EPMO Rehberi: Nedir & PMO’dan Nasıl Farklıdır
Hızla büyüyen bir kuruluşta proje yönetim ofisinin (PMO) üyesiyseniz, günlük işleriniz bir yarış koşuyormuşsunuz gibi hissettirebilir.
Bazen işler o kadar yoğunlaşır ki, bırakın öğle yemeği molasını, tuvalet molası vermeye bile zar zor zaman bulursunuz.
Ya size bunun böyle olmak zorunda olmadığını söyleseydim? Ya kuruluşunuz hedefler ve öncelikler belirlemek, bu hedeflere hizmet edecek projeleri titizlikle seçmek ve portföy sağlığını izlemek için sağlam raporlama sistemleri kurmak üzere zaman ayırsaydı?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kurumsal proje yönetim ofisinin (EPMO) arkasındaki fikir budur.
Peki EPMO tam olarak nedir ve genel yapı içinde hangi rolleri üstlenir? Bu makalede, geleneksel bir PMO'dan nasıl farklı olduğu da dahil olmak üzere EPMO hakkında bilmeniz gereken her şeyi ayrıntılı olarak ele alıyorum.
Kurumsal Proje Yönetim Ofisi (EPMO) Nedir?
Bir EPMO, doğrudan üst düzey yöneticilerin ve yönetim kurulunun altında faaliyet gösterir. Kuruluşun hangi projeleri üstlenip üstlenmemesi gerektiği ve her birini kimin denetlemesi gerektiği konusunda önemli kararlar almaktan sorumlu bir yönetici liderlik ekibinden oluşur.
EPMO, projeleri tek tek yönetmek yerine eş zamanlı olarak bir proje portföyünü denetler. Stratejik düzeyde faaliyet göstererek bir kuruluş içinde yürütülen her projenin kurumsal hedeflerle uyumlu olmasını sağlar.
Kurumsal düzeydeki ofis; talep tahmini ve kaynak planlaması gibi önemli işlevlerin yanı sıra bütçeleme, zamanlama ve projelerin potansiyel yatırım getirisi (ROI) dahil olmak üzere finansal değerlendirmeleri yürütmekten sorumludur.
Yeni bir sistem uygulamaya koymadan önce kurumsal proje yönetiminin tanımını anlamak önemlidir.
EPMO Neden Önemlidir?
Bir kuruluş büyüyüp daha fazla sayıda ve daha karmaşık projeyi üstlendikçe EPMO, aşağıdakiler gibi çeşitli önemli işlevleri yerine getirir:
- Kurumsal hedefleri belirler ve kuruluşun stratejik hedeflerle uyumlu projeleri seçmesini sağlamak için güçlü bir proje seçimi süreci ve iş akışı yürütür
- Projeler genelinde belirli yöntemleri kullanarak kaynak tahsisini optimize eder
- Proje başarısı konusunda hesap verebilirlik sağlayan performans ölçütlerini uygulayıp izleyerek portföy sağlığını takip eder.
EPMO'yu Kim Yönetir?
Genellikle bir EPMO direktörü, EPMO'yu oluşturan proje yöneticilerinden oluşan bir ekibi yönetmekten sorumludur. Direktör, yönetici ekibiyle iletişimde birincil irtibat noktasıdır.
EPMO ve PMO: Fark Nedir?
EPMO ile PMO arasındaki temel farklılıklar şunlarla ilgilidir:
1) Ölçek (denetlediği proje portföyünün kapsamı)
2) Proje karmaşıklığı (Bu, portföy yönetimi ile proje yönetimi arasındaki farklılıklara benzer)
EPMO, PMO'dan daha büyük bir ölçekte faaliyet gösterir. EPMO, kuruluşun tamamındaki projeleri denetlerken PMO, bilgi teknolojileri (IT) veya satın alma gibi belirli bir iş birimi içinde daha küçük ancak benzer bir rol üstlenir.
Ayrıca PMO, EPMO'ya kıyasla daha taktiksel bir rol oynar. EPMO, kuruluşun hedefleriyle en iyi şekilde örtüşen projeleri belirlemek için strateji geliştirirken PMO, yüksek kaliteli bir uygulama ve başarılı teslimat sağlamak amacıyla bireysel projeleri denetler.
Büyük bir kuruluşta, proje seçimi, proje planlaması ve kaynak tahsisi konularında yönetici ekibiyle birlikte çalışan bir EPMO bulunabilir. Bu EPMO, projeleri doğru yönde ilerletmek ve bir çalışmaya bağlam kazandıran stratejik içgörüler sunmak için bir PMO'yu destekleyebilir.
Buna karşılık PMO, doğru projelerin teslim edilmesi ve ilerlemenin raporlanması için EPMO'yu destekler.
EPMO'lar Nasıl Yapılandırılır?
