Fallstudie i projektledning: Hantera ett 2-veckorsprojekt

Mitt ansikte visar fokus och entusiasm. Lustigt … någon måste ha angett fel datum; projektet börjar i morgon och pågår i bara två veckor. Det kan inte stämma. Stämmer det? Nu visar mitt ansikte förvirring och rädsla. Meddelanden skickas via alla kända kommunikationsmetoder. Bekräftelse. Det stämmer.

Projektinformation

Vi hade anlitats för att skapa funktionella prototyper för ett uppdrag inom användartestning. Det fanns ett fastställt datum för testningen och det närmade sig snabbt. Prototyperna måste ta hänsyn till ungefär sex olika flöden och otaliga användningsfall. Precis som leveransdatumet var även budgeten fast och begränsad; vi var tvungna att göra lite avancerad sifferakrobatik för att få ihop rätt teamsammansättning och säkerställa projektets framgång.

SNABBA FAKTA

• Typ av kundföretag: Hushållsapparater
• Projekttyp: Prototypframtagning för användartestning
• Kostnad eller kostnadsintervall: $20,000 – $50,000
• Tidsplan: 2-3 veckor
• Teamstorlek: 5
• Metodik: N/A
• Huvudmål: Slutföra prototypframtagningen enligt kundens specifikationer före datumet för användarpanelens testning
• Huvudutmaning: Att få de tillgångar som behövdes från kunden för att kunna leverera en prototyp i tid

Så vad händer nu?

Beslut måste fattas om vad som ska vara kvar och vad som ska tas bort från den vanliga projektchecklistan. Teamet introduceras snabbt och de interna förväntningarna formas kring de oväntade och obevekliga kraven i ett projekt med snabb prototypframtagning.

Projektledare ställs inför alla möjliga överraskningar, och var och en har sin alldeles egna speciella karaktär. De kryddas med ”Håll dig inom omfattning och budget”, ”Ta fram leveransen” och ”Sammanför teamet”.

I ett normalt projekt är dessa saker en del av det dagliga arbetet och något vi alla har tränats i att göra med våra karismatiska PM-metoder. Men det här är inget normalt projekt. Att komprimera en hel uppsättning ceremonier och processer till en tvåveckorsperiod kommer helt enkelt inte att fungera utan en trollstav.

Jag har inte sett någon sådan på mitt kontor, men om du har en, så använd den för all del.

Om du, liksom jag, saknar magiska resurser har du ställts inför ett verkligt problem och måste hitta en lösning – helst i går. Det mest hjälpsamma är att börja med en grundläggande lista över frågor som hjälper dig att hitta den bästa vägen till att slutföra leveransen inom en så kort tidsfrist.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tips för ett tvåveckorsprojekt: Så hanterar du ett kort projekt

Här är de fem frågor jag rekommenderar att du börjar med (och svaren utifrån mitt projekt):

1. Vilka ingår i mitt team och har de de verktyg och tillgångar de behöver för att åtminstone kunna börja arbeta?

Med tanke på förutsättningarna slutade det med att vi hade ett team bestående av en leveransansvarig, en projektledare, en arkitekt och två utvecklare på distans. Vi var starkt beroende av att få tillgång till material att basera designen på, och detta blev vid ett tillfälle ett hinder, vilket ledde till att ytterligare en utvecklare togs in under en eller två dagar.

2. Vilka möten är avgörande (dagliga avstämningar, demonstrationer osv.) och vilka kan bortses från (retrospektiv, förfining osv.)?

Vi beslutade att dagliga avstämningar med kunden och demonstrationer var de två viktigaste delarna i ett så här kort projekt. Framför allt eftersom det är avgörande att hålla samsyn och hålla tidsplanen. Om vi misslyckades med någon av dessa skulle det äventyra hela projektets framgång.

3. Har ditt team och din kund en grundlig förståelse för vad som utvecklas och levereras? Finns det fullständig samsyn?

Tack vare de nämnda mötena säkerställer våra kontinuerliga avstämningar samsyn genom hela leveransen.

