Operasyonlar ve PMO Arasındaki Kusursuz Uyumun Bulunması

Deşifreyi Okuyun:

Podcast bölümlerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak hazırlamayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru sonuç vermediği için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Yine oldu. Projenizden haftalar boyunca tamamen uzak kaldıktan sonra COO'nuz, projenin ilerleyişinden ve işlerin yürütülme biçiminden ne kadar hayal kırıklığına uğradığını anlatan sert bir e-postayı size ve ekibe gönderdi. Şimdi herkes, daha önce kabul ettiğini bilmediği yeni beklentileri karşılamak için çabalıyor. Ortam duygusal ve sinir bozucu. Aslında bu durum projeyi de yavaşlatıyor.

İşlerin doğası gerçekten böyle mi? Yoksa operasyonlar ile proje yönetimini aynı doğrultuda buluşturmanın bir yolu var mı?

Proje yöneticileri ile operasyon ekipleri arasında netlik ve güven oluşturmakta zorlandıysanız dinlemeye devam edin. Operasyon ekibi üyeleri ile proje yöneticileri arasındaki kusursuz uyumu nasıl bulacağımızı ayrıntılı biçimde ele alacağız. Böylece herkes aynı anlayışla hareket edecek ve ekipteki herkesin yararlanabileceği şekilde işi büyütmek için uyum içinde çalışacak.

Merhaba arkadaşlar, programa hoş geldiniz. Ben Dijital Proje Yöneticisi'nden Galen Low. Dijital dünyada proje yönetiminin değerini yükseltebilmek için birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantılar kurmasına yardımcı olma misyonuna sahip dijital profesyonellerden oluşan bir topluluğuz. Daha fazla bilgi almak isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresini ziyaret edin.

Bugün Operasyonlar ile PMO arasındaki kusursuz uyumu bulmayı ve bunun bir işletmenin ekip kültürü ile kârlılığı üzerindeki etkisini konuşacağız. Bugünkü konuğum, Tennessee'nin Nashville kentinde faaliyet gösteren Operations Agency'nin sahibi ve yöneticisi, eşsiz Alyson Caffrey.

Merhaba Alyson!

Alyson Caffrey: Merhaba Galen! Beni davet ettiğin için teşekkür ederim.

Galen Low: Programa katılmana çok sevindim. Seni her zamanki gibi görmek de harika. Öncelikle, dostlarımız Parakeeto tarafından 2022'nin En İyi Ajans Koçlarından biri seçilmen nedeniyle seni tebrik ederim. Bu gerçekten çok heyecan verici.

Alyson Caffrey: Çok teşekkür ederim. Biraz şaşırdım ama sonuçta bundan büyük gurur duydum.

Galen Low: Hakkında bildiğim ve duyduğum her şey, itibarının senden önce geldiğini gösteriyor. Bu nedenle o listede seni görmek beni şaşırtmadı.

Alyson Caffrey: Çok teşekkür ederim.

Galen Low: Listede Operations Agency'den de söz ediliyor. Bize biraz Operations Agency'den ve ekibinizin yardımcı olduğu kuruluş türlerinden bahsedebilir misin?

Alyson Caffrey: Elbette. Operations Agency adı, tam olarak yaptığımız işi ifade ediyor. Biz bir operasyon ajansıyız. Pek çok kişi operasyonların her şeyi kapsadığını, arka planda işleri bir araya getirmek anlamına geldiğini düşünür. Gerçekten de bunların hepsini kapsar. Ancak Operations Agency olarak işletmelere bakıyor ve sahipleriyle gerçek bir ortaklık kurarak onlara hizmet eden, müşterilerinin daha iyi sonuçlar almasına yardımcı olan ve ekiplerinin daha etkili çalışmasını sağlayan bir operasyon planı oluşturuyoruz.

