10 tekniker för att motivera projektgruppen och nå framgång
En av de avgörande orsakerna bakom projektframgång är hög motivation hos projektteamet.
Jag arbetade för ett litet men företagsamt företag för ungefär två decennier sedan. Vår ambition var att bli ett ledande företag inom utveckling av mjukvaruprodukter. Vi organiserade en tre dagar lång företagsworkshop på annan plats för att diskutera företagets tillväxtstrategier.
Under workshopen diskuterade och brainstormade vi kring olika tillväxtstrategier. Alla tillväxtstrategier pekade på en sak—engagera intressenterna och håll medarbetarna motiverade. Eftersom större delen av våra intäkter kom från att genomföra projekt beslutade vi att fokusera på att inspirera och motivera projektteammedlemmarna.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Under de senaste två decennierna har jag lett många projektteam och experimenterat med tekniker som sporrar och inspirerar människor. Jag har också undervisat i standardiserade motivationsstrategier som är användbara vid teambuilding.
Låt oss diskutera vikten av projektteamets motivation och de tio viktigaste teknikerna för att engagera projektteam.
Vikten av projektteamets motivation
Ett sätt att säkerställa framgång i ett projekt är att motivera teammedlemmarna. Ett nytt projekt börjar alltid med hög entusiasm—nya relationer skapas, målen definieras och alla ser fram emot något nytt.
Men i takt med att projektet fortskrider förblir saker och ting inte lika positiva som i början—förändringar börjar komma in, tekniken blir mer utmanande, stressnivåerna ökar och överlag blir situationen konfliktfylld. Allt detta minskar teamets motivation.
Enligt Gallup är majoriteten av arbetskraften i USA (65 %) inte engagerad, vilket inte är ett gott tecken för företag.
- Avdelningar med högt engagemang uppvisar en skillnad på 81 % i frånvaro och en skillnad på 14 % i produktivitet.
- Inom organisationer med hög personalomsättning uppnår avdelningar med högt engagemang en skillnad på 18 % i personalomsättning.
- I organisationer med lägre personalomsättning är vinsterna ännu mer anmärkningsvärda: Avdelningar med högt engagemang uppnår en skillnad på 43 % i personalomsättning.
- Avdelningar med högt engagemang uppnår en skillnad på 10 % i kundbetyg och 18 % i försäljning.
- Avdelningar med högt engagemang uppvisar beteenden som resulterar i en skillnad på 23 % i lönsamhet.
En projektledares huvudsakliga uppgift är att bygga upp en hög motivationsnivå och inspirera teammedlemmarna redan från projektets början samt upprätthålla den under hela projektet.
Hitta mer statistik om projektledning här.
Tekniker för projektteamets motivation
1. Sätt realistiska mål
Du bör börja projektet med att definiera viktiga projektmål och teammål. Se till att definiera tydliga mål och involvera erfarna teammedlemmar när du formulerar dem. När målen har definierats bör du omvandla dem till mätbara delmål.
Mål och delmål är olika saker. Mål liknar visionsformuleringar och definierar projektets resultat. De sammanfattar projektets syfte.
Delmål skiljer sig från mål eftersom de kan fastställas som baslinjer och mätas. Mål är däremot vanligtvis omfattande och kan inte mätas.
Du kan använda SMART-modellen (som beskrivs nedan) för att formulera praktiska projektmål:
- Specifika: Målen ska vara precisa och rakt på sak. Det får inte finnas någon tvetydighet eller förvirring.
- Mätbara: Se till att målen innehåller siffror som enkelt kan mätas. Du ska kunna bedöma hur mycket som har slutförts och hur mycket som återstår.
- Uppnåeliga: Målen ska vara realistiska och möjliga att uppnå. Orimliga och orealistiska mål kan göra människor modfällda och omotiverade. Sikta inte på Everest när du bara behöver bestiga en kulle.
- Relevanta: Definiera mål som ligger i linje med projektets resultat och organisationens mål. Fokusera på det som behövs snarare än på sådant som vore bra att ha.
- Tidsbundna: Ha alltid en fastställd, realistisk tidsplan för dina mål. Det tydliggör tidsbegränsningarna för teammedlemmarna och gör det möjligt för dem att effektivt hantera och prioritera sina uppgifter.
