Så levererar jag program som spänner över den digitala och fysiska världen

Läs transkriptet:

Vi provar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte har rätt 100 procent av gångerna.

Galen Low: Hej allihop och tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utvecklas, känna oss trygga och skapa kontakter, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com/membership.

Okej, i dag talar vi om en annan typ av hybridprojekt — inte nödvändigtvis den sort där du arbetar med en blandning av distansmedarbetare och medarbetare på plats, utan projekt där det du skapar faktiskt måste omfatta både den fysiska och den digitala världen — och hur du som projektledare kan hantera de utmaningar som kan följa med det.

Med mig i dag för att dela sina erfarenheter av detta har jag Ann Campea, programledare för podden The Everyday PM och operativ chef på TrueSense Marketing.

Ann, tack för att du är med oss i dag.

Ann Campea: Galen, jag är så glad över att vara här.

Galen Low: För er som lyssnar — och jag vet att vi befinner oss mellan att ha videoversioner i kombination med ljudavsnitt — tittar jag just nu på Anns fantastiska hylla med alla de häftigaste leksakerna man kan föreställa sig från barndomen och framåt. Du har uppenbarligen erfarenhet av fysiska produkter och definitivt av digitala produkter, samt av sådant som omfattar båda. Därför ser jag verkligen fram emot att fördjupa mig i detta i dag.

Ann Campea: Jag med. Jag delar gärna med mig av delar av min bakgrund, både bokstavligen och muntligen, till publiken.

Galen Low: Låt oss börja med den yrkesmässiga bakgrunden. Som jag har förstått det omfattar din erfarenhet leksaker, innovation inom detaljhandel och teknik. Kan du ge oss en snabb överblick över några av organisationerna du har arbetat för och rollerna du har haft?

Ann Campea: Det gör jag gärna. Jag började min resa som projektledare inom leksaks- och produktutveckling hos ett företag som heter Hasbro. För dem som känner till leksaker är det vi som tog fram brädspel som Monopol. Vi arbetade också med Transformers och G.I. Joe, och det finns en egenskap som några kanske har hört talas om — Star Wars — som vi också arbetade med.

Hos Hasbro tillbringade jag många år med att utvecklas som projektledare. Det var där jag lärde mig det förutsägbara, eller vattenfallsbaserade, arbetssättet inom projektledning samt tidsplanerna för leksaksutveckling, produkter och liknande. Därefter fortsatte jag min resa utanför produktområdet och började på Amazon. Där arbetade jag som programledare, främst med beredskap och lansering.

Vi lanserade Amazon Fresh-butikerna. Jag tror att de fortfarande finns kvar. Arbetet omfattade bland annat inköp av alla varor som skulle fylla en livsmedelsbutik och projektledning av byggnadsdelar. Det var många olika saker som pågick samtidigt. I rollen som programledare arbetade jag därför med mycket projektledning inom olika områden som behövde samordnas för att skapa en livsmedelsbutik.

Därefter tog jag med mig mina kunskaper till Apple. Jag fick möjlighet att arbeta mer inom teknikområdet, utanför forsknings- och utvecklingssidan. Jag fick tyvärr inte se alla de riktigt häftiga saker som människor funderade på att skapa. Jag arbetade i slutet av processen, på den operativa sidan, nära leveranskedjorna och med att förstå hur vi skulle få ut produkterna till vår e-handel jämfört med våra fysiska butiker.

På så sätt fick jag arbeta med mycket mer än bara produktutveckling och följa produkterna hela vägen ut på marknaden. Jag lärde mig mycket om teknik och fick i praktiken min första inblick i den agila sidan av projektets livscykel, med fler sprintar och snabbare vändningar.

När jag sedan tog med mig allt detta in i min roll som operativ chef på TrueSense får jag arbeta med lite av båda delarna. På TrueSense arbetar vi med givarkontakter. Vi samarbetar med ideella organisationer, till exempel Frälsningsarmén, och våra kunder förväntar sig ofta inte bara fysiska produkter utan även digitala produkter. Allt handlar om att hjälpa organisationerna att genomföra sina uppdrag och göra det enkelt för givare att stödja samhället.

