5 tekniker för att bygga starka relationer i virtuella team
När jag först anställdes till min nuvarande tjänst fick jag i uppdrag att hantera ett stort och komplext ombyggnadsprojekt. Hela vårt team träffade kunden dagligen via videosamtal, och en stor del av resten av min arbetsdag ägnades åt kontinuerlig kommunikation med vårt distansteam och projektets intressenter via chatt.
På grund av projektets svåra karaktär och den komprimerade tidsplanen var vi tvungna att arbeta mycket nära kunden och prioritera funktioner inför lanseringen för att hinna hålla deadline och följa projektbudgeten.
Vi var ofta tvungna att berätta för kundens intressenter att de inte skulle kunna få de funktioner som de hade planerat att ha vid lanseringen, eller att en bugg i applikationen skulle kräva mer tid och en större budget än vad som tidigare hade förutsetts.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
De här samtalen var naturligtvis svåra, men blev mycket enklare tack vare den relation jag hade arbetat för att bygga upp med kunden. Våra frekventa samtal och kontakter ansikte mot ansikte hade gjort det möjligt för mig att lära känna kundens intressenter och bygga upp en sådan tillitsnivå att vi kunde ha en öppen och ärlig kommunikation om projektet.
Som moderna projektledare har vi så många roller, och att hantera relationer är en av de viktigaste. Vår position gör oss ansvariga för projektets hälsa och ger oss den särskilda möjligheten att vårda våra teams välmående och våra pågående relationer med kunder. När vi investerar i relationer med medlemmarna i vårt projektteam bidrar vi till att bygga lagarbete och samarbete, förbättra kommunikationen, skapa en kreativ projektmiljö med fokus på lösningar och bygga intressenternas engagemang i vårt gemensamma mål – att vårt projekt ska lyckas. Utöver våra dagliga uppgifter ger relationer mening och betydelse åt det arbete vi utför som projektledare.
Som medlem i en digital byrå arbetar jag ofta med kollegor och kunder på distans, och oftare än inte sker vårt relationsbyggande via telefon, videosamtal och chattverktyg online. De flesta föredrar att tillbringa så mycket tid som möjligt ansikte mot ansikte med medlemmarna i våra projektteam, men hur ser vi till att vår kommunikation förblir medkännande och empatisk även när den sker via digitala medier?
Så bygger du starka relationer i virtuella team
Här är fem enkla men otroligt effektiva tekniker för att framgångsrikt bygga relationer med ditt distansteam och dina kunder när ni kommunicerar virtuellt. Du kan kalla det din virtuella etikett.
Genom att ta dessa steg hjälper du människor att se att du värdesätter dem, vilket i sin tur hjälper dig att bygga viktiga allierade i projektet bland de berörda intressenterna.
1. Ta inget för givet
En av de viktigaste sakerna att komma ihåg när man bygger relationer (i alla situationer) är att aldrig göra några antaganden. Ta inte för givet något om en persons identitet, deras prioriteringar och motivation eller vilken typ av person de är, för att bara nämna några exempel.
Ställ i stället frågor om dem för att lära känna och förstå vilka de är. Använd ett medvetet och inkluderande språk. När du dessutom samtalar med någon ska du alltid formulera er relation som ”vi” och tydliggöra att ni tillhör samma team och kan ses som förlängningar av varandra. Se sedan till att personen vet att hen är trygg med dig genom att aktivt lyssna, visa empati och respekt.
När jag frågade min kollega Jase Rodley – en företagare som driver ett livsstilsföretag och arbetar med distansteam – om farorna med att göra antaganden förklarade han:
”När man arbetar med ett virtuellt, internationellt team är det vardagsmat att saker går ’förlorade i översättningen’. Mitt standardsätt är att tänka på kommentarer i timmar, vilket lätt kan leda till många felaktiga antaganden. För att motverka detta påminner jag mig själv om att jag är ’den dummaste personen i rummet’. Om jag inte förstår något helt och hållet ber jag om ett förtydligande.
Men när man arbetar med människor från hela världen är det också viktigt att fundera över hur sådana frågor tolkas. Genom att fråga ’Kan du hjälpa mig att förstå?’ eller ’Kan du visa mig ett exempel så att jag kan förstå bättre?’ flyttar man fokus från det de sa (vilket ibland kan uppfattas som stötande) till mig själv – någon som de gärna hjälper att förstå.”
2. Begränsa inte samtalet till yrkesrelaterade ämnen
Bygg förtroende med andra genom att låta dem se vem du är utanför arbetet:
- Berätta för dem att din bror precis har tagit examen från högskolan och att du är så stolt över honom.
- Dela en rolig historia om ditt husdjur eller ditt barn.
- Nämn att du älskar att renovera antika möbler.
