İlgi Çekici Bir Uzaktan Çalıştaya Nasıl Kolaylaştırıcılık Yapılır

Deşifreyi Okuyun:

Podcast'lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak oluşturmayı deniyoruz. Bot her zaman %100 doğru sonuç vermediği için lütfen yazım hatalarını bağışlayın.

Galen Low: Merhaba millet, yayını dinlediğiniz için teşekkürler. Ben The Digital Project Manager'dan Galen Low. Birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantı kurmasına yardımcı olmayı; böylece dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırmayı amaçlayan bir dijital profesyoneller topluluğuyuz. Bunun hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin.

Pekâlâ, bugün çok satan yazar, uzman yönetici kolaylaştırıcı, Starfish Synergies'in kurucusu ve Hasbro'nun Play-Doh Power Solutions Kurumsal Eğitimi'nin Kuzey Amerika'daki özel sağlayıcısı Theresa Bailey'den ilgi çekici uzaktan çalıştayların nasıl kolaylaştırılacağına dair bir ders alıyoruz.

Theresa, programa tekrar hoş geldin.

Theresa Bailey: Çok teşekkür ederim. Geri döndüğüm için çok mutluyum.

Galen Low: Burada olmana çok sevindim; çünkü yönetici ekiplerle çalıştaylarda Play-Doh'u nasıl kullandığını ve bunun yaratıcılık ile yenilikçiliğin önünü nasıl açtığını konuşuyorduk. Ben de bunun harika olduğunu düşündüm. Konuya giriş yapacak olursam, proje yönetimi dünyasının ve özellikle dijital dünyadaki proje yöneticisi rolünün epey değiştiğini söyleyebilirim. Dijital proje yönetimi dünyasında birbiriyle ilişkili iki şeyin gerçekleştiğini düşünüyorum. Birincisi, proje yöneticilerinden çalıştayları ve oturumları kolaylaştırabilmeleri giderek daha fazla bekleniyor. İkincisi, proje tabanlı iş birliği giderek daha fazla hibrit ve uzaktan yapılandırmalarla yürütülüyor.

Bu nedenle bana göre, ilgi çekici bir uzaktan ya da hibrit çalıştayı kolaylaştırabilen herhangi bir proje yöneticisi şu anda altın değerinde. Bize bu konuda senden daha iyi kim ders verebilir? Bunu çok yaptığın için konuya dalacağımız için heyecanlıyım.

Theresa Bailey: Evet, açıkçası insanlara nasıl kolaylaştırıcılık yapacaklarını anlamalarında yardımcı oluyorum; özellikle de başkalarının önünde konuşmayı sevmeyenlere. Korku ölçeğinde topluluk önünde konuşmanın çoğu zaman ölümden daha yüksek bir korku olarak değerlendirildiğini biliyoruz. Bu yüzden en popüler çalıştayım muhtemelen insanlara nasıl kolaylaştırıcılık yapacaklarını öğretmek. Bunun her alanda, her yerde çok önemli bir beceri olduğunu biliyorum.

Galen Low: Haklısın; bunda doğal olmayan bir şey var. Bu yüzden geliştirilmesi ve eğitilmesi gerekiyor.

Umarım bugün, yolculuğun boyunca zor yoldan öğrendiğin bazı şeylerden faydalanabiliriz. Çünkü her zaman kolaylaştırıcı değildin; sanırım yaklaşık 15 yıl önce kolaylaştırıcılığın içine girdin. Bize başlangıç hikâyeni anlatabilir misin? Psikoloji alanında doktorayla akademik kariyer yapmaya neredeyse yönelmişken, Play-Doh kullanan yöneticilerle kurumsal çalıştaylar kolaylaştırmaya nasıl geçtiğini anlatır mısın?

Theresa Bailey: Elbette. Aslında yıllar önce spor psikoloğu olmak istiyordum. Bunu istediğim için ve aynı zamanda klinik psikolog olmak üzere lisansüstü eğitime girebilmek için gönüllü çalışmalar yapıyordum. Kanada Ruh Sağlığı Derneği'nde gönüllüydüm. Ottawa'da, evsiz insanların hizmetleri nasıl almak istediklerini anlamaya yönelik bir proje üzerinde çalışıyordum. Bir barınağa gittim ve kendimi, benden tam iki hafta küçük bir genç adamla masanın karşısında buldum.

