Önde Gelen Liderlerden Öğrendiğimiz En İyi 4 Verimlilik İpucu
Hive’da, alanlarında liderlerle rollerini, çalışma tarzlarını ve en iyi proje yönetimi ile verimlilik ipuçlarını konuştuğumuz “7 Saat Birlikte” adlı bir serimiz var. Hive tamamen verimlilik ve proje yönetimiyle ilgili olduğundan, bu içgörülere sahip olmak ürünümüzü geliştirmemize ve erişim alanımızı genişletmemize yardımcı olması açısından değerli.
İlk dokuz röportajımızın bir özeti olarak, LinkedIn, Fabletics ve Harry’s gibi yerlerde çalışan insanlarla konuşarak pek çok ipucu derledik—işte röportajlarımız boyunca öğrendiğimiz en önemli dört verimlilik ve proje yönetimi yöntemi.
1. İhtiyacınız Olduğunda İzin Alın
LinkedIn’in pazarlama çözümlerinden sorumlu kıdemli direktörü Juliana Jaoudi, iş-yaşam dengesi konusunda harika bir bakış açısına sahipti. Ondan duyduğumuz en sevdiğimiz proje yönetimi alıntılarından biri şöyleydi: “Aslında bu gerçekten iş-yaşam dengesi değil, sadece iş ve yaşam.” Bu kulağa bariz gelebilir, ancak birçok kişi istisnasız katı bir 9-5 düzeni içinde çalışıyor.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
“Çalışma saatleri dışında harika fikirler üretebilmek için zihnimi açık tutmayı seviyorum. Yaptığınız işi seviyorsanız, hafta sonu ya da gece bir şeylerin aklınıza gelmesinin sorun olmadığı bu akışkan alanda yaşayabilirsiniz. Bunun tersi de geçerli — belki çarşamba öğleden sonra, kişisel bakımınıza ihtiyacınız olduğu için işi tamamen bırakmanız gerekir. Bu da sorun değil.”
Bu tür bir program ve esnek çalışma ortamı, insanların ihtiyaç duyduklarında işe gerçekten yoğunlaşmasına ve yüksek verimlilik seviyelerini korumasına olanak tanırken dizüstü bilgisayarı kapatmanın da sorun olmadığını hatırlatır.
2. Zaman Bloklama Yapın
PureWow’dan Rachel Bowie, kişisel ve profesyonel yapılacak işler için zaman bloklamanın (aynı zamanda zaman yönetimi tekniği olarak da bilinen zaman kutulamanın) büyük bir hayranı. Takvimini bu küçük zaman dilimlerine bölmenin, özellikle evde sevimli iki yaşında bir çocuğu olduğu için, gün boyunca sorumluluklarını yerine getirmesine ve üretken kalmasına gerçekten yardımcı olduğunu düşünüyor!
“Yapılacaklar listemdeki işler söz konusu olduğunda zaman bloklamanın büyük bir hayranıyım. Bir günde yapmak istediğim her şeyi içeren ve her gece yatmadan önce güncellediğim sürekli bir Google dokümanı tutuyorum. Her günü “işten önce”, “iş” ve “işten sonra” olmak üzere bölümlere ayırıyorum; ardından bu alanların içinde, çok zaman alan yapılacak işleri hızlıca yapabileceklerimden ayırarak kategorilere ayırıyorum. Ara sıra kâğıt listeler de tutuyorum—gün boyunca çeşitli defterlere ve yapışkan notlara yapılacak işleri not ediyorum—ancak Google dokümanı, gerçek zamanlı olarak güncellemek çok kolay olduğu için her şeyi topladığım yer (günüm çok sık değişiyor).”
Ayrıca FireHydrant’ın CEO’su ve kurucusu Robert Ross ile de konuştuk; Ross, daha teknik işlerinde zaman takibi için Pomodoro tekniğini kullanıyor:
“Bu teknik temel olarak 25 dakikalık çalışma dilimlerinin ardından 5 dakikalık molalar vermeye dayanıyor. 4 aradan sonra 15 dakikalık bir mola veriyorum ve her saat 10 dakikalık bir molayla iki adet 25 dakikalık bölümde çalışıyorum. Kod yazmak aslında zihinsel açıdan oldukça zorlayıcıdır, bu nedenle beyninizin işine odaklanmayı sürdürebilmesi için biraz dinlenmeniz gerekir. Bir arabayı bir saat boyunca tam hızda kullanamazsınız—ona mola vermelisiniz, yoksa sigortayı attırırsınız.”
3. Aylık Ofis Dışı Toplantılar Planlayın
Harry’s’ten Sebastian Hayto, gelen kutusuna düşen tüm e-postaları etiketlemek de dahil olmak üzere bize birkaç harika verimlilik ipucu verdi. Ancak en sevdiğimiz önerisi, ekibi için aylık ofis dışı toplantılara odaklanmasıydı.
“Yeni iş fırsatları üzerine beyin fırtınası yapmak ve genel olarak eğlenmek için ayda en az bir yarım gün veya tam gün süren ofis dışı toplantı düzenliyorum. Bunun verimliliği gerçekten artırdığını düşünüyorum. Bu sıklık fazla görünebilir, ancak bunların yalnızca en iyi fikirlerden bazılarına öncülük etmekle kalmayıp ekip bağlarını güçlendirmek için de harika olduğunu gördüm—gerçekten fark yaratıyorlar.”
Bağları güçlü ekiplerin proje yönetimi becerilerinin ve genel verimliliklerinin geliştiği istatistiksel olarak kanıtlanmıştır; bu nedenle bunun harika bir fikir olduğunu düşündük. İnsanların aylık programlarına ekip bağlarını güçlendirecek zaman ayırmaya ne dersiniz?
4. Bildirimleri Ortadan Kaldırın
Durmak bilmeyen mesajların, e-postaların ve diğer can sıkıcı kesintilerin olduğu bir dünyada bildirimler büyük bir verimlilik katiline dönüşebilir. Buna, ortalama bir insanın günde 3,2 saat harcadığı sosyal medyadan ofisinizdeki Fantezi Futbol takımından gelen rastgele Slack bildirimlerine kadar her şey dahildir.
Fabletics’te Operasyon ve Strateji Başkanı olan Katy Donahue ile konuştuğumuzda, bildirimleri ortadan kaldırmayı ne kadar yararlı bulduğunu açıkladı:
“Masaüstümdeki ve telefonumdaki tüm e-posta bildirimlerini kapattım—bu bir deney olarak başladı ve verimliliğimi ciddi ölçüde artırınca bunu sürdürdüm.”
Aynı düşünce, bildirimlerini kapatmanın kendisi için ne kadar önemli olduğundan da bahseden FireHydrant’tan Robert Ross tarafından da dile getirildi:
“Mac’te bildirim ayarlarınızı çok ayrıntılı bir şekilde değiştirebilirsiniz. Slack dünyasında her mesaj bir dikkat dağıtıcıdır ve sizi akıştan çıkarabilir. Pencereler arasında geçiş yaptığınızda Slack’teki mesaj sayısını görebilir ve kaçırılan bildirimlere yönelirsiniz. Neredeyse Slack’i kaçırma korkusu yaşarsınız. Ancak bu bildirim balonunu gerçekten kapatabilirsiniz; böylece Slack’te henüz görmediğiniz mesajlar varsa bundan haberiniz olmaz. Onları görmek için Slack’i özellikle açmanız gerekir. E-posta için de aynısını yaptım. Gerçek şu ki insanların size 5 dakika içinde yanıt vermenize ihtiyacı yok.”
Ayrıca, proje yönetimi istatistikleri bu bildirimleri ortadan kaldırma kararını destekliyor—görünen o ki bu dikkat dağıtıcı unsurlar üretkenliği gerçekten %40 oranında azaltabiliyor. Kim bunu ister ki?
Sırada Ne Var?
Daha fazla ipucu için en iyi proje yönetimi verimlilik ipuçlarımıza göz atın veya daha fazla iş bitirme çabanızda verimlilik araçlarını deneyin—bu araçlar görevleri düzenlemenize, önceliklendirmenize ve devretmenize yardımcı olabilir.
Digital Project Manager, okuyucularının desteğiyle yayınlanmaktadır. Sitemizdeki bağlantılara tıkladığınızda komisyon kazanabiliriz. Daha fazla bilgi edinin.
