Excel’de 12 Kolay Adımda Gantt Şeması Nasıl Oluşturulur
Bir zamanlar yalnızca profesyonel proje yöneticileri tarafından kullanılan Gantt grafikleri, teknolojideki gelişmeler—özellikle elektronik tablo ve Gantt grafiği yazılımları—sayesinde iş akışlarını yönetme konusunda sınırlı deneyime sahip kişilerin bile erişebileceği bir araç hâline geldi.
Bu blog yazısında, bahsettiğim gelişmeler göz önüne alındığında Gantt grafikleri oluşturmak için neden aslında Excel kullanmamanız gerektiğini ve yine de kullanmayı tercih ederseniz Excel'de Gantt grafiğinin nasıl oluşturulacağını ele alacağım.
Gantt Grafiği Nedir?
Bir Gantt grafiği, bir projedeki görevleri ve zaman çizelgelerini görsel olarak düzenlemenize ve takip etmenize yardımcı olan bir grafiktir. Proje takvimini görselleştirmenize, teslim tarihlerini takip etmenize ve projenizin sorunsuz ilerlediğinden emin olmanıza yardımcı olabilir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dikey eksende projeniz sırasında tamamlanacak tüm görevler yer alırken yatay eksen, her görevin tamamlanmasının tahmini olarak ne kadar süreceğini gösterir.
Bu nedenle, proje yönetimi becerilerinizle yöneticinizi ve çalışma arkadaşlarınızı etkilemek istiyorsanız Gantt grafiği akımına siz de katılın—ve kask takmayı unutmayın.
Neden Excel'de Gantt Grafiği Oluşturmamalısınız?
Bir dakika—Excel'i açıp sıradaki büyük projenizi planlamaya başlamadan önce, neden biraz beklemek isteyebileceğinizi anlatayım. Excel'de Gantt grafikleri oluşturmak zahmetli, değiştirmek zor ve hatalara açık olabilir.
Üstelik, bu kadar çok yenilikçi proje yönetimi aracı varken neden Excel kadar temel bir seçenekle yetinesiniz? Bana güvenin; Excel'deki Gantt grafiğini (veya Google Sheets'teki Gantt grafiğini) bir kenara bırakıp yeni alternatifleri keşfederseniz projeniz (ve akıl sağlığınız) size teşekkür edecektir. İşte nedenlerim:
1. Daha iyi alternatifler mevcut
Gantt grafikleri oluşturmak için özel olarak tasarlanmış birçok farklı Gantt grafiği yazılımı vardır. Gantt grafiği yazılımının avantajlarından biri, Excel'den çok daha kolay kullanılması ve profesyonel görünümlü bir Gantt grafiğini kolayca oluşturmanıza olanak tanımasıdır. Ayrıca, çoğu proje yönetimi yazılımı günümüzde yerleşik Gantt grafiği işlevselliğiyle birlikte gelir.
Excel yerine kullanmayı değerlendirebileceğiniz bazı Gantt grafiği oluşturucuları ve uygulamaları aşağıda bulabilirsiniz. Temel özellikler ve fiyatlandırma hakkında daha fazla bilgi edinmek için Gantt grafiği oluşturucuları hakkındaki kapsamlı rehberimizi okuyun.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Gantt grafikleri basit olacak şekilde tasarlanmıştır
Gantt grafiği, bir projedeki çeşitli görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösteren bir çubuk grafik türüdür. Gantt grafiklerinin basit olması amaçlanır; ancak Excel, diğer araçlara kıyasla kurulum için çok daha fazla emek gerektirerek işleri karmaşıklaştırır (bunu bir sonraki bölümde göreceksiniz).
3. Excel, Gantt grafikleri için tasarlanmamıştır
Excel bir elektronik tablo programıdır ve Gantt grafikleri oluşturmak için tasarlanmamıştır. Elbette Excel'de bir Gantt grafiği oluşturabilirsiniz; ancak özel bir Gantt grafiği programı kullanmaya kıyasla çok daha fazla iş yapmanız gerekir. Benzer şekilde Jira da Gantt grafikleri için tasarlanmamıştır ve Jira'da Gantt grafikleri oluşturmak için geçici çözümler mevcut olsa da özel olarak tasarlanmış bir yazılım kullanmanız daha iyi olacaktır.
4. Sonunda karmaşık bir grafik elde edersiniz
Excel, Gantt grafikleri oluşturmak için tasarlanmadığından, Excel'de bir Gantt grafiği oluşturmaya çalışırsanız muhtemelen karmaşık bir grafik elde edersiniz. Bunun nedeni, Excel'in temiz ve profesyonel görünümlü bir Gantt grafiği oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere sahip olmamasıdır.
5. Grafiğinizi güncellemek zor olacaktır
Gantt grafiğinizde değişiklik yapmanız gerekirse, grafiği Excel'de oluşturduysanız bunu yapmak çok daha zor olacaktır. Bunun nedeni, her görevin başlangıç ve bitiş tarihini manuel olarak güncellemeniz gerekecek olmasıdır; bu da zaman alıcı ve hataya açık olabilir.