Aynı şekilde büyümüştük. Onun oraya, benim de buraya nasıl geldiğimi anlamak istiyordum. O anda spor psikoloğu olma hayallerim suya düştü ve insanların gelişmesine, etkili olmasına neyin yardımcı olduğunu incelemeye başladım. Sonrasında toplum psikolojisi alanında yüksek lisans yaptım; insanların başarılı olmasına neyin yardımcı olduğunu gerçekten anlamaya çalıştım ve genç kadınlar için bir acil barınakta dayanıklılığı inceleyerek insanların bir yerden ya da diğerinden çıktıktan sonra başarılı olmalarına neyin yardımcı olduğunu araştırdım.

Hayatımın ilk bölümü böyle geçti. Sonra eğitim alanına girdim. Ruh sağlığı ve diğer birçok alanda çalışıyordum. Üçüncü çocuğum olduktan sonra daha fazla esnekliğe sahip olmak için danışmanlığa geçtim. Ancak temelim gerçekten araştırmacı olmaktı.

Toplum psikolojisi ve toplum geliştirme geçmişimle edindiğim becerileri kullanmaya başladıkça; ekip oluşturma, topluluk kolaylaştırıcılığı ve stratejik planlama çalışmalarını daha fazla yaptıkça, elektronik tabloların araştırma kısmını sevmediğimi fark ettim. Böylece sonunda daha çok kolaylaştırıcılığa yöneldim.

Kendimi evimde hissettiğim yer de burasıydı. Bir yerde hep birlikte olduğumuzda insanların en iyi yönlerini ortaya çıkarmaya çalışırken kendimi evimde hissediyordum. Pandemiye gelelim: Mart 2020'de üç gün içinde tüm gelirimi kaybettim ve köklerime dönmeye karar verdim. Dayanıklılık üzerine bir kurs hazırladım ve bunu satarak başladım.

Kanada'daki pazarlama başkan yardımcısı tarafından Hasbro ile bir çalıştay yapmam istendi. Biz de yapmak istedik. Bu, konuşmanın geri kalanına bağlanıyor. O zamana kadar hiç çevrim içi çalıştay kolaylaştırmamıştım; çünkü buna gerek olmamıştı. O noktada çevrim içi bir çalıştay hazırlamam gerekti. Yüz yüze yapılacak çalıştay iki kez iptal edilmişti ve benden Play-Doh'u bu çalıştaya dâhil etmemi istediler.

Oraya gittim, nasıl yapacağımı çözdüm ve o kadar iyi geçti ki üç hafta sonra Play-Doh Power Solutions Kurumsal Eğitimi'ni geliştirme fırsatı teklif edildi. Sanırım son dört yıldır yaptığım şey bu.

Galen Low: Tohumun, insanların gelişmesine yardımcı olma merakı olması çok hoşuma gidiyor; hikâyene bu açıdan baktığında her şey anlam kazanıyor.

Bir çalıştaydayken insanları bir hedefe ulaşmak için bir araya getiriyoruz. Gelişmelerini istiyoruz. Bu en rahat durum olmayabilir. Hem kolaylaştırıcı olarak kendinde bir şeyi hem de katılımcılarında gelişebilmeleri için bir şeyi açığa çıkarman gerekiyor.

Bunu, çalıştayını ve kolaylaştırdığın oturumu neden önemsemen gerektiğine dair bir tema olarak seviyorum. Sadece zorunda olduğun için değil; belki de ulaşmak istediğin sonuca yardımcı olmak istediğin için.

Theresa Bailey: Kesinlikle. İnsanlar bir çalıştayı sadece gerçekleştirmiş olmak için yürüttüğünü hissettiklerinde bunu anlayabilirler. Konuşurken değindiğim ilk şeylerden biri bu ve muhtemelen konuştuğumuz diğer konulara da bağlanıyor: Niyetlerin neler? Hedeflerin var; ulaşmak istediğin şeyler var. Bunlardan kontrol listesi olarak söz ediyorum. Dolayısıyla bir çalıştay için niyetlerin neler ve ona hangi dünya görüşüyle yaklaşıyorsun?

Bana göre hedefler kontrol listesiyse niyetler, bowling oynamayı öğrenenler için bowling salonundaki kulvar kenarları gibidir. Çalıştay için niyetlerini belirlediğinde ve diğer insanların da bunu yapmasını sağladığında hepiniz aynı şeye bağlı olursunuz. Böylece katılımı sağlamak ve gerçekten etkili bir çalıştay yapmak kolaylaşır.

