3 verkliga sätt att organisera och automatisera dina e-postuppgifter i Outlook

Hantera e-postmeddelanden: saker att tänka på

E-post har ofta blivit en sekundär kontaktmetod för personlig kommunikation, särskilt med tanke på direktmeddelanden och textmeddelanden. Men i näringslivet är e-post fortfarande den främsta kommunikationskanalen för många organisationer. Orsakerna varierar, men juridik och arkivering ligger högst upp på listan.

Om du tittar i din inkorg just nu, ser du då fler än ett dussintal olästa e-postmeddelanden? Är alla dina e-postmeddelanden bara lagrade i huvudinkorgen? Har du skapat mappar som slutade användas inom några veckor, eller till och med dagar? Den här artikeln visar några sätt att få ordning på dessa e-postmeddelanden, kategorisera dem och göra dem lätta att hitta.

De tre viktigaste områdena för att få detta gjort är sortering, identifiering och automatisering.

Steg 1: Sortering

Det finns två sätt att sortera e-post:

• Flaggor: används för att skapa en visuell indikator på att ett e-postmeddelande behöver hanteras. De har även påminnelser kopplade till sig.
• Kategorier: används för att placera e-postmeddelanden i logiska grupper och strukturera inkorgen efter ämne.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Flaggor

Så här ställer du in en grundläggande uppföljningsflagga:

1. Identifiera det e-postmeddelande du vill flagga och klicka på den grå flaggan. Då kopplas det till uppgiftslistan i Outlook, men ingen påminnelse ställs in.

2. Om du vill ställa in en påminnelse högerklickar du på flaggan och väljer önskad tidsram i listan.

3. Flaggan får färgen för den valda flaggan och ett uppföljningsmeddelande visas i e-postmeddelandets sidhuvud.

Så här visar du en lista över utestående uppföljningsmeddelanden:

1. Välj Visa >Aktivitetsfält >Uppgifter.

2. Fönstret Aktivitetsfält visas med alla flaggor i kronologisk ordning.

Så här markerar du en flagga som slutförd eller tar bort den:

1. Högerklicka på e-postmeddelandet.
2. Välj Uppföljning > Markera som slutförd eller Rensa flagga.

Om du markerar en flagga som slutförd kan du granska tidigare uppgifter genom att klicka på ikonen Slutförda i uppgiftslistan. Den visas automatiskt när aktivitetsfältet visas, eller så kan du välja Start > Aktuell vy och sedan klicka på den gröna bockmarkeringen.

Så här ställer du in en påminnelse:

1. Högerklicka på det e-postmeddelande som du vill ställa in en påminnelse för.
2. Välj Lägg till påminnelse.

3. I rutan Anpassad, under Flagga till, väljer du ett av alternativen för Flagga till och anger ett startdatum och förfallodatum.
4. Markera rutan Påminnelse, ange datum och tid och välj sedan OK.
5. En påminnelseikon med en alarmklocka visas i meddelandet.
6. Om du vill ändra påminnelsen högerklickar du på meddelandet, väljer Lägg till påminnelse och ändrar sedan inställningarna.

När flaggorna är inställda kan du sortera efter flaggade e-postmeddelanden, få dina påminnelser och även tillämpa regler (som diskuteras senare i artikeln).

Kategorier

Som standard är kategorier färgkodade. Du kan redigera dem så att de motsvarar olika behov, till exempel kritiskt, personligt, boka möte, åtgärdspunkt, information, fil och så vidare.

Så här ändrar du kategorinamn:

1. Gör kategorierna enkla att identifiera genom att lägga till namn och färger. Välj Start > Grupp Taggar > Kategorisera > Alla kategorier.
2. Om du vill ändra färgen på en kategori väljer du kategorin och sedan en färg i listrutan på höger sida. 
3. Om du vill byta namn väljer du en kategori och klickar sedan på Byt namn. Skriv det namn du vill använda i namnrutan, välj en färg och en genvägstangent och tryck på Retur.
4. Om du vill skapa en ny färgkategori väljer du Ny, skriver ett namn, väljer en färg och väljer OK.
   1. Obs! Du kan återanvända färger, men du kan inte återanvända namn.

