Beklentileri Doğru Şekilde Yönetmek (Talkanatalk’tan Natalie Semczuk ile)

Transkripti okuyun:

Podcast bölümlerimizin dökümünü bir yazılım programı kullanarak hazırlamayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.

Ben Aston:

Dinlediğiniz için teşekkürler. Ben Ben Aston ve bu, Dijital Proje Yöneticisi Podcast'i. Bugün Dijital Proje Yöneticisi'ndeki yerleşik DPM uzmanlarımızdan biri olan Natalie Semczuk bana eşlik ediyor. Natalie, programa tekrar katıldığın için çok teşekkürler. Sanırım Natalie'yi üçüncü kez ağırlıyoruz.

Natalie Semczuk:

Merhaba, burada olmak güzel.

Ben Aston:

Bugün iletişim hakkında konuşuyoruz. İletişimin rolümüzün gerçekten önemli bir parçası olduğunu hepimiz biliyoruz; peki bu konuda daha iyi olmak için hangi araçları kullanabiliriz? Bu araçlardan biri bir iletişim planıdır. Müşterilerinizin sizden sürekli bilgi istediğini ya da tam tersine sizin onlardan bilgi almak için sürekli peşlerinden koştuğunuzu ve işlerin biraz tuhaflaştığını gördüyseniz şanslısınız; çünkü bugün bütün bunları düzeltmeye yardımcı olabilecek bir araçtan bahsedeceğiz. Bu araç iletişim planı. Ama önce Natalie'den bahsedeyim. Aslında onu düzgün bir şekilde tanıtayım.

Natalie, kısa süre önce tam zamanlı çalışmaya başlayan bir dijital proje yöneticisi. Bu Natalie için büyük bir gelişme. Arizona'da uzaktan çalışan bir proje yöneticisi; daha önce serbest işler yapıyordu ama artık tam zamanlı çalışıyor. Ayrıca göz atmanız gereken kendi bülteni DPMish ve PM Reactions adlı blogu var.

DPM uzmanlarımızdan biri olarak Natalie, yakında başlayacak olan “Dijital Proje Yönetiminde Ustalaşma” kursumuzda da yer alacak. Ne hakkında konuştuğumu bilmiyor ama proje yönetimi eğitimi almanız gerektiğini biliyorsanız mutlaka göz atın. Yedi haftalık yoğun bir eğitim ve etkileşimli video dersleri, ödevleri, grup tartışmalarını ve web seminerlerini içeriyor. Ayrıca koçluk oturumları seçeneği de var. Bu nedenle digitalprojectmanagerschool.com adresine gidip kaydolun. Natalie'yi orada bulacaksınız.
Natalie, bize … Aslında sana sormak istediğim ilk şey DPMish bültenin. Aylardır bir sayı almadık. Ne oldu?

Natalie Semczuk:

Aman Tanrım. Bunun için eleştirileceğimden korkuyordum. Söylediğin gibi yakın zamanda tam zamanlı bir işe başladım. Tatillerden sonra bülteni yenilemek, ele almak istediğimiz içerik ve konular, konuk editörler ve benzeri şeyler için daha uzun vadeli bir plan hazırlamak amacıyla biraz ara vermiştim. Bütün bunların ortasında tam zamanlı bir iş buldum. Bu durum, hâlâ az miktarda yaptığım serbest işler ve her şeye alışmaya çalışmamla birleşince planı hazırlamak biraz daha uzun sürdü. Ama söz veriyorum, yakında yeni bir DPMish yayımlanacak. Bültenin yayımlanmaya başlamasının üzerinden bir yıl geçti; bu nedenle kesinlikle devam ettirmek istiyorum.

Ben Aston:

Tebrikler.

Natalie Semczuk:

Teşekkür ederim.

Ben Aston:

Harika. Yine de merak ediyorum; uzaktan çalışan serbest proje yöneticiliğinin adeta örnek isimlerinden biriydin. Şimdi tam zamanlı bir role geçmeye karar vermene ne sebep oldu? Özgürlükten vazgeçip yeniden bir yere bağlı çalışmaya nasıl karar verdin?