Galen Low: Bu çerçeveyi seviyorum; çünkü hedefler ve kutu işaretlemek... Bir çalıştaydan ayrılırken herkesin “Evet, bütün kutuları işaretledik” dediği pek sık olmaz. Bunun “Zamanı akıllıca kullandık mı? Buraya gelme amacımıza ulaştık mı?” demenin harika bir yolu olabileceğini kabul ediyorum. Ancak bir çalıştayı iyi yapan şeylerin bazılarında tarif edilemez bir yan da var.

Belki bu soruyu sana yöneltebilirim; çünkü çok sayıda çalıştay yaptın ve pek çok oturum yürüttün. Katılımcılar için bir çalıştayı ilgi çekici yapan şey nedir? Uzaktan, hibrit ya da yüz yüze olması fark etmeksizin, insanların zamanlarını gerçekten değerli bir şekilde kullandıklarını hissetmelerini sağlayan şey nedir?

Theresa Bailey: Sanırım diğerlerinden farklı olabilirim; benzersiz demek istemiyorum ama herkesin katılma fırsatına sahip olmasını sağlamak benim için önemli. Neyin ilgi çekici olup neyin olmadığını düşünebiliriz. Bir kişinin tüm söz hakkına sahip olduğu ve senin yalnızca bilgi aldığın durumlar genellikle ilgi çekici değildir.

Öte yandan, söz hakkına sahip olmaya alışkın olmayan ya da konuşma alanına sahip olmaktan korkan insanlar için katılımda bulunmak da göz korkutucu olabilir. Bu nedenle insanları konuşmaya, onlar için anlamlı olacak şekilde dâhil etmenin bir yolunu bulmalısın. Anlamlı olmayan buz kırıcı etkinlikleri kim sever? Çok az kişi. Bu soruyu sordum; insanların muhtemelen yalnızca %7'si “Evet, işimle bağlantı kurabildiğiniz sürece buz kırıcı etkinlikleri seviyorum” diyor.

Değil mi? İnsanları anlamlı hissettiren bir şekilde konuşmaya dâhil etmenin yolunu bulmalısın. Böylece katılmayı sevmeyen insanların katılma olasılığı artar; ayrıca kendilerini güvende hisseder ve hedef gösterilmiş gibi olmazlar. Bana göre üretken, ilgi çekici ve güvenli olabiliyorsa iyi bir çalıştaydır.

Galen Low: Güvenli olma yönünü seviyorum. Bu neredeyse, bir kişinin tüm konuşma süresini tükettiği ve kimsenin katkıda bulunamadığı durumla, bir oturumda katılmak zorunda kaldığın ve bunun ne kadar can sıkıcı olduğu arasındaki denge gibi.

Güvenlik ve rahatlık arasında bir denge var. Bu, birini katılması gerektiği için zorla katılmaya sürüklemek değil; aslında onun için ilgi çekici olması. Çünkü çalıştayın bir noktasında “Aslında katkıda bulunabileceğimi hissediyorum; bu güvenli olacak ve görüşüm değerli olacak” diyebilir.

Theresa Bailey: Kesinlikle. Çoğu zaman bir projenin başlangıcında, ister bir proje yöneticisiyle isterse projenin nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak, ilerleyecek çalışmanın tonunu belirlemek için orada olurum. Proje yöneticileri için bunun, birlikte nasıl çalışacağımızı anlamanın gerçekten önemli bir parçası olduğunu düşünüyorum.

Ayrıca genellikle daha az konuşan kişilerin, ister söz alarak ister mesaj göndererek ya da onlar için uygun olan başka bir yolla, kendilerine güvenli bir giriş noktası bulabilmelerini sağlamalısın. Seslerinin herkesinki kadar değerli olduğunu bilmeleri gerekir. Bunu çalıştayı nasıl yürüttüğünü yapılandırarak yapabilirsin ve bu, işinin geri kalanına da devam edebilir.

Galen Low: Bu gerçekten iyi bir geçiş oldu; çünkü belki çalıştaylara yaklaşımını biraz inceleyebiliriz. Uzaktan ve hibrit tarafına özellikle odaklanmak istiyorum. Başta, baskı altında “Bunu çözmem gerekiyor” dediğin inanılmaz bir hikâye anlattın.

Ancak konuştuğumuz bazı şeylerde de olduğu gibi, bütün sihir yalnızca “odada” gerçekleşmiyor. Bazen planlama ve bilinçli hareket etmek de önemli. Uzaktan veya hibrit bir çalıştaya hazırlanırken düşündüğün en kritik unsurlardan bazılarını bize adım adım anlatabilir misin?