Vissa människor vill göra det på nätet. Andra vill få något med posten och stödja på det sättet. Därför får jag förena alla mina erfarenheter i den här rollen, vilket jag är mycket glad över att kunna dela med mig av i dag.

Galen Low: Jag älskar det. Det är trevligt att du har arbetat för några små, nystartade företag som Hasbro, Apple, Amazon och Frälsningsarmén.

Ann Campea: Bara några få. Men jag har haft stor tur. Om man verkligen tycker om projektledning tror jag att det bästa sättet att bli mycket kunnig i rollen är att bredda de branscher där man får arbeta som projektledare. För mig handlade resan om att bevisa för mig själv att jag kunde vara en bra projektledare oavsett bransch, produkt eller typ av medium.

Galen Low: Jag gillar det. Variation är i många fall en av fördelarna med att vara projektledare.

Ann Campea: Absolut.

Galen Low: Vi återkommer till det om en stund. Du nämnde några exempel. Amazon Fresh var alltså livsmedelsbutiken där man bara går in, tar en vara och går ut utan kassa?

Ann Campea: Ja, man använder kundvagnar med skannrar. Jag undrar bara om de fortfarande finns kvar, eftersom jag såg en artikel för några månader sedan om tekniken där man bara går ut. Det verkade som om något höll på att utvecklas i en negativ riktning.

Galen Low: Jag såg nog samma artikel, men mitt framtidsperspektiv säger att vi kommer att gå mot det här i framtiden.

Ann Campea: Precis. På större idrottsevenemang, till exempel i Rogers Centre, är många av marknadsplatserna på arenorna nu baserade på den här tekniken. Man går in och skannar sitt digitala pass med betalningsuppgifter, och när man går ut med sina varor debiteras man automatiskt. Det är en smart teknik.

Galen Low: Alla som har försökt köpa en basebollkeps efter en basebollmatch förstår att det är nödvändig teknik.

Ann Campea: Ja, inga köer — man kan bara göra det själv. Det är verkligen trevligt, så jag håller med om att tekniken kommer att finnas kvar.

Galen Low: Jag tycker verkligen om det. Det är också ett utmärkt exempel på ett projekt som spänner över den digitala och den fysiska världen. Skulle du säga att program och projekt av det här slaget, där man befinner sig någonstans mellan eller över båda världarna, är vanliga i dag?

Och om de är det, vilka andra exempel kan våra lyssnare möta under sin resa som projektledare?

Ann Campea: Jag älskar frågan, för ja, det tycker jag. När vi diskuterade ämnet sade jag att det är som du och jag: två delar som förs samman. Jag tror att det är förväntningen inom projektledning — att man ska kunna lite om allt. PMI brukade hålla det förutsägbara och det agila arbetssättet mycket åtskilda, som separata kunskapsområden.

Nu ser vi att de förs samman allt mer. En hybridprojektledare är någon som förstår den grundläggande kärnan i att vara projektledare, oavsett om man arbetar inom teknik eller något annat område. Därför är svaret ja: jag tror att detta är mycket vanligt i dag.

Du kan söka en roll hos Amazon eller Apple men ändå hamna i en mycket mer förutsägbar livscykel, beroende på var i organisationen du arbetar. Samma sak gäller om du börjar hos Hasbro, där produktutvecklingen kan ha längre ledtider på grund av tillverkning. Ändå behöver du väva in agila delar i processerna.

Galen Low: Det är roligt, för jag missade helt det i inledningen när jag talade om hybrid och tänkte på hybridarbete med distans och kontor. Men du har rätt: det handlar också om hybridprojekt som använder en kombination av olika metoder av olika skäl. Att utforma och tillverka en leksak, som är en fysisk produkt, kräver mer förutsägbarhet än exempelvis en programvara. Det missade jag helt i början.

