Viktiga saker att leta efter i projektavtal och omfattningsdokument

Vikten av försäljningsdokument

Varför bör du bry dig om att läsa den här typen av dokument?

• Du måste se till att kundens version av avtalet överensstämmer med detaljerna i din byrås beskrivning av projektets omfattning eller presentationsdokument.
• Du var inte involverad i att definiera projektets omfattning, så du måste se till att det du hörde från ditt försäljnings- eller kundteam överensstämmer med det som avtalet beskriver (du kanske också kan kontrollera det mot det som finns dokumenterat i programvaran för kundresurshantering).
• Du vet inte så mycket om projektet, så du använder försäljningsdokument för att sammanställa detaljer och projektleveranser.
• Du måste se till att det inte finns några ”överraskningskrav” som inte har beaktats i företagets prissättning.
• Du bör kunna visa kunden att du förstår projektets ramar och kommer att upprätta en plan för att hantera dem.
• Det är ditt jobb att minska projektriskerna.

Varje PM bör ha en hälsosam dos skepsis. Du bör vilja hitta alla varningssignaler och ta itu med dem innan det är för sent. När du håller på att planera och initiera ditt projekt är därför en av de allra första sakerna du bör göra att läsa igenom försäljningsdokumentationen.  Dokumenten innehåller vanligtvis:

• Kundens begäran om offert (”RFP”)
• Din byrås projektförslag (ibland kallat ett presentationsunderlag eller försäljningsförslag)
• Det slutliga undertecknade ekonomiska avtalet

Om du kan få tillgång till alla tre dokumenten är det idealiskt. Om du bara måste läsa ett av dem är det det slutliga avtalet – det som har underskrifterna på sig. Detta dokument är juridiskt bindande och du bör sätta dig in i alla detaljer som står i det.

Oavsett vilket dokument du läser bör du granska dem efter samma detaljer. Dessa detaljer – vägledning om tidsplanering, ekonomi, leveranser eller processer – påverkar hur du skapar en tidsplan, utformar produkten, hanterar din budget eller engagerar dina viktigaste intressenter.

RFP:er och avtal kan vara mycket långa och är ofta fyllda med tekniska eller juridiska projektledningsdetaljer som kanske inte är helt begripliga för dig; det är okej. Fokusera på och läs det finstilta, och håll utkik efter nyckelord och fraser som är viktiga för dig: tidsplan, budget, tidplanering och logistikrelaterade begrepp.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vilka frågor bör jag ställa?

När du läser igenom RFP:n, presentationsbilderna och avtalsdetaljerna finns här en checklista över sådant du bör ta hänsyn till. (Här finns fler viktiga initieringsfrågor att ställa!)

Budgetdetaljer

• Vilket är det godkända budgetbeloppet?
• Vilken är taxan?
• Är budgeten uppdelad eller fördelad på något särskilt sätt efter fas eller leveranser (t.ex. omdesign jämfört med löpande support efter lanseringen)?
• Hur många jobbnummer behöver ni konfigurera (t.ex. omdesign, support osv.)?
• Finns det kostnader som ska vidarefaktureras?
• Finns det en deposition eller en första delbetalning?
• Finns det något inköpsordernummer eller avtalsnummer som vi behöver känna till?
• Vilka är faktureringsuppgifterna?
  • Är detta ett fast pris eller löpande räkning baserad på tid och material (eller något annat faktureringsarrangemang)?
  • Vem behöver ta emot fakturan?
    • Vilka är deras kontaktuppgifter?
  • Hur behöver fakturan levereras (via e-post, i pappersform osv.)?
  • Vilka är betalningsvillkoren?
  • Finns det särskilda anteckningar som kunden kräver på fakturan?

Tidsplan

• Finns det ett startdatum eller leveransdatum angivet någonstans i dokumentet?
• Innehåller dokumentet antaganden om projektets faser eller milstolpar och när de ska vara slutförda?
• Finns det angivna tidsplansdrivande faktorer (t.ex. projektet måste lanseras före skolårets början)?
• Finns det några straffavgifter eller andra konsekvenser av att inte uppnå planerade milstolpar?

Funktioner

• Finns det en lista över obligatoriska funktioner?
• Vad säger omfattningen om vad som ingår i projektet och vad som behöver inkluderas på den slutliga webbplatsen?
• Förutsätts det att ni ska använda kod eller resurser från ett annat projekt eller bygga något på ett visst sätt?
• Finns det några fastställda förväntningar eller projektmål för hur projektet ska fungera eller se ut?
• Behöver projektet integreras med någon annan tjänst eller plattform?
• Finns det angivna förväntningar på efterlevnad av tillgänglighets- eller säkerhetskrav?
• Finns det funktioner eller krav där ni inte känner er säkra på att era teammedlemmar kan leverera enligt dem?

Logistik

• Finns det antaganden om teamets sammansättning eller beslutsfattare?
• Säger omfattningen något om att använda interna resurser för produktionen?
• Förutsätts det att ni ska använda viss projekthanteringsprogramvara eller andra projekthanteringsverktyg för samarbetet?
• Finns det särskilda granskningar eller godkännanden som behöver inkluderas i er färdplan (t.ex. granskning av kommunfullmäktige, juridisk eller regulatorisk granskningsprocess, godkännande av styrelsen, granskning av den verkställande sponsorn osv.)?
  • Hur lång tid kan dessa granskningar ta?
  • Finns det riktlinjer för inlämning, eller behöver ni följa upp för att få tillgång till dem?
• Finns det några beroenden på er eller kundens sida som behöver beaktas?
• Finns det andra externa leverantörer angivna som ni kan behöva samarbeta med?

En viktig sak att notera är att det kan ha förekommit ett antal förhandlingar under säljprocessen som kan ha gjort anbudsförfrågan eller presentationsmaterialet inaktuellt när den slutliga budgeten och det slutliga avtalet har fastställts.

Samordna med ert sälj- eller kundansvariga team (verktyg för säljsamarbete är utmärkta för detta) för att identifiera vilket dokument som är det aktuella. När du är osäker ska du alltid utgå från dokumentet med underskrifter och datum.

Vad händer nu?

Om ni ännu inte har etablerat en relation med ert sälj- eller kundansvariga team kan ni använda denna dokumentgranskningsprocess som ett sätt att få en ingång och bli mer involverade i säljprocessen. För mer motivation kan du läsa Galen Lows blogg om varför förslag är viktiga eller hans tips om att skapa vinnande förslag.

Projektledare som har god kontroll över ekonomiska dokument hjälper inte bara sig själva utan hela teamet under projektplaneringsfasen. Kavla upp ärmarna, läs det finstilta och skaffa alla detaljer du behöver för att gå vidare med trygghet!