Natalie Semczuk:

Hâlâ uzaktan çalışıyorum ve bunu gerçekten çok seviyorum. Özgürlük hissi kesinlikle devam ediyor. Şu anda kelimenin tam anlamıyla pijama altı giyiyorum; söylemeseydim kimse bunu bilmeyecekti. Beş yıl boyunca tam zamanlı serbest çalıştım ve bir noktada kendimi daha fazla zorlamam gerektiğini hissetmeye başladım. Başladığımda oldukça kıdemsizdim. İşin inceliklerini öğrenmek ve üzerinde çalıştığım projelerde risk almak için uzun zaman harcadım. Artık kendimi biraz daha fazla zorlamanın zamanı geldiğini düşündüm.

Serbest çalışmayı seviyorum; çok eğlenceliydi. Ancak ajansların çalışma biçimlerinden biri olan tek projelik sözleşmelerden de yorulmaya başlamıştım. Bir projede desteğe ihtiyaç duyuyorlar, siz projeye katılıyorsunuz ve sonra iş bitince ayrılıyorsunuz. Harika ekiplerle veya yeni bir süreçle çalıştığımda, yalnızca kendi projemle sınırlı kalmadan kalıcı bir katkı sunamamaktan biraz rahatsızlık duymaya başlamıştım. Serbest çalışırken en çok keyif aldığım ilişkiler daha uzun vadeli olanlardı. Bu nedenle bunu daha fazla düşünmek, kendimi geliştirmeye ve bir ekibe yatırım yapmaya odaklanmak istedim.

Ben Aston:

Peki seni tam zamanlı çalışmaya yönelten proje veya ajans neydi? Şu anda ne üzerinde çalışıyorsun?

Natalie Semczuk:

Bu aslında ilginç. Serbest çalışırken genellikle baştan sona proje üretimi yapıyordum: yeniden tasarım, geliştirme ve bir siteyi yayına alma gibi. Şu anki görevim daha çok yayına alma sonrası proje yönetimi, bakım ve destek üzerine. Bunu gerçekten seviyorum. Son birkaç yılda özellikle yayına alma sonrası bakım, siteyi bunu göz önünde bulundurarak nasıl oluşturacağımız ve müşterinin sitede sunduğumuz içeriği nasıl kullanacağı hakkında konuşmalar yaptım. Şimdi yaptığım iş tam olarak buna karşılık geliyor. Projelerin geliştirme aşamasından yayına alma sonrası bakım aşamasına geçişine yardımcı oluyorum. Birinci aşamaya yetişmeyen ek özellikleri de üstleniyoruz. Yani aslında gizemli ikinci aşamayım.

Ben Aston:

İkinci aşama gerçekten gerçekleşiyor mu?

Natalie Semczuk:

Evet, gerçekten varmış. Kim bilebilirdi? Bu işi gerçekten seviyorum. Bir müşteriyi uzun vadede tanımak için harika bir yol. Yayına alındıktan sonra başarılarına tamamen yatırım yapabilmek çok güzel. Birçok yerin buna tam zamanlı birini ayırdığını sanmıyorum. Bu nedenle vizyonlarını gerçekleştirmelerine yardımcı olabilmek ve güvenlik güncellemeleri gibi işleri üstlenerek bir sitenin uzun vadeli sağlığına katkıda bulunmak gerçekten harika.

Ben Aston:

Serbest çalışmadan tam zamanlı çalışmaya geçerken hangi zorluklarla karşılaştın? Tam zamanlı çalışmaya dönmenin zorluklarından söz edebilir misin?

Natalie Semczuk:

İlk başta beni en çok şaşırtan şey olumlu bir durumdu. İşe alıştırma sürecinde bana destek olan insanların sayısı karşısında çok şaşırdım. Bir ekibe eklenen ve tek kişilik ordu gibi çalışan yüklenici olmaya çok alışmıştım. “Şuna erişimim olması gerekiyor” veya “Sözleşmemin güncellenmesi gerekiyor” diyordum. Bu şirkette işe alıştırma sürecinden geçerken insanlar “Nasılsın? Daha fazla eğitime ihtiyacın var mı?” diye soruyordu. “Aman Tanrım, bu harika,” diye düşündüm. Uzun zamandır böyle bir şey yaşamadığım için şaşırtıcıydı.

