The Retro: Sådan skifter du til en rolle inden for projektledelse

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Kelsey Alpaio: Hej alle sammen, og velkommen til The Digital Project Manager-podcasten. Jeg er Kelsey Alpaio, og i dag tager vi fat på et stort emne – hvordan får du din første rolle som projektleder? Måske har du uofficielt ledet projekter i et stykke tid, og nu er du klar til at gøre det officielt, eller måske skifter du karriere og spekulerer på: Hvordan overbeviser jeg egentlig ansættende ledere om, at jeg har det, der skal til?

Vi gennemgår det hele: hvilke færdigheder du faktisk har brug for, hvordan du positionerer dig selv på dit CV og til jobsamtaler, og hvilke udfordringer du kan møde undervejs. Heldigvis har vi i dag en fantastisk gæst med, som kan hjælpe os med at navigere i det hele. Ogaga Johnson, grundlægger og administrerende direktør for Verisult, en uddannelses- og konsulentvirksomhed, der hjælper mennesker med at komme ind i efterspurgte karrierer som projektledelse.

Ogaga, velkommen til programmet!

Ogaga Johnson: Tusind tak, Kelsey. Jeg er glad for at være her.

Kelsey Alpaio: Hvorfor begynder du ikke med at fortælle os lidt om dig selv og det arbejde, du udfører?

Ogaga Johnson: Ja. Som du allerede nævnte, tak for introduktionen. Jeg hedder Ogaga Johnson, og kernen i alt det, jeg og mit team laver, er noget, jeg brænder for.

Alt, hvad vi laver hos Verisult, handler om mennesker, udvikling og styrkelse. En af de vigtigste ting, vi gør, er at hjælpe karriereprofessionelle, især immigranter, med at komme godt i gang med og trives i deres karriere. Ikke hvilken som helst karriere, men vi fokuserer på de efterspurgte karrierer, fordi det er karrierer, som forventes at få et massivt.

Behov for arbejdskraft og mennesker til at udføre arbejdet. Så vi hjælper grundlæggende med at håndtere manglen på arbejdskraft og sikrer, at vi opbygger og udstyrer mennesker til at påtage sig disse efterspurgte roller, som er på vej frem. Og nogle af dem findes allerede her og nu.

Kelsey Alpaio: Fantastisk. Lad os gå direkte til sagen. Hvad synes du er det sværeste ved at finde og få den første rolle eller titel inden for projektledelse?

Ogaga Johnson: Når man arbejder med over tusindvis af mennesker, der gerne vil ind i en rolle inden for projektledelse på tværs af Storbritannien, Canada og USA, er noget af det mest almindelige, jeg har set, bogstaveligt talt overhovedet at komme til jobsamtaler. For hvis du ikke er i stand til at tale med en ansættende leder eller virkelig kommunikere din værdi, får du ikke engang mulighed for at nå frem til et tilbud.

Så processen med at kunne omsætte sine færdigheder og erfaringer til at tale om den værdi, man har og kan tilbyde i roller inden for projektledelse, er den største hindring, jeg ser mange mennesker forsøge at overvinde – især folk, der gerne vil skifte karriere, men aldrig har haft den officielle titel som projektleder.

Jeg vil gerne skifte. Det er altid udfordringen: Hvordan omsætter jeg det, jeg laver nu, eller mine erfaringer, til denne rolle, som jeg ved, jeg kan udfylde, men som jeg måske ikke nødvendigvis har haft titlen for?

Kelsey Alpaio: Hvilke færdigheder bør man have og fremhæve på sit CV for at få disse jobsamtaler, hvis man søger sin første rolle som projektleder?

Ogaga Johnson: Jeg vil sige, at det første er at forstå, at alle er forskellige. Vi er alle unikke. Vi har unikke erfaringer og unikke baggrunde. Nogle af os har måske den samme uddannelse, men når vi går på universitetet, tager vi ikke det samme med fra undervisningen, vel? Vi har altså alle en unik sammensætning. Først skal man forstå: Hvilken værdi vil jeg tilføre projektledelsesområdet?