4. Hur ser hela tidsplanen för projektet ut? När sker avstämningar, kvalitetssäkring, revideringar …?

Tidsplanen fastställdes redan från början, men behövde förbli mycket flexibel. Det blev ganska många möten i sista minuten av typen ”ska vi hoppa in i ett samtal” för att klargöra problem och fel som uppstod under utvecklingen.

5. Leder detta till ytterligare ett SOW som bygger vidare på den här delen?

I vårt fall gör det inte det, men vi kommer att få mer liknande arbete i framtiden eftersom dessa prototyper behövs.

Att besvara dessa frågor, som jag gjorde ovan, ger dig en bra utgångspunkt för att vägleda de kommande arbetsveckorna. Tyvärr kommer vissa av de typiska delar av förstudien som du skulle undersöka under projektuppstarten, när projektet är så här kort, att visa sig längs vägen parallellt med utvecklingen.

ANVÄNDBARA TIPS

• Redan i början av projektet bör du etablera en realtidsbaserad kommunikationsmetod med kunden. En sådan här tidsfrist kräver omedelbara svar på frågor, och den normala rimliga svarstiden kommer inte att räcka. Slack, Hipchat eller Gchat är alla bra alternativ för ett kommunikationsverktyg.
• Det är mycket viktigt att ge nyckelpersonerna den tid de behöver för att faktiskt utföra arbetet. Om du tynger ner dem med möten riskerar du förmågan att leverera i tid. Låt medarbetarna arbeta och var noggrann med att vidarebefordra information när det behövs.
• PRATA MED DITT TEAM! Håll hela tiden koll på vad de behöver, hur det går och på alla möjliga hinder. Detta gäller alla projekt, men är särskilt viktigt för ett projekt som är så kortvarigt.

Vilka är nackdelarna med den här typen av projekt?

Kanske är nackdel inte rätt ord, men du kommer definitivt att sakna vissa delar av projekt som de flesta digitala projektledare verkligen uppskattar.

• Du kommer inte att ha tid att bygga upp samma nivå av förtroende som i ett ”typiskt” projekt (med kunden eller ditt team om det är nytt).
• Du kommer inte att få utforska relaterade funktioner på det sätt du normalt skulle göra och utarbeta strategier för de bästa användningsfallen.
• Du kommer inte att kunna testa fullt ut, och det kommer fortfarande att finnas fel den sista dagen.
• Du kan drabbas av otydlighet kring roller eftersom alla arbetar för fullt och bara försöker nå mållinjen.

Vilka är fördelarna med den här typen av projekt?

Tro det eller ej, men det finns saker som ett kortvarigt projekt kan lära dig.

• Du lär dig att snabbt prioritera och effektivisera processen för att uppnå bästa möjliga resultat.
• Du lär dig att släppa sådant som är ”bra att ha” och fokusera på det som är absolut nödvändigt.
• Du hittar sätt att påskynda arbetsrelationer. Tänk på det som att gå från introduktion till äktenskap och hoppa över hela dejtingfasen däremellan.

Med allt detta i åtanke är det viktigt att inte se detta som bara två veckor. Även om du vet med säkerhet att det inte finns något mer arbete efter det här projektet måste du se det som ett tillfälligt tillstånd. Det är här din kontoplanering kommer in.

Om du verkligen fördjupar dig i kundkontot, ser du då områden där ditt företag kan spela en avgörande roll för att hjälpa kunden att förbättras? Har du kontakter som du kan introducera för nyckelpersoner på dina avdelningar för att diskutera fortsatt tillväxt? Genom att ta fram den här typen av kundplan kan du förvandla det som verkar vara en meningslös övning i ett tvåveckorsprojekt till en långvarig kundrelation.

I slutändan är du den digitala projektledaren – oavsett om du precis har börjat eller har samlat på dig så många titlar att du har börjat skapa egna akronymer efter ditt namn – och det är ditt jobb att leverera ett framgångsrikt projekt till din kund. Finns det verkligen en optimal projektlängd? Eller har vi helt enkelt projekt av varierande längd, som alla kräver att vi använder vår kompetens för att minska riskerna och leverera enligt överenskommelsen?

Vad händer härnäst?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och provexempel, samt möjlighet att komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.