9 Temel Proje İletişimi Stratejisi ve Bunlar Nasıl Kullanılır
İletişim, önemli bir proje yönetimi becerisidir ve birçok proje yöneticisi bunu kanıksayabilir.
Ekiplerinizin ve proje paydaşlarınızın sonraki adımlar, zaman çizelgeleri, kapsam veya hedefler gibi konularda net olmadığını fark ediyorsanız, proje yönetimindeki bu iletişim stratejilerini incelemeye ve uygulamalarınızı geliştirmeye değer.
Proje İletişimi Yönetimi Nedir?
Proje iletişimi yönetimi, proje yöneticilerinin projeyle ilgili iletişimlerinin etkili olmasını ve bunları alan kişiler tarafından açıkça anlaşılmasını sağlamak için yaptığı tüm küçük işlerden oluşur.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Proje yöneticileri, mesaj biçimlendirmesinden proje iletişimlerinde kopyaya kimin ekleneceğine karar vermeye kadar, ekip üyelerinin doğru bilgiyi doğru zamanda ve doğru biçimde aldığından emin olmak için proje yönetimi iletişim stratejilerini düzenli olarak gözden geçirmelidir.
Henüz yapmadıysanız, sizin ve ekibinizin bilgileri daha iyi paylaşabilmesi, tartışmalar yürütebilmesi ve birbirinizle iş birliği yapabilmesi için projelerinizde iletişim araçlarını ve iş birliği araçlarını uygulamaya koymanın zamanı geldi.
Proje Yönetiminde 9 İletişim Stratejisi
Yaratıcı bir proje yöneticisi olarak geçirdiğim son 12 yılda, proje iletişimlerini başarılı veya başarısız kılan şeyleri öğrendim ve sizin için dokuz etkili iletişim stratejisi hazırladım.
- Daha az sözle anlatın ve eylem odaklı olun
- Kendi kendine öğrenmeyi teşvik etmek için bağlantılar kullanın
- Biçimlendirme dostunuzdur
- Kendiniz için değil, ekibiniz için en iyi olanı düşünün
- “Acil”in ne anlama geldiğini tanımlayın
- Zamanlamayı doğru yapın ve doğru kişileri dahil edin
- Sonraki adımlar varsa bunları kayda geçirin
- Uygun olduğu yerlerde iletişimlerinizi standartlaştırın ve şablonlaştırın
- Tutarlı olun
1. Daha az sözle anlatın ve eylem odaklı olun
Kariyerim boyunca öğrendiğim bir şey varsa, o da hiç kimsenin proje notlarını durmadan okumak veya dinlemek istemediğidir. Söylemeniz gerekeni mümkün olduğunca az kelimeyle söylemeniz ve eylem maddelerine odaklanmanız çok önemlidir.
Etkili iletişim, ekibinizi veya paydaşlarınızı ilerleme hakkında bilgilendirir ve kurum içi ekibinizden veya dış paydaşlarınızdan eylem maddeleri talep ederek projenin mevcut durumu ile bir sonraki aşaması arasındaki boşluğu kapatır.
Ekip üyelerinize iletişim göndermeden önce kendinize şunları sorun:
- Açık bir şekilde söylemem gereken şeyi kısa ve öz biçimde aktarmama yardımcı olacak, bu iletişimden çıkarılabilecek kelimeler var mı?
- İletişimlerin tonunu nazik ve profesyonel tutarken kullandığım dil doğrudan ve eylem odaklı mı?
- Kelimelerim bu iletişimin amaçlanan hedefine ulaşıyor mu?
Aşağıda, kötü bir iletişim örneği ve bunun nasıl geliştirilebileceği yer alıyor:
| KÖTÜ | DAHA İYİ | NEDEN |
|---|---|---|
| Pazartesi günü EST ile saat 13.00'te ekibimiz kurum içi bir toplantı yaptı ve projeye başlayabilmemiz için sizden daha fazla bilgiye ihtiyacımız olduğu konusunda hemfikir olduk. Web sitesinde öne çıkarmak istediğiniz bazı fotoğrafların boyut bilgileri eksik ve baş geliştiricimizin size sormak istediği bazı sorular var. Bir sonraki aşamaya geçmeden önce proje gereksinimleri konusunda mutabık kalmak için sizinle bir toplantı planlayabilirsek memnun oluruz. Bu sizin için uygun mu? | Geliştirmeye devam etmeden önce proje gereksinimleri konusunda mutabık kalmak için yüz yüze başka bir toplantı planlamamız gerekiyor. Ekibiniz bu perşembe EST ile saat 10.00'da müsait mi? | Doğrudan talep açısından önemsiz olan kurum içi bilgiler çıkarıldı. Kendinden emin, eylem odaklı bir dil, toplantı talep etmenin daha zayıf bir yönteminin yerini aldı ve neredeyse yarı sayıda kelime kullanıldı! |
2. Kendi kendine öğrenmeyi teşvik etmek için bağlantılar kullanın
Ekip arkadaşlarınız, nerede arayacaklarını bilseler kolayca kendilerinin bulabileceği şeyleri sizden istediklerinde, kendinizi onlara sık sık bağlantı gönderirken buluyor musunuz? Ekibinizle kendi kendine öğrenmeyi teşvik etmek için bağlantılar kullanmak, uzun vadede sizin (ve ekibinizin) zaman kazanmasını sağlayacak harika bir yaklaşımdır.