Der er ingen grund til det. Vi har et slogan, som vi ofte bruger blandt vores medarbejdere: Lad være med bare at blande dig ind. Send dit CV overalt. Vær strategisk. Hvad er mit unikke værditilbud? Det gør vi meget inden for forretning og markedsføring – hvad er virksomhedens unikke værditilbud?

Det samme gælder karrieren. I karrieren sælger du dine færdigheder og ydelser. Så tænk på det som en virksomhed. Hvad er det unikke værditilbud, der adskiller dig fra alle andre? Millioner af mennesker leder efter den samme rolle inden for projektledelse. Det er det første. En person kunne for eksempel sige: Jeg har arbejdet med eventplanlægning i et stykke tid.

Men teknisk set er det projektledelse. Okay. Måske kan du skifte til en rolle som projektleder eller projektkoordinator inden for eventområdet, hvad enten det er i en nonprofitorganisation, fordi nonprofitorganisationer afholder mange arrangementer. Eller det kan være i en stor organisation, måske inden for deres markedsføring, fordi de afholder mange marketingarrangementer.

Men se på, hvad dit unikke tilbud er. Hvor har du så meget værdifuld erfaring og brancheerfaring? Og hvilken branche kan du derfor nemt skifte til for at komme ind i projektledelse? Det er måske ikke din drømmerolle. En person kan sige: Hej, jeg vil gerne lede eventområdet, tak.

Men det er en måde at starte på, for den måde, du starter på, behøver ikke være den måde, du slutter på. Det er bare en måde at komme i gang på. Derfra begynder du at opbygge din erfaring, så du bliver ekspert i projektledelse, og derefter kan du gå videre. Det første er altså at forstå, hvad dit værditilbud er, og hvilken branche du bør målrette på grund af det værditilbud, du har identificeret.

Det næste er, at hvert job er forskelligt. Du kan ikke bruge det samme CV til hvert eneste job. Jeg ved, at det er noget, ingen jobsøgende ønsker at høre. Faktisk beder de altid om en genvej. Ingen jobsøgende ønsker at høre det, men det er sandheden, fordi jeg ansætter mange projektledere til forskellige organisationer og også til min egen organisation.

Og én ting, jeg ser på, er: Hvem har et CV, der viser, at de kan udføre det arbejde, jeg vil have dem til at udføre? Det er de mennesker, jeg inviterer til jobsamtale. Så selv hvis dine karakterer er gode, kender jeg dig ikke, og jeg kan ikke se dine karakterer, hvis dit CV ikke viser, at du er dygtig. Ikke kun generelt, men dygtig på en måde, der imødekommer de problemer, jeg har, eller den værdi, jeg har brug for, at denne ressource kommer ind i organisationen og leverer.

Du skal altså målrette dit CV. Du skal vide og forstå, hvordan man læser jobbeskrivelser. Fremhæv, hvad det er, denne virksomhed virkelig ønsker, at den person, de ansætter, skal have. Hvilken værdi ønsker de, at personen skal tilføre? Og tilpas din værdi, så du viser, at du er den person, der kan levere denne værdi, i dit CV.

Det er de to vigtigste ting, jeg vil sige: Tilpas dit CV til hvert job. Først og fremmest skal du forstå den værdi, du har. For hvis jeg ser et jobopslag og indser, at jeg ikke rigtig har den værdi, er det ikke fordi, jeg ikke kan få den værdi, men lige nu er det måske ikke en del af mit værditilbud. Så er det måske ikke et job, jeg bør søge, fordi det er spild af min tid.

Og det er meget følelsesmæssigt belastende at få så mange afslag, ikke? Så forstå dit værditilbud, og søg roller, der passer til det. De to råd er mine vigtigste.

Kelsey Alpaio: Ja. Du nævnte, at der måske er bestemte brancher eller typer af projektledelse, som det er nemmere at komme ind i. Hvilke brancher bør folk se nærmere på, hvis de forsøger at få deres første rolle?

