Hiç Çaba Harcamadan İş Yerinde Nasıl Daha Üretken Olunur
Hepimiz işte daha üretken olmak isteriz; ancak daha az çabayla daha üretken olmanın sırları nelerdir? Proje yöneticileri olarak karşılaştığımız zorluk, yapmamız gereken çok fazla şey ve bunları yapmak için yeterli zaman yokmuş gibi hissetmemizden kaynaklanır.
Parkinson Yasası, işin tamamlanması için mevcut olan süreyi dolduracak şekilde genişlediğini söyler. Bu, iki saatlik bir görevi tamamlamak için kendimize bir hafta verirsek görevin (psikolojik açıdan) karmaşıklığının artacağı ve o haftayı dolduracak kadar gözümüzde büyüyeceği anlamına gelir.
İşte üretkenmişiz gibi hissettiren, ancak aslında yalnızca zamanı dolduran pek çok şey yapabiliriz. E-postaları kontrol etmek, Slack'te sohbet etmek ve toplantılara katılmak buna dahildir; bunların hepsi zaman doldurur. Hatta önemli bile olabilirler, ancak aslında üretken işler değildir. İşte bu noktada 2 dakika kuralı paha biçilmez hale gelir; çünkü hızlıca halledilecek işleri aradan çıkarmak için zaman ayırmanıza ve üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olur.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Proje yöneticisi olarak kariyerime ilk başladığım zamanı hatırlıyorum; doğal içgüdülerime güveniyordum. Her zaman oldukça iyimser biri olmuşumdur, bu nedenle doğam gereği “olduğu gibi akışına bırak” tarzında biriydim. Ancak yalnızca içgüdülerime güvenmek işe yaramadı. Belki de şaşırtıcı olmayan bir şekilde, projeler sürekli bütçeyi aşıyor ve takvimlerinin gerisinde kalıyordu. Müşteriler, ödediklerini düşündükleri şeyi alamadıklarında öfkeleniyordu.
Projeleri yönetme şeklimin aslında yönetmek olmadığı kısa süre içinde dikkatime sunuldu. Gerçekte, projelerin etrafımda kendiliğinden ilerlemesine izin veriyor ve sonunda her şeyin yoluna gireceğini umuyordum.
Alınacak ders mi? Asıl hedeflediğimiz sonuçları gerçekten ortaya çıkaran önemli ve konuyla ilgili görevlere odaklanmamız gerekir.
İşte nasıl daha üretken olacağımızı öğrenmemiz gerekiyor. Bunu başarmamın yollarından biri, kaynakları verimli bir şekilde önceliklendirmeye ve tahsis etmeye yardımcı olan kaynak yönetimi yazılımı araçlarından yararlanmak oldu.
İşte Hiç Çaba Harcamadan Nasıl Daha Üretken Olunur?
İşte nasıl daha üretken olacağınızı anlamak göründüğünden daha zordur… yoksa öyle mi? Her zaman yapacak çok fazla şey ve bunları tamamlamak için yeterli zaman yokmuş gibi hissedeceğiz; ancak bu, gerçekten doğru işleri yaptığımız anlamına gelmez. İşteyken sizi üretken “hissettiren”, ancak aslında üretken olmayan görevlerin bir listesini oluştursaydık, Slack'i kontrol etmek, dosyaları incelemek ve telefonunuzu kontrol etmek gibi etkinlikleri içeren uzun bir liste olurdu.
Daha üretken olmak hakkında çok şey duyuyoruz ve proje yöneticileri için üretkenlik ipuçları üzerine epey yazı yazdık. Bununla birlikte, aşağıdaki üretkenlik ipuçları size daha kısa sürede daha fazla görevi tamamlamaya odaklanarak üretkenliği nasıl artıracağınızı anlatmayacak. Bunun yerine, gerçekten üretken olan etkinliklere öncelik vermeyi öğrenerek nasıl üretken olunacağından bahsedeceğiz.
Daha az çaba harcayarak kendinizden daha olumlu sonuçlar almak için öğrendiğim en iyi üretkenlik ipuçlarından bazılarını keşfetmek üzere okumaya devam edin.
1. Bildirim Yoğunluğunuzu Kontrol Altına Alın
Günde 18 kez kontrol ettiğiniz e-posta gelen kutusuna geri dönelim (bahse girerim az önce kontrol ettiniz; haksız mıyım?). Gelen kutunuzda 10 dakika önce olmayan gerçekten önemli bir şey var mıydı? Tahminimce, gözünüz gibi baktığınız gelen kutunuza gelen yeni öğelerin hiçbiri gerçekten önemli değildi.