6. Grafiğinizi kolayca paylaşamazsınız
Gantt grafiğinizi başkalarıyla paylaşmak isterseniz, grafiği Excel'de oluşturduysanız bunu yapmak çok daha zor olacaktır. Bunun nedeni, onlara tüm Excel dosyasını göndermeniz gerekmesidir; bu dosya bazı kişilerin açamayacağı kadar büyük olabilir. Ayrıca, bilgisayarında Excel yüklü olmayan kişiler dosyayı hiç açamaz.
Excel'de Gantt grafiği oluşturmak basit ve kullanışlı bir çözüm gibi görünebilir; ancak aldanmayın—bazen kullanışlı olan seçenek her zaman en iyi seçenek değildir. Excel, sayılarla çalışmak ve elektronik tablolar oluşturmak için güçlü bir araç olabilir; ancak proje yönetimi düşünülerek tasarlanmamıştır.
Gantt çizelgeleri, Excel'de oluşturulması zor olabilecek bir karmaşıklık düzeyi gerektirir ve bu da yardımcı olmaktan çok engel teşkil edebilecek, kafa karıştırıcı ve dağınık bir çizelgeye yol açar. Bu nedenle, kolay yolu seçip Gantt çizelgeniz için Excel'i kullanmaya meyilliyseniz iki kez düşünün—uzun vadede hayatınızı kolaylaştıracak çok daha iyi seçenekler var.
Hâlâ ikna olmadıysanız proje yönetimi yazılımı ile Excel arasındaki karşılaştırmamızın tamamına göz atın.
Excel'de 12 Adımda Gantt Çizelgesi Nasıl Oluşturulur
Bu yolu seçmeye karar vermeniz ihtimaline karşı Excel'de Gantt çizelgesi oluşturma adımlarına geçelim (gerçi gerçekten bunu yapmamalısınız).
Öncelikle proje görevlerinizi bir Excel çalışma sayfasına girin. Ardından başlangıç ve bitiş tarihlerini içeren bir zaman çizelgesi oluşturun. Daha sonra görev süresini hesaplayın, yığılmış çubuk grafik ekleyin ve ihtiyaçlarınıza göre biçimlendirin. Son olarak bir açıklama ekleyin ve çizelgenin görsel açıdan çekici ve kolay okunabilir olması için durum göstergelerine koşullu biçimlendirme uygulayın.
Sıfırdan Excel'de Gantt çizelgesi oluşturmak için bu adım adım kılavuzu izleyin. Burada Gantt çizelgesi oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinin.
1. Yeni bir çalışma sayfası oluşturun
Microsoft Excel'i açın ve yeni bir çalışma sayfası belgesi oluşturun. Gantt çizelgesinin başlığını dosya adı olarak ekleyin.
2. Her görevin adını girin
B sütununda, 1. satıra sütun açıklaması olarak ‘Görev Başlığı’ yazın. Ardından 2. satırdan başlayarak, projede tamamlanması gereken her görevin adını ilk görevden son göreve kadar sırasıyla girin. Tüm görev adlarını ekledikten sonra, daha kolay başvurabilmek için kilometre taşlarını kalın yazmanızı öneririm.
3. C sütununa ‘Görev Sahibi’ başlığını girin
Ardından 1. satırda her görev için ayrı bir görev sahibi atayın. Bu kişi, görevin ilerlemesinden ve zamanında tamamlanmasından sorumludur.
4. D sütununun ilk hücresine ‘Başlangıç Tarihi’ sütun başlığını girin
İlk başlangıç tarihini D2 hücresine girin ve ardından D sütunundaki her görev için dd/aa/yyyy gibi sayısal bir biçim kullanarak veya sizin için en uygun biçimde bir başlangıç tarihi belirtin.
5. E sütununun ilk hücresine ‘Bitiş Tarihi’ sütun başlığını girin
Ardından projenizin bitiş tarihini, başlangıç tarihi için kullandığınız sayısal biçimin aynısını izleyerek E sütununun ikinci hücresine girin.
6. Her görevin süresini gün cinsinden hesaplayın
F sütununda her satır için ‘=DAYS360(D3;E3)’ işlevini ve benzerlerini kullanın.
Excel sayfanız şu şekilde görünmelidir:
7. Görev durumu için bir açılır liste oluşturun
Ardından G sütununda her görev için bir durum ekleyin. Önerilen görev durumu göstergeleri şunlardır:
- Başlanmadı
- Yeşil
- Sarı
- Kırmızı
- Tamamlandı
- Devam ediyor
8. WBS numaralarını ekleyin
Görev adlarının sol tarafındaki A sütununa, kolay başvurabilmek için bir WBS numarası veya başka bir numaralandırma ekleyin.
9. Bağımlılıklarınızı ekleyin
Bunu yapmak için H sütununa ‘Görev Önceliğinin WBS Numarası’ adlı bir sütun ekleyin ve gerektiği şekilde her görev için bu sütunu doldurun.
Artık Excel sayfanız şu şekilde görünmelidir:
10. Yığılmış çubuk grafik ekleyin
Görev adlarını, başlangıç tarihini ve süreyi temel alarak çalışma sayfanıza bir yığılmış çubuk grafik ekleyin.
