AI är här: 9 sätt som projektledare använder det just nu

Som du kommer att se noterar projektledaren i de flesta av dessa exempel på AI-användning inom projektledning att de var tvungna att själva kontrollera och redigera saker. För tillfället är AI ännu ett verktyg som behöver mänsklig inblandning – det kan göra fel (eller ibland hitta på saker!), så det behöver fortfarande en mänsklig prägel.

Det finns gott om sätt att utveckla dina färdigheter inom AI och projektledning – läsa böcker, lyssna på poddar om AI och projektledning – men ofta är det bäst att (metaforiskt) få smutsiga händer och lära sig använda AI genom erfarenhet.

1. Utforma kommunikation med intressenter

Kommentar
av u/whoinvitedthesepeopl från diskussionen Hur tror du att AI kommer att förändra projektledning?
i projektledning

Ibland behöver du lite hjälp med formuleringen av det där e-postmeddelandet eller Slack-meddelandet. Du kanske redan har skrivit meddelandet och behöver några förslag på hur du kan förbättra tonen eller korta ner det. Oavsett vilket erbjuder AI-verktyg en snabb genväg till de 10 eller 15 minuter du annars kanske skulle slösa bort på att redigera det själv. 

2. Omvandla projektbeskrivningar till projektplaner

Kommentar
av u/mrrobot710 från diskussionen Så här används AI-verktyg inom projektledning
i ChatGPT

När du väl har fastställt en projektbeskrivning kan det vara en omständlig uppgift att utveckla den till uppgifter och faser. AI är utmärkt för att snabba upp dessa manuella och mödosamma processer. Du kommer att kunna lägga in uppgifterna och förfallodatumen i din projektledningsprogramvara (efter en noggrann genomgång, förstås).

3. Ta fram tidsuppskattningar

Visst, de kanske inte är de mest exakta, men dina teammedlemmar är förmodligen inte heller exakta 100 % av tiden.

Som nämns här är det en utgångspunkt, och som alla bra projektledare vet bör du sträva efter att lova mindre och leverera mer. Oavsett vilken projektuppskattning AI ger dig bör du ha detta i åtanke. 

4. Brainstorma kring risker

Kommentar
av u/obeoene från diskussionen Hur tror du att AI kommer att förändra projektledning?
i projektledning

Börja med att ge AI en översikt över projektomfattningen (se till att ta bort känsliga eller konfidentiella uppgifter!) och be det ta fram några risker. Även här kan du använda detta som en utgångspunkt.

Det kan förmodligen ge dig några förslag som du kanske inte hade tänkt på (särskilt om du är ny på riskhantering), och du kan använda resultatet som utgångspunkt för att generera andra idéer.

5. Brainstorma sätt att minska budgeten

Har du fastnat med en budget som känns för liten? AI kanske har några idéer för hur du kan få den att fungera! Du anger återigen en översikt över projektets omfattning och ber den generera idéer för att minska den budget du för närvarande planerar.

Följ dock inte dess råd blint! Se till att förslagen är rimliga för ditt projekt, särskilt om du inte har gett den alla detaljer. 

6. Skriva projektdokumentation

Kommentar
av u/whitedragon551 från diskussionen Hur tror du att AI kommer att förändra projektledning?
i projektledning

AI kan skriva en del projektdokumentation åt dig, så länge du ger den rätt parametrar. Du måste återigen se till att inte dela några känsliga uppgifter med den, men den ger dig en struktur som du senare kan fylla i med dessa känsliga uppgifter. Du får ett försprång när du ska fylla i dina projektdokument, med mindre besvär. 

7. Undersöka projektets bakgrund

Kommentar
av u/Heismanziel2 från diskussionen Hur drar du nytta av AI?
i projektledning

Få ett försprång i din bakgrundsresearch – prova att ställa frågor som du vanligtvis skulle vända dig till en SME för. Självklart vill du fortfarande låta en riktig person granska det den säger någon gång, men att börja med AI kan spara tid.

Och som den här personen nämnde pratar de fortfarande i slutändan med en SME, vilket är viktigt när man arbetar med projekt inom områden där man inte är expert. 

8. Förtydliga teknisk kommunikation

Kommentar
av u/Benend91 från diskussionen hur använder du AI inom PM?
i projektledning

För projektledare i mer tekniska roller ingår det i arbetet att kommunicera alla dessa tekniska delar till personer som inte är tekniskt kunniga, vilket kan vara en utmaning.

Användningen av AI inom projektledning kan spara tid genom att hjälpa dig att förenkla och förtydliga tekniskt språk, så att du kan hålla den löpande kommunikationen med dina intressenter smidig. Klistra in din text och be den förenkla språket.

9. Bedöma projektets hälsa

Kommentar
av u/TGS_Holdings från diskussionen hur använder du AI inom PM?
i projektledning

Även om du följer rätt KPI:er för att övervaka projektets hälsa och framsteg visar dessa KPI:er ibland inte att det finns ett problem förrän det är för sent.

Du behöver hitta ledande indikatorer och varningssignaler – AI kan hjälpa dig med det. Om du matar in din lista över KPI:er och framgångsmått kan du be den identifiera vilka av dem som är ledande indikatorer.

Vad händer härnäst?

Hur har du använt AI som projektledare? Vi vill gärna höra vilka användningsområden du har hittat – kommentera nedan!

Eftersom den här tekniken fortfarande är ny och utvecklas snabbt misstänker jag att det kommer att finnas många fler användningsområden att rapportera om. Prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för att hålla dig uppdaterad om allt som händer inom artificiell intelligens i projektledning och få kontakt med experter på AI inom projektledning i communityn.