Sådan opbygger du stærke relationer til kunder & teams (med Lina Calin fra Forest Made)

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston

Tak, fordi du lytter med. Jeg hedder Ben Aston, og dette er Digital Project Manager-podcasten fra thedigitalprojectmanager.com.

I dag har jeg Lina Calin med. I dag skal vi tale om fjernprojektledelse og udfordringen ved at opbygge stærke teams. Hvordan i alverden kan man opbygge et stærkt team, et dynamisk team, et team, der elsker at arbejde sammen, når man er spredt over hele verden eller på tværs af landet? Det virker umuligt. Eller måske er det ikke. Så lyt med for at finde ud af det. Men Lina, fortæl os først lidt om dig selv. Hvor er du, og hvad laver du?

Lina Calin:

Jeg bor i smukke Richmond, Virginia i USA. Jeg er digital projektleder hos Foster Made i Richmond.

Ben Aston

Fedt. Fortæl mig lidt om Foster Made. Hvilke slags projekter arbejder I med?

Lina Calin:

Vi er primært et udviklingsfirma. Vi bygger komplekse websites. Vi arbejder med CMS-projekter og tilpassede kort. Vi begyndte for alvor i ExpressionEngine-fællesskabet for en del år siden, og siden har vi udvidet vores team med mange forskellige kompetencer. Vi har kunnet gennemføre nogle virkelig komplekse og fantastiske projekter, hvor vi bygger applikationer og lignende for vores kunder.

Ben Aston

Fedt. Er der nogle spændende projekter, du arbejder på lige nu, som du kan fortælle os om? Eller hvad er det sejeste projekt, du har arbejdet på det seneste år?

Lina Calin:

Vi laver virkelig godt arbejde for Screening for Mental Health. Jeg kan rigtig godt lide at arbejde med dem. De er en fantastisk kunde. De udfører et utroligt vigtigt arbejde, men jeg sætter især pris på, at det, vi laver, faktisk gør en forskel. Kunden er bevidst om sin mission. De er meget inkluderende og venlige, og de forstår værdien af det arbejde, vi udfører, hvilket gør det dejligt at arbejde med dem. Jeg elsker også at vide, at det arbejde, vi laver for dem, virkelig gør en forskel i verden.

Ben Aston

Det er fantastisk. Så I laver mange store websiteprojekter og teknisk arbejde. Arbejder I stadig meget med ExpressionEngine? Det er et CMS, jeg ikke hører så meget om. Er det et bevidst valg at fokusere på det, eller arbejder I også med andre platforme?

Lina Calin:

Vi er faktisk også begyndt at arbejde meget med Craft. Vi har en række kunder, som vi understøtter, og som vi har bygget websites for i ExpressionEngine. Af og til anbefaler vi det til en kunde, men for det meste har vi på det seneste brugt Craft til vores CMS-projekter. Vi kan virkelig godt lide den platform.

Ben Aston

Fedt. Jeg har ikke selv brugt Craft. Jeg har leget lidt med det, men har aldrig leveret et projekt i det. Jeg har hørt gode ting om det.

Lina Calin:

Det er virkelig godt.

Ben Aston

Fortæl os lidt om din historie. Hvordan blev du digital projektleder?

Lina Calin:

Jeg gik faktisk på universitetet i Williamsburg, Virginia. Jeg læste på William and Mary, hvor jeg havde psykologi som hovedfag. Jeg havde egentlig ikke planer om at arbejde inden for psykologi. Jeg elskede bare at studere mennesker, og jeg vidste, at det ville være relevant, uanset hvad jeg besluttede mig for arbejdsmæssigt. Som man sikkert kan høre, når man lærer mig at kende, er det meste af det, jeg interesserer mig for, forankret i psykologi. Som de fleste digitale projektledere kom jeg sandsynligvis ind i dette job og denne branche helt ved et tilfælde.

For en del år siden kom jeg til Richmond for at lede en ny restaurant, der skulle åbne, men jeg indså hurtigt, at selv om jeg havde arbejdet i restaurationsbranchen under studiet, var det ikke dér, jeg ville gøre karriere efter min eksamen. Jeg forlod restauranten og blev ringet op af det team, der havde stået for restaurantens branding og website. Ejeren af virksomheden spurgte, om jeg ville arbejde for ham. Jeg var account manager hos ham i et par år og hjalp med marketing og drift. Derefter forlod jeg virksomheden og brugte nogle år på at lede projekter i webteamet hos et inbound marketing-bureau. Begge steder var jeg account manager, men projektledelse blev på en måde automatisk en del af mit job.

