Skriv en personalhandbok i 5 steg

Tyvärr kommer den första dagen, och du minns att tankeläsning inte (ännu) är en rimlig förväntning på personalen (även om dina kunder verkar tro det!) På tal om dina kunder: de har ringt dig hela morgonen, och din stackars nyanställda sitter och rullar tummarna medan du formar ”förlåt” med läpparna åt dem från andra sidan rummet.

Om du ändå hade haft ett dokument som du kunde ge din nya medarbetare att läsa mellan telefonsamtalen!

Det är därför en personalhandbok är viktig: den ser till att din nyanställda känner sig välkommen och får den information som behövs för att komma igång, även under de mest hektiska dagarna.

Läs vidare för att lära dig mer om hur man skapar en personalhandbok, med exempel, en exempelstruktur och steg för att sätta ihop din egen.

Andra namn på personalhandbok

Om namnet ”personalhandbok” inte låter bekant kan det här dokumentet även kallas:

• Standardiserade arbetsrutiner
• Introduktionsguide
• Användarhandbok
• Resursguide
• Utbildningshandbok för medarbetare eller medarbetarhandbok
• Företagshandbok

Så chansen är stor att du har stött på en personalhandbok i någon form under din karriär.

Vad ska ingå i en personalhandbok?

De bästa personalhandböckerna gynnar hela teamet, inte bara nyanställda. Teamets personalhandbok bör:

• Ge nya medarbetare en smidig introduktion
• Dokumentera överenskomna rutiner som hjälper alla att göra sitt bästa arbete
• Tydliggöra förväntningarna på ett framgångsrikt projekt

Att skapa en personalhandbok är användbart oavsett om du arbetar på ett litet nystartat företag eller i ett stort konglomerat. Större företag har sannolikt redan policyer på plats för allt från tidsrapportering och personalfrågor till etik och efterlevnad. En personalhandbok på teamnivå hänvisar personalen till företagsövergripande resurser men fokuserar främst på de standardiserade arbetsrutiner som lägger grunden för teamets framgång.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Punkter att ta med i en personalhandbok

När det gäller att skriva en personalhandbok finns det ingen magisk formel – du bör göra det som fungerar för ditt team! Men som utgångspunkt kan du överväga att ta med följande information:

• Introduktionsrutiner. Vad ska nyanställda göra under sin första dag? Under sin första vecka? Inom sina första 90 dagar? Ta med vägledning om allt från IT-behov och utbildningskrav till mål för yrkesutveckling.
• En hänvisning till företagsövergripande policyer eller resurser. I stället för att upprepa information som kanske redan finns någon annanstans kan du hänvisa till befintliga företagspolicyer för ämnen som är relevanta för ditt team. Det kan till exempel handla om policyer för distansarbete, tidsrapportering eller klädkod. Om du inte har företagsövergripande policyer att hänvisa till kan du ta hjälp av en HR-expert med att skriva dem!
• Projektinitieringsdokument. Skapa en översikt på 1–2 sidor över de projekt som ditt team arbetar med. Om dina projekt ändras ofta kan du i stället vilja inkludera profiler av dina kunder. Du kan alltid komplettera dessa ögonblicksbilder med ytterligare bakgrundsmaterial, men jag tycker att det är mer sannolikt att personalen a) läser dokumentet och b) kommer ihåg informationen om man håller det kort och koncist.
• Information om verktyg som teamet gärna använder. Om det finns något specifikt som alla använder, dokumentera det! Exempel på verktyg kan vara en kommunikationsplattform eller ett arkiv för fildelning.
• Kvalitetssäkrings-/stilguide. Var tydlig och stolt över var ditt team står i debatten om Oxfordkommat! En kvalitetssäkringsguide ger medarbetarna ett enda ställe att vända sig till innan de lämnar in leveranser.
• Avslutningsrutiner. Jag kan inte säga hur många gånger jag har fått skynda mig att ta reda på något så vardagligt som hur man överför en medarbetares filer under den sista arbetsdagen. Gör dig själv en tjänst och lägg ansvaret på medarbetaren att ta reda på vad som ska överföras. Den sista dagen kan du gå igenom checklistan utan att känna att du har glömt något.