Her 10 veya 15 dakikada bir e-postanızı kontrol edip hiçbir işi tamamlayamamak yerine, e-postanızı günde yalnızca birkaç belirli saatte kontrol etseniz ne olurdu? Üretkenliğinizi hızlıca artırmak istiyorsanız, e-postanızı daha seyrek kontrol etmek kolayca yapabileceğiniz bir değişikliktir.
Sabah masanıza oturur oturmaz, kontrol etmek ve hızlı yanıtlar vermek için kendinize on veya on beş dakika ayırın. Ardından sabahın ortalarında tekrar hızlıca kontrol edin (önemli bir sabah sonu e-postasının gelip gelmediğini görmek için). Öğle yemeğinden hemen sonra tekrar kontrol edin ve son kez de eve gitme vaktinizden yaklaşık bir saat önce kontrol edin.
Bu noktada gün içinde e-postamı defalarca kontrol etmemem nasıl mümkün olacak diye kendinize sorduğunuzdan eminim. Yeni gelen e-postalar konusunda sizi uyaran çınlamalar, bip sesleri ve diğer sesler sürekli bir kesinti kaynağı olabilir. Bildiğiniz gibi kesintiler, odaklanmayı ve üretkenliği azaltır. Bundan kaçınmanın en kolay ve en etkili yolu e-posta programınızı tamamen kapatmaktır. E-postanın açık olmaması, onu sürekli kontrol etmenizi zorlaştırır ve aynı anda tek bir şeye odaklanmanızı kolaylaştırır.
2. Odaklanın ve Sonuna Kadar Takip Edin
Akıllı telefonu bırakın. Telefonunuzu kısa mesajlar, FB, Twitter, SnapChat ve benzeri şeyler için kontrol etmek son derece cazip olsa da iş bunun için uygun bir zaman değildir. Kendinize birkaç saatliğine sosyal siber dünyaya küçük bir ara verin. Enerjinizi birkaç saat boyunca toplayın ve bunu o anki görevinize yönlendirin.
Görevleri etkili bir şekilde yönetmek için pek çok harika yazılım ve uygulama bulunuyor. Görevleri kolayca görüntülemek ve önceliklendirmek için bu araçlardan yararlanın. Belki kâğıt üzerinde bir listeyi tercih ediyorsunuzdur; ancak neyi seçerseniz seçin, listenizi aramakla zaman kaybetmeyin—listenin amacı zamandan tasarruf etmenize ve odaklanmanıza yardımcı olmaktır!
Benim tavsiyem, kesinlikle her görevi listeye eklemenizdir. Bu, görevlerinizi gruplandırmanıza ve herhangi bir anda tam olarak ne üzerinde çalışmaya çalıştığınızı net bir şekilde bilerek çoklu görev yapmaktan kaçınmanıza yardımcı olur. Evde aynı anda birden fazla işle ilgilenmek çoğu zaman bir gereklilik olabilir—çocuklara ödevlerinde yardım ediyor, çamaşır yıkıyor, aynı anda akşam yemeği pişiriyor ve telefona cevap veriyor olabilirsiniz—ancak bu, üst düzey düşünme için hiç de iyi değildir. Özellikle bilgi çalışanları için iş yerinde çoklu görev yapmak genellikle en iyi seçenek değildir ve sonunda sizi tek seferde bir görevi ele almanızdan daha az üretken hâle getirebilir. Bu, telefona cevap vermemeniz gerektiği anlamına mı gelir? Hayır—ancak gerekli bilgileri almak için konuşmayı kısa tutmaya çalışmanız gerektiği anlamına gelir. Göreviniz tamamlandıktan sonra daha rahat bir sohbet için geri arayabilirsiniz.
3. Zor İşlerle Başlayın
En zor veya yoğun görevleri listenizin en üstüne koyup bunları sabah saatlerinde (elbette en az bir fincan kahveden sonra) tamamlamaya mı çalışıyorsunuz? Güne “alışarak başlamayı” isteyen insanlar için bu, sezgilere aykırı görünebilir. Ancak zihniniz hâlâ tazeyken, öğle arasından önce daha zor görevlere odaklanmak ve bunları tamamlamak daha kolaydır. Benim gibiyseniz, öğleden sonra ortaları geldiğinde gözleriniz kendi başına hareket etmeye başlar ve tek istedikleri kapanıp dinlenmektir! Daha az özdenetim gerektiren günlük görevleri öğleden sonraya bırakın.
4. Zihinsel Molalar Verin
Yine de unutmayın—zor işleri yapıyor olmanız, tükenene kadar devam etmeniz gerektiği anlamına gelmez. Ara vermek üretken değilmiş gibi görünse de çalışmalarınızın kalitesini artırabilir ve ruh hâlinizi, dayanıklılığınızı ve sağlığınızı iyileştirebilir. Sabah olduğu kadar öğleden sonra da birkaç kez masanızdan kalkmayı ve kendinize bir “zihinsel mola” vermeyi unutmayın. Zihninizi tazelemek ve enerjinizi yenilemek için yalnızca 5 dakikalık kısa bir mola yeterli olacaktır. Bu 5 dakika, ileride daha kaliteli düşünme açısından size fazlasıyla geri dönecektir.
