Stressad projektledare? 10 tips för att få tillbaka glöden
Är du en stressad projektledare? Det är inte förvånande att projektledning kan vara otroligt stressande. Vi ansvarar för att leveransen sker i tid, håller budgeten och omfattar rätt saker, men måste ofta hantera begränsade eller bristfälligt utrustade resurser, orealistiska kundförväntningar och en att-göra-lista som utan problem skulle kunna nå till månen och tillbaka. Så vad kan vi göra åt det? Måste vi bara bita ihop och stå ut med livet som stressad projektledare, eller finns det ett sätt att återfå vårt projektledarflyt?
I den här bloggen går jag igenom mina bästa tips för stressade projektledare, baserat på mina egna erfarenheter av att hantera ett antal utmanande projekt som fick mig att känna att jag var nära ett sammanbrott.
Det var en klassisk situation med ett underbemannat teknikteam och för få projektledare för att täcka arbetet. Vilket, som samvetsgrann projektledare, ledde till sex månaders sömnlösa nätter. Sömnbristen, i kombination med den tillhörande arbetsstressen, gjorde mig utmattad och fick mig att brista i gråt – jag hade blivit en skugga av den kompetenta projektledare som jag visste att jag var.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Genomsnittliga vuxna i Storbritannien tillbringar nu en dag i veckan online. När man arbetar inom teknikbranschen kan det kännas som att vi är permanent uppkopplade mot våra digitala skärmar. Som ett resultat hade en av tre vuxna internetanvändare (34 %) år 2016 – motsvarande 15 miljoner människor i Storbritannien – sökt sig till en period offline (Ofcom 2016).
Den digitala branschen ser allt fler rapporter om överarbetade miljöer med högt arbetstempo, vilket driver upp nivåerna av stress och ångest. Som om inte det vore nog får medarbetare rutinmässigt en mobiltelefon, vilket leder till att alldeles för många av oss hopplöst försöker göra flera saker samtidigt under möten och ständigt känner behovet av att hålla oss uppdaterade. Så hur kan vi uppnå den så viktiga balansen mellan digitalt arbetsliv och privatliv – och hur kan vi hjälpa våra team att göra detsamma?
Tips för en stressad projektledare
1. Överplanera inte din dag
Om du är en stressad projektledare bör du omvärdera de tre viktigaste uppgifterna som du måste göra varje dag och se till att avsätta tid för dem. Detta återknyter till den enkla visdomen att själva handlingen att boka in en punkt i kalendern innebär att du löper större risk att faktiskt genomföra den.
Ett annat enkelt sätt att lära sig är att alltid lämna tid tillgänglig för de oplanerade uppgifter som kan kullkasta din dag. Vi har alla varit med om att boka in för många möten efter varandra och sedan, när något går fel, går hela dagen åt skogen!
2. Kartläggning med en prioriteringsmatris
Den välkända Eisenhowermatrisen, som ofta kallas brådskande–viktigt-matrisen, är ett mycket användbart verktyg för att fokusera på vad du bör göra. Särskilt när det gäller den fjärde kvadranten med sådant du ”inte ska göra”. Vilka är dina tidsödande vanor? Söker du efter roliga GIF-bilder? Stirrar du in i inkorgen, sorterar eller arkiverar gamla mejl? Nästa gång du känner dig stressad kan du använda detta för att komma fram till hur du ska prioritera din arbetsbörda.
3. Förstå kraven
Och med krav menar jag inte bara ett projekts funktionella omfattning eller användarberättelser. Ta dig tid i början av ett projekt att fastställa grundregler och tydliggöra vad teamet och kunden förväntar sig av dig. Om ni till exempel kommer överens om att en veckovis fredags-statusrapport behövs, bör du se till att boka in tid i kalendern varje torsdag. Då ligger du ett steg före och frigör tid under dagen för andra uppgifter som kan kräva din medverkan.
4. Avsätt tid för efterforskning
Vi har alla hört talas om de berömda 20 procent av tiden som Googles medarbetare kan använda till egna sidoprojekt – även om det finns mycket att säga för att avsätta tid till att undersöka nya idéer och metoder inom projektledning. Att få nya idéer om hur man hanterar kunder, kollegor och även sig själv kan vara ovärderligt när man utvecklar en verktygslåda som hjälper oss att bli mer motståndskraftiga. Som projektledare kan vi känna pressen att hålla ihop teamet eller projektet, så att ta sig tid att utveckla viktiga livsfärdigheter som prioritering och medveten närvaro kan också få dig att känna dig bättre förberedd på att hantera stressiga situationer.
5. Säg ifrån
För mig är detta en mycket viktig aspekt av stresshantering, och en som jag tycker alltför ofta förbises: ha modet att ibland säga nej. Projektledare är ofta personer som vill vara alla till lags, och det kan försätta oss i stora problem om vi säger ja till allt eftersom vi inte vill göra andra besvikna. Att lära sig säga nej och säga ifrån, på rätt sätt och vid rätt tidpunkt, är en mycket viktig färdighet.