Genellikle hizmet sağlayıcılarla çalışmaya başlıyoruz. Bunun bizim bir numaralı çalışma alanımız olduğunu söyleyebilirim. Çünkü hizmet sağlayıcıların “Ben de serbest çalışanım, aynı zamanda işletme sahibiyim” geçişinde en çok zorlanan grup olduğunu düşünüyorum. İşletme sahibi hizmet sunumunun tüm ayrıntılarıyla uğraşıyorsa kaliteyi korumak, kâr marjlarını sürdürmek ve aynı anda işletmeyi büyütmek oldukça zorlaşıyor. Biz de bu boşluğu kapatmaya yardımcı oluyoruz.

Galen Low: Bu gerçekten harika. Ben de çalışma geçmişimden dolayı bunu kesinlikle anlayabiliyorum. İşletmeyi bizzat yöneten pek çok ajansla çalıştım. Girişimci olarak tek başlarına veya küçük bir ekiple işe başladılar, işleri kendileri teslim ettiler ve sonra işletme operasyonlarını öğrenmeleri gerektiğini fark ettiler. İşletmelerini kurarken ihtiyaç duydukları şey bu değildi; şimdi büyümek için öğrenmeleri gereken şey buydu.

Alyson Caffrey: Kesinlikle. Bence bu, onlar için doğal olmayan bir şeye dönüşüyor. Operations Agency'nin ihtiyaçtan doğduğunu her zaman söylerim. İnsanlar bana gelerek “Lütfen bunu yapmama yardım eder misin? Bu benim uzmanlık alanım değil” demeye başladı.

Bunu anlayışla karşılıyorum. Birinin “Bu benim zayıf yönüm ve işletmemin gelişmesi için işletme sahibi olarak bunun üzerinde çalışmam gerekiyor” diyebilmesine gerçekten saygı duyuyorum.

Galen Low: Günümüzde herkes için her şey olmaya çalışmak aslında biraz anlamsız. Daha önce bunu yapmış ve bilen insanlardan ders çıkarabileceğimiz alanlar var. Sonra da oradan hareketle ufkumuzu genişletebiliriz.

Operations Agency'nin kurulmasına ne yol açtı?

Alyson Caffrey: Üniversiteden mezun olduktan sonra yeni kurulmuş bir işletmede yönetici asistanı olarak işe başladım. İşletmenin sahibi aynı zamanda yöneticisiydi ve çok sayıda hareketli parça vardı. Ekipte yalnızca dört temel kişi bulunuyordu. Orada geçirdiğim iki yıl içinde işletmeyi önemli ölçüde büyüttük.

Yönetici asistanlığından CEO'nun asistanlığına, ardından yaklaşık 10 ila 15 çalışandan sorumlu operasyon yöneticiliğine geçtim. Tam kapsamlı bir satış ve pazarlama ekibimiz vardı. Oldukça hızlı büyüdük. Daha sonra hayatımda doğal bir geçiş dönemi geldi; o sırada taşınıyorduk ve bu şirketle yollarımızı ayırdım.

Birkaç hafta içinde, o işletme aracılığıyla tanıştığım birkaç kişi bana gelip “O adam için yaptıklarını benim için de yapabilir misin?” diye sordu. Ben de “Sanırım yapabilirim” dedim.

Operations Agency'yi ihtiyaçtan doğurdum. Eminim bunu dinleyen pek çok kişi anlayacaktır. Sabahın birinde uyanık olduğumu ve ilk müşterim için bir teklif hazırlamam gerektiğini düşündüğümü hatırlıyorum. Teklifin profesyonel görünmesini istiyordum.

Alan adımı satın alıyor ve Better Proposals'ta çok gösterişli bir teklif hazırlıyordum. Karşı tarafın beni gerçekten profesyonel görmesini istiyordum. Çünkü kendisi de profesyoneldi ve operasyonlarını büyütmek için yardıma ihtiyacı vardı. Bu nedenle onun için doğru kişi olduğumu göstermek istedim.

Başlangıçta her şeyi adım adım kurmak eğlenceliydi. Birçok ajansın yaptığı şeylerin aynısını ben de yaptım. Pazarlamayı ben yürüttüm, satışları ben yaptım, hizmeti ben sundum, faturaları ben kestim ve maaş ödemelerini ben işledim.

