4 strategier för att hantera orealistiska projektdeadlines
De kan börja med ett löfte från säljavdelningen eller smyga sig in gradvis i dina projekt, men jag tror att vi alla kan enas om att orealistiska projektdeadlines blir allt vanligare – vågar jag säga förväntade – i de snabbfotade branscher vi arbetar inom.
Projektledare hamnar i situationer som i slutändan bäddar för att vi misslyckas, eftersom team tvingas arbeta för mycket för att hålla en deadline som i många fall inte ens har någon tydlig anledning.
Jag har stor erfarenhet av att arbeta fram strategier för att hjälpa alla att ta sig igenom orealistiska projektdeadlines med så liten påverkan som möjligt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag har stöttat teamledningen och även stått längst fram i svåra samtal med projektets intressenter. Sådana samtal säkerställer att alla har det de behöver för att uppnå den förväntade kvalitetsnivån (även med den orealistiska projektdeadlinen) och leverera ett framgångsrikt projekt.
Så avgör du om en projektdeadline är realistisk
Projektdeadlines handlar om åsikter och perspektiv, och det kan vara mycket som påverkar när kunden driver på för ett visst datum.
I deras ögon kan en deadline verka realistisk eftersom de kanske inte förstår allt som behöver hända i processen för att få produkten i mål på det slutdatumet.
Börja med dessa steg:
- Gör en baklängesplanering. Identifiera varje steg som måste slutföras i omvänd ordning för att inledningsvis avgöra om tidsplanen är realistisk och om det finns några tidsbegränsningar.
- Förstå drivkraften bakom deadlinen. Vilka är de viktigaste faktorerna eller milstolparna i detta initiativ, så att du bättre kan utvärdera hur du kan leverera inom tidsramen? Det kan finnas ett viktigt affärsbehov som inte har kommunicerats. Detta hjälper dig att avgöra vad som eventuellt kan tas bort från omfattningen för att leverera inom den angivna tidsramen.
- Fastställ vilka resurser du behöver för varje enskild uppgift. På så sätt kan du avgöra om du behöver lägga till fler resurser, men också se om det ursprungliga teamet faktiskt kan slutföra arbetet och om utbrändhet kan undvikas.
- Be någon annan granska baklängesplaneringen, resursplanen och projektplanen. Någon som exempelvis är designer eller utvecklare kan bättre avgöra om ni kan hoppa över steg, ta bort beroenden, förkorta tiden det tar att slutföra arbetet eller överlappa vissa faser eller agila funktioner.
4 strategier för att hantera orealistiska deadlines
Nu ska vi titta på några strategier som stärker din vilja att säga ifrån och stå fast vid din ståndpunkt, samtidigt som du visar empati för kundens och projektteamets behov.
1. Dokumentera processen och förväntningarna
Vi vill säkerställa att alla förstår hur vi ska ta oss till slutmålet, så att vi inte slösar tid på att komma fram till allt längs vägen. Du kanske inte känner att du har kontroll över de händelser eller omständigheter som fastställde deadlinen, men det du har kontroll över är processen du använder för att försöka leverera senast det datumet.
Så här gör du:
- Definiera tydligt allas roller och vad som förväntas av dem under uppstarten – både ditt interna team och alla på kundsidan. De spelar också en stor roll i hur vi håller deadlinen. En RACI är en bra utgångspunkt för detta.
- Skapa en processkarta som visar hur teamet ska arbeta sig igenom varje fas.
- Skapa ett godkännandeflöde med datum och intressenternas ansvar. Detta håller kunden ansvarig, så att allt inte belastar dig och ditt team. De måste vara noggranna på sin sida när det gäller feedback, godkännanden och andra resurser som kan behövas för att klara denna orealistiska projektdeadline.
- Du kan till och med gå så långt som att skapa en kommunikationsplan så att alla vet var de ska kommunicera vilken information och vem de ska vända sig till i olika frågor.
2. Öka resurserna eller minska projektets omfattning.
En eller två personer till i teamet kan vara precis det du behöver för att hålla deadlinen. Samarbeta med din resursansvariga för att avgöra vem mer som kan delta i projektet under hela tidslinjen eller i vissa faser. Tillsammans klarar vi allt 😁
Arbeta också tillsammans med din säljrepresentant och kunden för att minska omfattningen. Det kan handla om en MVP-version av arbetsbeskrivningen eller ett krav på att kunden tar bort funktioner med lägre prioritet som inte är nödvändiga att färdigställa till lanseringsdatumet. Tänk på att detta antingen innebär en kostnadsökning eller kostnadsminskning (enligt projektledningstriangeln), beroende på vad ni beslutar, så du måste hantera den diskussionen med kunden.
3. Aggressiv hantering av arbetsplanen
För att hålla snäva tidsramar måste du ha full kontroll över allt och se till att alla i teamet, inklusive kunden, också har det. Orealistiska tidsramar kan hanteras genom att införa välgrundade strategier för att hantera flera projekt så att arbetsbelastningen balanseras effektivt.