När du har satt upp mål och definierat delmål bör du dela dem med ditt team. Inget är så demotiverande för teamet som otydliga mål. Människor tappar modet och hamnar i konflikter när projektledare inte kan fördela ansvar eller fastställa tidsfrister. Detta kan i sin tur leda till att både tid och kostnader överskrids, vilket kan orsaka missnöje hos kunden.
När du delar målen ska du försöka vara så direkt som möjligt. Tala direkt med dina teammedlemmar, definiera deras roller och tilldela dem specifika ansvarsområden. Försök att undanröja all förvirring redan i början av projektet.
2. Var teamledare
Ledarskap skiljer sig från verksamhetsstyrning. Verksamhetsstyrning handlar om att konsekvent skapa resultat, medan ledarskap innebär att motivera människor så att de litar på och stöder dig.
Verksamhetsstyrning kan ses som att hantera siffror, mallar, diagram, tabeller och datorsystem, medan ledarskap handlar om att involvera och engagera människor. Projektledare bör inte se människor som siffror (även om antalet teammedlemmar kan räknas).
Ledarskapsförmågor omfattar mjuka färdigheter som förmågan att kommunicera effektivt, förhandla, lösa problem och leda genom att föregå med gott exempel.
Som teamledare bör du göra allt följande under hela projektet:
- Håll dig själv motiverad: Om du är projektledare börjar allt med dig. Teammedlemmarna kommer att följa dig; de kommer inte att vara entusiastiska eller motiverade inför projektet om de upplever att deras projektledare inte är tillräckligt motiverad. Om du däremot är positiv kommer din positiva inställning att smitta av sig på andra. De kommer att uppskatta dig om du förblir positiv och står stadigt tillsammans med dem i en kris.
- Föregå med gott exempel: Du måste alltid sträva efter att föregå med gott exempel. Människor iakttar alltid sina chefer med stort intresse. De tenderar att följa det du gör – var direkt, ärlig och transparent i alla dina kontakter. Trivs med ditt arbete och uppmuntra andra att göra detsamma.
- Var mänsklig: Teammedlemmarna kommer att lita på dig om du är vänlig mot dem och förstår deras problem. Alla vill bli hörda, uppmärksammade och uppskattade. Enkla gester som en klapp på axeln och ett gratulationsmeddelande kan göra mycket för att visa att du verkligen bryr dig om dem och värdesätter deras arbete.
- Var tydlig och rak: Du bör vara transparent och rak i all din kommunikation. Kommunikationen måste vara entydig. Försök samtidigt att skapa en öppen projektmiljö där människor kan diskutera sina farhågor utan rädsla.
- Beröm dina teammedlemmar: Ge kontinuerlig konstruktiv återkoppling och fira små framgångar. Tacka teammedlemmarna för deras utmärkta arbete, vilket får dem att känna sig uppskattade och inspirerade.
3. Håll kommunikationskanalerna öppna
De viktigaste kännetecknen för en teammiljö är öppenhet och tolerans. Teammedlemmar, oavsett om de är juniora eller seniora, bör inte tveka att framföra sina åsikter. De ska kunna lägga fram sina synpunkter oavsett hur kontroversiella de kan vara.
Teammedlemmarna ska fritt kunna vända sig till och kontakta sina rapporterande chefer. För att upprätthålla en öppen miljö bör projektledare använda olika kommunikationskanaler som e-post, telefonsamtal och personliga möten. En kommunikationsplan bör tas fram tidigt i projektet.
Om någon kommunikationsmetod inte fungerar bör det finnas andra sätt att kommunicera med den rapporterande chefen. Medarbetarna ska uppleva att deras chef är flexibel och lättillgänglig.
Människor som känner sig bekväma med att dela sina åsikter blir mer aktiva, engagerade och innovativa. Dessutom kan en öppen och transparent arbetsmiljö hjälpa dig att identifiera vissa underförstådda antaganden som teammedlemmarna gör och som kan skada den övergripande kvaliteten på arbetet.
Samtidigt är det lika viktigt att teammedlemmarna kan diskutera och dela sina synpunkter utan att tveka.
