21 idéer för sprintretrospektiv som får tysta projektteam att prata
Det finns många ingredienser som bidrar till att göra en bra retrospektiv fantastisk. Men nästan alla – oavsett om det handlar om ärlighet, psykologisk trygghet, öppenhet eller helt enkelt en vilja att förbättras – bygger på att agila team uttrycker sig.
Retrospektiv kommer ingenstans om teammedlemmarna inte är engagerade i att prata om problem och ta ansvar för att genomföra kontinuerliga förbättringar.
Retrospektiv fungerar bara när teammedlemmarna deltar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Genom Parabols aktiviteter för att hjälpa team att genomföra bättre, mer demokratiska och mer inkluderande retrospektiv hör jag ofta en vanlig utmaning från Scrum Masters och produktägare: ”mitt team är verkligen tyst under retrospektiv – hur får jag dem att prata?”
Retrospektiv är inte bara smärtsamma när ingen säger något, utan de fyller då inte längre sitt syfte att skapa kontinuerliga förbättringar för teamet.
Varför är ditt team tyst under retrospektiv?
Retrospektiv under sprintar är märkliga möten, eftersom retrospektiv till skillnad från de flesta andra möten ber deltagarna att dela med sig av sårbarheter, svagheter, problem eller utmaningar.
Sårbarhet och öppenhet är det som gör insikterna från retrospektiv så värdefulla. Men det gör också mötena svårare att delta i.
Det finns några saker som kan hindra ett tystare team från att säga vad de tycker under retrospektiv:
Det finns många olika anledningar till att teammedlemmar kan vara tysta under retrospektiv.
- Rädsla för repressalier: Ibland känner sig människor inte trygga med att vara sårbara, oavsett om det handlar om att erkänna ett misstag eller helt enkelt medge att något gick fel. Särskilt nya team kan märka att medlemmarna har svårt att delta eftersom de oroar sig för att deras misslyckanden kan användas mot dem.
- Rädsla för att bli dömd: Alla vill respekteras av sina kollegor. Därför kan vissa teammedlemmar – särskilt nya – känna att det de har att bidra med inte är värt att diskutera eller får dem att framstå som dumma.
- Vet inte vad de ska säga: Agila retrospektiv är främst till för teamet, snarare än för chefer. Teammedlemmar kan känna att de inte har något nytt att bidra med till mötet och förblir därför tysta. Jag ser detta ofta när teammedlemmar upplever att de har bidragit genom att skriva ned reflektioner inför retrospektivet, men inte känner sig trygga med att muntligt utveckla dem eller den aktuella frågan under retrospektivet.
Vissa av dina teammedlemmar kan också ligga mer åt det introverta hållet på skalan. Om så är fallet finns här några tips för att utforma mer introvertvänliga agila möten.
Varför tysta retrospektiv är ett dåligt tecken
Retrospektiv inom agilt arbete är som gruppterapi. Varannan vecka sätter ni er tillsammans och pratar igenom de senaste två veckorna. Och precis som i terapi är målet inte att ha alla svar efter en session, utan att göra stadiga framsteg. Om ni inte gradvis kan öppna er är det omöjligt att gå vidare och ha produktiva möten.
Precis som när man håller negativa känslor inom sig är tysta retrospektiv farliga för teamets välmående. När problem eller frågor inte kommer upp till ytan, diskuteras och löses kan de byggas upp på ett destruktivt sätt.
Starka och erfarna team kan vara mer självsäkra när de diskuterar problem, men nya eller mindre erfarna team löper större risk att hålla problemen inom sig på grund av olika rädslor eller osäkerheter. Tysta team som håller känslorna inom sig kan märka att dessa känslor utvecklas till bitterhet eller en känsla av att inte bli hörda, vilket kan skada den psykologiska tryggheten.
Det är viktigt att ha en öppen kommunikation under retrospektiv eftersom:
- Ärlig diskussion är nödvändig för att team ska förbättras. Utan den kommer ni att stöta på samma problem om och om igen. Detta skapar en ond cirkel där teammedlemmarna börjar tro att retrospektiv är tråkiga eftersom samma problem fortsätter att dyka upp.
- Kommunikation ökar teamets transparens och öppenhet. När team kan vara öppna med varandra om sitt arbete är det mer sannolikt att de också är öppnare när de arbetar tillsammans. Detta förhindrar stuprör och dold information.
- Lärande blir något att fira i stället för att frukta. Ett bra retrospektiv kan vara en omvälvande upplevelse för team och avslöja dolda insikter samt hjälpa dem att staka ut en djärv väg framåt. Ju snabbare teamet kan lära sig tillsammans, desto snabbare växer ni och desto bättre blir ni.