Üretime geçmeden önce yaratıcı ekibinizi bir brif üzerinden yönlendirdiğinizi ve toplantıyı kaydedip yazıya döktüğünüzü varsayalım. Ekibiniz için hazırladığınız toplantı notlarının toplantının tüm ayrıntılarını adım adım içermesi gerekmez.
Gerekirse kaydı veya yazılı dökümü inceleyebilirler; ancak toplantı notlarınız şu kadar basit olabilir: “Ekibimiz X’i incelemek üzere toplandı. Eylem maddelerimiz Y ve Z. Video konferans toplantısının tam yazılı dökümü ve kaydı burada bağlantılıdır.”
Bunu yapmanın başka bir yolu da proje yönetimi yazılımınız içindeki proje genel görünümü bölümlerini kullanmaktır. Proje zaman çizelgesine, paydaş iletişim bilgilerine, şirket içi ekip üyelerine, proje dosyalarının dosya yönetim sisteminizde nerede depolandığına ve sizinle ekibinizin her proje için sıkça başvurduğu ortak belge bağlantılarına ilişkin bilgileri ekleyin.
Burada bir denge kurulmalıdır: Google Drive veya Dropbox’ta projenin üst klasöründe zaten bulunan her dosyayı yeniden bağlantılandırmanız gerekmez. Ekibinizin proje düzeyinde hangi dosyalara sık sık tıkladığını ve başvurduğunu düşünün. Ben genellikle proje yönetimi planı sunumlarını, yaratıcı brifleri ve nihai varlık klasörlerini eklerim.
3. Biçimlendirme dostunuzdur
Biçimlendirme, yazılı iletişimin etkililiğini artırabilir veya azaltabilir. Yazılı iletişimleriniz taranabilir olmalı ve okuyucularınızın ihtiyaç duydukları şeyi bulmasını kolaylaştıracak şekilde düzenlenmelidir.
Bir proje yöneticisi olarak işinizin temel görevlerinden biri, projenizle ilgili ayrıntıları şirket içi ve dışı paydaşlara iletmektir; ancak her proje iletişimi gönderdiğinizde tekerleği yeniden icat etmeniz gerekmez.
Etkili bir proje yönetimi iletişim planı oluşturmak, projenizde iletişimin nasıl ve hangi sıklıkta akacağını belirlemek için yararlı bir ilk adımdır; ancak bir adım daha ileri gidelim ve iletişimlerinizi gerçek zamanlı olarak gönderirken nasıl biçimlendirildiğini ele alalım.
Proje iletişimlerinizi geliştirecek biçimlendirme ipuçlarının bir listesi aşağıdadır:
- Kalın, altı çizili ve italik yazıları düşünerek kullanın (ancak aşırıya kaçmayın!).
- İletişimlerinizin belirli bölümlerine görsel ilgi ve vurgu eklemek için emojileri veya renk kodlamasını bilinçli bir şekilde kullanın.
- Paragraf metninizi kısa tutun ve paragraflar arasında satır boşlukları bırakın.
- Biçimlendirmenizi tutarlı tutun.
- Uygun olduğunda Slack'te ve diğer uygulamalarda konuşmalarınızı konu başlıkları altında yürütün.
4. Kendiniz için değil, ekibiniz için en iyi olanı düşünün
En iyi proje yöneticileri ekip oyuncularıdır ve ekiplerini ve paydaşlarını memnun ve bilgilendirilmiş tutarken, en arzu edilen ve başarılı proje sonucunu elde etmek için mevcut kaynaklardan nasıl yararlanacaklarını bilirler. Bazen bu, proje ekibinin yararı için işin tamamlanmasını istediğiniz biçimde bazı ödünler vermeniz gereken durumlar olabileceği anlamına gelir.