PMO'lar gibi EPMO'lar da kuruluşun büyüklüğü, olgunluğu, büyüme eğrisi ve projelerin hacmi ile karmaşıklığı gibi faktörlere bağlı olarak farklı organizasyon yapılarını izleyebilir.
Örneğin mevcut görevimde tek kişilik bir EPMO'yum. Önceki görevimde ise büyüyen bir kuruluşun tamamına dağılmış 15 kişilik bir EPMO'nun parçasıydım (bu yapı daha sonra belirli proje ekiplerine program yöneticileri yerleştirilmesi tercih edildiği için dağıtıldı).
EPMO'nun Sorumlulukları
EPMO'ların yapısı farklı kuruluşlarda biraz farklı görünebilse de temel işlevleri kurumsal başarı için hayati önemini korur. Bu nedenle EPMO'nuzu, iş bağlamını ve üstlendikleri stratejik rolü anlayan ekip üyeleriyle oluşturmanız kritik önem taşır.
Geleneksel bir EPMO aşağıdaki temel işlev ve sorumlulukları üstlenir:
- Maliyet yönetimi ve analizi: EPMO'lar, kuruluşların projeleri etkili bir şekilde finanse etmesini ve finanse edildikten sonra bu projelerin bütçe dâhilinde kalmasını sağlamalıdır.
- Kaynak yönetimi: EPMO'ların hangi kişilerin hangi projelerin başında yer alması gerektiğini bilmesi gerekir. Ayrıca her projeyi üstlenecek yeterli sayıda proje yöneticisi ve ekip üyesinin mevcut olmasını ve ekip üyeleri arasında ortaya çıkabilecek çatışmaların yönetilmesini sağlamaları gerekir.
- Risk yönetimi: EPMO'lar, herhangi bir projeyi onaylamadan önce ve proje uygulaması boyunca potansiyel riskleri belirlemeli ve değerlendirmeli, bunları azaltmak için stratejik planlar sunmalıdır. Proje yönetim ofislerinde yapay zekâ kullanmak da bu konuda yardımcı olabilir.
- Performans yönetimi: EPMO'lar, hizmet verdikleri kuruluşun iyi performans göstermesini sağlamalıdır. Temel performans göstergelerini tanımlamak ve kontrol etmekten ve üst düzey yöneticilerin veya yönetim kurulunun bir projenin ya da proje yönetimi ekibinin ne kadar iyi performans gösterdiğini görmesine yardımcı olan raporlar oluşturmaktan sorumlu olabilirler.
- Proje yönetişimi: EPMO'lar, kuruluşları genelinde proje yönetişimi çerçevelerini tanımlamak ve uygulamakla görevlidir.
- Paydaş iletişimi: EPMO'lar, kuruluşun hedeflerine ulaştığından ve beklentileri karşıladığından emin olmak için paydaşlarla iletişim kurmalıdır.
- Stratejik portföy yönetimi: Bir EPMO, proje portföy yönetimini (PPM) denetlemeli, proje önceliklendirmesinin iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak için proje yatırımlarını ve hedeflerini gözetmelidir.
Muhtemelen fark ettiğiniz üzere bu sorumluluklar, önceden herhangi bir eğitim almadan basitçe öğrenip kusursuz şekilde yerine getirebileceğiniz sorumluluklar değildir. Birçok EPMO lideri, bu düzeydeki karmaşıklığı yönetirken en iyi uygulamaları bilmelerine yardımcı olan PMO veya portföy yönetimi sertifikalarına sahiptir.
EPMO'nun 4 Faydası
Bir EPMO'nun uygulanması, aşağıdakiler de dâhil olmak üzere kuruluşlara çeşitli önemli faydalar sağlar:
- Proje amaçları ve hedefleri için stratejik uyum ve hesap verebilirlik
- Proje takvimine, bütçesine ve kapsamına uygun, doğru kaynak tahsisi ve yüksek kaliteli uygulama
- Ortak bir temel performans göstergeleri ve proje yönetimi uygulamaları kümesi kullanarak projelerin durumunu projeler genelinde tutarlı bir şekilde izleme olanağı
- Geleneksel bir PMO'nun taktik uygulamaya ayırabileceği zamanı en üst düzeye çıkaran yönetici ekibi için merkezi raporlama.
EPMO'ya Ne Zaman Geçilmeli
EPMO, bir kuruluşun gelişiminde doğru zamanda uygulandığında büyük bir kazanımdır. Bir EPMO'yu çok erken uygularsanız faydadan çok idari bir yük hâline gelebilir.
Bir şirket aynı anda birden fazla projeyi tutarlı bir şekilde yönetemeyecek veya kaynaklandıramayacak kadar genç ya da küçük olduğunda, projeleri bütçe ve takvim dâhilinde tutmak için genellikle PMO daha iyi bir yöntemdir.
Ayrıca bir işletme büyük projeleri tek bir departman içinde yönetmekle sınırlıysa, çoğu zaman EPMO yerine PMO geliştirmek daha iyi bir seçimdir.