5. När du har lagt till namnet och färgen väljer du OK.

Så här tilldelar du kategorin:

1. Högerklicka på ett e-postmeddelande.
2. Välj Kategorisera och välj sedan en lämplig färgkategori för meddelandet.

Nu när du har kategoriserat dina e-postmeddelanden kan du tillämpa regler för att sortera dem på ett logiskt sätt. Med hjälp av regler (som diskuteras senare i den här artikeln) kan du till exempel skapa en regel som sorterar alla e-postmeddelanden som kategoriserats som en åtgärdspunkt till en mapp med samma namn. Då kan du hantera dessa e-postmeddelanden genom att skapa åtgärdspunkterna och markera dem som slutförda när du bockar av dem i din att-göra-lista.

Steg 2: Identifiera

Sökmappar

Ett av de enklaste sätten att komma igång med att automatisera inkorgen är att använda sökmappar. Sökmappar är virtuella platser som sammanställer en lista över e-postmeddelanden som uppfyller de angivna kriterierna.

Du kan till exempel ha en mapp som innehåller alla e-postmeddelanden från en viss avsändare eller med en viss flagga. E-postmeddelandena sammanställs så att du snabbt kan navigera bland meddelandena i mappen.

Så här skapar och använder du fördefinierade sökmappar:

1. Välj menyn Mapp.
2. I gruppen Ny väljer du Ny sökmapp.
3. I listan Välj en sökmapp klickar du på den sökmapp som ska läggas till.
4. Om den fördefinierade sökmappen har anpassningsalternativ visas dessa under Anpassa sökmapp. Om du väljer E-post med specifika ord anger du orden som ska användas under Anpassa sökmapp.

Så här skapar du en anpassad sökmapp:

1. Välj menyn Mapp.
2. I gruppen Ny väljer du Ny sökmapp.
3. I listan Välj en sökmapp bläddrar du längst ned och klickar sedan på Skapa en anpassad sökmapp.

4. Under Anpassa sökmapp klickar du på Välj.
5. Ange ett namn för din anpassade sökmapp.

6. Klicka på Kriterier och välj sedan de alternativ du vill använda.

7. Tillämpa ändringarna via flikarna:
   1. Fliken Meddelanden innehåller kriterier för meddelandets innehåll eller egenskaper, till exempel avsändare, nyckelord eller mottagare.
   2. Fliken Fler val innehåller kriterier för andra meddelandevillkor, till exempel viktighet, flaggor, bilagor eller kategorisering.
   3. På fliken Avancerat kan du skapa detaljerade kriterier. Under Definiera fler kriterier klickar du på Fält, klickar på den typ av kriterium du vill använda och klickar sedan på det specifika kriteriet i listan. Klicka därefter på de alternativ du vill använda i rutorna Villkor och Värde och klicka sedan på Lägg till i listan. 
   4. Upprepa för varje kriterium som du vill lägga till i den här sökmappen och klicka sedan på OK.
8. Klicka på Bläddra och välj sedan de mappar som du vill söka igenom.
9. Klicka på OK för att stänga alla öppna dialogrutor.

Steg 3: Automatisering

Villkorsstyrd formatering: även kallad chefregeln

Många känner till villkorsstyrd formatering i Excel. När ett visst villkor uppfylls tillämpas formateringen automatiskt. Visste du att du kan göra samma sak i Outlook? Det bästa sättet att demonstrera detta är med det jag kallar chefregeln.

1. Först måste vi öppna Outlook. Välj Visa > Aktuell vy > Vyinställningar.

2. Välj nu knappen Villkorsstyrd formatering. 

3. Ange ett namn för regeln (till exempel Chef) och välj sedan Villkor.

4. Ange chefens namn till höger om fältet Från och klicka sedan på OK. Obs! Du kan behöva använda en katalogtjänst för att hitta e-postadressen. Klicka i så fall på Från och ange dina sökkriterier som om du adresserade ett e-postmeddelande. 