Çalıştığım her yaratıcı ajansda sıkça karşılaştığım gündemlerden biri, proje yönetimi araçları ve uygulamaları söz konusu olduğunda ekibin geri kalanından beklenen kullanım düzeyi ve hangi bilgilerin nereye gönderileceğinin nasıl belirleneceğidir. Bana sık sık şu soru soruldu: “Ekip Asana'yı nasıl kullanmalı? Asana ile Slack veya E-posta arasında hangi bilgileri paylaşacaklarını nasıl bilecekler?”
Kısa cevap şu: Bunun herkese uyan tek bir yanıtı yoktur ve mevcut kullanımı değerlendirip ekibinize onlar için neyin en iyi olduğunu sormanız gerekir.
Sorunu çözmek için muhtemelen bir eğitim programı oluşturmanız gerekecektir; ancak bazen buna zaman ayırmayı haklı çıkaracak kadar zaman veya kaynak bulunmaz. Gururunuzu bir kenara bırakıp ekip için en az miktarda sürtüşmeye ve değişime neden olacak seçimi yapmanız gerekebilir ve istediğinizi elde edemeyebilirsiniz (bu da sorun değildir).
Ekibiniz bir süreçte zorlanıyorsa bu, ekip üyelerinizin işlerini tamamlayabilmesi için süreci yeniden değerlendirip mümkün olan her yerde basitleştirmeniz gerektiğinin bir işaretidir. Yaratıcı iş akışları ve ekip iş birliği aracı kullanımı konusunda uzlaşırken, herkesin çoğu proje yöneticisi gibi süreç ve ayrıntı odaklı olmadığını hatırlamak yararlıdır; bu nedenle ekibiniz için süreç kararları alırken bunu göz önünde bulundurmanız gerekir.
5. “Acil”in ne anlama geldiğini tanımlayın
Her şeyin acil bir felaket gibi hissettirdiği şirketlerde çalıştım. “Acil”, “dün ihtiyacım olduğu için yaptığınız işi bırakın” anlamına geliyordu. Kaos baş gösteriyor, herkes sürekli tükenmişlik yaşıyor ve projeyi sonuca ulaştırmak için çırpınıyordu. Diğer şirketlerde ise “acil”, “buna hafta sonuna kadar ihtiyacım var” anlamına gelebilir.
Deneyimlerime göre, aciliyet tanımını şirket kültürü belirler. Her şey acil gibi göründüğünde, öncelikle neyin yapılması gerektiğini bilmek zor olabilir. Önceliklendirme en önemli proje yönetimi becerilerinden biridir ve gerçekten neyin acil olduğunu belirlemek için kullanabileceğiniz birden fazla yaklaşım vardır.
Bir aciliyet durumuyla karşı karşıya olduğunuzda ve tamamlanması gereken birden fazla proje görevi bulunduğunda, rehberlik ve yönlendirme için şu yöntemlere başvurabilirsiniz:
- Neyin acil ve önemli olduğunu belirlemenize yardımcı olması için Eisenhower Matrisini kullanın. Önceliği belirlemek için tüm görevler şu kategorilerde bir tabloya yerleştirilir:
- Acil + Önemli (en yüksek öncelik)
- Acil + Önemli Değil
- Acil Değil + Önemli
- Acil Değil + Önemli Değil (en düşük öncelik)
- Aciliyet hissi kurum içinden kaynaklanıyorsa şirket yöneticilerinden acilin ne anlama geldiğini tanımlamalarını (veya yeniden tanımlamalarını) isteyin. Görevin dakikalar, saatler, günler veya aylar içinde mi tamamlanması gerekiyor?
- Önemli paydaştan öncelik listesini netleştirmesini isteyin ve daha önce üzerinde anlaşılmış kapsam ile mevcut kaynaklara göre nelerin uygulanabilir ve gerçekçi olduğu hakkında ortak bir anlayış oluşturma görüşmesi yapın.
6. Zamanlamayı doğru yapın ve doğru kişileri dahil edin
Umarım açık iletişim için yol göstericiniz olacak bir proje iletişim planı şablonu hazırlamışsınızdır. Yalnızca dahil olması gereken kişilerle iletişim kurarsanız projeleriniz daha sorunsuz ilerler.