Katılımcıların hayal gücünü ve yaratıcılığını açığa çıkarmaya ve onları yenilikçilik moduna geçirmeye yardımcı olan yaklaşımlar neler?

Theresa Bailey: Bunun birkaç adımı var ama asıl mesele, çalıştayın sonunda ne elde etmek istediğini ve herkesin yapılan çalışmada kendini görebildiğini nasıl hissettireceğini anlamak.

Genellikle beni davet eden kişiyle birkaç kez konuşurum. Görüşlerini almak için başkalarıyla da birkaç konuşma yapabilirim ya da bunu anlamak üzere herkesin katıldığı kapsamlı bir görüşme gerçekleştirebiliriz. Sonra gerçekten geriye doğru mühendislik yaparım. “Tamam, ele almak istediğimiz üç şey bunlar.”

Bu arada, tam günlük bir çalıştayda tam gün süren uzaktan çalıştayları önermiyorum. Mümkünse bunu birkaç güne bölün. İnsanlar için çok daha kolay oluyor. Sonra bunu nasıl yapılandıracağını bulmalısın. İşleri yürütmek için sevdiğim oldukça belirli bir yöntem var. İlk bir saat ya da belki yarım saat ile 45 dakika, günün geri kalanında yapacağımız çalışma için alanı hazırlamaya odaklanır.

Bu, herkesin yaptığımız işe katılım göstermesini sağlamak, çalıştay hakkında nasıl hissettiklerini biraz anlamak ve çalıştayı yapılandırmak demektir. Aslında mola zamanlarını ne zaman planlayacağın, mola verdiğinden emin olmak, bunun ne zaman gerçekleşeceğini insanlara önceden bildirmek ve kamera politikası hakkında konuşmak gibi oldukça basit şeylerdir.

Nerede olduğunuza bağlı olarak çok farklı yapılar olabileceği için bunu ayrıntılı şekilde ele alabiliriz.

Galen Low: Ön çalışma. Bir çalıştaya katılımcı olarak katılanların, “Bu kolaylaştırıcının hazır bir gündemi var; geliyor, kendi işini yapıyor ve devam ediyor” diye düşünmesi kolay.

Oysa önceden yapılan iş birliği ve araştırmanın büyük bir kısmı, kimlerin orada olacağı, bundan ne elde etmek istediğimiz, seni davet eden kişilerle uyumu sağlamak, kimin bunun parçası olacağını anlamak ve doğru politikalarla beklentileri belirlemekle ilgili.

Ayrıca hibrit, yüz yüze ve uzaktan çalıştayların farklı olması fikrini seviyorum. Dikkat süreleri ve yorulmadan önce geçebilecek zaman bile yüz yüze, uzaktan veya hibrit olmasına göre değişiyor. Bunların hepsini planlamak ve sonra insanlara anlatmak; ne bekleyebileceklerini ve neler yapacağımızı söylemek gerekiyor.

Elbette kolaylaştırıcılık yaparken sihir odada gerçekleşir, ama bütün bu hazırlık ve ön çalışma olmadan gerçekleşmez. “Tamam, bana Play-Doh gönderdiğini ve bunun bir çalıştay olduğunu biliyorum ama kameramı açmak istemiyorum, üzgünüm” diyen kişiler oldu mu?

Theresa Bailey: Bazen bunun nedeni bağlantı kalitesi oluyor, değil mi? Özellikle bizim bulunduğumuz yerde bazı insanlar kameralarını kapatıyor ama yaptıklarını göstermek için tekrar açıyorlar. Bu sorun değil. Bazen de arka planda onları rahatsız eden şeyler olabiliyor. Bu nedenle en azından insanlardan ne yaptıklarını bize göstermelerini istiyoruz. Ancak genellikle sorun olmuyor; çünkü işleri yapılandırma şeklimiz sayesinde insanlar başkalarının ne yaptığını görmek istiyor ve başkalarının kendi tepkilerini görmesinden gerçekten hoşlanıyorlar.

Müzik kullanmak gibi farklı şeyler yapıyoruz. Çoğu zaman insanların omuzlarıyla dans ettiğini görürsünüz; fiziksel olarak ayağa kalkıp dans etmiyorlar ama bu, insanların birbirini görmek istediği bir ortama dönüşüyor. Kamerası kapalı olan kişilere, benim de bazen kameramı kapattığımı, ancak herkesin kamerası sürekli kapalıysa insanların ne zaman molaya ihtiyaç duyduğunu anlamanın zorlaştığını söylüyorum; çünkü enerjiyi aynı şekilde okuyamıyorsunuz.