For knap to år siden kom jeg til Foster Made. Jeg blev ansat som account manager, men opdagede hurtigt, at teamet faktisk havde mere brug for en projektleder, så jeg ændrede min rolle og har siden lært at lede vores projekter.

Ben Aston

Fedt. God start. Jeg synes altid, det er fascinerende at høre, hvordan folk ender inden for digital projektledelse – fra at arbejde på en restaurant til at arbejde for det bureau, der lavede restaurantens website. Det er en lidt tynd forbindelse, ikke?

Lina Calin:

Jo.

Ben Aston

Men sådan er det jo nogle gange. Fortæl mig om overgangen fra account manager til digital projektleder. Det er en overgang, jeg selv har gennemgået, men jeg vil gerne vide, hvordan det gik for dig. Du sagde, at du så et behov for digital projektledelse – hvordan skiftede du så rolle?

Lina Calin:

Jeg tror, at et af målene var at håndtere relationer, så det kom jeg bestemt ind med. Men jeg blev ansat til at lede vores store projekter hos Foster Made, og de var relativt nye for virksomheden. Da vi begyndte at få projekter, der var meget større end nogle af de CMS-projekter, vi hidtil havde lavet, så jeg, at de krævede meget mere organisering og struktur. Kunderne havde brug for mere kommunikation om, hvad der skete med projektet, og der var ganske enkelt brug for mere projektledelse end bare relationsdelen eller den overordnede vision og strategi.

Jeg vaklede lidt og havde Account and Project Manager som titel, men indså efter noget tid, at jeg havde brug for flere eller andre kompetencer end dem, jeg havde brugt som account manager. Heldigvis var min virksomhed meget åben over for at investere i mig og hjælpe mig med at udvikle disse kompetencer, så jeg kunne blive mere projektleder og skabe struktur og organisering i projekterne.

Ben Aston

Fedt. Var du så den første digitale projektleder hos Foster Made?

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston

Er du den eneste, eller hvordan ser det ud?

Lina Calin:

Det er jeg lige nu. Vi er faktisk i gang med at ansætte en nummer to.

Ben Aston

Så er det bare med at søge.

Lina Calin:

Ja. Det er fantastisk. Men ja, de seneste par år har jeg været den eneste, der har implementeret disse processer her.

Ben Aston

Det er altid udfordrende, når man starter i et bureau, hvor der kun er account management, og man selv er den eneste projektleder. Det kan være svært at udføre sit arbejde godt, når man er spredt meget tyndt ud over flere projekter. Hvis du vil have et job, så kom med på Slack. Gå til sektionen “Fællesskab” på websitet. Find Lina, og sig, at du gerne vil have et job inden for ledelse.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston

Arbejder du hjemmefra?

Lina Calin:

Nej. Det meste af vores team er i Richmond.

Ben Aston

Godt. Fortæl os om de værktøjer, du bruger. Hvad har du fundet for nylig, som har ændret din hverdag? Hvad bruger du til at lede projekter?

Lina Calin:

Vi bruger Teamwork internt. Vi bruger også det værktøj, kunden foretrækker, hvis de har et bestemt valg, så vi har blandt andet arbejdet i Asana. Vi har en kunde i Canada, der bruger et værktøj, som hedder Geppetto, men internt bruger vi primært Teamwork til at lede vores projekter. Vi bruger Harvest og Harvest Forecast. Jeg bruger selv OmniPlan til at lave projektplaner. Det er vist hovedparten af de værktøjer, vi bruger lige nu.

Ben Aston

Fedt. Hvordan fungerer Teamwork for jer?

Lina Calin:

Jeg synes, det fungerer rigtig godt. Det var bestemt lidt af en udfordring at få teamet til at bruge det på en anden måde, end de havde gjort, før jeg kom til, men jeg synes virkelig, at det giver et gennemsigtigt indblik i projektet. Jeg kan holde mig opdateret og også holde vores kunder inde i systemet, og med et enkelt blik kan de få et godt overblik over, hvor projektet befinder sig, og hvordan det skrider frem.

Ben Aston

Godt. Det er sjældent, man hører en projektleder sige: “Ja, jeg bruger dette værktøj, og det fungerer faktisk ret godt.” Måske er Teamwork værd at undersøge. Hvis du ikke allerede har læst Linas artikel, “Fem teknikker til at opbygge stærke relationer i virtuelle teams”, så tjek den ud. Lina giver fem råd til at arbejde med mennesker på afstand, både med et team og med kunder. I artiklen skriver du, at håndtering af relationer faktisk er en af vores vigtigste roller. Hvorfor mener du, set fra en projektleders perspektiv, at det er en af vores vigtigste roller?