• Teamets kompetenser. Profiler för alla dina teammedlemmar, inklusive information om deras bakgrund, roller i teamet och vad de tycker om att göra utanför arbetet
• En ”användarmanual” för chefer. För att hjälpa nyanställda att förstå hur de ska samarbeta med sina chefer, inklusive information om chefernas personlighetstyp (t.ex. MBTI, Clifton StrengthsFinder) och föredragna arbetssätt. För platta organisationer kan du överväga att ta detta ett steg längre genom att be var och en av dina teammedlemmar att ta fram en ”användarmanual” som en del av sin kompetensprofil.

Vad mer ska ingå?

När du bestämmer vilket ytterligare innehåll som ska ingå i en personalhandbok kan du ställa dig följande frågor:

• Vilken information hade du själv haft nytta av under din första dag?
• Om du lämnade organisationen i morgon, vilken kunskap skulle följa med dig?
• Vad skulle få dig att vilja läsa det här dokumentet? Kanske en kreativ titel, ett glansigt omslag eller personliga berättelser.
• Utöver att tillhandahålla administrativ information bör en användbar personalhandbok också främja sammanhållningen i teamet och förbättra prestationen. Vad gör ditt team framgångsrikt idag, och vilken information skulle hjälpa teamet att vara framgångsrikt i framtiden?

Exempel på personalhandböcker

Här är några kreativa exempel på personalhandböcker som kan ge dig idéer när du bygger din egen.

1. Trellos personalhandbok

Trello använder bekvämt sitt eget Kanban-system för uppgiftshantering för att hysa sin personalhandbok. I det här exemplet är olika delar av företagets policyer organiserade i kolumner, inklusive en kolumn för att hjälpa medarbetare att komma igång, kallad ”Under din första dag”.

2. Netflix guide till företagskulturen

Netflix förser sina medarbetare med bildspel som beskriver viktiga aspekter av företagets kultur och det beteende de förväntar sig av varje medarbetare.

Den är över 100 bilder lång, men drar nytta av en mycket enkel design och går snabbt att läsa.

3. Sterling Mining Co:s webbaserade ensidesdokument

Sterling Mining Co. visar att en personalhandbok inte behöver vara en handbok – och inte heller behöver vara ett dokument fullt av text. Ta en titt på deras kreativa och uppfriskande introduktionssida, som helt enkelt är ett ensidesdokument med rullning som medarbetarna kan hitta online.

Den innehåller bilder, grafik och några raka svar på vanliga frågor som berör det som nyanställda först undrar över, till exempel ”Vad har man på sig?”, ”När får jag lön?” och ”Vilken projektledningsprogramvara för gruvdrift använder vi?”.

Så skriver du en personalhandbok i 5 steg

Okej, nu när du vet vad en personalhandbok är och vad som behöver ingå i den tänker du förmodligen … ”Ja, men när ska jag hitta tid att skriva det här?”

Låt oss vara ärliga … att smörja kugghjulen i vår interna verksamhet är aldrig högsta prioritet när kunderna ringer – det finns alltid bränder att släcka. Jag har förenklat processen med att sammanställa en personalhandbok – så här skriver du en personalhandbok i bara 5 steg:

1. Börja med en disposition. Bestäm vad du vill ta med i en personalhandbok och skapa en disposition över de relevanta avsnitten. Börja med en exempeldisposition från dina vänner på DPM, så är du nästan klar. Om du tänker mer visuellt kan det hjälpa att börja med en tom duk och använda ett program för tankekartor – det gör det också enkelt att presentera dina idéer för teamet i nästa steg.
2. Dela dispositionen med andra teammedlemmar för att få feedback. Avsätt 15 minuter vid nästa teammöte för att gå igenom dispositionen och samla in feedback om vilket ytterligare innehåll som bör tas med.
3. Fyll i luckorna. Nu kommer den svåra delen – att fylla avsnitten i din disposition med innehåll. Men det behöver inte vara så svårt som du tror om du delar upp arbetet och tar en del i taget. Den du senast anställde kan skriva ner teamets introduktionsrutiner. Nästa gång du har en leverans med en deadline, ge en teammedlem i uppgift att dokumentera stegen för kvalitetssäkring som hen följer medan arbetet utförs. När du delar upp arbetet och arbetar med det över tid känns det mindre som extraarbete (och var inte rädd för att fakturera kunden för den här tiden – kunden kommer att dra nytta av att få en bättre produkt). Använd slutligen externt innehåll så mycket som möjligt. När du till exempel beskriver teamets kompetenser kan det vara så enkelt som att länka till personens LinkedIn-profil. På så sätt behöver alla medarbetare bara ange sina roller, tre fritidsintressen och sin MBTI-information. Klart!
4. Kom ihåg att färdigt är bättre än perfekt. Sätt upp målet att ha version 1 klar inom en månad. Vem bryr sig om den inte är den största uppfinningen sedan skivat bröd? Anamma ett agilt arbetssätt för att få ut en minsta fungerande produkt, och förbättra den sedan stegvis över tid.
5. Marknadsför produkten. Se till att alla vet var handboken finns och utse vem som ansvarar för att nyanställda får en kopia under sin första dag. Det kan vara rekryterande chef, introduktionskollega eller HR-specialist.

Vad du bör undvika när du skriver en personalhandbok

Vi har gått igenom vilket innehåll som bör finnas i en personalhandbok och vilka steg du behöver följa för att skriva en. Men vilka potentiella fallgropar bör du tänka på när du bestämmer hur du ska skapa en personalhandbok? Tabellen nedan listar några vanliga problem som uppstår när man utarbetar en personalhandbok, lösningar på hur problemen kan hanteras samt fördelarna:

Problem	Lösning	Fördelar
Ingen tycker att handboken är användbar (förutom du)	Engagera hela teamet i att ta fram personalhandboken	Teamet känner ett ägarskap över dokumentet och blir engagerat i att förbättra produkten Om ingen tycker att handboken är hjälpsam efter den här övningen vet du att ni inte behöver någon!
Ingen uppdaterar handboken. När en nyanställd börjar är dokumentet inte längre användbart.	Ge den nyanställda i uppgift att uppdatera handboken som en del av introduktionen (ta med dessa instruktioner i själva handboken, så att du inte glömmer det!) Den nyanställda bör också ansvara för att få teamet att uppdatera sina kompetensprofiler	Teamet uppdaterar handboken regelbundet med minimal påverkan på kundleveranserna Det ger den nyanställda något att göra när hen börjar!

Exempel på disposition för en personalhandbok

1. Introduktion
   1. Välkomna din nya medarbetare till ditt fantastiska team!
2. Introduktionsrutiner
   1. HR-krav (detaljer om anställningsförhållandet, skatteinformation, förmåner, arbetstagares ersättning, familjeledighet, semestertid, betald tid, arbetstider, lagar och förordningar med mera)
   2. Professionell uppförandekod och förväntningar
   3. Hänvisningar till relevanta företagspolicyer (t.ex. distansarbete, klädkod, tidsrapportering, utgiftsrapportering,  när medarbetare kan förvänta sig utvecklingssamtal)
   4. Obligatorisk utbildning
   5. IT-behov (hur man konfigurerar en bärbar dator, telefon med mera)
3. Teampresentation
   1. Personalens kompetenser
   2. Översikt över projektportföljen/projektinitieringsdokument
   3. Användarhandbok för chefer/medarbetare
4. Kvalitetssäkring
   1. Översikt över teamets programvara/verktyg och förväntningar på användningen (t.ex. plattformar och protokoll för snabbmeddelanden, hur man skriver ett frånvaromeddelande i e-post)
   2. Teamets bästa praxis för kvalitetssäkring
   3. Obligatoriska format/mallar för leveranser
   4. Stilguide
5. Rutiner för avslut av anställning eller uppdrag (introducera detta avsnitt på ett positivt sätt. Medarbetare kanske inte lämnar företaget; de kanske går över till ett nytt uppdrag eller byter roll)
   1. HR-krav (skatteinformation, förmåner med mera)
   2. IT-behov (hur, när och var företagets utrustning ska lämnas tillbaka)
   3. Rutiner för filöverföring

Mer om att leda nya teammedlemmar

Läs Galens tips om att anställa medlemmar till distansteam här.