Bu nedenle kameranın bazen açık, bazen kapalı olması, herkesin enerjisi açısından çok yardımcı oluyor.

Galen Low: Aslında mantıklı. Gerekçesini seviyorum. Çoğu zaman “Kameranız açık olmak zorunda” şeklinde katı bir kuralın uygulandığı oturumlar görüyorum. Oysa birinin kamerasını kapatması için dört iyi neden ve kameraların açık olmasının dört iyi nedenini söyledin. Bu yalnızca “Ben öyle söylediğim için kameran açık olacak” demek değil. Odayı okuyabilmek, insanların oturumdan neye ihtiyaç duyduğunu, nasıl tepki verdiklerini, işleri nasıl ilerleteceğimizi ve hedeflerimize nasıl ulaşacağımızı anlamakla ilgili.

Theresa Bailey: Üzgünüm, tam da bunun niyetlere geri döndüğünü söyleyecektim.

Eğer anlaşmaya vardıysak ve insanlara çalıştay için niyetlerini soruyorsam, bu niyetlerin ne olduğu konusunda hepimiz hemfikirsek, insanların ilgisini kaybetme olasılığı azalır; çünkü toplantıda kendilerinden sorumludurlar. Herhangi bir toplantıda, bunun bir çalıştay olması şart değil, gidişat senin ona getirdiğin enerjiye bağlıdır.

Eğer kötü geçerse bunun sorumluluğunun bir kısmını üstlenirim; ama sen buraya ne kadar enerji getiriyorsun? Hepimiz birlikte harika bir gün geçirebiliriz ya da geçirmeyebiliriz. İnsanlara bu konuda sorumluluk vermenin genellikle senin yararına olduğunu düşünüyorum.

Galen Low: Bunu sevdim. Zamanın ne kadar değerli olacağını yalnızca kolaylaştırıcı olarak sen değil, onlar da kontrol ediyor.

Oturumun kendisi, kolaylaştırıcılık ve insanların benimseyebileceği bir deneyim yaratmaktan söz etmişken, bunun yalnızca toplantılarda bile ne kadar zor olabildiğini gördüm. Hibrit veya uzaktan bir toplantıda bu gerçekten zor. Araya nasıl gireceğimizi, nasıl el kaldıracağımızı, nasıl katılacağımızı ya da özellikle uzaktan katılımcıysanız ve diğer herkes yüz yüze bulunuyorsa, sesleri iyi duyamadığınız bir ortamda nasıl söz alacağımızı hepimizin henüz tam olarak öğrenmediğini düşünüyorum. Peki uzaktan, yüz yüze veya hibrit bir deneyimde katılımcılar için bu deneyimi nasıl demokratikleştiriyorsun?

Teknoloji, psikolojik güvenlik ya da katılımcıların katkıda bulunabileceklerini ve nerede katkıda bulunacaklarını açıkça görememeleri açısından hibrit bir oturumla gelen bazı hayal kırıklıklarını nasıl yönetiyorsun?

Theresa Bailey: Açıkçası hâlâ öğreniyoruz. Teknoloji her yerde değişiyor. Ayrıca kullandığımız teknolojiye bağlı olarak deneyim tamamen değişebiliyor; Teams, Zoom, Google Meet ya da hangi platformu kullandığımıza göre farklılık gösteriyor. Ancak yine, bunun planlama gerektirdiğini düşünüyorum. İki farklı durum var. Yaptığım çalışmayla fiziksel bir çalıştayda bulunmak, oraya ulaşmak için çok fazla malzeme taşımayı veya göndermeyi gerektiriyor.

Hibrit ya da sanal bir çalıştaya katılmak ise ihtiyacımız olan her şeyin mevcut olduğundan emin olmak için çok daha fazla test yapmayı gerektiriyor. Kameraların nerede olduğunu bilmek, burada bir odada üç kişi varsa ve başka yerlerde de bireysel katılımcılar bulunuyorsa herkesi görüntüleyebildiğimizden emin olmak gerekiyor. Bence bu yalnızca biraz daha fazla planlama ve çaba istiyor.

