
Faktisk indså jeg, at jeg straffede mit team i stedet for at hjælpe det.
Efterhånden som vi gik videre med at tilføje mere information til projektboardet og flere diskussioner til Slack, stod det klart, at projektlederteamet brugte mere tid på at skrive opgaver og opdateringer til kanalerne. Jo, antallet af afbrydelser blev reduceret, men var det en god ting?
Da jeg analyserede dette problem, fik det mig til at spekulere: Hvad nu, hvis de nød at håndtere afbrydelserne og deltage i spontane møder i løbet af dagen?
Analyse af fejlene
Negativ straf
Definitionen på negativ straf er at fjerne en positiv stimulus. Jeg indser nu, at det var præcis det, justeringen gjorde: fjernede eller i det mindste reducerede kravet om, at projektlederne skulle kommunikere mundtligt med teamet.
Positiv straf
Hvad nu hvis teamet afskyede at skrive projektsager og hadede Slack? Det ville betyde, at dette nye procestrin greb ind i deres følelse af selvbestemmelse. Definitionen på positiv straf er tilføjelsen af en negativ stimulus, og igen var dette resultatet af de ændringer, jeg pålagde dem.
Det, jeg lærte
Uanset de forbedrede effektiviseringer var disse procesjusteringer min idé, og teamet blev ikke inddraget tilstrækkeligt, før implementeringen gik i gang.
Jeg er ved at lære, at strategi og bedste praksis ikke kan anvendes umiddelbart på kreative arbejdsprocesser (som involverer mennesker) på samme måde, som de kan anvendes på kode eller andre statiske medier.
En teamkultur er rig på personligheder, perspektiver og meninger. For at opretholde en sund kultur med gensidig respekt mellem medlemmerne skal alle være engagerede, forstået og taget i betragtning.
Her er en kort liste over mine vigtigste erfaringer fra denne oplevelse:
- Opbakning fra ledelsen er ikke det samme som opbakning fra teamet
- Selv positive procesjusteringer kan føles som straffe
- Arbejdsgange bør passe til teamets kultur, ikke kun til standardiseret bedste praksis
- Stol ikke på den feedback, du får – undersøg advarselstegnene mere grundigt
Vigtigste erfaringer med at designe arbejdsgange
I dette forsøg lærte jeg lidt om, hvordan man designer arbejdsgange, men jeg lærte meget mere om, hvordan man designer en forandringsproces på arbejdspladsen, og hvordan man skaber opbakning.
Her er et diagram over en arbejdsgang, der opsummerer mine anbefalinger til alle, der ændrer en proces eller implementerer en ny arbejdsgang i deres organisation:
Hvad angår erfaringerne fra denne oplevelse, er her mine tanker om hver af dem:
1. Opbakning fra ledelsen er ikke det samme som opbakning fra teamet
Du har brug for opbakning fra de teammedlemmer, hvis arbejdsdag bliver påvirket af eventuelle procesjusteringer. De skal inddrages og have mulighed for at stille spørgsmål, udfordre og give feedback på alle procesændringer.
En tilgang, hvor man går foran med et godt eksempel, fungerer måske, hvis processen introduceres af ledelsen. Men hvis alle teammedlemmer reelt har lige stor indflydelse, bør alle have tid til at overveje de foreslåede ændringer og mulighed for at komme med input til dem.
2. Selv positive procesjusteringer kan føles som straffe
En ændring af en proces indebærer, at eksisterende trin, som andre sandsynligvis identificerer sig med eller måske nyder, bliver fjernet.
Justeringer kan være udformet med henblik på at øge effektiviteten eller gøre arbejdsgangen mere agil, men uden tilstrækkelig dialog og tid til, at teamet kan udfordre dem, bliver fordelene ved sådanne effektiviseringer måske ikke forstået, og teamet kan stå tilbage med følelsen af at blive straffet.
3. Arbejdsgange bør passe til teamets kultur, ikke kun til standardiseret bedste praksis
Undersøg værdien af de eksisterende trin i arbejdsgangen, før du vurderer dem og foreslår nye. Spørg dig selv og teammedlemmerne, hvilke egenskaber eller historiske faktorer du måske overser. Hvilke af dem skaber værdi, og hvorfor?
Måske passer kun en brøkdel af de nye initiativer baseret på ”bedste praksis” til den nuværende kultur, eller måske passer ingen af dem.
4. Stol ikke på den feedback, du får – undersøg advarselstegnene mere grundigt
Jeg har erfaret, at en mundtlig opfølgning eller en frivillig acceptkontrol med teamet ikke er tilstrækkelig. Alle skal have mulighed for at blive hørt og give feedback. Teamet skal have tid til at overveje de foreslåede ændringer og nå frem til deres egne konklusioner, efterfulgt af tid til at gennemgå, stille spørgsmål til og udfordre de nye idéer til arbejdsgangen
Deltag for at få mere indsigt i arbejdsgange!
Vil du komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveversioner, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