Så får du team att prata under era retrospektiv
När du leder ett retrospektivt möte är det lätt att känna sig ansvarig för att få teamet att prata. Du är ju där för att styra samtalet – eller? Facilitatorer finns till för att hjälpa samtalet att flyta. Inte för att skapa det.
Här är några praktiska saker du kan göra under nästa retrospektiv för att uppmuntra till öppen kommunikation.
Innan mötet
Det finns många saker som team kan göra före eller utanför mötet för att uppmuntra till öppenhet. Och mycket av detta har att göra med den bredare kulturen i teamet och kanske även i organisationen. Här är mina bästa tips inför mötet.
1. Skapa en kultur av ägarskap
Du kan inte skapa en kultur över en natt, men du kan ange förväntningar som hjälper till att upprätthålla den. Retrospektiv bör framför allt vara till för teamet och hjälpa det att bli bättre. Överväg därför att upprepa att retrospektiv är till för teamet, och försök undanröja eventuell rädsla för repressalier genom att vara tydlig med att det som händer under retrospektivet stannar där.
2. Sätt förväntningar på teamet
Nya team kanske inte känner till ”spelreglerna” och kan vara oroliga över vad som förväntas av dem. Ibland vet nya teammedlemmar inte exakt vad de ska reflektera över eller hur en reflektion under ett retrospektiv ska låta. Sätt därför förväntningar och dela användbara tips för deltagare i retrospektiv i förväg, så att alla vet hur de kan bidra.
3. Felsök problem i era individuella samtal
Människor föredrar att kommunicera och interagera på olika sätt. Om du är orolig för teamdynamiken under retrospektiv kan du överväga att fråga teammedlemmarna individuellt hur de upplever den och vad du kan göra för att förbättra den. Du kanske blir förvånad över att upptäcka att liknande teman återkommer, vilket ger dig en tydlig väg för att hjälpa till att lösa problemet.
4. Uppmuntra asynkron reflektion
Alla arbetar inte bra när de ställs inför situationen och uppmanas att reflektera över de senaste två veckorna. Introverta personer kan ha nytta av att få mer tid att tänka.
Prova att öppna den digitala retrospektivtavlan i början av sprinten för att uppmuntra människor att bidra när de känner sig redo. Detta är ett bra sätt att göra möten mer inkluderande för introverta personer och kan bidra till att spara mer av den gemensamma mötestiden till diskussioner.
5. Arbeta med psykologisk trygghet
Psykologisk trygghet hjälper teammedlemmar att känna sig tillräckligt bekväma för att sätta sig ner tillsammans och öppna sig. Det är en långsiktig process som byggs genom att skapa en kultur fri från dömande och skuldbeläggning.
Du kan bidra till psykologisk trygghet genom att planera in social tid tillsammans, spela ett spel före ett möte eller ställa en fråga som bryter isen. Något så enkelt som ett frågespel kan göra stor skillnad för hur teamet känner sig innan ni sätter igång med arbetet och mötena.
Att bygga psykologisk trygghet är viktigt för alla team, men det är särskilt nödvändigt för distansarbetande team där deltagarna inte alltid har lika många möjligheter att bygga förtroende och starka mellanmänskliga relationer.
6. Gör retrospektiv till en aktivitet endast för inbjudna
Nyfikna blickar kan skada öppenheten under retrospektiv, så se till att det bara är teamet och mötesfacilitatorn som bjuds in. Om någon från ledningen eller andra delar av organisationen vill delta, förklara att deras medverkan kan skada teamets psykologiska trygghet. Om du är orolig för hur du ska hantera det samtalet finns här några råd.
7. Läs den grundläggande principen innan ni börjar
Norm Kerths grundprincip för retrospektiv är ett användbart mantra som tydliggör förväntningarna på retrospektiv. Vanligtvis läser retrospektivledare upp detta i början av retrospektivet för att sätta tonen. Grundprincipen kan hjälpa tystare team att känna sig tryggare med att säga vad de tycker genom att påminna om att retrospektiv är en trygg plats fri från dömande.
Under mötet
Dagen har äntligen kommit. Ditt team har arbetat hårt under en sprint på två veckor eller mer. Det är dags att hålla ert sprintretrospektiv för att undersöka vad som gick bra och var lite förbättring skulle kunna vara till hjälp. Här är mina bästa tips för att få team att prata under ert retrospektiv.
8. Börja med en isbrytare
Isbrytarfrågor ger alla möjlighet att säga något i början av mötet. Ibland är det svåraste att få ur sig det första ordet. Gör det därför riskfritt genom att ställa en rolig fråga som hjälper teamet att öppna upp och skapa kontakt.
För distansteam kan detta vara ett särskilt värdefullt sätt att skapa kontakt när ni inte har lika många möjligheter att umgås.