Lina Calin:

Det er et rigtig godt spørgsmål. I sidste ende er grunden til, at vi alle er her, mennesker. Det lyder måske lidt klichéagtigt, men det er helt sandt. Vi er mennesker, der arbejder med mennesker. Vi skaber produkter og løsninger til mennesker. Vi kan ikke fjerne mennesker fra ligningen, så relationsopbygning er en stor og afgørende del af vores arbejde. Når vi opbygger relationer med de mennesker, vi arbejder sammen med, bliver vores arbejde, deres arbejde og vores projekter meget lettere, fordi vi er på samme hold og er afstemt. Det sker kun, når vi bevidst arbejder på at være afstemt med andre.

Ben Aston

Ja. Det er helt sikkert rigtigt, og noget af det, der er nemt at gøre forkert, er at behandle mennesker som ressourcer eller behandle kunder, som om de ikke er rigtige mennesker.

Lina Calin:

Præcis.

Ben Aston

Så snart vi dehumaniserer det, vi laver, og glemmer relationssiden, falder projekter hurtigt fra hinanden. Du har skrevet fem gode råd til, hvordan vi kan forbedre vores håndtering af relationer og opbygge stærkere relationer i virtuelle teams eller under fjernarbejde. Det første, du taler om, er ikke at gøre antagelser. Hvorfor er det så problematisk?

Lina Calin:

Jeg er glad for at kunne sige, at jeg ikke har nogen specifikke historier fra min karriere. Men personligt har det altid været noget, jeg interesserer mig meget for og er meget opmærksom på. Som farvet kvinde, der bevæger sig rundt i verden og i forskellige sammenhænge, kan folk hurtigt gøre antagelser om mig ud fra det, de ser udefra. Der er sider af min identitet, som ikke er synlige, og der er sider af mit udseende, som folk kan drage konklusioner om, selv om de ikke nødvendigvis er korrekte. Derudover er der også kønsidentitet, og man kan ikke antage noget om en andens kønsidentitet. En af grundene til, at det var det første punkt, jeg skrev ned, er, at man skal sikre, at man er inkluderende og lader folk repræsentere og identificere sig selv på den måde, de ønsker, uden at projicere sine egne erfaringer og fordomme over på dem.

Ben Aston

Ja, helt sikkert. Jeg kan virkelig godt lide din pointe om at bruge “vi” i stedet for “du”. Når vi hjælper vores team eller vores kunder med at forstå, at vi er på samme side, og at vi samarbejder om at levere noget, bruger vi inkluderende sprog. Vi viser folk, at vi bakker dem op, og at vi vil arbejde sammen med dem. Det er vigtigt, så vi kan ses som forlængelser af hinanden.

Lina Calin:

Tak. Det er en enkel ting, som jeg synes gør en virkelig stor forskel.

Ben Aston

Det næste, du talte om, var ikke at begrænse samtalen til professionelle emner. Hvordan gør man det uden at virke for påtrængende eller dele for meget?

Lina Calin:

Man kan måske tænke på det, som hvis man delte noget med et familiemedlem, man ikke er særligt tæt på, men gerne vil opdatere om sit liv. Man kan fortælle ting, der viser, at der sker noget spændende, eller at man kæmper med noget, så den anden får et dybere indblik i, hvem man er, uden at man går ind i alle detaljer. Grænsen er forskellig med forskellige teammedlemmer og kunder. Så længe man er oprigtig og ikke gør noget, der kompromitterer ens professionalisme eller autoritet, kan det være en god måde at opbygge relationen på.

Ben Aston

At finde fælles grund er også afgørende for relationsopbygning. Når vi arbejder med kunder, er vores første fælles grund, at vi er sat sammen på et projekt. Men når der er en stærk relation, går det hele bedre. Det er vigtigt at finde noget fælles uden for selve projektet, så relationen ikke kun har én søjle. Det kan være sport, mad eller noget nyt på Netflix. Det handler om at opbygge relationen omkring en fælles forbindelse.

Du taler også om at afsætte tid til ansigt-til-ansigt-kontakt. Hvordan får man folk til at bruge video, når mange bare foretrækker Slack eller telefonen?