Ogaga Johnson: Det er et rigtig godt spørgsmål, for nogle mennesker er måske ikke nødvendigvis eksperter inden for én branche, og der er ikke rigtig lige vilkår på tværs af brancherne. Jeg vil sige, at vi lige nu ser en stigning, afhængigt af hvilket land man også befinder sig i.

Men i Canada ser vi en stigning i nonprofitforeninger. Det er noget, jeg har lagt mærke til for nylig. Og disse foreninger leder efter kapacitet – de har brug for kapacitet. De fleste af disse organisationer gennemfører projekter, forskellige typer projekter, og de har brug for mennesker med projektledelsesfærdigheder.

Selvom titlen måske ikke er projektkoordinator eller projektleder, har de brug for mennesker med disse færdigheder. Det er altså en god branche at målrette. Nonprofitorganisationer betaler naturligvis ikke lige så meget som nogle, dog ikke alle, kommercielle organisationer, men den mængde erfaring, du sandsynligvis får derfra, kan betyde, at ét års erfaring svarer til to års erfaring et andet sted.

Så det er også et godt sted. Derudover har vi mange nye teknologivirksomheder og teknologistartups, hvor innovationen er stor, og teknologien hele tiden ændrer sig. Disse organisationer er også et godt sted at begynde, fordi startups har brug for mennesker til at vokse og opskalere det produkt, de har. Hvis du kan vise din værdi over for en grundlægger eller ledere i en organisation, er der større sandsynlighed for, at du får en chance og derefter kan bevise dig selv i organisationen.

Det er altså de to vigtigste brancher eller sektorer, jeg vil pege på.

Kelsey Alpaio: Ja, det giver rigtig god mening.

Og du talte lidt om at forstå sin værdi og sørge for, at den er tydelig på ens CV og til jobsamtaler. Men er der grundlæggende færdigheder? Er der værktøjer eller metoder, som alle, der søger en rolle som projektleder, skal have for overhovedet at komme i betragtning? Hvilke færdigheder skal man begynde at opbygge hurtigst muligt, hvis man ikke har dem lige nu?

Ogaga Johnson: Absolut. Der er grundlæggende færdigheder. Når vi taler om projektledelse, har vi jo Global Project Management Institute, og vi har nogle andre organisationer, som på en måde regulerer projektledelse, hvis jeg skal bruge det ord.

De har faktisk gjort det nemt, når man taler om de principper eller processer, som enhver projektleder på et tidspunkt kan komme til at gennemgå. På det grundlæggende niveau, fordi vi har kunstig intelligens, der kan udføre nogle af de tekniske ting og daglige administrative opgaver, som projektledere kan tage sig af, mener jeg, at kernen er følgende:

Kunstig intelligens kan ikke effektivt forstå, hvordan man kommunikerer med mennesker. Mennesker ændrer sig. Vores humør ændrer sig hver eneste dag. Vores følelser ændrer sig, ikke? Så det handler om, hvordan jeg kommunikerer. Projektledere kommunikerer over 90 % af tiden. Vi kommunikerer hele tiden. Derfor er det afgørende at kunne kommunikere effektivt.

Kommunikation hænger også sammen med interessenthåndtering. Inden for projektledelse arbejder du meget med mennesker. Du forsøger at påvirke mennesker, så tingene bliver gjort. Så opbyg din kapacitet eller dine færdigheder til at omgås mennesker. Gode interpersonelle færdigheder, evnen til at omgås mennesker og forhandle med mennesker – også selvom du ikke bruger ordet forhandling. Når du forsøger at få et teammedlem til at forstå, at dette er en opgave, han eller hun skal udføre, og at den skal udføres på et bestemt tidspunkt, og du forsøger at få vedkommende til at gøre det, forhandler og påvirker du faktisk.

Forstå, hvordan man opbygger relationer. Det er nogle af de grundlæggende ting. Interessentinddragelse og kommunikationsfærdigheder er kernekompetencer.