9. Håll det anonymt för att uppmuntra öppenhet
Det kan ta tid för ett nytt team att känna sig trygga med att öppna upp sig för varandra. Försök därför göra alla reflektioner från retrospektivet anonyma för att övervinna rädsla för repressalier eller dömande inom teamet. Anonymitet är ett bra sätt att få till ett ärligt och öppet samtal utan att någon känner sig alltför utlämnad. Många onlineverktyg gör reflektionerna anonyma som standard för att hjälpa dig med detta.
10. Gör det enklare att delta med en omröstning
Att rösta i en omröstning är enkelt och ett bra sätt att få igång ett samtal. Som mötesledare kan du se vem som tycker vad och ställa riktade följdfrågor i stället för de mer öppna frågor du kanske vanligtvis ställer för att få igång ett samtal.
Om det till exempel finns två alternativ för hur ett processproblem kan förbättras kan du presentera dem i en snabb omröstning. Se vem som väljer vilket alternativ och börja samtalet därifrån. Precis som i planeringspoker eller agil estimering kan ni lägga tiden på att försöka hitta ett tredje alternativ eller enas kring ett av de befintliga alternativen.
11. Variera rollen som mötesledare för att skapa teamägarskap
Försök att låta rollen som mötesledare rotera inom teamet. Det hjälper hela teamet att förstå hur svårt det kan vara att leda ett tyst retrospektiv.
Om du är orolig för att det ska gå fel kan du försöka använda ett onlineverktyg som tar hand om en del av förarbetet för förstagångsledare. Du kan skapa ett ägarskap för teamets retrospektiv genom att uppmuntra mötesledaren att välja retrospektivmall.
12. Sätt mål för reflektionerna eller använd en timer
Om du har svårt att få tillräckligt engagemang i arbetet med att skriva ner reflektioner från retrospektivet kan du försöka sätta mål för teamet. Till exempel: “Jag skulle gärna se minst 5 reflektioner från varje teammedlem i det här retrospektivet”. Du kan också prova att använda en timer när reflektionerna ska läggas till, så att deltagarna vet ungefär hur mycket tid de bör lägga på att skriva.
13. Skapa rätt förutsättningar för reflektioner av högre kvalitet
Det är svårt att reflektera över den gångna sprinten om du inte ens minns vad som hände. Underskatta därför inte värdet av att skapa rätt förutsättningar för ert retrospektiv.
Prova att öppna Jira, Confluence, GitHub eller var ni nu organiserar ert arbete, och gör en snabb överblick över vad som blev klart och vad som fortfarande återstår från sprinten. Det hjälper till att hålla sprintens innehåll aktuellt och förhindrar också att närhetsbias snedvrider era retrospektiv.
Hitta fler tips och knep för Jira här och kolla in projektledningsprogramvara med Jira-integration.
14. Dela upp er i mindre grupper för att uppmuntra samtal
Om du har svårt att få till meningsfulla diskussioner om olika ämnen kan du överväga att dela upp retrospektivet i mindre grupper som får diskutera specifika problem, komma fram till lösningar och rapportera tillbaka.
Nackdelen är att ni förlorar en del av transparensen i samtalet. Fördelen är däremot troligen ett större engagemang när två personer som arbetar tillsammans vet att de måste rapportera tillbaka med något. Det kan vara ett bra sätt att få igång en djupare diskussion.
15. Fråga “varför” för att uppmuntra djupare eftertanke
”Varför” är en underskattad och underutnyttjad fråga i retrospektiv. Att fråga varför någon känner på ett visst sätt, eller varför något gick fel, kan bidra till djupare reflektion. Om du vill hitta grundorsaken till ett problem kan du även prova metoden De fem varför-frågorna.
16. Gör det roligt genom att spela ett spel
Spelaktiviteter tenderar att minska risken i samtal, hjälpa människor att öppna sig och få retrospektiv att kännas mindre allvarliga. De hjälper också människor att bidra på ett icke-verbalt sätt. Så om problemet är att få människor att prata kan det vara ett mycket praktiskt sätt att få input att skapa en miljö där de kan delta på ett annat sätt.
Jag rekommenderar spelet planeter i omloppsbana, som kan användas som teambuilding eller som ett retrospektivformat. Många retrospektivspel genomförs online, så de passar perfekt för distansteam eller möten med virtuella deltagare.
17. Uppskatta tystnaden
När du leder ett möte är det lätt att känna att du ansvarar för att fylla tystnaden. Men tystnad är inte något dåligt. Ibland är de där extra sekunderna av tystnad precis vad teammedlemmarna behöver för att våga bidra.