Yapabileceğiniz yalnızca elinizden geleni yapmak. Teknoloji teknolojidir; bildiğimiz gibi harika olabilir ama bazen ters de gidebilir. İnsanlara yardımcı olmak için odada birinin bulunması önemli. Ayrıca kendi kuruluşunuzdan ya da başka bir yerden bir kişiyi, insanların siteye giriş yapmasına yardımcı olacak veya ben kolaylaştırıcı olarak sohbeti görmeyi unutursam ya da göremezsem soruları izleyecek kişi olarak görevlendirmek gerekiyor.

Bir kişinin bunları izlemeye yardımcı olması büyük fark yaratır ve akışa katkıda bulunur; çünkü böylece hiç kimse görmezden gelindiğini hissetmez.

Galen Low: Buna bayıldım. Bazı toplantılarımda bunu yapmak istiyorum. Genellikle dizüstü bilgisayarımın ekranını paylaşmak istediğimde, kimseyi göremiyorum.

Sonra biri elini kaldırıyor ve bir ses çıkarıyor. “Birinin sorusu var. Kim olduğunu göremiyorum” diyoruz. Her şey tuhaflaşıyor. Bazen soruları kaçırıyoruz. Hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olacak birinin bulunmasının yeterince önemli olduğu fikrini seviyorum. Çünkü bir oturumda insanları demotive eden şey tam olarak bu: “Elimi kaldırdım ama kimse bana dönmedi” veya “Bu soruyu sordum ama kimse görmedi.”

Peki oturumun geri kalanında ne yapacağım? Katkıda bulunmayacağım, değil mi?

Theresa Bailey: Bu görevi dönüşümlü de yapabilirsiniz. Her seferinde aynı kişi olmak zorunda değil. Aslında dönüşümlü yapmak etkili; çünkü herkesin farklı zamanlarda dikkatini vermesi gerekiyor. Birinin soru sorduğunu göreceksiniz ya da biri yanıt vermeye başlayacak ve sonra diğer insanlar da sohbette yanıt vermeye başlayacak.

İstediğiniz şey bu. İnsanların dikkat vermesini ve konunuzu önemseyecek kadar iletişim kurmasını istiyorsunuz. Ayrıca, sözünü kesmek istemedikleri zaman ne yapacaklarını bilmelerini de önemli buluyorum. Bazen insanların araya girmesini isterim; bazen de bir sonraki bölüme geçebilmek için yalnızca bazı materyalleri aktarmak isterim.

Ne zaman araya girmeleri gerektiğini bilmelerini sağlamak, araya girmek istemezlerse bunu sohbete yazabileceklerini ve konuyu ele alacağımızı söylemek çok önemli. Bu, farklı biçimlerde bulunan herkesi yönetmenin gerçekten önemli ve etkili bir yolu.

Galen Low: Beklentileri yönetmek bugünlerde çok geniş bir ifade. Ancak bir oturum bağlamında, insanların netlik kazanmasına yardımcı olacak nispeten basit şeyler olduğunu seviyorum. Bu toplantıyı ben de yaşadım. Topluluk içindeki oturumlarımızın çoğunda, başlangıçta temel bilgilendirmelerin bir parçası olarak “Evet, kenardaki sohbeti kullanabilirsiniz” diyorum.

Bu dikkat dağıtıcı ya da kaba bir şey değil; sorun yok. Konuyla ilgili olmak zorunda bile değil. Sen bunu söyleyene kadar fark etmediğim şey, bunun insanlara sohbetin akışını kesmek zorunda olmadığını anlatması. Çünkü bunu söylemediğim toplantılarda konuşan kişi konuşmaya devam ederken sohbette bir şey görür ve hemen yanıtlaması gerektiğini hisseder.

Bu da akışını keser; oysa bu yalnızca bir yorum ya da soruya verilen bir yanıt olabilir. Sohbetin iki yerde de devam edebileceği, bazı anlarda araya girilebileceği, bazı anlarda ise bunun istenmeyebileceği fikrini seviyorum. Ayrıca biri sohbeti, soru sormak isteyenleri veya kibarca araya girmek isteyip söz kesmek istemeyenleri takip ediyor.

Böylece herkes ne olacağını biliyor ve netlik oluşuyor.

Theresa Bailey: Kesinlikle. İnsanların yapı ve esneklik duygusunu sevdiğini düşünüyorum. Çevrim içiyken bu çok yardımcı oluyor; ortam, böyle bir sohbet gibi daha fazla konuşmaya dönüşüyor ve insanlar katkıda bulunabileceklerini hissedebiliyor.