4. Bedöm teamets prestation och håll regelbundna uppföljningar
En av tre yrkesverksamma anger tristess som det främsta skälet till att säga upp sig (källa).
De flesta företag har ett årligt program för medarbetarutvärdering, men detta räcker ofta inte för att motivera projektgruppens medlemmar.
Som projektledare bör du hålla regelbundna och återkommande utvärderingsmöten med dina gruppmedlemmar. Mötesfrekvensen kan vara månadsvis, varannan vecka eller till och med varje vecka, beroende på omständigheterna i ditt projekt. Under dessa möten bör du ha en dialog med dem för att ge formell återkoppling och förstå deras synpunkter.
Dessa möten bör användas för att ge konstruktiv återkoppling, vilket kan bidra till att uppnå projektmålen och främja varje individs personliga utveckling. Du bör tacka dina gruppmedlemmar och ge beröm när det behövs. Berätta för dem hur deras hårda arbete har hjälpt projektet.
Genom dessa möten kan du skapa ett starkare band till dina gruppmedlemmar och få dem att känna sig delaktiga.
De återkommande utvärderingstillfällena bör inledas redan i början av projektet, så att gruppen är redo att ta emot både positiv och negativ återkoppling under hela projektet.
De återkommande utvärderingsmötena kan kombineras med informella möten, vilket kan bidra till att ge gruppmedlemmarna direkt och tydlig återkoppling på ett lättsamt och avslappnat sätt.
Du kan också lyssna på detta DPM-poddavsnitt för att förstå hur man ger bättre återkoppling.
5. Lär känna din grupp och uppmuntra lagarbete
Medarbetare som känner att deras röst blir hörd löper 4,6 gånger större sannolikhet att känna sig redo att göra sitt bästa arbete (källa).
Eftersom varje person är unik måste projektledaren skapa ett personligt band till varje gruppmedlem. Detta är en viktig del av personalledning – de bör knyta an till varje gruppmedlem individuellt och som grupp.
Detta kan göras genom att vara medveten om varje gruppmedlems personlighet. Kan du uppmuntra dem att ställa frågor? Ha meningsfulla samtal med dem och ta reda på vad som motiverar dem, särskilt när det gäller deras arbete.
Dessutom bör projektledare utveckla förmågan att bedöma, identifiera och hantera sina personliga känslor gentemot gruppmedlemmarna. De bör minska spänningarna och förbättra samarbetet med gruppmedlemmarna genom att uppmärksamma deras bekymmer och förutse deras agerande.
Gruppmedlemmarna kommer att lita på och respektera sin närmaste chef när de vet att chefen förstår vad de tycker om och inte tycker om, samt deras styrkor och svagheter. De kommer att känna sig inspirerade och motiverade i kontakten med chefen.
Att ha en god relation till varje gruppmedlem kan hjälpa till att hantera den personens specifika situation.
Projektledare kan bli den centrala person som stärker sin grupp genom att skapa en stödjande atmosfär som uppmuntrar dem att bidra till gemenskapen och varandra. De bör använda ett ledande program för grupphantering för att effektivisera arbetet. Detta hjälper alla att knyta kontakter och delta i lagarbetet.
6. Hantera konflikter
Projektkonflikter uppstår av många orsaker, till exempel resursbehov, prioriteringar i planeringen och personliga arbetsstilar, men alla konflikter måste lösas. Annars kan de orsaka missnöje och bristande motivation bland gruppmedlemmarna.
God projektledningspraxis som projektplanering, tydliga roller, realistiska mål, resurshantering, regelbunden kommunikation och transparens kan minska förekomsten av konflikter, men konflikter uppstår ändå.
Projektledare bör hantera konflikter snabbt och vanligtvis i enrum. De kan använda en av de huvudsakliga metoderna för konfliktlösning. Lösningen bör utarbetas med ett öppet och samarbetsinriktat förhållningssätt.
Projektets framgång beror på projektledarnas och deras gruppers förmåga att lösa konflikten. Effektiva tekniker för konflikthantering leder till högre produktivitet och harmoniska arbetsrelationer. Om meningsskiljaktigheter hanteras på rätt sätt kan de leda till ökad kreativitet och bättre beslutsfattande.
Om tvisten stör arbetsrelationen kan formella åtgärder, såsom disciplinära åtgärder, vidtas.