Bunların çoğundan geçmek önemli. Çünkü bir işletmeyi yürütmek için ne gerektiğini derinlemesine öğreniyorsunuz. Bu nedenle yeni müşterilerime her zaman şunu söylüyorum: Bu pozisyonda olduğunuz için üzülmeyin. Fazla çalıştığınızı ve her şeyin çılgınca ilerlediğini biliyorum. Duşta saçınızı yolacak hale geldiğinizi de biliyorum. Ancak bunları yaşadınız çünkü yardım ettiğiniz insanları gerçekten önemsiyorsunuz ve işletmenizle fark yaratmayı gerçekten istiyorsunuz.

Bu süreçte öğrenmem gereken şey şuydu: Bunu gerçekten istiyor muyum? İşletmeyi gerçekten istiyor muyum? İnsanlar birkaç kez “Tam zamanlı operasyon yöneticin olabilir miyim? Seni işe alabilir miyim?” diye sordular. Ben de “Saygıyla hayır, ama tekliflere açığım” dedim.

Kişisel hayatım da harika. Hayatımın hiçbir döneminde tam zamanlı olarak evden çalışabileceğimi ve finansal açıdan özgür olabileceğimi düşünmemiştim. Artık eşimle hedeflerimizden ve hayallerimizden söz ettiğimizde, işletmeyi bir araç olarak kullanıyoruz. İnsanlara yardım ediyor, eğlenceli projeler üzerinde çalışıyor ve aynı zamanda olmak istediğimiz kişiye dönüşmemize yardımcı oluyoruz.

Galen Low: Bugün konuşmak istediğimiz konu, proje yönetimi ekibi ile operasyon ekibi arasındaki ilişki ve bu ilişkinin bir işletmenin büyüme biçimine, ölçeklenmesine ve ekip kültürüne etkisi. Proje yönetimi ile operasyonlar arasındaki fark tam olarak nedir ve bu ikisi arasındaki ilişki nasıldır?

Alyson Caffrey: Operasyonları iki şeritli bir yol olarak düşünüyorum. Birinci şerit standartlardır: Temel hizmetleri nasıl sunduğumuz, pazarlama ve satış motorlarımızı nasıl çalışır durumda tuttuğumuz, günlük olarak değişmeyen politika, prosedür ve standartlarımız.

İkinci şerit ise büyüme girişimleridir. Bunlar genellikle çeyreklik planlama girişimleridir. Belirli bir ürün veya hizmeti nasıl büyüteceğimizi planlarız. Bir kitap yayımlamak, canlı bir etkinlik düzenlemek veya standartlarımızın dışında yeni bir şey yapmak buna örnek olabilir.

Bana göre proje yönetimi bu iki alanın altında yer alır. Bu nedenle proje yönetimi ve operasyonlar çoğu zaman iç içe geçer ve bence geçmelidir de. Projeleri, başlangıç ve bitiş tarihleri olan, sınırlı süreli girişimler olarak düşünebiliriz.

Galen Low: Bazı işler günlük rutindir; bazıları ise işletmeyi büyütmek için daha büyük bir adımdır. Bir proje yöneticisi olarak bazen operasyonlardan ayrıymışım gibi hissediyorum. Oysa aslında operasyonların içindeyim. Proje yöneticileri, yönettikleri projenin operasyonlar için ne anlama geldiğini gözden kaçırabiliyor.

Bir proje yönetimi ekibinin operasyonları desteklemesinin en önemli yolu nedir?

Alyson Caffrey: Bence en iyi yol standartları karşılamaktır. Proje yöneticisinin görevi, teslimatın standartlarını karşılamaktır. Bu da operasyonel açıdan pek çok şeyi etkiler. Müşteri daha uzun süre kalır, gelirimiz artar, iyi bir deneyim yaşadıysa bize iş yönlendirebilir ve işletmenin aylık yinelenen gelirini artırabilir.

Projelerin ne kadar sarktığına, yani zaman farkına özellikle bakarım. Bu farkı bir günün altında tutabilirsek şirket büyüyebilir, daha fazla müşteri alabilir ve projeleri yerine getirmek için daha iyi eğitilebilir süreçlere sahip olabiliriz.