Galen Low: Konuştuğumuz şeylerden biri yalnızca deneyimi demokratikleştirmek değil, kapsayıcılık ve erişilebilirlik açısından da seviyeyi yükseltmekti. Konuşurken Play-Doh'un ilginç bir malzeme olduğunu fark ettik; çünkü insanların katılma şekli açısından birçok yönden oldukça erişilebilir.

Ancak elbette farklı yeteneklere sahip kişilerle oturumlar yapacağız. Play-Doh olsun ya da olmasın, bir oturumu planlama şeklimiz onların katılımını kolaylaştırmayabilir. Farklı yeteneklere sahip kişilerin oturumlarına erişebilmesini sağlamak için yaklaşımına eklediğin ipuçları veya belirlediğin hedefler var mı?

Nörotipik olmayan kişiler ya da farklı fiziksel yeteneklere sahip kişiler için yaklaşımın nedir?

Theresa Bailey: Nörotipik olmayan birçok kişi farklı malzemelerle çalışmayı gerçekten seviyor, değil mi? Bu nedenle çalıştay onlar için çok başarılı oluyor. Mümkün olduğunca kapsayıcı olmaya gerçekten odaklanıyorum. Bu da planlamaya ve mümkün olduğunda kimlerin orada olacağını anlamaya, daha kapsayıcı olabilmek için onlarla birlikte çalışmaya geri dönüyor.

Sana, işlerimi tanıttığım bir etkinlikte yaşadığım bir olayı anlatmıştım. Daha önce tanışmadığım bir grup insanın bulunduğu bir masadaydım; bazılarıyla tanışmıştım ama herkesle değil. Ne yaptığımı anlatıyordum. Orada kollarından iki taraflı ampüte olmuş bir kişi ve görme engelli bir kadın vardı. Bu, yaptığım işi herkes için nasıl daha kapsayıcı hale getirebileceğimi gerçekten düşünmemi sağladı.

Bence asıl yanıt, insanlara nasıl katılabileceklerini sormak. Belki onlar bana cevapları benim bulabileceğimden daha kolay şekilde verebilirler. Bu nedenle bu gibi durumlarda farklı yeteneklere sahip kişilerle ve onlara destek olan insanlarla çalışırsanız, herkesin katkıda bulunmasını ve kendini iyi hissetmesini sağlayacak çözümleri birlikte bulabilirsiniz. İnsanlar kendilerine sorulmasından hoşlanır. Bu yüzden onlara sorun.

Galen Low: Bununla ilgili ileriye dönük yaklaşımını seviyorum. “Bu grup için işe yaramayacak” demek yerine “Bu grup için nasıl işe yarar hâle getirebiliriz?” diyorsun. Sonra bu bir konuşma, diyalog ve danışma sürecine dönüşüyor.

Erişilebilirlik konuları üzerinde çalışırken her zaman en iyi uygulama, uyumluluk ve düzenleme gibi bir şeyler oluyor. Özellikle bir web sitesinin görme engelli kullanıcıları için ekran okuyucular söz konusu olduğunda. Ancak bu kişilerle oturup hayatlarını kendileri için işler hâle getirmek üzere ne yaptıkları hakkında konuştuğumuzda, genellikle biraz daha alışılmışın dışında çözümlerle karşılaşıyoruz.

Kendi yenilikçi fikirlerini geliştiriyorlar; bunlar herhangi bir ders kitabında yer almıyor. Üzerinde düşündüğünüzde “Tamam, gerçek hayatta böyle kullanılıyor” diyorsunuz. Yalnızca bazı değerlendirmeleri sıralamak değil; bu değerlendirmeler harika olabilir ama insanların bu durumlarda onunla gerçekten nasıl etkileşim kurduğunu yansıtmayabilir. “Sadece sor” fikrini çok seviyorum; çünkü onların bazı fikirleri olacaktır.

“Evet, Play-Doh benim için işe yaramaz” diyebilirler. Ancak fikirleri de olabilir ve katılabilmeleri için kendilerine danışılmasını takdir edeceklerdir.

Theresa Bailey: Evet. Eğer onlar için uygun değilse, belki katılabilecekleri başka yollar bulabiliriz. Geri bildirimlerini başka şekillerde paylaşabilir ve sorduğumuz sorular üzerinde düşünebilirler. Bunun pek çok yolu var ama en iyi ve en doğrudan bilgiye ulaşmanın yolu soru sormak.

Galen Low: Kapanış olarak çalıştaydan sonrasından söz etmek istiyorum. Oturumunun başarılı olduğunu nasıl anladığını soracaktım; ancak bunu tersine çevirip bir çalıştayına katılan birinin söyleyebileceği en güzel şeyin ne olduğunu sormayı düşündüm.

