Tyst idégenerering: Engagera introverta enkelt
Enligt Computerworld Magazine visar undersökningar att omkring 75 % av alla människor anser sig vara extroverta, men anekdotiska uppgifter tyder på att majoriteten av alla som arbetar inom IT är introverta.
Även om detta är en bred generalisering räcker det att säga att digitala projektledare kommer att interagera med flera olika personligheter och preferenser. Det kommer alltid att finnas introverta personer som du vill se till att involvera i dina projekt, så att de kan bidra med sin expertis.
Det kan kräva att du använder en teknik som tyst idégenerering för att se till att de får komma till tals och inte tystas av de extroverta personerna i rummet. Tyst idégenerering är ett utmärkt tillskott till din verktygslåda med tekniker för idégenerering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag heter Annie MacLeod och är en engagerad och erfaren projektledare och coach som trivs med att skapa samarbetsupplevelser för distansteam och deras projekt. Jag är också en hängiven introvert!
Under årens lopp, när jag har fått en bättre förståelse för vad det innebär, har jag kunnat utveckla samarbetsmetoder som tar till vara introvertas kunskaper och får dem att engagera sig mer i mina projekt.
Om du är intresserad av att lära dig mer om introverta rekommenderar jag varmt boken Quiet, The Power of Introverts In a World That Can’t Stop Talking av Susan Cain. Den ger goda insikter i vad det innebär att vara introvert, samt tekniker för att hantera situationer som kan bli överväldigande.
Vad är tyst idégenerering?
Idégenereringsmöten är en viktig samarbetsmetod som används i näringslivet i dag, särskilt i projekt. För digitala projektledare finns det många sätt som idégenerering i grupp kan bidra till att lösa problem, ta fram idéer, utveckla innehåll, planera och genomföra retrospektiv.
Vid tysta idégenereringsmöten tar man helt enkelt den del som handlar om att generera idéer och dämpar den, så att det inte blir den mest högljudda rösten i rummet som avgör. Det möjliggör mer genomtänkta bidrag till idégenereringsprocessen.
En ytterligare fördel med tyst idégenerering är att den kan genomföras asynkront, så att människor kan bidra oavsett vilken tidszon de befinner sig i. Dessutom kan du spara värdefull mötestid till att gå på djupet med bidragen, särskilt när du har ont om tid.
Varför göra det: Så engagerar tyst idégenerering introverta
Jag tycker mycket om det här citatet från personerna på mindmanager.com:
Idégenerering låter människor tänka friare, utan rädsla för att bli dömda. Idégenerering uppmuntrar till ett öppet och kontinuerligt samarbete för att lösa problem och skapa innovativa idéer. Idégenerering hjälper team att snabbt ta fram ett stort antal idéer, som sedan kan förfinas och slås samman för att skapa den idealiska lösningen
Detta belyser vad vi försöker uppnå med vår idégenerering: många snabba idéer samtidigt som vi undviker grupptänkande.
| Idégenerering | Nöjda introverta | Tekniker för tyst idégenerering |
|---|---|---|
| Tänk fritt | Respektera deras utrymme | Utrymme på en digital whiteboard där de kan bidra |
| Inga fördömanden | Ge dem tid att ladda om | Asynkron tid för att bidra |
| Samarbete | Engagera dem i djupa samtal | Anonyma bidrag |
| Stort antal idéer | Sakta ner och låt dem prata | Mer text, mindre prat |
Så genomför du tyst idégenerering
Det finns vissa grundläggande bästa metoder för idégenerering, och det bästa stället att börja på är att rama in mötet (dvs. vad är det vi ska generera idéer om?) och ge sammanhang åt idégenereringen. Detta sammanhang handlar helt och hållet om varför – orsakerna till att genomföra den här övningen.
Till exempel:
| Typ | Hur det ska formuleras |
|---|---|
| Idégenerering | Exempel: ”Vi bygger en webbplats som ska sälja x-produkt till y-målgrupper.” Ge all annan information från kunden om vad som skulle göra webbplatsen framgångsrik. En exempel fråga för att rama in brainstormingen kan vara: ”Vilka skulle vara era tre till fem viktigaste krav för den här typen av webbplats?” |
| Problemlösning | Exempel: ”Vi upplever problem med vår svarstid på chattmeddelanden på webbplatsen. Feedbacken från kunder och potentiella kunder har varit katastrofal.” Ett exempel på en problemformulering för att rama in brainstormingen kan vara: ”Vilka skulle kunna vara de tre till fem främsta orsakerna till den här typen av problem? Tänk på människor, maskiner, användare eller något annat som kan påverka problemet.” |
| Retrospektiv | Exempel: ”Vi hade en fantastisk sprint – teamarbetet var otroligt bra” En exempel fråga för att rama in brainstormingen kan vara: ”Vilka var de tre till fem viktigaste sakerna som skulle skapa ett fantastiskt team som arbetar bra tillsammans?” |
Nästa steg är att ge teamet utrymme att bidra med sina idéer. Det kan vara i ett Google-kalkylark, på en whiteboard eller i ett Google-dokument. Du vill ha en plats som är lättillgänglig, delbar med gruppens medlemmar och som gör det enkelt att sammanställa resultaten.