Ann Campea: Jag trodde att du skämtade, så jag tänkte att det bara gick över huvudet på mig. Men när vi ser på dagens produkter vill alla ha snabb marknadsintroduktion. Även när ett företag vill nå marknaden så snabbt som möjligt med en idé är den förutsägbara livscykeln i många fall inte längre tillräcklig.

Man måste bryta ned de delar som tidigare överlämnades mellan olika steg i processen och använda ett agilt, digitalt tankesätt. Kan vi genomföra detta i en sprint? Där allt tidigare var ett maraton med en stafettpinne som lämnades över mellan olika personer kan man nu kanske arbeta sprintbaserat, få ut produkten och sedan fortsätta utveckla den. Det handlar om att ta till sig den typen av tankesätt.

Galen Low: Jag gillar det. För vissa av våra lyssnare kan det verka som att olika delar skulle kräva olika projektledare: någon för programvaran, en app som hör till leksaken och marknadsföringskampanjen. Det blir minst tre projektledare. Men du sade tidigare att projektledning på något sätt handlar om att förväntas kunna lite om allt. Är det vanligare i dag med en blandad projektledarroll som överblickar både fysiska och digitala delar?

Ann Campea: Jag tror att det alltid är en fördel att vara mångsidig. Organisationer vill nå marknaden snabbt, förutsatt att produkten lyckas. Som projektledare måste du därför åtminstone veta hur man genomför ett projekt från början till slut.

När grunderna finns på plats kan du arbeta med produktutveckling av ett brädspel samtidigt som det finns en tillhörande digital app. Projektledning måste finnas med i de grundläggande delarna så att någon kan lotsa den typen av projekt hela vägen ut.

Jag tror samtidigt att det finns röster som menar att rollerna fortfarande hålls isär och att man specifikt anställer en teknisk projektledare och en icke-teknisk projektledare. Så var rollerna uppdelade när jag sökte sådana tjänster. Men i mina erfarenheter har jag sett att även en icke-teknisk projektledare börjar arbeta med teknik, eftersom produktområdet fungerar så. När man äger ett varumärke kan man arbeta med publicering, marknadsföringsmaterial, tv-sändningar och reklam som delar av helheten. Det handlar inte bara om produkten utan om allt som krävs för att sälja den.

Galen Low: Det är intressant. Jag deltog nyligen i en diskussion om projektledare som specialiserar sig. Vissa säger att förmågan att leverera ett projekt från början till slut är själva färdigheten, oavsett om det gäller en leksak på en hylla eller en programvara. Andra talar om specialisering, till exempel om en teknisk projektledare måste kunna programmera.

Det du sade om varumärken förenade det för mig. När det behövs blir en mångsidig person mycket värdefull. Jag tänker på Baby Grogu där bakom och hela processen med karaktärsdesign, filmproduktion och ny teknik som gör det möjligt att ändra saker snabbt under inspelningen. Någon måste känna till och kommunicera förändringar när leksaken designas och när appen med Baby Grogus röstförändring skapas.

Ann Campea: Jag tycker att du borde skapa den nu.

Galen Low: Någon som också har ett leveransperspektiv. Det är kanske den delen som ibland underskattas: att man levererar projekt.

Ann Campea: Ja, och alla de andra delarna. Inom ett varumärke kan man ha många olika element av både digitala och fysiska produkter, och alla kan följa olika projektlivscykler. Det är verkligheten.

Man ska inte bara se till att allt genomförs från början till slut, utan också samordna kontinuiteten mellan alla delar. När filmen kommer ut ska produkterna finnas på hyllorna, appen vara tillgänglig och marknadsföringen vara klar. Om det är det enda man fokuserar på som projektledare är det den övergripande visionen och det värde man tillför: att skapa kontinuitet.

Galen Low: Jag tycker om ordet kontinuitet. Det sammanfattar allt. Programledning ses ofta som en samling sammanhängande projekt, men du beskriver varför de måste landa i tid: de levererar ett stort paket, inte bara flera små saker. Det är det som kräver samordning.