7. Genomför teambuildingövningar
Regelbundna teambuildingövningar är bra för att stimulera och återuppliva projektgruppens sammanhållning. Detta kan enkelt göras genom att ordna mindre sammankomster och fira framgångar.
Firanden bör äga rum efter ett projekt. Dessutom bör även slutförandet av mindre milstolpar firas.
Teammedlemmar känner sig mer motiverade och inspirerade och lägger ner större ansträngning på sitt arbete när de får beröm för sina insatser. Firanden ger ett utmärkt tillfälle att berömma teammedlemmar.
Dina firanden kan vara så enkla som att gå ut och ta en kaffe eller ordna en lunch.
8. Belöning och erkännande
39% av de anställda känner att de inte uppskattas på jobbet i den utsträckning de borde, medan 77% uppger att de skulle arbeta hårdare om de fick mer erkännande (källa).
Människor motiveras när deras chefer uppskattar dem. Erkännande och belöningar visar i hög grad uppskattning.
Många organisationer tror att pengar är det enda sättet att belöna teammedlemmar, men det räcker inte. Immateriella belöningar kan fungera lika bra som materiella ekonomiska förmåner.
Människor känner sig motiverade när de får möjlighet att lära sig, involveras i uppgifter med större ansvar, uppskattas offentligt, får ansvar för projektmål och tilldelas uppgiften att hantera komplexa problem. Projektledare bör uppskatta sina teammedlemmar under hela projektet i stället för att vänta tills det är slutfört.
Projektledare bör komma ihåg att alla människor är olika. De bör ta reda på deras preferenser och ge dem det de vill ha.
9. Lita på dina teammedlemmar
Förtroende är en avgörande ingrediens för att skapa en produktiv teammiljö. Även om förtroende är en diffus idé har det en kraftfull inverkan på teamets motivation.
Förtroende föder förtroende. Om du litar på dina teammedlemmar kommer de också att lita på dig.
Projektledare bör inte detaljstyra. De bör lita på sina teammedlemmars kompetens och låta dem slutföra arbetet självständigt. De bör regelbundet tala om för sina medarbetare att de har förtroende för deras förmågor.
En projektledare som försöker kontrollera varje ögonblick och varje beslut som teammedlemmarna fattar kommer så småningom att försämra deras självförtroende och påverka deras motivation. Du kan läsa vår detaljerade artikel om att bygga förtroende inom projektteam för att ta reda på vilka tekniker som kan användas för att bygga förtroende.
10. Ge utbildning
Globalt anser 6 av 10 anställda att utbildning på arbetsplatsen gör det lättare för dem att anpassa sig till förändringar (källa).
Utbildning ökar inte bara teammedlemmarnas färdigheter och kompetens, utan stärker också deras motivation. Utbildning, oavsett om den är formell eller informell, är fördelaktig för att höja deras moral. Kontinuerligt lärande motiverar människor att ta på sig större ansvar och bidra mer.
Projektledare måste se till att personalen har rätt verktyg och motsvarande utbildning. Det får dem att känna sig säkra och gör det möjligt för dem att slutföra sina uppgifter framgångsrikt.
Du kan inte förvänta dig att människor ska uppnå projektmålen om de inte har de kunskaper som krävs för att utföra sitt arbete.
Utbildning kan ges på många sätt: online, i ett klassrum, datorbaserat, på arbetsplatsen, genom mentorskap och coachning. Du kan delta i vår utbildning i projektledning för att bemästra de färdigheter som krävs för att lyckas med projekt.
Vad händer nu?
Du måste lära dig hur man leder projektteam och hitta sätt att sporra teammedlemmarna att hålla fokus, särskilt när saker och ting inte utvecklas enligt plan.
Projekt följer inte alltid den förväntade utvecklingen. Det uppstår alltid vissa överraskningar och motgångar. Dina mellanmänskliga och inspirerande färdigheter är viktigare för att slutföra projektet framgångsrikt.
Färdigheter på högre nivå, som kommunikationshantering och konfliktlösning i projekt, kan motivera och upprätthålla dina teammedlemmar, vilket skapar den verkliga skillnaden mellan mediokra resultat och framgångsrika projekt.