Galen Low: Bu bakış açısı çok önemli. Çoğu zaman üçlü kısıtlar olarak bütçe, zaman ve kapsamı konuşuyoruz. Ancak proje yöneticisi aynı zamanda bir büyüme aracıdır. Projeyi zamanında, bütçesinde ve standartlara uygun biçimde teslim ettiğinizde işletmenin büyümesine, müşterileri elde tutmasına ve daha iyi marjlar elde etmesine yardımcı olursunuz.

Alyson Caffrey: Ayrıca ekibin hedefleri de burada devreye girer. Ekip üyelerim bir şey istiyorsa bana gelmelerini ve bunu nasıl gerçekleştirebileceğimizi birlikte düşünmemizi söylerim. Bu daha fazla izin, farklı sorumluluklar veya maaş artışı olabilir.

Bir proje yöneticisi daha fazla kazanmak istediğini söylerse, projelerin ne kadar sarktığına bakarız. Projeleri zamanında bitirmek doğrudan kârlılığa katkı sağlar; bu da çalışanlara daha fazla ödeme yapabilmemiz anlamına gelir. Ekibinizle bu konuda açık ve şeffaf olursanız, herkes işletmeye yardımcı olmak için elinden geleni yapabilir.

Galen Low: Peki operasyon ekibinin proje yöneticilerini desteklemesinin en önemli yolu nedir?

Alyson Caffrey: Proje yönetimi için çalışma kurallarını netleştirmek. Operasyon ekibi projenin nasıl güncelleneceği, hangi verilerin görüleceği ve iletişimin nasıl yürütüleceği konusunda net değilse sorun çıkar.

Müşterilerime ve birlikte çalıştığım tüm operasyon yöneticilerine, temel performans göstergelerini ve verileri mümkün olduğunca erken netleştirmelerini öneriyorum. Bir kişiden ne beklendiğini söylemenin en açık yolu, beklentiyi ortaya koymak ve ardından bu beklentiyi haftalık veya iki haftalık periyotlarla birlikte değerlendirmektir.

Operasyon yöneticileri yalnızca bir sorun olduğunda iletişim kurmamalı. Düzenli bir iletişim ritmi oluşturulmalı. Haftalık toplantıda hiçbir sorun yoksa bile ekibe “Bugün harika iş çıkardınız” demek moral açısından çok değerlidir.

Üçüncü önemli konu verilerin görünürlüğüdür. Veriler, standartlarımızın gerçekçi olup olmadığını anlamamıza yardımcı olur. Yeni bir müşteriyi 24 saat içinde sisteme almak bir standart olabilir; ancak veriler bunun mevcut süreçle mümkün olmadığını gösteriyorsa standardı değiştirmemiz gerekir.

Galen Low: Veriler, insanların ve duyguların söz konusu olduğu bir ortamda objektif kararlar almamıza yardımcı olur. Hedef gerçekçi değilse, hedefi veya hedefe ulaşma biçimimizi değiştirmek için bir konuşma başlatabiliriz.

Alyson Caffrey: Kesinlikle. Bu bir ilişki. Karşınızdaki kişinin sizden ne istediğini önemsersiniz ve davranışınızı o ihtiyaca göre düzenlersiniz.

Galen Low: İyi çalışan bir operasyon ekibi ile proje yönetimi ekibinin belirleyici özellikleri nelerdir?

Alyson Caffrey: Birincisi çalışma kuralları ve standartlar. İkincisi etkili ve tutarlı iletişim. Üçüncüsü ise veri görünürlüğü. Bu üç alan, ekiplerin ne beklediğini, işlerin nasıl ilerlediğini ve nerelerde iyileştirme yapılması gerektiğini görmesini sağlar.

Bir kuruluş operasyonel bir sorunla geldiğinde önce beklentilerin net olup olmadığını, projelerin nasıl yürütüldüğünü, ekipte kimlerin bulunduğunu ve bu kişilerin eğitilip eğitilmediğini incelerim. Ardından neyin iletişim kurulduğuna bakarım. Son olarak zamanında ve bütçesinde ilerleyip ilerlemediğimizi hangi verilerle bildiğimizi değerlendiririm.

