4 sätt att förbättra din projektuppskattningsprocess
Låt oss prata om uppskattning.
Processen för projektuppskattning är en plåga för så många projektledare. Det handlar inte bara om att den är pressad, stressig och till stor del görs vid sidan av allt annat arbete. Det handlar också om att våra ansträngningar vanligtvis skalas ner till en kompromiss som nästan aldrig är korrekt eller idealisk.
Men en sak jag verkligen tycker om med uppskattningsprocessen är möjligheten den skapar för några riktigt viktiga samtal att komma upp till ytan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Under de här samtalen föreställer vi oss det bästa och fruktar det värsta. Vi gör planer som vi vet kommer att förändras och undviker att göra åtaganden kring sådant som vi ännu inte kan se tydligt. Vi tittar på tidigare projekt och på vår vision för företagets framtid.
Jag tror faktiskt att varje samtal om uppskattning är en möjlighet att prata om processer, kvalitet, vision och värderingar.
Om du har upplevt att processen med att samla in och revidera uppskattningar tar mycket energi och tid, kan du prova de här tipsen för att göra processen mer givande, mindre mekanisk och kanske till och med lite rolig.
1. Lägg mindre tid på att uppskatta ensam och mer tid på att diskutera uppskattningarna
Kostnadsuppskattning kräver en del fokuserad tid, men det finns ingen poäng med att skapa en perfekt uppskattning om den inte passar in i det övriga sammanhanget. Lär projektgruppen att sätta preliminära hållpunkter som de kan förfina genom diskussion. Det hjälper alla att se helheten och få en bättre förståelse för gruppmedlemmarnas respektive kompetensområden.
Du kan också använda AI vid kostnadsuppskattning av projekt för att skapa en utgångspunkt för diskussioner.
2. Gör det till en kreativ process och sätt inte någon under onödig press
Att hantera tvetydighet är det vanligaste hindret för personer som ombeds skapa en kostnadsuppskattning för ett projekt. Det näst vanligaste hindret är rädslan för att ta fram en felaktig uppskattning. Använd din roll som projektledare för att hålla samtalet någonstans mellan det absolut nödvändiga och det visionära genom att dokumentera antaganden, upprepa begränsningar och ställa utmanande frågor.
3. Utbilda dina kunder och sponsorer
Oavsett om det sker genom hårda fakta eller metaforer som handlar om att bygga ett hus eller tillreda kaffe, bör du se till att du inte lovar mer än vad en projektuppskattning faktiskt är. Skapa förväntningar på att den behöver förfinas när mer information blir tillgänglig, att den kan komma att ändras och att projektbudgeten är något som ni behöver hantera proaktivt tillsammans.
Ta en titt på det här verkliga exemplet på hur en projektledare i vår gemenskap hanterade att nästan inte ha några pengar alls för ett högprofilerat projekt och lotsade sina intressenter till att få projektet genomfört.
4. Utgå inte från att dina historiska data är en användbar genväg
Du skulle kunna titta på alla tidrapporter från de senaste 5 liknande projekten, men det kommer bara att vara användbart om du planerar att använda exakt samma process som i ett tidigare projekt och dessutom har en tydlig förståelse för de variabler som kommer att minska eller öka arbetsinsatsuppskattningen. Du kan definitivt öka precisionen och minska tiden du lägger på uppskattningar, men inte utan att göra förarbetet!
Sammanfattning
Den sista punkten är förmodligen den viktigaste, eftersom många av er kanske frågar: ”Vad är poängen med att göra uppskattningsprocessen givande om våra uppskattningar alltid är fel?”.
Jag skulle hävda att samtalen om uppskattningar leder till samtal om processer, som leder till samtal om data. Och det skapar en grund för mer konsekventa och korrekta uppskattningar.
Det var faktiskt det vi pratade om i ett podcastavsnitt med Marcel Petitpas, en förespråkare för datadrivna uppskattningar. DPM-medlemmar kan också titta på ett frågeprogram med Marcel när det passar här.