5. Tillbaka i dialogrutan Villkorsstyrd formatering klickar du på knappen Teckensnitt.

6. Här kan du välja teckensnitt, stil, storlek och olika effekter. Om du får många e-postmeddelanden bör du inte överdriva. Jag valde bara standardteckensnittet, gjorde det lite större och gjorde det grönt. Klicka sedan på OK.

7. Tillbaka i dialogrutan Villkorsstyrd formatering ser du formateringen i rutan, vilket visas av pilen nedan: 

8. Klicka på OK så visas inkorgen med den villkorsstyrda formateringen.

E-postmeddelanden från din chef markeras nu så att de blir lätta att identifiera. 

Makron

I Outlook används makron som skriptbaserade automatiseringar för att ersätta upprepade eller tråkiga uppgifter för användarna. Makron lagras i moduler, som i princip är ”kodbehållare”. Vi använder moduler för att sortera och lagra makron som ett sätt att separera funktioner. 

Du kan ha flera moduler för att sortera dina automatiseringar i grupper som formatering, e-posthantering, kalenderhantering osv. Det liknar lite en filhanterare för din kod.

Så här skapar du ett nytt makro:

1. Gå till Utvecklare > Visual Basic. Fönstret Visual Basic-projekt öppnas.
   1. Om fliken Utvecklare inte visas klickar du på Arkiv > Alternativ > Anpassa menyfliksområdet. 
   2. Markera rutan bredvid Utvecklare under Huvudflikar i dialogrutan.
   3. Fliken Utvecklare visas nu i huvudfönstret
2. Som standard kan makron klistras in i modulen Microsoft Outlook-objekt, men du kan lägga till moduler genom att gå till menyn Infoga och välja Infoga modul.
3. Dubbelklicka på den modul du vill använda för att lagra koden i projektfönstret.
4. Klicka på Procedur på menyn Infoga.
5. Ange ett namn på makrot i rutan Namn. Namnet får inte innehålla blanksteg, så vanligtvis används ett understreck.
6. Klicka på OK. Avsnittet i projektfönstret skapas och är klart för att du ska kunna skapa eller klistra in din kod:

7. Skriv koden som du vill köra i subrutinens brödtext.

Det finns många skäl att använda makron i programmet. Många är inriktade på en enda uppgift, som att arkivera e-postmeddelanden, medan andra används mer brett, som att automatiskt svara på e-postmeddelanden. En av mina första källor till idéer och användbara verktyg är Github. Eftersom makroskript kräver mycket utrymme finns här en länk till många bra exempel.

Snabbsteg

Outlook har en funktion för mallbaserade aktiviteter som många ignorerar, men det är en av de bästa funktionerna för att automatisera din arbetsdag. Den är inbyggd och kan anpassas. Låt oss först titta på de inbyggda funktionerna:

Du ser en av två saker på startskärmen beroende på fönstrets storlek (Obs! Snabbstegen som visas nedan kan skilja sig från dem på din skärm, se skärmbilden nedan).

I skärmbilden ovan kan du se flera exempel. Till exempel lägger snabbstegsåtgärden Lägg till i kalender till e-postmeddelanden i kalendern och skapar påminnelser, medan snabbstegsåtgärden Team-e-post snabbt genererar ett e-postmeddelande till en distributionslista som du har konfigurerat. Om du använder Skapa nytt går du igenom stegen som beskrivs nedan. 

Så här skapar du ett snabbsteg:

1. Välj fliken Start > gruppen Snabbsteg > Skapa nytt snabbsteg.
2. I rutan Namn anger du ett kort namn för det nya snabbsteg. Kortare namn visas bättre i gruppen.
3. Välj knappen med blixtikonen bredvid rutan Namn, välj en ikon och välj OK.
4. Under Åtgärder väljer du en åtgärd som snabbstegsåtgärden ska utföra. Om du väljer Lägg till åtgärd kan du lägga till ytterligare steg efter behov. Ett objekt med flera steg kan till exempel vara: markera som slutfört och flytta sedan till en viss mapp.