Genom att göra följande flera gånger i veckan blir det lättare för dig att hålla tidsplanen:
- Dagliga avstämningsmöten: Dessa kan inkludera kunden, så att du får återkoppling i realtid och ofta. Det innebär färre hinder för teamet att stöta på eller för dig att undanröja.
- Genomgångar av tidsplanen: Gör den till bakgrund på din bärbara dator om det behövs! Det är mycket viktigt att du hela tiden hänvisar till tidsplanen och blickar framåt, så att du kan minska riskerna och proaktivt undanröja potentiella hinder som kommer att hindra teamet från att slutföra sina uppgifter inom den tid som krävs.
- Kontroller av processerna: Stäm av minst varje vecka hur teamet arbetar sig igenom projektprocessen. Detta gör det också möjligt för dig att undanröja hinder innan de blir för svåra att åtgärda eller undvika på kort tid.
- Uppskatta även den mest obetydliga uppgiften: Det ger dig en detaljerad och realistisk bild av även den minsta sak som kan föra din tidsplan in i riskzonen. Projektledningsverktyg kan vara värdefulla för denna uppskattning och uppföljning.
4. Kommunicera, kommunicera, kommunicera!
Detta är oerhört viktigt. Om det känns som att du tjatar på dina teammedlemmar och kunder gör du rätt. Försätt dig själv i en obekväm situation genom att överkommunicera.
Det är det enda sättet att säkerställa att alla:
- Har det de behöver för att arbeta effektivt
- Håller koll på risker och hinder
- Tar ansvar för det de ansvarar för. Detta inkluderar kunden. De kan inte försena arbetet eller ändra omfattningen och samtidigt förvänta sig att du och ditt team ska kunna leverera enligt det ni kom överens om i början av projektplaneringen.
- Fortlöpande pratar om tidsplanen, anledningen till att planen är upplagd som den är och riskerna med att korta ner den. Ju mer ni pratar om det, desto större är sannolikheten att det fastnar, blir förstått och blir en prioritet för kunden och projektteamet.
Vad du ska göra om en tidsfrist för projektet är helt omöjlig
Du har ställt frågorna och arbetat om processen och tidsplanerna, men kan fortfarande inte få de fastställda leveranserna färdiga till tidsfristen. Du är en mästare på tidshantering, men det enda som återstår är egentligen att ha ett svårt samtal med kunden om varför det är omöjligt och vad du har gjort för att komma fram till den slutsatsen.
Säg bara nej.
Ja, det var precis det jag sa. Vi tror att vi inte får säga nej, men det kan faktiskt spara mycket tid, pengar och stress för alla om vi helt enkelt kan luta oss mot värdet av att leverera en produkt av hög kvalitet. Men för att kunna göra det behöver vi ha tid att genomföra arbetet.
Orealistiska förväntningar och orealistiska tidsplaner leder till betydligt fler problem som orsakar projektmisslyckanden (lär dig hur du undviker misslyckanden här) jämfört med att helt enkelt säga nej. Jag säger inte att detta är ditt förstahandsval, men det är något du bör ha i åtanke när du arbetar igenom de andra strategierna för orealistiska tidsfrister för projekt.
Projektledningstriangeln
Den gyllene triangeln för projektledning anger att tid, omfattning och kostnad måste balanseras inom ett projekt för att leverera ett resultat av hög kvalitet. Klienten kanske inte passar din organisation om de inte värdesätter din expertis när det gäller kraven för att leverera den kvalitet de förväntar sig.
Eller så kan du använda järntriangeln (med pelarna bra, snabbt och billigt) för att få fram din poäng.
Om du vill ha en bra produkt snabbt kommer den inte att vara billig. Om du vill ha en billig produkt snabbt kommer den inte att vara av god kvalitet.
Jag förstår att det finns förbehåll med den här strategin beroende på hur mycket befogenhet du kan ha, men stå upp för ditt team och ge ledningen skäl till varför det inte är okej att fortsätta ta på sig projekt med dessa orealistiska tidsfrister.
Du är halvvägs där
Ingen tycker förstås om att hamna i den här situationen, men vi har alla varit där eller kommer att vara det någon gång under våra karriärer. Vi lär oss av erfarenheten och den gör oss till bättre projektledare. Vi kan lättare ha svåra samtal med våra klienter om orealistiska slutdatum för projekt och all annan kritik vi kan behöva framföra. Var det någon som sa omfattningsglidning?
Allt i den här artikeln handlar bara om att vidareutveckla de färdigheter du redan har, så du är halvvägs där!
Om du upplever att projekt säljs med orealistiska tidsplaner eller att missade tidsfrister ständigt förekommer på din arbetsplats, kan det vara bra att ta upp det som en oro och undersöka hur det kan undvikas.
Be om att få vara en del av säljprocessen. Då kan en expert på tidsplanering proaktivt utvärdera leveransdatumen (och omfattningshanteringen), så att det blir mindre stress när projektet har vunnits och startats upp, och ni alla kan utföra era roller utan problem.
Du hittar fler strategier för projektledning här, och glöm inte att prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för fler praktiska guider som går in på projektledningens alla detaljer.