Theresa Bailey: Güzel soru. Sanırım yaptığım işi sevmemin nedeni bu; çünkü hemen geri bildirim alıyorum ve geri bildirim istiyorum. Katılımcıların arasında dolaşıp belirli bir şekilde geri bildirim soruyorum. Genellikle insanların nasıl hissettiğini özetleyen tek bir kelime istiyorum. İnsanların daha sonra bana mesaj atıp konuştuğumuz kavramın, onu ele alma biçimimiz sayesinde hayatlarını değiştirdiğini söylediği oldu.

Bu oldukça güçlü bir şey. Elbette referanslar da alıyorsunuz. Ancak dün çok ilginç bir deneyim yaşadım. Bir grupla çalışıyordum; kadınlar ve erkekler vardı. Yaş aralığının yaklaşık 25 ile 65 arasında olduğunu tahmin ediyorum.

Arka tarafta sorun çıkaracak bir grup olduğunu düşündüğüm insanlar vardı. “Oraya sürekli gidip işlerini doğru yaptıklarından emin olmam gerekecek” diye düşündüm. Ancak sonunda bir kelime istediğimde ve üzgünüm ama bu bir erkek grubuydu, nasıl hissettiklerini özetleyen kelimeyi sorduğumda “tatmin olmuş” dediler.

“Tatmin olmuş mu?” dedim. “Evet” dediler. Sonra içlerinden iki kişiyi gösterip “Bu ikisi daha önce hiç Play-Doh ile oynamadı. Evlerinde yoktu. Yaratıcı olabilmelerini ve yetişkinler olarak sadece oyun oynayıp fikirlerini farklı şekillerde ifade edebilmelerini sağlamak onları özgürleştirdi” dediler. Tatmin olmuş, her gün duyduğum bir kelime değil ama dün 50 yaşın üzerindeki iki erkekten bunu duydum.

Galen Low: Vay canına. Bu harika. Gerçekten de sihir bu. Kelime “tatmin olmuş” olsun ya da olmasın, bir şeyin oyun gibi hissettirmesinin verdiği memnuniyetle ayrılmak yalnızca üretken değil, aydınlatıcı da olabilir.

Bu gerçek bir kelime mi? Gerçekten de olayları şimdi olduğundan farklı görmenize yardımcı olabilir. Buna bayıldım. Zaten yaptığımız şeyi, kolaylaştırıcılığın neden önemli olduğunu, oturumların neden önemli olduğunu, insanları bir araya getirmenin neden önemli olduğunu ve yenilikçiliği ateşlemenin neden önemli olduğunu yapma nedenimiz de bu.

Theresa Bailey: Kesinlikle. Eğer motivasyonlu, ilgili, iş birliğine açık, yaratıcı ve yenilenmiş gibi kelimeleri duymazsam, bu kelimeleri sonunda duyabilmek için çalıştayımı yeniden düzenlerim.

Galen Low: Vay canına, bunu çok sevdim.

Theresa, uzaktan ve hibrit çalıştayları nasıl kolaylaştırdığına dair bu mini ustalık sınıfı için çok teşekkür ederim. İçinde pek çok iyi öneri vardı. Gerçekten minnettarım.

Theresa Bailey: Memnuniyetle. Yaptığım işi seviyorum ve zor yoldan edindiğim bilgilerin başkaları tarafından kullanılabilerek kendi hayatlarını ve herkesin hayatını kolaylaştırmasını seviyorum.

Galen Low: Play-Doh konusuna program boyunca değindim. İnsanlar yaptıkların hakkında nasıl daha fazla bilgi edinebilir?

Theresa Bailey: Web siteme, yani starfishsynergies.com adresine gidebilirler veya beni LinkedIn'de bulabilirler. Ben Theresa Bailey'im; kapak fotoğrafında Play-Doh bulunan kişiyim. Yaptığım işi seviyorum. İnsanları bir araya getirmek ve işe başlamalarını sağlamak harika. Proje yöneticileriyle çalışırken en çok kullandığım şey bu. İnsanlarla konuşmayı çok isterim.

Galen Low: Harika.

Pekâlâ millet, işte böyle. Her zaman olduğu gibi, binin üzerinde benzer düşüncelere sahip proje yönetimi savunucusuyla sohbete katılmak isterseniz kolektifimize katılın. Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz lütfen abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın.

Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.