3 skäl till att förändringsledning är avgörande för projektledare
Förändringar kan väcka mycket känslor hos människor. De kan vara spännande, som att köpa ett nytt hem eller en ny bil eller få en stor befordran och en rejäl löneökning. De kan vara förödande, som att förlora ett husdjur eller en familjemedlem eller få sitt arbete påverkat av en uppsägningsomgång.
Oavsett om det är en positiv eller negativ förändring kan den kännas överväldigande, och därför måste förändringar hanteras effektivt.
Som projektledare har du sannolikt behövt hantera många förändringar på jobbet. Dessa förändringsinsatser kan ha omfattat:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Implementering av ny teknik, nya metoder eller processer
- Introduktion eller avslut av en teammedlem
- Att skriva en ändringsorder för ett projekt
Att hantera förändringar väl är något som kan skilja en tillräcklig projektledare från en enastående projektledare. Men om du är ny inom projektledning är det helt okej; jag ska förklara varför förändringshantering är så viktigt och ge dig några idéer för att skapa ett strukturerat tillvägagångssätt för förändringar samtidigt som du leder ditt team genom dem!
Vad är förändringshantering?
Jag kommer inte att ägna alltför mycket tid åt definitionen av förändringshantering i den här artikeln eftersom vi kommer att fokusera på varför det är viktigt, men först ser vi till att vi alla har samma bild av vad det är.
Förändringshantering är ett samlingsbegrepp för alla metoder som används för att förbereda, stödja och hjälpa individer, team och organisationer att genomföra organisatoriska förändringar.
En strategi för förändringshantering kan bestå av de steg du tar när du tror (eller vet) att en förändring är på väg i ditt projekt eller din organisation. Som projektledare kan din kund till exempel be dig att ändra designen eller någon funktion i den webbplats eller app som ditt team skapar åt kunden.
Det första du gör är att läsa kundens avtal för att se vad som står om förändringar – ingår specifika förändringar eller revideringar, och kräver de ytterligare tid och pengar?
Låt säga att du och ditt team kommer fram till att de förändringar kunden har begärt kommer att ta ytterligare två veckor samt 25 timmar för en designer och 30 timmar för en utvecklare att slutföra. Du lägger också till 12 timmars projektledning i din uppskattning.
Du samarbetar med din ledningsgrupp för att skapa ett tillägg till kundens arbetsbeskrivning (SOW) och går igenom förändringarna med kunden. Detta samtal ger också dig, kunden och ditt team möjlighet att säkerställa att alla har samma bild av den nya omfattningen och tidsplanen.
Sedan skriver kunden under tillägget, och teamet fortsätter att arbeta med webbplatsen eller appen, där förändringarna har integrerats i projektplanen och tidsplanen. Grattis! Du har just visat hur en framgångsrik process för förändringshantering ser ut.
Varför är förändringshantering viktigt?
Även om exemplet på en process för förändringshantering ovan är ett bra exempel är det inte det enda tillfället då du kommer att hantera förändringar i ett projekt.
Du kan också behöva en ny process om projektteamet förändras (på ditt teams eller kundens sida) eller om något i projektet inte kommer att gå enligt plan. Förändringshantering kan användas för att stödja kortsiktiga förändringar, som att någon går på föräldraledighet eller sjukskrivning, eller mer långsiktiga insatser.
I större delen av den här artikeln kan det verka som att vi diskuterar förändringshantering genom perspektivet av vattenfallsprojektledning, men så är det inte. Om du leder ett agilt team kan du hävda att förändringshantering är en naturlig del av den agila processen. Agila team fastställer vanligtvis "omfattningen" för varje sprint precis innan sprinten startar.
Men om du är en agil projektledare eller scrum master är goda kunskaper i förändringshantering en viktig kompetens även för dig! Varför? Låt oss titta på några av anledningarna till att förändringshantering är så avgörande för projektets framgång.
1. Lägre stress
Otydlighet kring projektansvar, tidsplaner, omfattning och budget kan vara mycket stressande för projektledare och deras team. Goda projektledningsprocesser, inklusive förändringshantering, kan minska stressen i samband med att leverera projekt av hög kvalitet.
Alla bör ha tydlighet kring tidsplanen, omfattningen och budgeten samt vad de ska göra om något inte går enligt plan eller behöver förändras. Detta gäller både det interna projektteamet och kunden eller andra intressenter som är intresserade av projektets resultat.
Tydliga roller och ansvarsområden i din verksamhetsprocess kan också minska otydlighet och stress. Om alla tror att någon annan ansvarar för något kanske det inte blir gjort eller kan orsaka förseningar i projektet (vilket kan vara stressande!).
2. Bättre verksamhetsresultat
Forskning från PROSCI, en ledande organisation för utbildning och certifiering inom förändringsledning, visar att god förändringsledning leder till bättre affärsresultat.