En büyük zorluğun tempo ve iş hacminin çok farklı olması olduğunu düşünüyorum. Bu benim şirketim değil; gelecek kendi ellerimde değil. Çalıştığım şirket başarılı olmaya çalışıyor. Serbest çalışırken aynı anda yılda belki dört ila altı proje üzerinde çalışabiliyordum. Özellikle bakım modunda artık çok daha fazla müşterim var, ancak onların temposu da çok farklı. Serbest çalışıyor olsaydım kendimi geçindiremeyeceğim bir tempoydu. Bu nedenle bu durum bir zorluk oldu.

İletişim açısından da tek bir şirketle çalışıyorum; bu nedenle çok sayıda video toplantısı yapıyoruz. Bu harika. Ancak uzun süre serbest çalıştığımda yalnızca bendim ve ekiplerle yüz yüze ya da video üzerinden haftada birkaç kez görüşüyordum. Görünüşüme biraz daha fazla özen göstermem gerektiğini fark ettim. Ama hayır, her şey gerçekten çok iyi gidiyor.

Bir ekibe yatırım yaptığım bir noktaya gelmek ilginç. Aynı zamanda hepimiz uzaktan çalıştığımız için özel hayatımızla işimiz arasında güzel sınırlar var. Elbette iş ve özel zaman zaman zaman birbirine karışıyor, ancak birbirimize karşı daha saygılıyız; çünkü gerektiğinde uzaklaşabiliyoruz. Serbest çalışırken bunu pek elde edemiyorsunuz; çalışma hayatın kendisi oluyor. Bu nedenle yeniden biraz denge bulmak güzel.

Ben Aston:

Yeni bir ajansta işe başladığında yeni süreçler, sistemler ve araçlar olur. Yeni ajansta “Bu harika” dediğin, daha önce karşılaşmadığın ve çok iyi çözüldüğünü düşündüğün bir şey var mı?

Natalie Semczuk:

Kesinlikle. Birlikte çalıştığım ve destek verdiğim diğer proje yöneticisinin belgeleme konusunda çok iyi süreçleri var. Müşteriyle görüşmenin, neler olduğunu anlamanın, proje yönetimi aracımızda sağlam bir süreç yürütmenin ve ardından her şeyi müşteriye belgelemenin çok yapılandırılmış bir yolu var. Hâlâ küçük bir serbest işim var ve burada öğrendiklerimi ona da uygulamaya başladım. “Daha fazla belge hazırlayabilirim,” diye düşündüm. Bu gerçekten çok iyi oldu.

Ekibin çok kıdemli olması da harika. Geliştiricilerin ve tasarımcıların liderlik rollerini üstlendiğini görmek çok güzel. Bu, üzerimdeki yükü azaltıyor ve müşteriler için daha nitelikli iletişim ve stratejik konulara odaklanmamı sağlıyor.

Ben Aston:

Belgelemeden bahsettin. Daha önce görmediğin veya kullanmadığın ve başkalarının da bilmesi gerektiğini düşündüğün araçlar var mı?

Natalie Semczuk:

Teamwork kullanıyoruz. Daha önce hiç kullanmamıştım ancak bu alanda önemli bir araç olduğunu biliyorum. Bence güzel yanı, kullanım şeklimiz açısından her şeyi kapsaması. Uzaktan çalışırken nasıl iletişim kurulacağı konusunda büyük bir savunucuyum. Yaptığımız her şey Teamwork'e giriyor. Bu, yalnızca işe alıştırma sürecinde değil, hastalık izni veya tatil kullandığımda da çok yararlı oluyor. Her şeyin tek bir yerde belgelenmesi, başka birinin yerine çalışıyor olsam bile büyük fark yaratıyor. Geçmiş deneyimlerimde, özellikle bir ajansta tek bir projeye alışmaya çalışırken bunun önemli bir sorun olduğunu görmüştüm. Bir şey hiçbir yerde belgelenmemişse işe adapte olmak çok zor.

Ben Aston:

Bu nedenle “Dijital Proje Yönetiminde Ustalaşma” kursunda bu konudan bahsetmeni istedik. Piyasadaki en iyi araçlara sahip olabilirsiniz; ancak her şey için en mükemmel araç olmasa bile tüm bilgileri bir araya getiren tek bir doğruluk kaynağına sahip olmak özellikle insanları projeye alıştırmaya çalışırken çok faydalı.

