Så använder du en mall för lärdomar från projekt
Projekt (särskilt de mindre lyckade!) kan lära oss många värdefulla saker om hur vi hanterar team och förbättrar processer.
Organisationer kan analysera projektmisslyckanden för att få insikter om hur de kan effektivisera arbetsflöden, samarbeta effektivt mellan team och i slutändan genomföra framtida projekt mer effektivt.
Men utan ett formaliserat system för att spåra och tillämpa dessa insikter kan det vara svårt att dra nytta av lärdomar. En mall för lärdomar kan hjälpa dig att dokumentera projektets lärdomar och implementera dessa insikter i hela din projektportfölj.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är lärdomar inom projektledning?
En ”lärdom” inom projektledning syftar på kunskap som du fått under projektets genomförande. Denna kunskap kan vara till nytta i framtida projekt. Du kanske till exempel uppskattade att det skulle ta ditt team två sprintar att slutföra en leverans, men det visade sig att det tog tre sprintar i stället.
Även om lärdomar ofta har en negativ klang kan de också vara positiva. Du kanske till exempel lade till 10 % i reserv i budgeten för att skydda mot oförutsedda kostnader. Du använde reserven för att påskynda tidsplanen och återhämta dig från underskattningen, så att en försening av tidsplanen kunde undvikas. I det här fallet är lärdomen en bästa praxis att tillämpa i framtida projekt.
Att gå igenom lärdomar med projektteamet liknar att genomföra en sprintretrospektiv i ett agilt team. Att dokumentera lärdomar är vanligtvis mer omfattande, eftersom lärdomarna dokumenteras under hela projektet och sedan sammanställs i ett gemensamt arkiv. Det kan vara så även för era teamretrospektiv, men inte nödvändigtvis.
Vad är en mall för lärdomar?
En mall för lärdomar är ett verktyg som du kan använda för att samla in rekommendationer till förbättringar under hela projektets livscykel. Genom att använda ett standardformat för att samla in dessa insikter säkerställer du att ingen kritisk information utelämnas och underlättar sökningar när du hänvisar till dessa lärdomar i framtida uppdrag.
När ska du använda en mall för lärdomar?
Enligt min erfarenhet väntar de flesta projektteam till slutet av ett projekt med att samla in feedback. Tyvärr är det ofta för sent då. Du kommer sannolikt att ha svårt att minnas de insikter som var högst aktuella under genomförandefasen.
I stället rekommenderar jag att du integrerar lärdomar i dina projektledningsprocesser under hela projektets livscykel, inte bara vid nedtrappning eller avslut av projektet. I tidigare projekt gick jag regelbundet igenom lärdomar med mitt team av två skäl: 1) att dokumentera lärdomarna medan de fortfarande var färska 2) att kunna tillämpa relevanta insikter medan projektet fortfarande pågick.
Dessa genomgångar kan vara både lärorika och terapeutiska – och leder vanligtvis till stora mängder användbara data som hindrar dig från att göra samma dumma misstag igen!
4 fördelar med mallar för lärdomar
Mallar för lärdomar erbjuder flera fördelar:
- Du och ditt team får chansen att lära er och förbättra sådant ni redan har observerat i tidigare projekt. Dessa data är inte bara användbara för projektplanering utan även för processförbättring och utvärdering.
- Att dokumentera era lärdomar innebär att ni nu har omedelbar tillgång till information som inte längre behöver läras in den hårda vägen. Att dokumentera lärdomar – inklusive framgångar – ger dig och ditt team en färdplan till framgång i varje projekt ni genomför i framtiden.
- Att använda en mall uppmuntrar intressenter att reflektera över lärdomar som de annars kanske hade missat med en ostrukturerad insamlingsmetod.
- Att systematisera lärdomar i en mall gör det enklare för portföljansvariga att konsolidera och analysera lärdomar i hela organisationen.
Så använder du en mall för lärdomar
I det här avsnittet beskriver jag vilka delar som bör ingå i en mall för lärdomar, däribland projektprestationer, motiveringen bakom föreslagna förbättringar och en lista över lärdomar efter projektet.