Under det svåra projektet försökte jag varje vecka individuellt stämma av med mina kundintressenter och höra hur deras helger hade varit eller, mot slutet av veckan, hur deras veckor hade varit. Jag skickade runt en bild helgen då jag adopterade en kattunge, och några av dem delade till och med bilder på sina familjer tillbaka. Det gav oss något att knyta an till när projektet blev tufft och gjorde det möjligt för oss att lära känna vårt dynamiska team mer fullständigt.
Genom att ge dina kunder och kollegor små glimtar av ditt privatliv hjälper du dem att få en bättre bild av den mångfacetterade person du är, vilket bygger upp deras förtroende för och trygghet med dig. Det skapar en mer personlig relation, ger er möjlighet att upptäcka gemensamma intressen och visar dem att de också tryggt kan dela mer om sig själva!
3. Avsätt tid för videomöten
Det här tipset är långt ifrån banbrytande, men det tål att upprepas: när det är möjligt, välj ett videosamtal i stället för en telefonkonferens! Du kan använda någon av många programvaror för videokonferenser eller verktyg för videosamarbete till detta.
Även om de inte kan eller väljer att inte slå på sin video, låt din kollega eller kund se ditt vackra leende (och se till att visa det ofta)! Låt dem se var du arbetar och att du alltid har en kopp kaffe i närheten, eller att du tycker om att arbeta i din favoritmössa från Steelers.
Särskilt med våra distansarbetande teammedlemmar tycker jag att detta är avgörande för att bygga relationer. Vi får inte möjlighet att umgås med dem lika mycket under veckan eller tillbringa tid tillsammans under våra teambyggande aktiviteter, så att få veta att en av mina utvecklare är en fantastisk målare eller att en annan har en katt som älskar att krypa upp i hennes knä medan hon arbetar gör att jag kan lära känna dem på ett sätt som telefonkonferenser inte hade möjliggjort.
Även om ditt samtal bara kommer att vara några minuter långt skapar det en djupare kontakt och ökar människors sympati att se någons ansikte och omgivning i stället för att bara höra deras röst (se blotta-exponeringseffekten). Det öppnar dörren för att avslöja egenheter, ansiktsuttryck och kroppsspråkliga signaler i så stor utsträckning som möjligt på distans, och det hjälper till att bygga en mer personlig relation som främjar framgången för era nuvarande och framtida projekt tillsammans.
4. Bekräfta människor när de gör eller säger något bra
Se till att människor vet att du hör dem och att du värdesätter det de bidrar med i samtalet. Påpeka när de har gjort något bra, håll med om ett förslag eller ta helt enkelt en stund och säg ”hm, bra poäng!” Det kan till och med vara så enkelt (och fånigt) som att lämna en emoji-reaktion på någons meddelande i Slack!
Vi vill komma bort från att bara fokusera på nästa konkreta steg eller lägga till våra åsikter i samtalet. Ta i stället först en stund och reagera positivt på det någon har sagt, så att de vet att du lyssnar och att deras närvaro är viktig.
5. Följ upp och stäm av
Det kommer alltid att finnas medlemmar i ditt virtuella team som inte får tala lika mycket som andra, och det kommer alltid att finnas personer som behöver lite extra uppmärksamhet. Med dem är det särskilt viktigt att se till att de känner att deras röst blir hörd (även om de talar mycket mer än de själva inser).
Försök att fråga dina teammedlemmar och projektintressenter: “Har du några tankar om det här ämnet?” “Vad tycker du om hur det mötet gick?” “Hur går din vecka?” “Finns det något jag kan göra för att göra saker smidigare för dig?” Att bara fråga någon om deras tankar och känslor, även om det visar sig att de inte har så mycket att säga, får dem vanligtvis att känna sig uppskattade och hörda och stärker den relation du bygger med personen.
Varför det är viktigt att bygga relationer
Det är så viktigt att bygga relationer med medlemmarna i dina interna team och kundteam. När du skapar allianser med dina projektintressenter ser du till att ditt arbete som projektledare får större tyngd, och alla svåra samtal som du kan behöva ta längre fram kommer att gå mycket smidigare.
Genom att medvetet kommunicera med empati bygger du en relation mellan människor som har tankar, känslor och personliga intressen, inte bara mellan två “resurser” som spelar rollerna som projektintressenter. När du arbetar med att bygga relationer, även genom digital kommunikation, blir dina projekt mer framgångsrika, dina team blir nöjdare och sannolikheten för framtida framgång med dessa virtuella team ökar.
Jag har gång på gång sett att dessa enkla handlingar gör en enorm skillnad i professionella relationer. Att bygga relationer kanske inte ger ett konkret resultat, men det kommer alltid att ha en positiv effekt på projektets slutresultat. Jag är så tacksam för de relationer jag kunde bygga med intressenterna i det svåra projektet, och när vi lanserade produkten tog varenda en av dem sig tid att skicka ett personligt mejl till mig för att tacka för det arbete som mitt team och jag hade lagt ner på projektet.
Vad händer härnäst?
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
För fler tips om kommunikation kan du läsa vår artikel om att förbättra tonen i skriftlig kommunikation.