Natalie Semczuk:

Kesinlikle. Her aracın güzel görünmesi veya her alanda kusursuz çalışması gerekmiyor. Tutarlılığınız varsa ve aracı gerçekten kullanıyorsanız asıl önemli olan bu.

Ben Aston:

Bugün iletişim planlarından bahsediyoruz. Harika ve pratik ipuçlarıyla dolu makaleni henüz okumamış olanlar için iletişim planı nedir?

Natalie Semczuk:

İletişim planı, bir proje boyunca iletişimin nasıl gerçekleşeceğini tanımlar: yapının nasıl olacağını, sıklığı, kimin neyi, ne zaman ve nerede söyleyeceğini açıklar. Esasen iletişimin kendisi için kapsamlı bir beklenti belirleme aracıdır. Kilometre taşlarına veya teslimatlara göre hazırlanması gerekmez; asıl olarak bir proje içindeki ilerlemeyi, sorunları veya soruları nasıl ileteceğinizi belirler. Böylece hem ekibinizin hem de müşterinizin beklentileri anlamasına yardımcı olur.

Ben Aston:

Bence bu, geleneksel proje yönetiminden kalan araçlardan biri. Dijital proje yöneticileri olarak “Belgeleme mi? Bu hiç havalı değil,” diyebilir veya bu tür belgeleri gereksiz görebiliriz. Peki senin yaklaşımın nedir? İletişim planına, yalnızca başka belgelerde anlattığımız şeyleri tekrarlayan bir belge olmaktan çıkıp gerçekten yararlı olması için neler koyuyorsun?

Natalie Semczuk:

Bunu çok esnek bir belge olarak görmeyi seviyorum. Daha biçimsel proje yönetimi yöntemlerinden kalan bir araç gibi görünse de projenizin boyutu veya proje yönetme biçiminiz ne olursa olsun son derece yararlı. Birincisi, proje için ne yapmam gerektiğini hatırlamak amacıyla geriye dönüp bakabileceğim bir belge. Aynı anda birden fazla projede çalıştığım için ekibimle veya müşterimle ne zaman ve nasıl iletişim kurmam gerektiğini bilmek çok faydalı.

Diğer taraftan müşteriniz muhtemelen proje süreçlerimizin nasıl işlediğine çok aşina değildir. Ne yapacağını bilmediği bir işi gerçekleştirmek için size yüksek miktarda para ödediğinde her zaman bir miktar risk ve belirsizlik vardır. İletişim planı bu stresi azaltır ve müşterinin kendi ekibine, yönetim kuruluna veya yöneticisine hangi bilgileri ne zaman iletmesi gerektiğini yapılandırmasına yardımcı olur. Böylece hem sizin nasıl iletişim kuracağınız hem de paydaşlarınızın neleri beklemesi gerektiği konusunda iki yönlü bir yol oluşturulur.

Ben Aston:

Bu önemli bir nokta. İletişim iki yönlüdür. Plan yalnızca bizim kiminle, ne sıklıkta, ne göndereceğimizi ve ne zaman göndereceğimizi tanımlamaz; müşteriden de belirli zamanlarda belirli bilgileri beklediğimizi ortaya koyar. Müşterinin de bir sorumluluğu vardır. Gecikmeler veya zaman çizelgesiyle ilgili güncellemeler gibi ihtiyaç duyduğumuz bilgileri plana ekleyebilir ve müşteriyi sorumlu tutabiliriz.

Natalie Semczuk:

Ayrıca bir tür acil durum telefon zinciri gibi çalışır. Kiminle ne zaman iletişime geçeceğinizi anlamanızı sağlar. Projenize yeni bir paydaş katılırsa, iletişim planına bakıp ne beklemesi gerektiğini görebilir. Bu, proje içindeki iletişimi anlamak için çok iyi bir başvuru kaynağıdır.

Ben Aston:

İletişim planlarını gerçekte nasıl kullanıyorsun? Bir belge oluşturup onu bir klasöre koymak ve “Tamamlandı,” demek kolay. Onları yararlı hâle getirmenin en iyi yolu nedir?

Natalie Semczuk:

Projede çalışan ekiple paylaşmak çok önemli. Bu, iletişim takvimi veya ritmi hakkında fikir verir. Müşteriyle ne sıklıkta görüştüğünüzü ya da müşterinin ne zaman bilgi isteyeceğini bilmeleri bağlamı anlamalarına yardımcı olur. Projeye bağlı olarak paydaş veya müşteriyle de paylaşmanızı öneririm. Müşterinin haftalık bir güncellemeye ihtiyacı olabilir; çünkü yöneticisiyle her hafta toplantı yapıyordur ve ilerlemeyi raporlamak istiyordur. Planı paylaşmak bu ihtiyaçları önceden görmenizi sağlar.

Ben Aston:

Bunu proje başlatma aşamasında yapmak çok faydalı olabilir. Müşteriyle ilk görüştüğümüzde, birlikte nasıl çalışacağımızı konuşurken oluşturabileceğimiz ilk belgelerden biri iletişim planı olabilir. Kiminle, ne zaman ve hangi bilgileri paylaşmam gerektiğini, neyin yararlı olup neyin olmadığını birlikte belirleyebiliriz.

İletişim planını müşteriyle birlikte hazırlamak ortaklık hissi yaratır. Ayrıca müşterinin sonradan beklenmedik biçimde her hafta ayrıntılı çalışma saatleri ve görev listeleri istemesini de önler. Başlangıçta bunu kararlaştırmadıysak bunun bir değişiklik talebi olduğunu söyleyebiliriz. İletişim önemlidir; ancak bir maliyeti vardır.

Natalie Semczuk:

Bu çok doğru. İletişim planı sınırları açıkça belirlemeye yardımcı olur. Proje kapsamını ve gereksinimleri belgelediğimiz gibi iletişimi de belgelemek kesinlikle mantıklıdır.

Ben Aston:

İletişim planı kullanmadığın ve işlerin planlandığı gibi gitmediği durumlara dair hikâyelerin var mı?

Natalie Semczuk:

Kesinlikle. Birçok kişi bunu anlayabilir. Böyle şeyler yapman gerektiğini söylemek kolaydır; ancak gerçek hayatta projedeki görevleri belgelemek bile zor olabilir. Proje iletişim planlarını, proje yönetimindeki birçok şeyi öğrendiğim gibi, zor yoldan öğrendim.

Bir müşterimle yaşadığım durumda işler başta büyük bir sorun gibi görünmüyordu; ancak çok geç olduğunda bunun büyük bir karmaşa olduğu ortaya çıktı. Projenin başında müşteri başlangıç toplantısından sonra yeterince yanıt vermiyordu. Projenin hemen başlaması gerektiğini biliyorduk, ancak e-postaları yanıtlamıyor ve projeye başlayabilmemiz için ihtiyaç duyduğumuz bilgileri sağlamıyordu. Bu nedenle anında engellendik.

Ayrıca kontrol toplantılarında müşterinin ortadan kaybolduğu, toplantıları ertelediği veya iptal ettiği birçok durum yaşandı. Buna rağmen takvime bağlı kalmamız bekleniyordu. Başta çok meşguldüm ve “Toplantıyı ertelediklerini biliyorlar, demek ki sorun yok,” diye düşündüm. Sonra hiçbir iletişim ritmimizin olmadığını fark ettim. Takvimlerimizde ne yazarsa yazsın, işlerin nereye gittiği ve nasıl iletişim kuracağımız konusunda ortak bir beklenti yoktu. Paydaşımın ihtiyaç duyduğu şeyleri alması mümkün değildi; çünkü ben de ihtiyaç duyduğum şeyleri alamıyordum.

Bu durumda bir proje iletişim planı büyük fark yaratırdı. Başlangıçtan itibaren sınırları belirlememi ve “Bunların hiçbirini gerektiği gibi gerçekleştirmiyoruz; bu bir tehlike işareti,” dememi sağlardı.

Şimdi en azından kendi tarafımda dahili bir plan hazırlamaya çalışıyorum. Müşteriyle paylaşsam da paylaşmasam da müşteri ve proje başına uygun iletişim miktarını bilmek çok yararlı. Her müşteri için tam bir belge hazırlamıyorum; ancak başlangıçta yaşayan bir mesaj veya belgede ana hatları oluşturuyor ve birkaç toplantıda bir “Hâlâ bu iletişimleri hedefliyor muyuz? Bir şey ekleyelim veya çıkaralım mı?” diye kontrol ediyorum.