Bir kuruluş büyüdükçe EPMO'ya geçiş için doğru zamanın ne zaman olduğunu bilmek zor olabilir. Bir kuruluşun EPMO kurmaya hazır olabileceğini gösteren bazı işaretler şunlardır:
- Proje yöneticileri, proje amaçlarını ve hedeflerini karşılamak yerine zamanlarının çoğunu sorunları gidermekle geçiriyor
- Yöneticiler, gerçek zamanlı proje ilerlemesi ve uygulaması hakkında kendi işlevleri için uygun ayrıntı düzeyinde içgörülere sahip değil
- Proje ekibi üyeleri ve kuruluştaki diğer çalışanlar iş stratejisini açıkça ifade edemiyor (veya bilmiyor)
- Proje ekibi üyeleri, çalışmalarının bu büyük resimdeki stratejiyle nasıl örtüştüğünden emin değil.
EPMO'ya Nasıl Geçiş Yapılır
PMO'nuzun mevcut üyelerini (veya PMO'nuz yoksa proje yönetimi ekibinizi) daha üst bir role getirerek ya da dışarıdan işe alım yaparak EPMO'ya geçiş yapabilirsiniz.
EPMO'nuzu kurum içinde oluşturuyorsanız, proje yöneticilerini ve diğer çalışanları analiz ederek EPMO'nuzda bir role geçiş yapabilecek beceri ve güçlü yönlere sahip olup olmadıklarını değerlendirmek için diğer liderlerle birlikte çalışın.
EPMO'nuzda kurum içinden personel görevlendirmenin avantajı, mevcut proje yöneticilerinizin kuruluşunuzdaki iş bağlamına ve proje ortamına zaten hâkim olmasıdır. Kuruluş hakkındaki bilginin proje başarısı açısından daha az kritik olduğu durumlarda, bir PMO'daki rollerini dışarıdan işe alımlarla doldurmak daha kolay olabilir.
Öte yandan, “her zamanki iş yapış biçimi” ön kabulleriyle gölgelenmemiş yeni bir bakış açısı elde etmek için bir EPMO oluşturmak isteyebilirsiniz.
Ya da mevcut proje yöneticileriniz taktik düzeyde teslimat yapmaktan memnun olabilir ve daha stratejik, uygulamaya daha az dayalı bir role geçiş yapma isteğine sahip olmayabilir. Bu durumda, dışarıdan işe alım yapmak iyi bir seçenek olabilir.
En azından proje yönetimi deneyimine, iş bilgisine ve stratejik kavrayışa, paydaş yönetimi becerilerine (yöneticilerle çalışırken rahat olma da dâhil) ve proje performans ölçütlerini izleyip raporlama becerisine sahip adayları aramak isteyeceksiniz.
More Articles
EPMO'lar Hangi Yazılım Araçlarını Kullanmalı?
EPMO'ların kullanması gereken en önemli araçlar, ekip iş birliğini geliştiren araçları içerir. Buna, ekip üyeleri arasında belgeleri, elektronik tabloları ve sunumları eş zamanlı olmayan şekilde paylaşmak için Microsoft Teams veya Google Drive gibi yazılımlar da dâhildir. Workzone veya Primavera gibi diğer proje yönetimi çözümleri, EPMO'ların proje mali durumlarını ve takvimlerini denetlemesine yardımcı olabilir.
EPMO'nuzun daha verimli çalışmasına yardımcı olabilecek diğer programlar için en iyi kurumsal proje yönetimi yazılımlarına göz atın ve EPM yazılımının kuruluşunuza ne kadara mal olabileceğini öğrenin. Daha kapsamlı bir yaklaşım için kurumsal proje portföyü yönetimi yazılımı daha da iyi bir seçim olabilir; çünkü projelerin stratejik hedeflerle uyumunu kolaylaştırabilir ve genel verimliliği artırabilir (bu, proje portföyü yönetimi yazılımının birçok avantajından biridir).
Kuruluş Genelinde Proje Başarısı İçin Bir EPMO Geliştirin
İşletmeniz yeterince büyükse EPMO, üstlendiğiniz projelerin işletmeniz tarafından ortaya konan stratejik hedeflerle uyumlu olmasını sağlamanın en iyi yollarından biridir. EPMO'lar, proje yöneticilerinin ve proje ekiplerinin yolunda ilerlemesine, yöneticilerin de şirket genelinde neler olup bittiği konusunda bilgilendirilmesine yardımcı olur.
Proje yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? EPMO'lar, PMO'lar ve diğer proje yönetimi girişimleriyle ilgili her şeyden haberdar olmak için The Digital Project Manager bültenine abone olun.
Ayrıca amaç odaklı PMO'lar ve dijital dönüşüm hakkındaki podcast bölümümüzü de kaçırmayın.
