6 projektledere fortæller os deres upopulære holdninger til projektstyringssoftware
Projektstyringssoftware findes overalt — og det samme gør stærke holdninger til det. Vi bad praktiserende projektledere og driftsledere om at dele de synspunkter, de ikke altid føler sig trygge ved at sige højt. Fra at holde andre væk fra deres egne værktøjer til at udpege branchens favoritter ved navn: Her er, hvad de virkelig mener.
Hvem er disse værktøjer egentlig bygget til?
Projektlederværktøjet er til projektlederen — ingen andre
De fleste projektledere vil fortælle dig, at projektsynlighed er en god ting — jo flere der kan se projektplanen, desto bedre. Men Jeff Chamberlain, chef for bredbåndstjenester og PMO hos Frederick County Government, har et modsynspunkt.
Han driver sine projekter med en streng adgangspolitik: Projektstyringssoftwaren bliver hos ham, og alle andre får oplysningerne i et format, de faktisk kan bruge. "Det er lidt af en upopulær holdning, men projektstyringsværktøjet er ikke til andre end projektlederen," siger han. "Og alt, hvad der kommer ud af værktøjet, skal være i en form, som folk kan tilegne sig på en demokratisk måde... Så det er en upopulær holdning, men jeg får lov til at lege med værktøjet, og det gør du ikke."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektstyringsværktøjet er ikke til andre end projektlederen.
For Chamberlain handler beskyttelsen af værktøjets integritet ikke om kontrol — det handler om at holde komplekse tidsplaner rene og levere information til interessenter på en måde, der faktisk tjener dem.
Værktøjer er bygget til køberne, ikke brugerne
Der ligger en spænding indbygget i den måde, det meste projektstyringssoftware bliver solgt på — og Yonelly Gutierrez, seniorprogramleder hos Palo Alto Networks, har lagt mærke til den. De personer, der køber softwaren, og de personer, der bruger den hver dag, er sjældent de samme, og hun mener, at det kan ses på produktet.
"Jeg synes, at værktøjer nogle gange fokuserer for meget på styring på højt niveau, rapportering og dashboards," siger hun og tilføjer, at projektstyringsværktøjer "bør udvikles med de projektledere, der faktisk bruger dem dagligt, for øje og ikke så meget til de personer på højt niveau, der køber softwaren." Resultatet er efter hendes opfattelse software, der ser imponerende ud i en salgsdemonstration, men skaber friktion for de praktikere, der arbejder i det.
[Projektstyringsværktøjer] bør udvikles med de projektledere, der faktisk bruger dem dagligt, for øje og ikke så meget til de personer på højt niveau, der køber softwaren.
Problemet ved at forsøge at gøre det hele
Drømmen om et "alt-i-et"-værktøj er en myte
Det er oplagt, hvorfor en enkelt platform, der håndterer alt — sager, tidsplaner, kommunikation og rapportering — er attraktiv. Ifølge Chamberlain er virkeligheden mindre overbevisende.
“Mange mennesker ønsker, at deres sagsstyringssystem og deres projektstyringssystem skal være det samme,” forklarer han. “Og jeg ved ikke, om nogen virksomhed gør det godt.” Værktøjet, der kan alt, men ikke mestrer noget, er en fortælling så gammel som tiden.
For Matthew Fox, seniorprojektleder og driftsspecialist hos Fox Consulting, er ClickUp et godt eksempel på et værktøj, der rækker længere, end det burde. "ClickUp forsøger lige nu at erstatte mange værktøjer. Men de er ikke gode til faktisk at løse slutbrugernes problemer," siger Fox. "Bare fordi et værktøj kan, betyder det ikke, at det bør."
Bare fordi et værktøj kan, betyder det ikke, at det bør.
Fuld integration kan dræbe kreativiteten
For mange integrationer kan føre til et problem, der minder om problemet med et “alt-i-ét”-værktøj. Julia Rajic, driftsdirektør hos Point Blank, oplevede på egen krop, hvad der sker, når et team bliver for afhængigt af et fuldt integreret system. Det, der begyndte som et skridt mod større effektivitet, endte med at gøre noget uventet ved kulturen i hendes team.
"Jeg gik fra adskilte systemer og værktøjer til fuldt, fuldt integreret," siger hun, og "det nåede dertil, hvor folk sagde: ‘Jeg gør det ikke, før jeg har en opgave til det.’ eller ‘Jeg tænker ikke ud af boksen eller er kreativ eller løser problemer, fordi denne opgave ikke beder mig om det.’" Hun fandt ud af, at tjeklisten havde erstattet tænkningen.
Værktøjet er aldrig det egentlige problem
At skifte platform løser ikke en ødelagt proces
Melody MacKeand, grundlægger af Melody MacKeand Consulting, ser igen og igen det samme mønster på tværs af bureauer: Når noget ikke fungerer, er instinktet at give softwaren skylden og finde en ny. Hun mener, at det instinkt er forkert.
"Jeg ser mange bureauer skifte platform hvert år i håbet om, at platformen vil løse en proces for dem," siger hun. "Virkeligheden er, at ethvert værktøj kan være nyttigt, og ethvert værktøj kan være skadeligt. Så det handler i virkeligheden om de strukturer og systemer, du sætter på plads, hvorefter værktøjet vil understøtte dem." Værktøjet er efter MacKeands opfattelse aldrig den egentlige årsag — og at skifte det uden at løse de underliggende strukturer flytter blot problemet et nyt sted hen.
Ethvert værktøj kan være nyttigt, og ethvert værktøj kan være skadeligt. Så det handler i virkeligheden om de strukturer og systemer, du sætter på plads, hvorefter værktøjet vil understøtte dem
En dygtig PM kan arbejde i ethvert værktøj
Den samme logik gælder for den enkelte fagperson. Sabrina Di Paulo, grundlægger og ledende konsulent hos Celeste Consulting Inc., afviser idéen om, at den rigtige software kan redde et projekt, der har problemer.
"Jeg tror, at vi som projektledere tror, at et værktøj kan redde os," siger hun, "men igen: Som projektleder mener jeg, at en af de vigtigste kompetencer er omstillingsevne, og at man bør kunne bruge næsten ethvert værktøj."
Jeremiah Hammon, underviser i ledelse og projektledelse hos Project Revolution, går et skridt videre og argumenterer for, at jagten på bedre software ofte distraherer fra opbygningen af reelle kompetencer. "Mange af os render rundt og leder efter det nyeste og bedste værktøj uden at indse, at hvis vi forstår, hvordan vi kobler alt det her sammen, så fungerer ethvert værktøj for os," siger han. "Du kan sætte mig til at bruge Asana, du kan sætte mig til at bruge Jira, du kan sætte mig til at bruge hvad som helst ... de samme metoder fungerer."
Værktøjet gør ikke PM'en
Projektstyringssoftware vil fortsætte med at udvikle sig — nye platforme vil blive lanceret, eksisterende platforme vil udvide deres funktionssæt, og debatten om, hvilket værktøj der er bedst, vil fortsætte i alle teams' Slack-kanaler og i kommentarfelter på LinkedIn.
Men de PM'er, vi talte med, venter ikke på, at den perfekte løsning dukker op. De har allerede fundet ud af, at arbejdet bliver gjort på grund af tænkningen, omstillingsevnen og systemerne bag det — ikke på grund af det, der vises på skærmen. Værktøjet er bare værktøjet.
Vil du have flere indsigter som disse? Opret en gratis DPM-konto for at høre fra flere eksperter som disse.