Proscis forskning om bästa praxis inom förändringsledning visar konsekvent att ”initiativ med utmärkt förändringsledning löper sex gånger större sannolikhet att uppnå sina mål än initiativ med bristande förändringsledning.”
Även måttligt god förändringsledning ökar sannolikheten för att affärsmålen uppnås tre gånger jämfört med bristande förändringsledning. De mätvärden som avgör vad som utgör utmärkt förändringsledning kan variera mellan organisationer, men vikten av att fokusera på att bli bra på förändring består.
Även om många variabler kan påverka projektets framgång, bland annat att ha rätt team, en realistisk tidsplan, en tillräcklig budget och effektiv kommunikation, finns det ett direkt samband mellan att ha en bra process för förändringsledning och att stödja ett framgångsrikt slutförande av ett projekt.
3. Att behålla medarbetare
Mindre stress och större projektframgång kan leda till mer engagerade medarbetare. Detta kan leda till lägre personalomsättning och bättre förmåga att behålla medarbetare.
Enligt Gallup, en branschledande aktör inom medarbetarengagemang och tillhörande forskning, tillhör endast 15 % av arbetstagarna världen över kategorin engagerade. Denna siffra är högre i USA, där den ligger på 35 %, men är långt ifrån där den borde (och skulle kunna) vara.
För ledare i din organisation är det avgörande att ha inställningen att det är viktigt att skapa ett team som fokuserar på förändringsledning. Det bör vara en del av att skapa en företagskultur som teammedlemmarna vill delta i och där de kan göra sitt bästa på jobbet varje dag.
Som projektledare vet du att många saker kan förändras i en organisation, och förändringsledning är inte en engångshändelse. Därför är det viktigt att tillhandahålla resurser som färdplaner, verktyg, mallar och utbildning för att hjälpa teamets medlemmar att ta till sig förändringen och stödja organisationen.
Om du är PMP har du förmodligen också fått en inblick i den personalrelaterade sidan av projektledning när du förberedde dig inför din examen, och detta är ett tydligt exempel på när du som projektledare bör samarbeta med HR-ledarna i ditt företag när det gäller förändring.
Om inte, är detta ytterligare ett område inom projektledning som du kanske vill lära dig mer om som en del av din utvecklingsplan.
Varför bör projektledare bry sig om förändringsledning?
Även om mycket av den här artikeln har fokuserat på projekt-, organisations- och affärsresultat handlar förändringsledning i grunden om människor. Det finns en mycket mänsklig aspekt av att genomföra förändringsinitiativ och stödja projektteam och kunder genom förändring.
Som projektledare är det ditt jobb att se till att projektet löper smidigt, men en stor del av detta är att skapa en anpassningsbar miljö där ditt team kan göra sitt bästa arbete.
En bra projektledare ser alltid till att projektteamet och kunderna ställer sig bakom en plan för förändringsledning för att säkerställa bästa möjliga resultat.
4 fördelar med förändringsledning för projektledare
Slutsatsen är att fördelarna med förändringsledning för projektledare är mer framgångsrika projekt samt nöjdare team som presterar bättre. Men när du behärskar förändringsledning på organisationsnivå kommer du att se:
- Mindre omfattningsglidning: Du bör börja se mindre omfattningsglidning i dina projekt. Det beror på att omfattningen är tydlig och processen för förändringsledning är väl dokumenterad. Alla avvikelser från den ursprungliga omfattningen måste definieras och dokumenteras.
- Nöjdare projektteam: Arbetsomfattningen är tydlig och teamet får bra stöd vid alla förändringar. Modellerna för förändringsledning är väl anpassade till de förändringar som genomförs i projektet eller processerna.
- Mer lönsamma projekt: Projekt som övervakas och styrs väl, med effektiva processer för förändringsledning, är mer lönsamma. Detta gäller i allmänhet endast när budget och tidsplan uppskattades korrekt och försiktigt vid projektstarten, men generellt leder god förändringsledning till mer lönsamma projekt.
- Bättre förmåga att anpassa sig till förändring: En kultur som uppskattar och stödjer förändring gör projektteam bättre rustade att anpassa sig till förändringar när det behövs. Oavsett om förändringarna är proaktiva eller reaktiva till sådant som förändringar i ekonomin eller konkurrenslandskapet leder förmågan att anpassa sig till nya arbetssätt till team som presterar bättre.
Här hittar du exempel på förändringsledning i praktiken.
Att omsätta förändringsledning i praktiken i din organisation
Om du vill kompetensutveckla dig inom förändringsledning i år finns det gott om möjligheter att fördjupa dina kunskaper och öva!
Läs den här artikeln som beskriver en trestegsprocess för förändringsledning, eller lär dig mer om programvara för förändringsledning som du kan använda för att skapa och underhålla de arbetsflöden som hjälper dig att hantera förändringar.