Harici paydaşların listesinin uzun olduğu durumlarda, proje iletişimlerini ve taleplerini doğru kişilere yönlendirmekten sorumlu olacak tek bir müşteri tarafı iletişim noktası belirleyin.
Proje iletişimlerini doğru zamanda ve doğru kişilere göndermeyle ilgili şu ipuçlarına göz atın:
- Gün boyunca her gelişme olduğunda ekibinize güncellemeler göndermek yerine, bazen günün sonunda kısa bir özet paylaşmak ve tüm gün boyunca herkesin gelen kutusunu bildirimlerle doldurmaktan kaçınmak daha faydalıdır.
- Ekibin katılmadığı bir müşteri geri bildirim görüşmesinin tamamını dinlemesini sağlamak yerine, toplantı kaydında veya dökümünde ilgili zaman aralıklarını belirtin ve ekip arkadaşlarınızı buna göre etiketleyin. Geliştirme ekibinizin yaratıcı tasarım ekibinizle aynı bölümleri dinlemesi gerekmeyebilir. Belirli ekip üyelerinin incelemesi gereken alanları işaretlemek için birkaç dakikanızı ayırarak diğer herkesin iş gününü kolaylaştırır ve toplantıları bütünüyle incelemek için harcanan zamanı azaltırsınız.
- Cuma günü mesai bitiminde e-posta (veya diğer sohbet uygulamaları ya da diğer iletişim kanalları üzerinden mesaj) göndermeyin ve aynı gün yanıt almayı beklemeyin. Ekibinizi ve paydaşlarınızı düşünün; iletişimlerinizi, alıcılar tarafından görülme ve olumlu karşılanma ihtimalinin daha yüksek olduğu zamanlara özenle planlayın.
7. Sonraki adımlar varsa bunları kayda geçirin
Sonraki adımları ve eylem maddelerini belgelemek ve bu bilgileri merkezi bir konumda erişilebilir hale getirmek, projenizin sağlığı ve genel zaman çizelgesi açısından kritik öneme sahiptir. Bu bilgilerin yalnızca zihninizde veya özel notlarınızda kalmasına izin vermeyin. Proje yöneticisi olarak görevinizin bir parçası, eylem maddelerini not alma yoluyla kayda geçirmek ve ortaya çıktıklarında ekibinizi zamanında bilgilendirmektir.
Eylem maddelerinin yoruma açık bırakılmadığından emin olun. Eylem maddeleri doğrudan ifade edilmeli ve görevin ne olduğu veya ne zaman teslim edilmesi gerektiği konusunda tahmin yürütmeye yer bırakmadan ekibinizdeki doğru kişiye açıkça atanmalıdır. Bu eylem maddeleri, proje yönetimi yazılımınızda görev olarak eklenmeli ve görevi tamamlamaktan sorumlu doğru ekip üyesine atanmalıdır.
| YANLIŞ | DAHA İYİ | NEDEN |
|---|---|---|
| Ana sayfayı gözden geçir. | Bu Perşembe EST saatiyle 12.00'ye kadar ana sayfayı aşağıdaki değişikliklerle gözden geçir: -Müşteri tarafından sağlanan yeni görselle üst bilgi görselini güncelle (ekte)-Sayfadaki “Hakkında” bölümü metnini müşteri tarafından sağlanan yeni metinle güncelle (ekte) | Görevi üstlenen kişi “ana sayfayı gözden geçir” ifadesinin ne anlama geldiğine dair tüm bağlama sahip olmayabilir; bu nedenle ayrıntıları eklemek daha iyidir. İlk örnekte ayrıca bir teslim tarihi veya saati de belirtilmemişti. Müşteri size bir teslim tarihi vermese bile hiçbir şeyin aksamasını önlemek için ekibiniz adına net bir teslim tarihi belirlemelisiniz. |
Eylem maddeleri açıkça not edilip uygun ekip üyeleriyle paylaşılmadığında proje zaman çizelgeniz aksayabilir; bu da bütçenizi olumsuz etkileyebilir.
Düzenli toplantılar, kontroller, telefon görüşmeleri ve diğer iletişimlerden ortaya çıkan eylem maddelerini mümkün olan en kısa sürede atayarak ekibinizin yolunda ilerlemesini sağlayın, her zaman bir teslim tarihi ekleyin ve ekibinizin karşılaşabileceği tahmin gerektiren durumları azaltın.