Og så er der det grundlæggende i, hvordan man leverer et projekt – fra planlægning til udførelse, til hvordan man sikrer, at det følger planen, og hvordan man bringer det tilbage på sporet, hvis det ikke gør. Det er nogle af de grundlæggende færdigheder, uanset hvilken metode du bruger, hvad enten det er vandfald, agil eller en hybrid, ikke?

At forstå det grundlæggende i, hvordan man tager en idé og fører den ud i livet, er kernen. Hvis du ikke har det, er det i bund og grund projektledelse. Det er det grundlæggende, du bør have, og derefter skal det naturligvis kombineres med evnen til at arbejde med mennesker.

Kelsey Alpaio: Vi taler hele tiden om tilfældige projektledere – mennesker, der allerede leder projekter i deres daglige arbejde, men som ikke har titlen projektleder. Jeg spekulerer på, hvor meget dette skifte til en formel rolle inden for projektledelse handler om selvtillid – om at have selvtillid nok til at kalde sig projektleder og virkelig stå ved sin erfaring.

Ogaga Johnson: Først og fremmest tror jeg, at alle har færdigheder inden for produktledelse. Det er min egen idé, og det skyldes, at hvis du har haft et arbejde i et stykke tid – jeg vil ikke angive et bestemt antal år, men lad os sige mindst to til tre år – har du sandsynligvis lavet noget, der har med projektledelse at gøre, fordi alle organisationer er nødt til at gennemføre projekter på grund af forandringer, innovation og forbedringer.

Så du har højst sandsynligt været en del af et projekt, især hvis du arbejdede under covidperioden. Du har været en del af et projekt, fordi virksomhederne skulle gøre ting for at sikre, at folk kunne arbejde hjemmefra. Det var et projekt. For når de først havde gjort det, var det næste, de kunne gøre, måske at forbedre processen.

Og det er også projektledelse. Så jeg tror virkelig på, at alle har projektledelsesfærdigheder, hvis de har arbejdet i mere end to år. Jeg råder altid mange af de mennesker, jeg taler med, til at identificere deres erfaring med projektledelse. Var der en række aktiviteter, du gennemførte for at skabe en ændring eller et bestemt resultat?

Det var afgrænset med hensyn til start- og sluttidspunkt. Det var ikke nødvendigvis drift. Når jeg siger det, opdager de: Nå ja, der var et tidspunkt, hvor vi skulle forbedre noget. En del af revisionscyklussen kom tilbage, revisionen viste, at dette var problemet, vi havde brug for en eller anden kontrol, og jeg var en del af teamet.

Selvom jeg ikke ledede teamet, var jeg en del af det. Så siger jeg: Ja, det er dig, der har været en del af et projekt. Når folk kan identificere færdighederne, føler jeg, at det bliver meget mindre svært at skifte til projektledelse, og det er her, selvtilliden kommer ind. Når jeg taler med mange mennesker, er grunden til, at de ikke har selvtillid, at de føler bedragersyndrom.

Ved jeg virkelig, hvordan man gør det her? Jeg er jo ved at skifte karriere. Kan jeg virkelig kalde mig projektkoordinator eller projektleder? Men jeg siger: Hvis du har gjort det, kan du. Jeg vil sige, at den største udfordring, jeg ser hos mine studerende, er deres tankegang. Derfor arbejder jeg meget med at ændre tankegangen: Hvis du ikke har selvtillid til den færdighed, du skal interviewes om, hvordan forventer du så, at jeg som ansættende leder skal have tillid til dig, hvis du ikke selv har tillid til dig? Jeg kan mærke det på lang afstand, når jeg afholder de jobsamtaler.

Først og fremmest skal du forstå, at det, du har – især hvis du har opkvalificeret dig, arbejdet med dig selv eller identificeret, at du har denne værdi – er værdifuldt.

Så du har identificeret din erfaring med projektledelse, dine færdigheder og dit værditilbud. Det er dit, så tro på det. Hvis det værste skulle ske, så hav et dokument med dine resultater. Her er, hvad jeg har gjort i projekter. Brug det, for fakta slår bedragersyndrom hver gang. Du kan ikke diskutere med fakta. Det er et faktum, at jeg var i stand til at levere dette procesforbedringsprojekt.