I Miro skulle jag skapa en yta som ser ut så här:
Som du kan se började jag med en tydlig formulering som ramar in uppgiften och visade visuellt var man skulle börja. Därefter gav jag tydliga instruktioner om hur brainstormingsessionen skulle genomföras. Detta gäller oavsett om du gör detta under ett möte i realtid eller asynkront.
Det är viktigt att instruktionerna är nedskrivna och synliga för deltagarna, så att de påminns om vad de ska göra. Otaliga gånger har jag sett att människor återvänder till dem när de glömmer vad de skulle göra under processens gång!
Slutligen berättar vi tydligt vilka nästa steg är – detta är verkligen viktigt så att människor förstår värdet av det de bidrar med och vad som förväntas av dem när det gäller deras inlägg.
Tyst brainstorming i praktiken
Låt oss utforska när och var du kan använda dessa tekniker i ditt digitala projekt:
- Retrospektiv: Detta är förmodligen det vanligaste användningsområdet – om du verkligen vill få ärlig, konstruktiv feedback och minimera skuldbeläggning bör tyst brainstorming vara förstahandsmetoden för din nästa retrospektiv.
- Problemlösning: När ett problem upptäcks för första gången och det är oklart om det handlar om ett fel, en förändring eller ett utbildningsproblem, och du försöker få allas synpunkter på orsaken, kan det vara effektivt att samla in synpunkter från alla som har observerat problemet. När ett problem har flera aspekter och du utvecklar möjliga lösningar kan brainstorming hjälpa dig att samla all teknisk expertis som krävs för att fastställa lösningens omfattning.
- Utveckla teamets normer: Tyst brainstorming är en utmärkt övning för att ta till vara teamets mångfald och skapa idéer om hur ni kommunicerar, vilken kultur ni strävar efter, hur ni kan främja teambuilding och hur ni samarbetar.
Om vi tar tavlan ovan som exempel kan vi dela upp den i följande steg:
- Skapa en yta för brainstormingsessionen. Se till att ta med följande nyckelelement:
- Rama in brainstormingen: Varför genomför vi den här brainstormingen? I vårt exempel med teamets normer skulle du kunna säga något i stil med: ”Ge oss alla de bästa metoderna ni har arbetat med som projektmedlemmar och lägg in dem på brainstormingytan.”
- Lägg till ett instruktionsavsnitt: Jag säger till deltagarna att ta ett visst antal lappar och att varje tanke ska innehålla ett substantiv och ett verb (extra pluspoäng för adjektiv).
- Ge dem buntar med självhäftande lappar så att de kan fokusera på innehållet i stället för att kopiera och klistra in nya lappar.
- Nästa steg: Beskriv vad som händer efter brainstormingen. Det innefattar när deras bidrag ska vara inskickade och när gruppen ska samlas för att gruppera resultaten och ta fram åtgärder.
- Bjud in teamet som ska delta i brainstormingsessionen och ge tydliga instruktioner om vad som förväntas av dem under sessionen samt en länk till tavlan. Glöm inte heller att eventuellt inkludera länkar till handledningar eller instruktioner för nya teammedlemmar som inte känner till tekniken ni använder!
- Följ upp genom att låta deltagarna veta att du uppskattar deras bidrag och bekräfta nästa möte. Annars kommer de inte att bry sig nästa gång du skickar ut en förfrågan!
Viktiga slutsatser
Så varför fungerar detta så bra för introverta? Här är huvudpunkterna:
- Digitala whiteboardtavlor ger oss friheten att delta och samarbeta i vår egen takt. Genom att göra övningen asynkront låter du deltagarna ta sig tid att samla sina tankar och uttrycka dem genomtänkt utan att behöva känna av andras granskande blickar på hur många de har eller vad de skrev. En extra fördel är att dessa verktyg har stavningskontroll och att du inte behöver skriva ned alla anteckningar – en ytterligare fördel för oss introverta processledare!
- Genom att genomföra brainstormingsessionen digitalt får teamet möjlighet att samla sina tankar och tydligt formulera dem i text i stället för att behöva uttrycka dem muntligt.
- Tekniken sparar mötestid till de djupare samtalen om att gruppera och ta fram åtgärder utifrån brainstormingen, eftersom deltagarna kan se hela gruppens bidrag före mötet. Det hjälper dem också att återhämta sig inför nästa aktivitet och att förbereda sig för den.
- Eftersom bidragen är anonyma undviker man situationen där den som har högst röst eller den finaste titeln får större tyngd i sitt bidrag. Detta händer så ofta i miljöer där de extroverta kan dominera samtalet!
Du hittar fler bästa metoder för samarbete här, och om du vill ha fler idéer om hur du kan komma igång med brainstorming i ditt nästa projekt kan du ta en titt på:
- Ta en titt på de andra resurserna som du har tillgång till som DPM-medlem – artiklar, poddar och rekommendationer av verktyg.
- Testa min mall i Miroverse för att avgränsa projekt och koppla framgångskriterier till leveranser.
Slutligen, om du prenumererar på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager håller du dig uppdaterad om alla expertinsikter från DPM.