Ben Aston:

Bazen insanlar iletişim planını resmileştirmek istemeyebilir; çünkü planı açıklarsa sorumlu tutulacağını düşünür. Ancak iletişim planının en önemli yönlerinden biri bizi sorumlu tutmasıdır. Kötü haberleri paylaşmaya zorlar. Bir haber paylaşma ritmi varsa, durumun düzelmesini beklemek yerine müşteriye zamanında bilgi vermemiz gerekir. Bu nedenle risk yönetimi için de iyi bir araçtır.

Natalie Semczuk:

Kesinlikle. Bir şey yolunda gitmediğinde insanların bunu bildirmek yerine bir gün daha beklediğini hepimiz görmüşüzdür. Uzaktan çalışırken bu eğilim daha da güçlü olabilir. Birisi “Bu işin süresi çoktan geçti, ne oluyor?” dediğinde ortadan kaybolmak kolaydır. Ancak sorun küçükken söylemek, büyük ve kapatılması zor bir boşluğa dönüştükten sonra söylemekten çok daha iyidir.

Ben Aston:

Sonuçta bütün bunlar beklentileri ve kısmen de riskleri yönetmekle ilgili. İletişim planına ek olarak müşterinin beklentilerini yönetmek için kullandığın başka araçlar veya yöntemler var mı?

Natalie Semczuk:

Bunların çoğu belge ağırlıklı proje yönetimi yaklaşımına dayanıyor. Belgeleri oluşturmak, ardından bunları takip etmek ve kendinizi sorumlu tutmak çok önemli. Fazla biçimsel veya gereksiz iş gibi görünse de yönetmemiz gereken her şeye bir yapı kazandırıyor.

Müşteriler için haftalık bir bütçe şablonum var. Projeye veya müşteriye göre değişiyor; ancak haftalık veya aylık kontrol toplantısından birkaç gün önce düzenli olarak bütçe ve durum güncellemesi göndermeyi seviyorum. Bu güncelleme, mevcut sprintte kaç işin tamamlandığını, neyi zamanında tamamlayacağımızı ve bunun önceki sprintle karşılaştırmasını içerebilir. Bir destek projesiyse açık görevleri, müşterinin incelemesini bekleyen işleri ve tamamlananları gösterebilir. Böylece müşteri, proje yönetimi aracında her şeyi incelemeye vakit bulamasa bile durumun genel görünümünü görebilir.

Ayrıca sitede RACI matrislerinden de bahsettik. Bu da gerçekten yararlı bir araç.

Ben Aston:

Evet.

Natalie Semczuk:

RACI matrisi, projeye dahil olan herkesin sorumluluklarını netleştirmeye yardımcı olur. Bu tür araçların faydası, gayriresmî biçimde bakarken fark etmeyebileceğiniz sorunları ortaya çıkarmasıdır. Nelerin tanımlanabileceğini ve nelerin tanımlanamayacağını anlamanızı sağlar. Sonra kapsamı genişletmeye veya tanımladığınız sınırları değiştirmeye karar verebilirsiniz.

Ben Aston:

İletişim planı kullanmadıysanız ve müşterinizin neden sürekli peşinizden geldiğini ya da neden yanıt vermediğini merak ediyorsanız bir iletişim planı deneyin. Natalie yalnızca bundan bahsetmiyor; ayrıca bir şablonumuz da var. thedigitalprojectmanager.com adresine gidin ve “communication plan template” ifadesini arayın. Şablonu hızlıca bulacaksınız. Deneyin; gerçekten çok yardımcı olduğunu göreceksiniz.

Natalie Semczuk:

Tekrar burada olmak harikaydı. Çok teşekkür ederim.

Ben Aston:

Natalie, bize katıldığın için çok teşekkürler. Bugün seninle olmak harikaydı. İletişim planı hakkındaki bu konuşmaya katkıda bulunmak isterseniz gönderiye yorum bırakın. Ayrıca thedigitalprojectmanager.com sitesinin “kaynaklar” bölümüne giderek Slack ekibimize katılın. Orada binden fazla DPM ve her türden ilginç konuşma bulacaksınız. Siz de bu topluluğun parçası olmalısınız. Gidip göz atın. Bir sonraki bölüme kadar dinlediğiniz için teşekkürler.