Ann Campea: Absolut. Det kan finnas en person som ansvarar för kontinuiteten, medan andra projektledare hjälper till att genomföra hela planen. Det kan vara en mycket stor samordnad insats beroende på varumärkets omfattning och hur mycket som ska levereras under en viss tidsperiod. Gemensamt är att projektledare hjälper till att genomföra arbetet från början till slut.

Galen Low: Jag gillar det. Jag vill gärna gå in på vilka färdigheter som krävs för en roll som berör både fysisk produktutveckling och digitala komponenter. Hur skiljer sig en sådan blandad roll från en projektledare som enbart arbetar med fysiska produkter eller digitala lösningar?

Ann Campea: Jag tror att det börjar med den emotionella intelligensen. Oavsett om produkten är digital, en leksak eller något annat arbetar man alltid med människor. Man kanske inte har formell auktoritet över dem, men man måste ändå få arbetet gjort.

Det finns olika former av matrisansvar och rapporteringsstrukturer. Ibland rapporterar personerna direkt till dig, ibland har du inget formellt mandat. Oavsett vilket behöver du kunna samarbeta och påverka. Därför är emotionell intelligens inte bara en superkraft för projektledare utan en grund för arbetet.

Därefter kan man lägga till de grundläggande delarna som PMBOK lär ut. Projektets faser förändras vanligtvis inte: det finns en startpunkt, en slutpunkt och olika aktiviteter däremellan. Kombinationen av emotionell intelligens och förståelse för projektledningens grunder gör dig till en lämplig projektledare, oavsett projekttyp.

Galen Low: Jag håller helt med. Du kan behöva samarbeta med kreativa personer, människor inom film och tv, ingenjörer och många andra. Man måste förstå deras perspektiv och vara öppen för det.

Du nämnde också grunderna. Vissa projekt måste vara förutsägbara på grund av sin natur, men det kan finnas iterativa sätt att nå marknaden snabbare. Teknikprojekt kan vara mycket anpassningsbara och agila. Det låter som att du tycker om att kombinera båda delarna — inte bara fysisk och digital omfattning utan även vattenfallsbaserade och agila arbetssätt.

Ann Campea: Precis. Vi behöver kunna anpassa oss och använda det som krävs för att få arbetet gjort. Om det innebär att man väver in ett agilt arbetssätt i en förutsägbar livscykel måste man göra det.

Samtidigt finns det ett stort värde i att hålla rollerna åtskilda när man söker en viss expertis. Om någon har arbetat med ett särskilt område i många år och jag behöver en projektledare som behärskar just det området, kommer den personen att sticka ut. Man kan ha en grupp projektledare men ändå söka efter specifika erfarenheter när man anställer.

Det betyder dock inte att en digital projektledare slipper förstå den förutsägbara delen, eller tvärtom. Ibland vill man rikta in sig på en viss typ av projektledare för att få jobbet gjort, men bredare erfarenhet är fortfarande mycket värdefull.

Galen Low: Jag gillar tanken att man kan vara specialist och ändå vara resursfull och ha generalistiska egenskaper. Projektledare är människor som kommer att lösa problemen. Man behöver inte alltid välja — det handlar om vilka möjligheter man öppnar sig för.

Ann Campea: Absolut.

Galen Low: Har du några knep för att få vattenfallsbaserade och agila arbetsflöden att fungera tillsammans när ett projekt har starka beroenden? Till exempel när tillverkningen inte kan starta förrän ett visst steg är klart, samtidigt som den digitala delen kör sprintar.

Ann Campea: Det kanske låter lite predikande, men använd alltid din emotionella intelligens. Du vet hur man arbetar med och påverkar människor. Om något måste gå snabbare vet du vilka personer du har att göra med och kan försöka påverka situationen.

Jag arbetade en gång med en förutsägbar tidsplan på 18 månader för en licensierad produkt. Tillverkning sker ofta utomlands och kräver veckor av produktion för att få tillräckliga volymer ut på hyllorna. I det här fallet hade försäljnings- och marknadsföringsteamet presenterat en idé som snabbt blev populär, och kunderna ville ha produkten till jul. Vi fick beskedet i maj eller juni, trots att våra normala ledtider var tolv till arton månader.