Bu üç alandan biri eksikse veya üçü de mevcut değilse ilişki genellikle kötüleşir. Bu kimsenin suçu değildir; işletmeler büyürken herkes çok fazla şapka takmak zorunda kalabilir. Ancak standartlar, iletişim ve veri görünürlüğü konusunda bilinçli bir yatırım yapmak ilişkiyi güçlendirir.

Galen Low: Proje yönetimi ve operasyon ekipleri arasında çözülmesi zor ama ilişkiyi geliştiren çatışmalara örnek verebilir misin?

Alyson Caffrey: Bir ekip, yılda altı ila sekiz kez lansman gerçekleştiriyordu. Lansmanlar genellikle başarılıydı, ancak süreç oldukça dağınıktı. Takip sistemleri ve standart çalışma prosedürleri bulunmuyordu. Proje yöneticisi tüm boşlukları kapatmaya çalışıyor, e-postaların gönderilmesini, sosyal medya paylaşımlarını ve reklamların çalışmasını takip ediyordu.

Bunun üzerine 15 günlük bir puan kartı oluşturduk. Her günün sonunda kısa bir toplantı yaparak o günün verilerini değerlendirdik. Böylece hangi alanlarda değişiklik yapmamız gerektiğini daha erken görebildik. Ayrıca proje için standartları netleştirdik. Proje yöneticisinin tüm boşlukları tek başına kapatmasını beklemek yerine, herkesin sorumluluklarını belirledik.

Proje yöneticileri ile operasyon yöneticileri benzer becerilere sahip olabilir; ancak bunlar farklı rollerdir. Proje yöneticileri çoğunlukla yürütücüdür, süreçleri oluşturmakla değil, projeyi ilerletmekle ve açık uçları kapatmakla sorumludur.

Galen Low: Farklı türdeki projeler için verileri nasıl toplamak ve günlük olarak kaydetmek gerekir?

Alyson Caffrey: Önce neyi görmek istediğinizi belirleyin. Projeyi teslim etmek için gereken süreye, revizyon sayısına veya bütçeye bakabilirsiniz. Büyük göstergelerden başlayın, sonra daha küçük ve açıklayıcı verilere inin.

Verileri iç içe geçmiş Rus bebekleri gibi düşünebilirsiniz. Büyük veri noktası, altında daha küçük ve hikâyeyi açıklayan başka veri noktaları barındırır. Örneğin revizyonların nedeni görevlerin net olmaması olabilir. Görevlerin neden net olmadığını anlayarak daha derin bir inceleme yapabilirsiniz.

Başlangıçta dört veya beş veri noktası yeterlidir. Her şey yolunda görünüyorsa daha derine inmeniz gerekmez. Tekrarlanan projeleriniz varsa mutlaka bir proje yönetimi aracı kullanın. Önce mevcut sistemlerinizin bu verileri doğal olarak raporlayıp raporlayamadığına bakın. Ardından ekip üyelerinin hangi verileri raporladığını inceleyin. Son olarak bazı verilerin manuel olarak girilmesi gerekip gerekmediğini değerlendirin.

Galen Low: Herhangi bir veri, yalnızca duygulara ve belirsizliklere dayalı bir konuşma yapmamızı engeller. Verinin mükemmel veya nihai gösterge olması gerekmez. İnceleyebileceğiniz, katmanlarını açabileceğiniz ve gerektiğinde ayarlama yapabileceğiniz bir başlangıç noktası olması yeterlidir.

Alyson Caffrey: Kesinlikle. Gerçekten hayatınızı değiştirir.

Galen Low: Proje yönetimi uygulamalarını standartlaştırmak isteyen ancak kendi yöntemlerini kullanmaya alışmış proje yöneticileriyle nasıl çalışılmalı?

Alyson Caffrey: Öncelikle açık bir konuşma yapılmalı. “Daha iyi sonuçlara ulaşmana nasıl yardımcı olabilirim?” ve “Şu anda proje yönetiminde hangi sorunları görüyorsun?” diye sorulmalı.