Att veta vad du klarar av att leverera under en dag eller vecka är avgörande för att du ska känna stolthet och tillfredsställelse i ditt arbete. Ett enkelt sätt att prova detta är till exempel att fråga: vad är syftet med den här mötesinbjudan? Behöver jag delta? Vi vet alla hur tidskrävande meningslösa möten kan vara, så när det är möjligt bör du bara tacka ja till sådant som tillför värde till dina projekt och hjälper till att få saker gjorda.
Att veta vad du klarar av att leverera under en dag eller vecka är avgörande för att du ska känna stolthet och tillfredsställelse i ditt arbete. Ett enkelt sätt att prova detta är till exempel att fråga: vad är syftet med den här mötesinbjudan? Behöver jag delta? Vi vet alla hur tidskrävande meningslösa möten kan vara, så när det är möjligt bör du bara tacka ja till sådant som tillför värde till dina projekt och hjälper till att få saker gjorda.
6. Bryt ner det
Vi känner alla till fördelarna med användarberättelser och att bryta ner en uppgift i mindre delar – i slutändan ger det oss en bättre förståelse för hur lång tid som krävs. Som projektledare fokuserar vi ofta på helheten, så ta dig tid att tänka på ditt eget arbete och sätt upp hanterbara uppgifter som du realistiskt kan slutföra inom dina avsatta tidsintervall.
Om du är en stressad projektledare och känner dig överväldigad av arbetet kan det här tipset vara särskilt hjälpsamt – i stället för att försöka ta itu med allt på en gång kan en lista med mindre uppgifter kännas mer hanterbar.
7. Ät lunch någon annanstans än vid skrivbordet
När du har mycket att göra kan det kännas som att du håller på att drunkna – och du börjar tänka ”Jag har inte råd att ta en paus!”. Det är en falsk besparing, och av erfarenhet vet jag att ju längre du sitter stressad vid skrivbordet, desto sämre kan du må. Att lämna skrivbordet i 10–15 minuter för att få lite frisk luft och reflektera över vad som är viktigt kan göra stor skillnad.
Jag har märkt på byråer att utvecklarna och formgivarna tar ut hela sina lunchraster, medan projektledarna sitter stressade vid sina skrivbord. Ofta är det projektledarna eller resursansvariga som inte ger sig själva den tid de behöver – så som projektledare bör vi ställa samma krav på oss själva.
8. Dela på arbetsbördan
Se över vilket arbete du ansvarar för som kan delegeras till andra teammedlemmar. Jag har lärt mig att det är lätt att ta på sig teamets administrativa uppgifter, som att skriva om feedback så att den blir kundvänlig och till och med att skriva texter. Genom att ge teamet möjlighet att hjälpa till med några av de uppgifter du inte har tid för ser du till att dina chefer blir medvetna om vilka färdigheter du behöver använda dubbelt upp.
9. Prata med din chef och ditt team
Det finns ingen anledning att skämmas för att lyfta dina farhågor och, om något, är projektledare av erfarenhet de personer som bara kavlar upp ärmarna och inte vill visa att de har det svårt. Om du är en stressad projektledare är det därför ännu viktigare att prata med din chef, eftersom hen kanske inte ens är medveten om att du har det tufft.
Genom att ha en öppen diskussion handlar det i grunden om det gamla talesättet ”hjälp dem att hjälpa dig”. Samarbeta, delegera och dela på arbetsbördan med dina andra projektledarkollegor. De öppna och uppriktiga samtalen kan också avslöja problem som kollegorna inte känner till, vilket gör det möjligt för dig och andra att se hur saker kan hanteras bättre.
10. Ta dig tid att reflektera
Om du efter att ha läst dessa punkter har försökt tillämpa dem men fortfarande känner dig stressad, ta dig då tid att reflektera och avgöra om jobbet är rätt för dig.
Som jag beskrev i början av den här texten befann jag mig i en stressig arbetsmiljö – och efter att ha pratat med den högsta ledningen insåg jag att företagskulturen och inställningen till att få arbetet gjort verkligen inte stämde överens med min syn på saken. Så i stället för att hamna på en plats där jag hatade mitt jobb insåg jag att det inte var rätt plats för mig. Inga produktivitetsknep eller tips för stresshantering kan lösa problemet om det faktiskt är arbetsplatsen som är problemet.
Sedan jag bytte jobb i år är jag inte längre en extremt stressad projektledare, men när arbetsbelastningen naturligt blir lite för hög använder jag ofta tipsen ovan för att behålla balansen och upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och privatliv.
Vad händer nu?
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modellösningar och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