8. Uygun olduğunda iletişimlerinizi standartlaştırın ve şablonlaştırın
Kendinizi düzenli olarak aynı tür iletişimleri gönderirken buluyorsanız gönderdiğiniz farklı mesaj ve iletişim türleri için şablonlar oluşturun ve bunların profesyonel e-posta görgü kurallarına uygun olduğundan emin olun. Böylece ekip üyelerinize mesaj ve e-posta gönderirken bunlar kullanıma ve doldurulmaya hazır olur.
Bir proje için sıkça gönderilen iletişimleri şablonlaştırma ihtiyacını doğurabilecek bazı proje etkinlikleri şunlardır:
- Toplantı daveti ayrıntıları: Toplantı davetlerine genellikle eklediğiniz ortak bölümleri kolayca kopyalayıp yapıştırabileceğiniz bir metin dosyası olarak kaydedin. Toplantı amacı, toplantı sonucu ve kaynaklar bölümlerini eklemenizi özellikle öneririm.
- Dahili ve harici proje durum güncellemeleri: Ekip iletişimlerinizi ve durum güncellemelerinizi ekibiniz için en önemli bilgilerle biçimlendirin.
- Toplantı özetleri: Bu özetlerde toplantı tarihi, saati, katılımcılar, toplantı kaydına ve dökümüne bağlantı, özet bölümü ve sonraki adımlar bölümü yer alabilir.
- Eylem maddesi talepleri: E-posta yoluyla müşterilere gönderdiğiniz eylem maddesi talepleri için şablon oluşturun. Bu şablonda, e-postanızın gövdesine kopyaladığınızda biçimlendirmeyi ayarlamanıza gerek kalmaması için kolayca kopyalanıp yapıştırılabilen bir biçimde görevi üstlenen kişi, görev ve teslim tarihi yer alabilir.
- Müşteri veya ekip üyesi işe alıştırma süreci: Yeni bir proje başlattığınızda veya yeni bir ekip üyesini ekibe dahil ettiğinizde müşterileri ve ekip üyelerini her seferinde benzer şekillerde işe alıştırmanız ve karşılamanız oldukça muhtemeldir.
- Proje şablonları: Proje yönetimi sisteminizde yeni bir proje kurmanız gerektiğinde her seferinde yeniden uğraşmayın. Kendinize ve ekibinize bir iyilik yaparak bir proje şablonu oluşturun.
- Görev bilgileri: Dikkate alınabilecek bölümler arasında teslim edilecek ürün özellikleri, süreç, arka plan bilgileri ve bağlantılı kaynaklar bulunur.
9. Tutarlı olun
Klişe gelebilir ama tutarlılık gerçekten de çok önemlidir. İletişim yöntemlerinizde öngörülemez ve tutarsız davranırsanız ekibiniz ve müşterileriniz bunu fark eder ve bu durum iyi karşılanmaz.
Proje iletişimlerini benzer aralıklarla, tutarlı bir biçim ve yöntem kullanarak göndermeniz önemlidir. Ekip arkadaşlarınız ve müşterileriniz bunu fark edecek; sizden bilgileri nerede bulabileceklerini ve sizinle çalışırken ne beklemeleri gerektiğini öğrenmeye başlayacaklardır.
Bir projenin yaşam döngüsü boyunca müşterilerinizle ve ekip üyelerinizle muhtemelen birçok kez görüşeceksiniz. Herkesle kurduğunuz temas noktalarını ve iletişimlerinizi nasıl geliştirebileceğinizi, bunları genel olarak nasıl daha tutarlı hâle getirebileceğinizi düşünün.
Eylem maddeleri müşteriye gönderdiğiniz e-postanın altında her zaman kalın yazı tipi ve renk kodlamasıyla mı yer alıyor? Dahili ekip için toplantı notlarını her seferinde aynı yerde, aynı biçimlendirmeyle mi paylaşıyorsunuz?
Bu soruların yanıtları ekibinizin ve müşterilerinizin tercihlerine göre değişecektir; iletişim yöntemlerinizi değiştirmeniz gereken zamanlar da olabilir. Proje iletişimlerini ekiplerinize gönderme ve paylaşma şeklinizde büyük değişiklikler yaparsanız ne beklemeleri gerektiğini bilmeleri için onları bu konuda bilgilendirdiğinizden emin olun.
Sırada ne var?
Paylaşmak istediğiniz başka iyi iletişim stratejileri veya iletişim becerilerini geliştirmeye yönelik ipuçları var mı? Üye olun ve Slack'te sohbete katılın; yüzlerce dijital proje yöneticisiyle bir araya gelin. Ayrıca temel proje belgeleri için 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişim elde edeceksiniz.