5. “Şimdi Yap” Kuralını Kullanın
Tamamlanması 2 dakika veya daha kısa sürecek bir görev görürseniz hemen yapın. Neden 2 dakika? Çünkü bu kadar kısa bir görevi yapılacaklar listenize eklemek ve önceliklendirmek, onu hemen tamamlamaktan daha fazla zaman alır. Küçük görevleri görür görmez halledebilirseniz yapılacaklar listeniz daha az kabarık olur; zihniniz de öyle.
Proje yöneticileri olarak proje için bir darboğaz hâline gelmememiz kritik önem taşır. Bu nedenle çoğu zaman zihnimizde sürekli şu tür düşünceler dolaşır: “O elektronik tabloyu diğer klasöre taşımayı hatırlamam gerekiyor.” Ne yazık ki bu tür can sıkıcı düşünceler, zihninizde daha önemli işlere ayırabileceğiniz alanı kaplar. Hızlıca tamamlanabilecek görevlerde “hemen yapın” ve daha yapılacaklar listenize eklenmeden önce onu tamamladığınız için kendinizi tebrik edin!
6. Daha Az Sayıda ve Daha Odaklı Toplantı Yapın
O korkunç ofis toplantısı! Artık e-postanızı günde yalnızca 3 veya 4 kez kontrol ettiğiniz için, e-posta pazartesi öğleden sonra gelen kutunuza düştü: “Ofis toplantısı çarşamba günü saat 1:30'da yapılacaktır”. Hemen “İşte bütün öğleden sonram da gitti”. diye düşünürsünüz. Toplantının yöneticisi toplantıyı nasıl düzgün bir şekilde yöneteceğini bilmiyorsa, haklısınız.
Toplantının düzenleyicisi sizseniz ve görüşmenin sonucunda hemen harekete geçmek gerekmiyorsa Slack gibi bir üretkenlik aracını kullanmayı düşünün. Ancak toplantı yapmanız gerekiyorsa, toplantınızın sorunsuz ve hızlı ilerlemesini sağlamak için uygulayabileceğiniz birkaç basit fikir şunlardır:
- Toplantıları küçük ve kısa tutun—yalnızca toplantı için gerekli kişileri davet edin.
- Toplantı için tek bir konu belirleyin ve konudan sapmayın.
- Toplantıyı herkesin ayakta durabileceği bir alanda yapmayı düşünün—bu, toplantının mümkün olduğunca kısa tutulmasına yardımcı olur.
- Toplantılarınıza zamanında başlayın ve zamanında bitirin.
- Toplantının sonunda gün, hafta veya hatta ay için bir eylem planı bulunduğundan emin olun.
Toplantıları mümkün olduğunca hızlı ve verimli hâle getirmek için ele aldığınız konuların belgelenmiş ve ekibiniz için yararlı olması gerekir. Toplantılarınızda belirlenen zaman çizelgelerini ve görevleri, kolayca değiştirilebilmelerini ve paylaşılabilmelerini sağlayan proje yönetimi yazılım araçlarıyla yönetmenizi öneririm.
7. Sınırlar Belirleyin
Üzerinizde çok fazla yük olduğunu hissediyorsanız ve bir türlü odaklanamıyorsanız, dikkatinizi dağıtan iş arkadaşlarınızla sınırlar belirlemenin zamanı gelmiş demektir. Bu durum, özellikle evden çalışırken üretken olmaya çalışıyorsanız geçerlidir. Üretkenliğinizi savunun ve dikkatinizi dağıtan iş arkadaşlarınızdan gelen işleri kibarca ama kararlı bir şekilde reddedin.
Aynı şekilde, işe baktığınızda projeye olumlu bir katkı sağlayamayacağınızı biliyorsanız, bu işi üstlenmeyi kabul etmeyin. Ben de bir yönetici olarak, ekip üyelerinin zamanlarını boşa harcamaları (ve şirket çalışanlarının ve kaynaklarının üretkenliğini etkilemeleri) yerine “Biliyor musunuz? Bu projeye katkı sağlayacak biri olacağımı gerçekten düşünmüyorum ve bunun nedeni şu…” demelerini, sınır koymaktan korkmalarından çok daha olumlu karşılarım.
Sırada ne var?
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Slack'te 100'lerce dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurmanın yanı sıra 100'den fazla şablona, örneğe ve uygulama örneğine erişmek için üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin.