5. Om du vill skapa ett kortkommando väljer du det kortkommando som du vill tilldela i rutan Kortkommando.

Några bra exempel på snabbsteg är följande:

• Automatisera e-postmeddelanden: Om du skapar en veckorapport kan du ha ett snabbsteg som öppnar ett tomt e-postmeddelande, fyller i en distributionslista, lägger till ett ämne och eventuell brödtext. Du kan sedan lägga till bilagor eller annan anpassad text och skicka iväg det.
• Kategorisera e-postmeddelanden: Ett sätt att hantera inkorgen bättre är att använda kategorier. Jag har flera, men för mig är de viktigaste i dag, den här veckan och nästa vecka. Jag har tre snabbsteg som gör detta, och jag lägger till e-postmeddelandena i en matchande sökmapp så att allt jag behöver göra är att gå igenom varje mapp enligt det schemat.
• Flytta till specifika mappar: Du kan sortera inkorgen, välja några e-postmeddelanden och sedan välja det här snabbsteg för att flytta meddelanden till en angiven mapp, till exempel Spara till senare eller Arkivera inte.
• Ange olika flaggor och statusar: Åtgärder som att ange flaggor, ta bort flaggor eller markera meddelanden som ofullständiga kan utföras på flera e-postmeddelanden samtidigt. Detta är användbart när du rensar dagens att-göra-lista. Sortera efter förfallodatum i dag och markera meddelandena som slutförda när du är klar med dem.

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Regler

Det finns två sätt att använda regler med Outlook:

• Power Automate: Med Power Automate kan du skapa avancerade regler som inte kräver att du är inloggad för att fungera. Du kan skicka e-post, schemalägga möten, lägga till kontakter och utföra många andra funktioner, men det krävs viss användning av funktioner med lite eller ingen kod för att få det att fungera, samt att systemadministratören ger dig åtkomst.
• Klient: Klientregler gör att du automatiskt kan flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden samt utföra vissa andra klientbaserade (lokala) åtgärder, men begränsningen är att du måste vara inloggad.

Eftersom inte alla som läser den här artikeln kommer att kunna få åtkomst till och använda Power Automate (se priserna för Microsoft Power Automate här) fokuserar vi på klientbaserade regler.

Så här skapar du en enkel regel:

1. Du kan börja genom att högerklicka på det specifika e-postmeddelande som du vill att regeln ska påverka, välja Regler och sedan Skapa regel:

a. Alternativt kan du gå till fliken Start, välja gruppen Flytta, sedan rullgardinsmenyn Regler och därefter Skapa regel.

2. I dialogrutan Skapa regel väljer du villkoren och sedan den åtgärd som ska utföras.

3. Det finns många fler alternativ för att tillämpa på e-postmeddelandet under Avancerade alternativ:

4. När du har fastställt alla nödvändiga kriterier klickar du på Nästa.

5. Välj vilka åtgärder som ska tillämpas på e-postmeddelandet och klicka på Nästa eller Slutför. Slutför sparar regeln och stänger regelguiden. Nästa låter dig ange några undantag.

6. Välj vilka undantag som ska tillämpas på regeln och klicka på Nästa eller Slutför. Slutför sparar regeln och stänger regelguiden. Genom att klicka på Nästa igen kan du göra några slutliga justeringar och förhandsgranska regeln. 

7. Här kan du ge den ett namn, ändra vissa regelalternativ och välja Slutför.

Regeltyperna är:

• Organisatoriska: flytta, ta bort, arkivera, svara med mera.
• Aviseringar: Dessa meddelar dig när du får ett meddelande som matchar regelkriterierna
• Anpassade: Med ett brett utbud av alternativ tillämpar dessa olika typer av kriterier och undantag för att automatiskt utföra flera åtgärder åt dig.

Få ordning på inkorgen!

Med dessa tips kan du få ordning på nästan vilken inkorg som helst. Kom bara ihåg grunderna: sortera, identifiera och automatisera. De här verktygen är avsedda att användas tillsammans: kategorisera och sortera, identifiera och arkivera, automatisera och kategorisera.

Om du vill ha fler tips om hur du automatiserar inkorgen och ökar din produktivitet kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager.