Proje Ders Çıkarılanlar Şablonu Nasıl Kullanılır?
Projeler (özellikle de pek başarılı olmayanlar!) ekipleri nasıl yöneteceğimiz ve süreçleri nasıl iyileştireceğimiz konusunda bize birçok değerli ders verebilir.
Kuruluşlar, iş akışlarını nasıl kolaylaştırabilecekleri, ekipler arasında nasıl etkili bir şekilde iş birliği yapabilecekleri ve nihayetinde gelecekteki projeleri nasıl daha verimli yürütebilecekleri konusunda içgörüler elde etmek için proje başarısızlıklarını analiz edebilir.
Ancak bu içgörüleri takip etmek ve uygulamak için resmî bir sistem olmadığında, edinilen derslerden yararlanmak zor olabilir. Edinilen dersler şablonu, proje öğrenimlerini belgelemenize ve bu bulguları proje portföyünüz genelinde uygulamanıza yardımcı olabilir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Proje Yönetiminde Edinilen Dersler Nelerdir?
Proje yönetiminde “edinilen ders”, projenin yürütülmesi sırasında edindiğiniz bilgiyi ifade eder. Bu bilgi, gelecekteki projelerde size fayda sağlayabilir. Örneğin, ekibinizin bir teslimatı tamamlamasının iki sprint süreceğini tahmin etmiş olabilirsiniz, ancak bunun yerine üç sprint sürmüş olabilir.
Edinilen dersler genellikle olumsuz bir çağrışıma sahip olsa da olumlu da olabilir. Örneğin, öngörülemeyen maliyetlere karşı önlem almak için bütçenize %10 beklenmeyen gider payı eklediniz. Eksik tahminden kaynaklanan gecikmeyi telafi etmek ve takvimdeki bir gecikmeyi önlemek amacıyla takvimi hızlandırmak için bu payı kullandınız. Bu durumda edinilen ders, gelecekteki projelerde uygulanacak bir en iyi uygulamadır.
Edinilen dersleri proje ekibinizle gözden geçirmek, çevik bir ekipte sprint retrospektifi yürütmeye benzer. Ancak edinilen derslerin kaydedilmesi genellikle daha kapsamlıdır; çünkü edinilen dersler projenin tamamı boyunca belgelenir ve ardından paylaşılan bir depoda birleştirilir. Bu, ekip retrospektifleriniz için de geçerli olabilir, ancak mutlaka geçerli olması gerekmez.
Edinilen Dersler Şablonu Nedir?
Edinilen dersler şablonu, proje yaşam döngüsü boyunca iyileştirme önerileri toplamak için kullanabileceğiniz bir araçtır. Bu bulguları toplamak için standart bir format kullanmak, kritik hiçbir bilgiyi atlamamanızı sağlar ve gelecekteki çalışmalarınızda bu edinilen derslere başvurduğunuzda aranabilirliği artırır.
Edinilen Dersler Şablonu Ne Zaman Kullanılmalı?
Deneyimlerime göre çoğu proje ekibi geri bildirim toplamak için projenin sonunu bekler. Ne yazık ki o noktada genellikle çok geç olur. Yürütme aşamasında aklınızda ilk sırada yer alan bu içgörüleri hatırlamakta büyük olasılıkla zorlanırsınız.
Bunun yerine, edinilen dersleri yalnızca projenin yavaşlatılması veya kapatılması sırasında değil, proje yaşam döngüsü boyunca proje yönetimi süreçlerinize dahil etmenizi öneririm. Önceki projelerde, edinilen dersleri ekibimle iki nedenle düzenli olarak gözden geçirirdim: 1) öğrenilenleri hâlâ tazeyken kaydetmek 2) ilgili bulguları proje hâlâ devam ederken uygulayabilmek.
Bu değerlendirmeler hem eğitici hem de rahatlatıcı olabilir ve genellikle aynı aptalca hataları tekrar yapmanızı engelleyecek, kullanılabilir pek çok verinin ortaya çıkmasını sağlar!
Edinilen Dersler Şablonlarının 4 Faydası
Edinilen dersler şablonları çeşitli faydalar sunar:
- Siz ve ekibiniz, geçmiş projelerde zaten yaptığınız gözlemlerden öğrenme ve gelişme fırsatı bulursunuz. Bu veriler yalnızca proje planlaması için değil, aynı zamanda süreç iyileştirme ve değerlendirme için de kullanışlıdır.
- Öğrendiklerinizi belgelemek, artık zor yoldan öğrenilmesi gerekmeyen bilgilere anında erişebilmeniz anlamına gelir. Başarıları da içeren dersleri kaydetmek, sizin ve ekibinizin gelecekte üzerinde çalışacağınız her projede başarıya ulaşmanız için bir yol haritası sağlar.
- Bir şablon kullanmak, paydaşları yapılandırılmamış bir bilgi toplama yöntemi kullanırken gözden kaçırmış olabilecekleri öğrenilen dersler üzerine düşünmeye teşvik eder.
- Öğrenilen dersleri bir şablonda standartlaştırmak, portföy yöneticilerinin öğrenilen dersleri kuruluş genelinde birleştirip analiz etmesini kolaylaştırır.
Öğrenilen Dersler Şablonu Nasıl Kullanılır?
Bu bölümde, proje kazanımları, önerilen iyileştirmelerin gerekçeleri ve proje sonrası dersler listesi de dahil olmak üzere öğrenilen dersler şablonunda yer alması gereken unsurları açıklayacağım.
Neler iyi gitti?
Portföyünüzdeki gelecekteki projelere fayda sağlayabilecek kazanımları kaydetmek yararlıdır. Bunlar kısa vadeli süreç değişiklikleri, mevcut süreçlere bağlılık, iletişimde yapılan küçük düzenlemeler veya başka bir şey olabilir; bir ekip olarak üzerinde çalışacağınız bir sonraki projeye nelerin aktarılabileceğini ve aktarılması gerektiğini görmek için bunları belgelemeye değer!
Neler iyileştirilebilir?
Proje sorunlarının veya önerilen iyileştirmelerin ardındaki nedenleri kaydetmek de öğrenilen dersleri belgelemenin önemli bir parçasıdır. Bir proje sorununu tespit etmek yeterli değildir—sorunun nereden kaynaklandığını ve yarattığı etkiyi anlamak, soruna ilişkin daha fazla bağlam sağlar ve ileride iyileştirmeler yapmak için öneriler geliştirmeye yardımcı olur.
Proje iyileştirmelerini sorunu, etkisini ve öneriyi ayrıntılı biçimde ele alarak gözden geçirmek yararlıdır. Ekibiniz, temel nedeni belirlemeden önce bir sorunun etkisini hissetmiş olabilir; bu nedenle bu unsurları şablonunuzda ayrı tutmanız yararlı olacaktır.
İşte bir örnek:
- Sorun: proje takvimi çok sıkışıktı ve planlanan lansman tarihinden önce müşterinin incelemesi ve düzenlemeleri için yeterli tampon süre içermiyordu
- Etki: proje teslim tarihine yetişmek için ekip üyeleri yoğun bir tempoda çalıştı, geceleri geç saatlere kadar ve uzun saatler boyunca çalıştı
- Çözüm: takvim onay sürecine proje paydaşlarını ve proje sponsorlarını dahil edin ve sürecin bir parçası olarak ek bir düzenleme turu ekleyin. Yürütme sırasında bu soruna bir çözüm bulabildiyseniz (örneğin projeye daha fazla süre eklemek için sözleşmedeki bir maddeyi kullanmak), bunu da not edin.
Proje sonrası dersler listesi
Siz ve ekibiniz öğrenilen derslere ilişkin ham verileri topladıktan sonra, bunları gelecekteki projelere evrensel olarak uygulanabilir kılmak için kuruluşunuzun öğrenilen dersler veritabanına eklemeden önce girdilerinizde değişiklik yapmanız gerekebilir.
Öğrenilen dersler şablonumuz, proje sonrasında öğrenilen dersleri listeleyebileceğiniz bir bölüm içerir. Bu bölüm, ekibinizle birlikte elde ettiğiniz içgörüleri benzer projelere uygulayabileceğiniz bir eylem planında yoğunlaştırmanıza olanak tanır.
En yararlı çıkarımlar açık ve özlüdür (1-2 cümle uzunluğunda). Konuyu doğrudan ele alır, eyleme geçirilebilir niteliktedir ve projeler arasında uygulanabilir. Ayrıca ne öğrenildiğini, bunun neden önemli olduğunu ve gelecekte düzeltici eylemin ne zaman uygulanacağını belirtmelidir.
Örneğin:
- “Büyük paydaş gruplarına devam eden çalışmaları incelemeleri için yeterli zaman tanımak amacıyla proje takvimine en az %10 ek tampon süre ekleyin”
- “Proaktif iletişimi kolaylaştırmak ve engelleri verimli bir şekilde ortadan kaldırmak için Slack üzerinden günlük ekip kontrolleri gerçekleştirin.”
Şablon ayrıca bu dersin proje sürecinin hangi bölümüne ait olduğunu veya hangi kategoriye girdiğini belirlemenizi ister. Verileri öğrenilen dersler veritabanınıza girdikten sonra, gelecekteki projelerde uygulamayı kolaylaştırmak için kategoriye göre arama yapabilirsiniz.
Sağlam Bir Öğrenilen Dersler Şablonu mu Arıyorsunuz?
Çıkarılan dersler şablonu bir Microsoft Word belgesi olarak sunulur ve proje adı, ekip üyeleri ve tarihler gibi proje ayrıntılarına ilişkin alanların yanı sıra nelerin iyileştirilebileceğini değerlendirmek için bir çerçeve ile çıkarılan dersleri ve varsa eylem maddelerini kaydetmek için alan içerir.
Career Builder üyeleri bu şablona, doldurulmuş bir örneğe ve çok daha fazlasına erişebilir!
Daha fazla proje yönetimi şablonu için üye olun ve şablon kitaplığımızın tamamını buradan görüntüleyin.
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Deneyimleriniz ve projeleriniz üzerine ne sıklıkla düşünürsünüz? Kariyerinizde öğrendiğiniz en önemli ders neydi? Çıkarılan dersler şablonumuza göz attınız mı ve faydalı buldunuz mu? Düşüncelerinizi yorumlarda benimle paylaşın!
Çıkarılan dersleri diğer proje yöneticileriyle paylaşmak, pratik içgörüler ve topluluktan gerçek zamanlı tavsiyeler almak istiyorsanız DPM üyesi olun. Bu topluluğa katılın. Kendi insanlarınıza ulaşın.