Det er et faktum. Hav derfor historier om det, du har gjort, og når du har disse historier, kan du altid vende tilbage til dem under jobsamtaler. Når du genfortæller dine erfaringer, bliver du mere selvsikker, fordi du faktisk har gjort det. Selvtillid er en stor del af succes, når man skifter karriere.

Hvis du ikke tror på, at du kan, vil andre højst sandsynligt tro på, at du ikke kan.

Kelsey Alpaio: Ja, jeg elsker idéen om, at fakta altid vil vinde over bedragersyndromet. At have faktaene på plads, holde styr på de ting, du har haft succes med og faktisk har gjort, og lade det vise vejen, når du leder efter en af disse roller. Det er virkelig godt.

Hvad er nogle af de største fejl, folk begår, når de forsøger at få deres første titel som projektleder?

Ogaga Johnson: Jeg vil nævne to ting. Den første er hurtig ansøgning. Nogle gange har jeg lyst til at fjerne den funktion fra alle jobplatforme, for man skal ikke bare bruge hurtig ansøgning, uanset hvilken platform jeg taler om – de har den næsten alle sammen.

Hurtig ansøgning fungerer ikke. Som regel ikke, uanset hvor målrettet dit CV er i forhold til en bestemt branche, fordi nogen måske siger: Jeg søger kun projektlederstillinger inden for sundhedssektoren. Det er det samme sprog. Det er det samme, alle virksomheder efterspørger. Ja. Men en anden person, som virkelig har gennemgået jobopslaget og indset, at det ganske vist handler om sundhedssektoren, men at én vigtig ting, de leder efter, er en person, der forstår procesforbedring, vil fremhæve netop dette i sit CV.

Det er en af de vigtigste ting, der vil være en fordel i rollen. Den person vil sandsynligvis få en jobsamtale frem for dig, der har brugt en generisk standardansøgning. For jeg kan fortælle dig, at 90 % af de andre har gjort det samme. Så hvad er de 10 %, der får dig til at skille dig ud?

Det er én ting. Lad være med at bruge hurtig ansøgning som en maskine. Gør det ikke. Målret dit CV. Det er besværligt, men der findes forskellige apps, som hjælper nu, herunder AI-apps. Så brug AI til det, men sørg naturligvis for, at du faktatjekker det, AI'en laver, og selv redigerer det.

Det er den første ting. Den anden ting minder meget om det, jeg sagde før: at man ikke forstår sin værdi. Man søger alle mulige jobs. Når jeg ser den slags på sociale medier, tænker jeg: Skal jeg virkelig rose dig for noget som: Jeg søgte 1.000 jobs, fik fem jobsamtaler og fik ét jobtilbud?

Jeg tænker: Det er dårligt. At få 900 og nogle afslag er dårligt for den mentale sundhed, dårligt for selvværdet. Det er ikke en god måde at søge job på. Den fejl, jeg ser mange begå, er, at de bare søger alle slags jobs. Nej. Først og fremmest skal du forstå den værdi, du har i din karrierevej.

Det er måske ikke din drømmerolle, men det er din ideelle rolle lige nu for at komme ind og få foden indenfor. Derefter kan du begynde at udvikle dig. Hvad er det? Og fokuser så din energi. Når du søger jobs, bruger du meget energi. Du skal derfor sikre dig, at du får mest muligt ud af din energi.

Fokuser din energi på den jobsøgningsstrategi, du har udviklet for dig selv. Hav en jobsøgningsstrategi. Det giver ikke mening bare at søge uden en strategi. Alle virksomheder har en strategi. Alle virksomheder. Jeg ville ønske, at flere mennesker forstod, at deres karriere er deres virksomhed.

Det er en virksomhed, fordi du sælger færdigheder, og det er derfor, du bliver betalt. Behandl den som en virksomhed, så vil du begynde at se, at din tankegang ændrer den måde, du gør tingene på. Og det er her, idéen om iværksætteri kommer ind i karriereområdet, og den er så vigtig for at komme foran.