Vad gick bra?
Det är bra att dokumentera prestationer som kan gynna framtida projekt i portföljen. Oavsett om det handlar om kortsiktiga processförändringar, ett åtagande att följa befintliga processer, justeringar av kommunikationen eller något annat, är det värt att dokumentera detta för att tydliggöra vad som kan och bör föras vidare till nästa projekt ni arbetar med som team!
Vad kunde ha förbättrats?
Att dokumentera orsakerna bakom projektproblem eller rekommenderade förbättringar är också en viktig del av att dokumentera lärdomar. Det räcker inte att identifiera ett projektproblem – att förstå var problemet uppstod och vilken inverkan det hade ger mer sammanhang kring problemet och bidrar till att formulera rekommendationer för fortsatta förbättringar.
Det är bra att granska projektförbättringar genom att bryta ner problemet, påverkan och rekommendationen. Ditt team kan ha känt av effekten av ett problem innan grundorsaken identifierades – därför är det bra att skilja dessa delar åt i mallen.
Här är ett exempel:
- Problem: projektschemat var för snävt och innehöll inte tillräcklig buffert för kundens granskning och ändringar före det planerade lanseringsdatumet
- Påverkan: teammedlemmarna var hårt belastade och arbetade sena kvällar och långa dagar för att hålla projektets deadline
- Lösning: inkludera projektets intressenter och projektsponsorer i godkännandet av schemat och lägg till ytterligare en omgång ändringar som en del av processen. Om ni kunde identifiera en lösning på problemet under genomförandet (t.ex. genom att använda en klausul i avtalet för att lägga till mer tid i projektet), ska ni anteckna även det.
Lista över lärdomar efter projektet
När du och ditt team har samlat in rådata om lärdomar kan ni behöva bearbeta era uppgifter innan ni lägger till dem i organisationens databas över lärdomar, så att de kan tillämpas generellt på framtida projekt.
Vår mall för lärdomar innehåller ett avsnitt där du kan lista lärdomarna efter projektet. Det gör att du kan sammanfatta de insikter du har samlat in tillsammans med teamet till en handlingsplan som kan tillämpas på liknande projekt.
De mest användbara slutsatserna är tydliga och kortfattade (1–2 meningar långa). De är konkreta, möjliga att omsätta i handling och kan tillämpas i flera projekt. De bör också ange vad som lärdes, varför det är relevant och när korrigerande åtgärder ska tillämpas i framtiden.
Till exempel:
- “Lägg in minst 10 % extra buffert i projektschemat så att stora intressentgrupper får tillräckligt med tid att granska pågående arbete”
- “Håll dagliga avstämningar med teamet via Slack för att underlätta proaktiv kommunikation och effektivt undanröja hinder.”
Mallen ber dig också identifiera vilken del av projektprocessen eller vilken kategori denna lärdom tillhör. När du har lagt in uppgifterna i databasen över lärdomar kan du söka efter kategori för att underlätta implementeringen i framtida projekt.
Letar du efter en bra mall för lärdomar?
Mallen för lärdomar finns som ett Microsoft Word-dokument och innehåller fält för projektdetaljer som projektnamn, teammedlemmar och datum, samt en struktur för att fundera över vad som kunde ha förbättrats och utrymme för att dokumentera lärdomar och eventuella åtgärdspunkter.
Career Builder-medlemmar får tillgång till den här mallen, ett ifyllt exempel och mycket mer!
För fler projektledningsmallar kan du bli medlem och se hela vårt mallbibliotek här.
Vad tycker du?
Hur ofta reflekterar du över dina erfarenheter och projekt? Vilken var den viktigaste lärdomen du fick under din karriär? Har du tittat på vår mall för lärdomar, och tyckte du att den var användbar? Dela med dig i kommentarerna!
Om du vill utbyta lärdomar med andra projektledare kan du få praktiska insikter och råd från communityn i realtid genom att bli DPM-medlem. Gå med i gemenskapen. Hitta ditt folk.