Kom ihåg att retrospektiv innebär mycket tolkningsarbete när teammedlemmarna funderar på hur de kan bli bättre eller lösa processproblem, så tystnad betyder inte alltid bristande engagemang. Människor kanske helt enkelt tänker eller förbereder sig på att säga något. Att ge de där extra sekunderna av tystnad kan vara precis vad teamet behöver.
Efter retrospektivet
Det vore förståeligt om du trodde att retrospektivet är över när mötet är slut. Men det återstår mer arbete för att sammanställa lärdomar, få feedback och se till att nästa retrospektiv blir ännu bättre. Här är några saker du kan prova i slutet av retrospektivet.
18. Håll ett retrospektiv om ditt retrospektiv
Att genomföra ett retrospektiv om ditt retrospektiv kan hjälpa dig att identifiera några sätt som mötet kan förbättras på. Fråga teamen hur de känner inför sina retrospektiv, vad de skulle förbättra och be dem föreslå experiment som kan bidra till att göra deras retrospektiv bättre.
19. Förstärk positiva beteenden
När retrospektivet är över kan du ge positiv feedback genom att uppmärksamma teammedlemmar som tog till orda och när retrospektiv gick bra. Fokusera på användbara insikter som kom fram och ge teammedlemmar som deltog mycket lite beröm. Om dina teammedlemmar inte känner sig bekväma med att ta emot beröm offentligt kan du helt enkelt tacka alla för deras bidrag.
20. Följ noggrant upp åtgärdspunkterna
Team engagerar sig mer i retrospektiv när de kan se vilket värde de skapar. Om du går på ett möte varannan vecka och pratar om arbetet utan att något händer, är det inte värdefullt för dig. Men om teammedlemmarna följer upp åtgärdspunkterna och kan känna hur friktionen i arbetet försvinner och processerna förbättras, blir det lättare att se värdet.
Tänk på det som att träna eller gå ner i vikt. Om du tränar hårt utan att se resultat är det mer sannolikt att du ger upp. Men om du kan se tidiga och meningsfulla framsteg är det mer sannolikt att du ser värdet i det och fortsätter.
21. Boka in nästa retrospektiv i teamets kalender
Kontinuerlig förbättring misslyckas när den inte längre är kontinuerlig. Därför är det viktigt att vara disciplinerad och hålla retrospektiv regelbundet. När team får fler möjligheter att öppna sig för varandra blir det allt lättare. Om ni inte har gjort det på ett tag kan det vara svårare att våga visa sig sårbar.
Om du har svårt att komma igång med en vana av regelbundna retrospektiv finns det några tips och knep att prova, bland annat att skicka återkommande påminnelser, behandla retrospektiv som något viktigt och koppla en retrospektivvana till en annan befintlig vana, till exempel sprintgranskningen. Kom ihåg att du bör avsätta ungefär en timme för retrospektiv för varje 2 veckors sprintarbete.
Retrospektiv som får teamet att prata
Att leda retrospektiv är inte alltid enkelt – särskilt inte med nya team. Även när mötesdeltagarna vill ta till orda kan det vara svårt att sammanställa information och komma fram till tydliga nästa steg som teamet ställer sig bakom. Men om teamet inte känner sig trygga med att säga vad de tycker är det ändå det minsta av dina bekymmer.
Deltagare i retrospektiv kan känna sig blyga inför att ta till orda, eller vara rädda för repressalier eller att bli dömda. De kanske inte kommer på något att säga eller känner att de inte har något att bidra med. Och det kan vara olika för varje person i teamet.
Men i grunden handlar det om tre viktiga saker för att få teamet att prata mer under retrospektiv:
- Se till att mötena skapar värde, så att alla förstår varför retrospektiv är viktiga och vad de får ut av dem.
- Att förknippa retrospektiv med positiva känslor, eftersom teammedlemmar vill delta när retrospektiven är roliga och leder till förbättringar i teamet.
- Att hjälpa människor att känna sig trygga med att uttrycka sig, eftersom alla inte öppnar sig lika snabbt som andra eller föredrar att kommunicera på samma sätt. Vissa föredrar att få mer tid att reflektera asynkront eller att använda skriftlig kommunikation eller emojier i stället för tal.
Idéerna och strategierna i det här blogginlägget är utformade för att hjälpa dig att göra just det, oavsett om du leder retrospektiv på distans eller retrospektiv på plats.
Så inför nästa retrospektiv kan du använda några av de här strategierna. Prova bara en eller två och se hur det går. Om saker och ting inte fungerar, samla in feedback, iterera och ta reda på hur teamet vill göra för att förbättra dem ytterligare.
Och om du fortfarande har problem kan du alltid prova en tyst retrospektiv!
För fler blogginlägg som det här kan du prenumerera på The Digital Project Managers nyhetsbrev.