Excel tablonuzu içeren aynı çalışma sayfasında boş bir hücreye tıklayın. Şeritteki Ekle sekmesinden Grafikler'i seçin. Şeritteki Grafikler kategorisinin açılır menüsünden grafik türü olarak çubuk grafiği ve ardından Yığılmış Çubuk Grafik'i seçerek Excel Gantt grafiğinizi oluşturun (%100 Yığılmış Çubuk Grafik'i seçmeyin).
Ardından Veri Kaynağını Seç menüsüne ulaşmak için boş grafik alanının içine tıklayın.
Başlamak için proje verilerimize bir ad (Seri) vermeliyiz. İmlecinizi Seri Adı'nın altındaki boş alana getirin ve tablonuzun sütun başlığındaki Başlangıç Tarihi'ne tıklayın. Seri Düzenle penceresinde Seri Değeri'ne ilerleyin. Başlangıç tarihlerinizi buraya gireceksiniz. Küçük ok simgesine tıklayın ve tüm başlangıç tarihlerini seçin.
Ardından aynı adımları süre sütunu için tekrarlayın.
Gantt grafiğinizdeki görevler muhtemelen en yeni görev üstte ve ilk öğe altta olacak şekilde ters sırada listelenir.
Bunların sırasını kolayca değiştirebilirsiniz. Bunu yapmak için Gantt grafiğinizin dikey ekseni boyunca yer alan öğelerin her birine tıklayarak hepsini aynı anda seçin ve Eksen Biçimlendir görev bölmesini açın. Eksen Biçimlendir görev bölmesinde, Eksen Seçenekleri başlığı ve Eksen Konumu alt başlığı altında Kategorileri ters sırada onay kutusunu işaretleyin.
More Articles
- Proje Yönetimi Yazılımı ve Excel: Temel Farklar
- Gantt Grafiği ve PERT Grafiği: Temel Farklar
- Günümüz Proje Yöneticileri İçin 14 Proje Yönetimi Yazılımı Artısı ve Eksisi
- En Uygun Seçeneği Bulmak İçin 13 Proje Yönetimi Yazılımı Demosu
- En Uygun Seçeneği Bulmanıza Yardımcı Olacak 8 Kaynak Yönetimi Demosu
11. Yığılmış çubuk grafiğin biçimini özelleştirin
Tüm görev çubuklarını aynı anda seçmek için Gantt grafiğinizdeki herhangi bir çubuğun mavi kısmına tıklayın. Her veri serisini biçimlendirmeyi tamamladığınızda sağ tıklama menüsünden Veri Serisini Biçimlendir'i seçin.
Dolgu ve Çizgi ayarlarına erişmek için Excel'in Veri Serisini Biçimlendir penceresine gidin ve Dolgu ve Çizgi simgesine (boya kutusuna benzeyen simge) tıklayın. Dolgu bölümünde seçenekler arasından Dolgu yok'u seçin. Altındaki kenarlık seçeneği olarak Çizgi yok'u seçin.
Örneğin tarih/görev ekseni etiketlerini kalınlaştırdım ve çubukların rengini değiştirdim.
12. Koşullu biçimlendirme ekleyin
Kullanıcılara, örneğin ekip üyelerinize, ek bilgiler sağlamak için durum göstergesi sütununa koşullu biçimlendirme ekleyin ve durum göstergelerini açıklamak üzere tablonun altına bir açıklama ekleyin.
1-12. adımları tamamladıktan sonra Excel Gantt grafiğiniz şu şekilde görünmelidir.
Excel İçin Bir Gantt Grafik Şablonu Var mı?
Proje yönetimi söz konusu olduğunda Gantt grafiği, her şeyi düzenli ve planlandığı şekilde tutmak için vazgeçilmez bir araçtır. Piyasada çok sayıda Excel Gantt grafik şablonu bulunur ve birçok Google E-Tablolar şablonu Excel için yeniden kullanılabilir.
DPM Üyeliği içinde çeşitli Gantt grafik şablonları ve proje zaman çizelgesi şablonları bulabilirsiniz; ancak yukarıda listelenen diğer araçlardan bazılarını önce denemenizi yine vurgulamak isterim; bunlar işinizi çok daha kolaylaştıracaktır.
Söz Sizde
Excel'de Gantt grafiği oluşturmak göz korkutucu olabilir; ancak bunu gerçekten bu şekilde yapmak istiyorsanız, bu 12 adım işi çok daha basit hâle getirir. Tekrar belirtmek gerekirse, Excel'de Gantt grafiği oluşturmak, sahip olduğu sınırlamalar nedeniyle çoğu zaman en iyi seçenek değildir.
Bunun yerine, projenin zamanında ilerlemesini ve tüm beklentileri karşılamasını sağlamak için özel yazılımlar kullanmak en iyi çözüm olabilir. Bu makaleyi yararlı bulduysanız, Gantt grafikleri ve diğer ilgili konular hakkında daha fazla ipucu almak için neden The Digital Project bültenine abone olmayasınız? Okuduğunuza memnun olacaksınız.