Du skal tænke som en iværksætter i din karriere.

Kelsey Alpaio: Du talte lidt om afslag. Det lyder som en stor del af processen, som om man får mange afslag, selv når man søger de rigtige ting. Afslag er uundgåelige. Hvordan anbefaler du, at folk håndterer afslagene og kommer videre efter det ene nej efter det andet?

Ogaga Johnson: Jeg synes, du allerede har sagt det på en måde. Indse, at afslag vil komme. Indstil dig på det. Det er ikke negativ tænkning. Afslag vil komme, fordi der helt ærligt er mange mennesker, der søger job. Du er ikke den eneste. Afslag vil komme. Indstil dig på, at jeg har gjort mit bedste.

Jeg har søgt ordentligt, undersøgt jobbet, tilpasset mit CV og fremhævet min værdi. Det er det, du kan kontrollere. Du kan ikke kontrollere, at nogen beslutter: Jeg kan lide det, denne person har skrevet. Jeg kan lide personens profil, og jeg vil gerne ringe til vedkommende. Så fokuser ikke på det, du ikke kan kontrollere. Fokuser på det, du kan kontrollere, så kommer rollen til sidst.

Og indse, at fordi du ikke kan kontrollere den del, vil der være negative resultater som afslag. Når du først har indstillet dig på, at du gjorde dit bedste, men det ikke lykkedes, så er det fint – det var ikke det rigtige for dig – og gå videre. Det er det, jeg altid grundlæggende siger til folk.

Kelsey Alpaio: Ja, det elsker jeg.

Jeg har kun ét sidste spørgsmål, så vi kan runde af. Hvis en lytter gerne vil begynde at arbejde hen imod sin første rolle som projektleder i dag, hvad er så én ting, de kan gøre lige nu eller i denne uge for at bevæge sig i den retning?

Ogaga Johnson: Jeg vil nok anbefale at lave en karriereafdækning eller en øvelse i at identificere kompetencegab, for det kan du gøre lige nu. Grunden er, at du skal identificere, om du allerede har erfaring med projektledelse fra dit liv, også selvom det er frivilligt arbejde. Det er ikke kun lønnet arbejde, der kan give dig den erfaring. Da jeg begyndte min karriere inden for projektledelse, var det gennem frivilligt arbejde i min lokale kirke, hvor jeg var ungdomskoordinator.

Jeg bruger det som eksempel, fordi det er så meget erfaring med projektledelse: at arbejde med mennesker, få mennesker til at få ting gjort og faktisk få frivillige til at få ting gjort. Det er det sværeste, du nogensinde kan få dem til. Hvis en person får løn for at få ting gjort, kan du bogstaveligt talt sige: Du får løn, så gør det.

Men frivillige er sværere. Så jeg lærte, hvordan jeg fik mange færdigheder inden for påvirkning og forhandling gennem den erfaring. Start derfor med en kompetenceafdækning. Hvilken erfaring har jeg, der passer til projektledelse? Hvis der ikke er nogen, er det fint – skab eller find den erfaring.

Og hvilke færdigheder har jeg, som kan overføres fra det sted, jeg er nu, til projektledelse, fordi de ligner hinanden? Så karriereafdækning eller kompetenceafdækning er det første. Du har brug for en retning. Hvis du ikke har en retning, kan du ende hvor som helst. Men hvis du har en retning, kommer du højst sandsynligt frem til din destination.

Kelsey Alpaio: Ogaga, tusind tak, fordi du var med i dag. Det har været meget hjælpsomt.

Ogaga Johnson: Tusind tak. Jeg har hygget mig. Tak for spørgsmålene og for at have mig med. Jeg er taknemmelig.

Kelsey Alpaio: Det var alt for dagens Retro. Følg programmet, så du aldrig går glip af en episode. Og hvis du gerne vil fortsætte samtalen med et fællesskab på over tusind projektledelsesprofessionelle, der forstår dig, så kom med på thedpm.com/membership. Tak, fordi du lyttede!