Eftersom jag hade arbetat länge i organisationen kände jag till detaljerna i den förutsägbara livscykeln och visste vilka reglage jag kunde dra i för att korta tiden. Det krävde att vi bröt mot den förutsägbara livscykeln på vissa områden och arbetade mer sprintbaserat. Vi började ha dagliga avstämningar.

Formgivarna fick ta fram och göra om olika delar tills vi hade rätt version. Den skickades vidare tillsammans med CAD-ritningar och teknisk information till tillverkningsanläggningen. Varje version granskades, presenterades för licensgivaren och justerades igen. Vi släppte inte programvara till allmänheten i varje sprint, men internt arbetade vi på det sättet tills vi kom fram till rätt resultat.

Galen Low: Det är ett utmärkt exempel på resursfullhet och på att man har verktyg i sin verktygslåda och måste välja rätt verktyg för jobbet. Iterativt samarbete med transparens och synlighet för att röra sig snabbt låter som en bra idé när det är vad projektet behöver.

Ann Campea: Man kan hävda att vi fortfarande arbetade förutsägbart men bara snabbare. Jag håller inte riktigt med. Vi behövde bryta vissa regler för hur överlämningar vanligtvis sker, använda ett agilt arbetssätt och samtidigt bevara kärnan i den förutsägbara livscykeln. För mig var det ett tydligt exempel på ett hybridarbetssätt.

Galen Low: Ramverk hjälper oss att snabbt hamna på samma sida, men det som verkligen får leveransen att fungera är att människor förstår hur vi arbetar tillsammans. Det kräver emotionell intelligens, inte bara en lärobok eller en regelbok.

Du har mycket imponerande erfarenhet. Om någon lyssnar och tänker att detta låter intressant, hur kan personen utveckla färdigheterna och få övning inför en roll som omfattar både digitala och fysiska projekt?

Ann Campea: Mitt första råd är att börja där du befinner dig. Om du har en roll som inte heter projektledare, eller inte arbetar projektbaserat, kan du be om något eller skapa ett eget projekt. Finns det något du är mycket fokuserad på som kan bli ett litet projekt för ditt eget lärande?

Det finns många resurser på nätet och PMI har publicerat mycket material, men man förstår inte riktigt rollen förrän man får erfarenhet. Skapa egna små projekt, oavsett om det sker i yrkeslivet eller privatlivet. Om du ska gå på en stor konsert nästa år kan du till exempel försöka projektleda hur du ska ta dig dit.

Det är först när du får övning som du förstår vad rollen innebär. Arbeta med olika typer av människor. Om du tycker om att samarbeta, påverka och motivera team och gillar tanken på att ta något från början till slut och få något konkret eller abstrakt att visa upp, kan projektledning vara rätt för dig — både inom digitala och andra områden.

Galen Low: Jag gillar verkligen det. Vi talade också om att våga gå ut och göra misstag. Skapa ett projekt, fråga, prata med människor, få saker att hända och skaffa erfarenhet. Det bygger självförtroende och emotionell intelligens så att du kan hantera mer komplexa nivåer.

Ann Campea: Absolut. Jag håller med.

Galen Low: Mycket bra. Tack så mycket för att du tog dig tid i dag. Jag tror att det här var den högsta koncentrationen av populärkulturella referenser i den här podden.

Ann Campea: Jag höll tillbaka för att inte komma med ännu fler, men det var roligt.

Galen Low: Nästa gång väver vi in dem ännu mer.

Ann Campea: Nästa gång kommer det nog bara att handla om det.

Galen Low: Nästa gång ska vi projektleda appen för Baby Grogus röstförändring.

Där har ni det, allihop. Som alltid är ni välkomna att delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsentusiaster genom att gå med i vår gemenskap. Gå till thedigitalprojectmanager.com/membership för att läsa mer. Om du tyckte om det du hörde i dag får du gärna prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Tack för att ni lyssnade, tills nästa gång.