Lina Calin:

Det sker bestemt for mig, og jeg synes, det er helt i orden. Jeg leder lidt ved at gå foran som et godt eksempel og viser mit ansigt. Jeg vil gerne have, at folk føler sig trygge, før de selv gør det. Når jeg viser mit ansigt, viser jeg, at de har min fulde opmærksomhed, at jeg ikke skjuler noget, og at de kan se mine ansigtsudtryk. Efter nogle gange føler de sig ofte trygge nok til også at tænde deres kamera.

Ben Aston

Det er så vigtigt, fordi en videosamtale signalerer, at man giver hinanden sin fulde opmærksomhed. Fjernarbejde kan ellers let blive til langsomme, halve samtaler på Slack, hvor man har tyve samtaler i gang på én gang.

Derefter taler du om at anerkende mennesker. Hvordan gør man det, selv når man ikke synes, at det, de kommer med, er særlig godt?

Lina Calin:

Det handler om at vise, at deres stemme er vigtig. Selv hvis deres forslag ikke er det bedste, kan man sige: “Det er en god tanke”, “Det havde jeg ikke tænkt på før” eller “Jeg spekulerer på, om vi skulle undersøge det lidt mere.” Hvis det ikke er relevant lige nu, kan man sige: “Måske skal vi tænke over det lidt senere, men jeg sætter virkelig pris på, at du bringer det op.” Det handler om at sige: “Jeg hører dig. Jeg værdsætter, at du tog dig tid til at sige det og bringe det op”, før man kommer med sin egen mening eller tager næste skridt.

Ben Aston

Når vi anerkender mennesker og får dem til at føle sig hørt, hjælper det dem med at engagere sig i det, vi forsøger at opnå sammen. Det hjælper, når de føler, at de tror på visionen, har en stemme og betyder noget. Det er vigtigt for at opbygge et stærkt team, for hvis folk er ligeglade, er man i problemer.

Lina Calin:

Præcis.

Ben Aston

Kernen i et stærkt team må være en fælles vision for, hvad vi forsøger at opnå, og hvordan vi vil opnå det. Alle skal bakke op om den, ellers går det hele ikke godt.

Til sidst taler du om at følge op på dit team. Hvordan gør man det, når man ikke er fysisk sammen?

Lina Calin:

Det afhænger af personen. Jeg arbejder med et team af udviklere, og mange af dem har ikke nødvendigvis lyst til at tale om tingene ansigt til ansigt. Så jeg skriver måske et par gange om ugen: “Hvordan går din dag? Jeg ville bare lige følge op.” Med andre mødes jeg efter arbejde: “Lad os tage en drink. Hvordan synes du, mødet gik?” Det kan tage tid at opbygge tillid, så jeg vil sikre mig, at jeg hjælper dem med at føle sig trygge og viser, at jeg virkelig interesserer mig for svaret. Selv hvis personen ikke har noget at sige, kan spørgsmålet “Hvad syntes du om det?” gøre en stor forskel og hjælpe med at opbygge relationen.

Ben Aston

Hvad med kunder? Hvordan følger du op på dem, når de ikke svarer, eller når det føles, som om de er ligeglade?

Lina Calin:

Det er vigtigt altid at tænke på “hvorfor” i stedet for bare at afskrive det. Hvis det handler om tillid, kan man bruge nogle af de ting, vi allerede har talt om, til at opbygge tillid. Måske vil kunden hellere tale sammen end svare på en e-mail. Man skal også tænke over, hvordan personen bearbejder information. Måske vil de helst have et par spørgsmål på forhånd eller svare på e-mail i stedet for under et møde. Det kan også hjælpe at gå foran med et godt eksempel og sige: “Jeg synes, vi kunne gøre A bedre næste gang” eller “Jeg er virkelig begejstret for denne ting, vi så i dag.” Det gør samtalen mere naturlig og mindre som et interview.

Ben Aston

Hvis du ikke allerede har læst Linas artikel “Fem teknikker til at opbygge stærke relationer i virtuelle teams”, så gå ind og læs den, og begynd at opbygge stærkere relationer. Tak, Lina, for dine råd om, hvordan vi kan opbygge stærkere relationer. Det har været fantastisk at have dig med.

Lina Calin:

Tak. Det har været en fornøjelse.

Ben Aston

Hvis du vil bidrage til samtalen, vil jeg gerne høre, hvordan andre opbygger stærke relationer med deres teams. Kommentér på Linas indlæg, eller gå til sektionen “Fællesskab” på thedigitalprojectmanager.com for at blive medlem af vores Slack-team. Der foregår masser af interessante samtaler, og vi vil meget gerne have dig med. Tak, fordi du lyttede med.