Deneyim çok önemlidir. Deneyimli bir proje yöneticisi bir şeyi doğru yapıyorsa, onunla birlikte bu yaklaşımın standartlarını oluşturabilirsiniz. Beklentileri zorla dayatmak yerine, nasıl çalışılacağı konusunda karşılıklı anlaşmaya varmak kişinin beklentileri yerine getirme kapasitesini artırır.

Ancak biri standartlara uymaya veya operasyon yöneticisiyle ortak bir zeminde buluşmaya kesinlikle yanaşmıyorsa, kuruluş için doğru kişi olmayabilir. Bu durumda kadroyu yeniden yapılandırmak gerekebilir. Amaç insanları kontrol etmek değil; işletmenin uzun vadeli başarısına yatırım yapan kişileri belirlemektir.

Galen Low: Kuruluşların operasyonlar ve proje yönetimi konusunda gelişmek için dışarıdan bir uzmana yatırım yapması gerektiğine ikna olmadıkları durumlarda ne önerirsin?

Alyson Caffrey: Öncelikle, değişimi sizin istediğinizden daha fazla kimse isteyemez. Her şey kontrolden çıktıktan sonra müdahale etmek yerine daha proaktif davranmak işletmenin çok daha hızlı büyümesine yardımcı olur.

Dışarıdan yatırım yapmaya hazır değilseniz, bugün konuştuğumuz yöntemleri kullanarak ekibinizle sağlıklı konuşmalar başlatın. Çalışma kurallarını, iletişim ritmini ve temel verileri netleştirin. Ayrıca işletmenin içinde olmayan, ancak operasyon deneyimi bulunan bir meslektaşınızdan veya arkadaşınızdan süreçlerinize bakmasını isteyebilirsiniz.

Bacağınız kırıldıysa beni arayın; bu durumda yardımcı olmaktan mutluluk duyarım. Ancak sorun henüz büyümeden küçük adımlar atmak, daha büyük problemlerin önüne geçmenizi sağlar.

Galen Low: Bu görüşme, operasyon ve proje yönetimi ekiplerinin düzenli olarak bir araya gelmesi gerektiğini gösteriyor. Durum toplantıları yalnızca müşteri projeleri için yapılmaz. Verileri düzenli olarak incelemek, beklentileri ifade etmek ve projenin işletmeyi nasıl büyüttüğünü anlamak gerekir.

Alyson Caffrey: Bugün çok eğlenceli ve değerli konular konuştuk.

Galen Low: Gerçekten de öyle. Umarım dinleyicilerimiz bu konuşmayı faydalı bulmuştur. Operations Agency'den Alyson Caffrey'yi mutlaka araştırın. Bir sonraki bölümde yeniden konuşmak üzere.

Peki siz ne düşünüyorsunuz? Proje yönetimi ve operasyon ekipleriniz potansiyellerinin tamamıyla iş birliği yapıyor mu? Yoksa ekip kültürünüz gerekli bir uzlaşma ortamına mı ihtiyaç duyuyor? Operasyonlar ile PMO arasındaki uyumu en üst düzeye çıkarabilseydiniz işletmeniz ve organizasyon kültürünüz nasıl değişirdi? Düşüncelerinizi aşağıdaki yorumlarda bizimle paylaşın!

Stratejik bir proje lideri olarak becerilerinizi geliştirmek istiyorsanız topluluğumuza katılın. Bilgi paylaşan, karmaşık sorunları çözen ve mesleğimizin geleceğini birlikte şekillendiren destekleyici topluluğumuza erişmek için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin.

Zaman ve enerji tasarrufu sağlayan kapsamlı şablonlardan aylık eğitim oturumlarına, tartışma forumları, topluluk etkinlikleri ve uzmanlık grupları aracılığıyla sunulan akran desteğine kadar topluluğumuzun üyesi olmak, dijital teslimat kariyerinizde ilerlerken yanınızda binden fazla kişinin bulunması anlamına gelir.

Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz lütfen abone olun ve thedigitalprojectmanager.com adresinden iletişimde kalın.

Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.