Så hanterar fantastiska projektledare oväntade intervjufrågor

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 % av tiden.

Kelsey Alpaio: Hej! Jag heter Kelsey. Och välkommen tillbaka till The Retro på The Digital Project Manager-podden—där vi går igenom tidigare lärdomar, framtida trender och vad de betyder för din karriär.

Jag vill börja med en fråga i dag. Om du var tvungen att beskriva dig själv som en chokladbit, vilken skulle du vara? Jag fick den frågan en gång på en jobbintervju och blev helt ställd. Jag glömde omedelbart namnet på alla godisbitar som någonsin funnits.

Men bland svåra intervjufrågor är den faktiskt ganska mild. Men vad händer när du får en riktig överraskningsfråga? Något du inte förberett dig på som går in på din erfarenhet eller dina färdigheter? Hur behåller du lugnet och svarar på ett sätt som faktiskt hjälper dig att få jobbet?

Särskilt för projektledare kan intervjuer kännas som ett oförberett prov på alla projekt du någonsin arbetat med. Det är som ett minfält av frågor av typen ”berätta om ett tillfälle då...” som kan få dig att tvivla på om du någonsin faktiskt har lett ett projekt i hela ditt liv. Så det är vad vi ska prata om i dag—hur du förbereder dig inför din nästa intervju som projektledare. Hur du hanterar frågorna du kan förutse, hur du svarar på dem du inte ser komma och vad du gör när saker inte går perfekt.

Med mig i dag har jag Kayla Quijas, senior projektledare och karriärcoach, som hjälper yrkesverksamma att få roller inom projektledning.

Kayla, välkommen till programmet!

Kayla Quijas: Hej, Kelsey! Tack så mycket för att jag fick komma.

Kelsey Alpaio: Kayla, berätta lite mer om dig själv och det arbete du gör.

Kayla Quijas: Min yrkeskarriär började lite otraditionellt. Jag började faktiskt som professionell tårtdekoratör. Jag gjorde det i ungefär fem år och insåg sedan att jag hade fastnat i ett återvändsgrändsjobb. En dag arbetade jag ett tolvtimmarspass och blev sedan ombedd att komma tillbaka, och då var det som om något klickade inom mig och fick mig att inse det.

Det var en total återvändsgränd. Det här leder ingenstans. Och jag sade upp mig på stående fot den dagen utan någon reservplan. Jag bestämde mig för att ta mig in i företagsvärlden. Mitt första steg var att bli receptionist på en advokatbyrå, och därifrån klättrade jag snabbt uppför karriärstegen. Nu är jag senior projektledare på en global advokatbyrå, där jag ansvarar för några av byråns största klientkonton, och jag älskar det verkligen.

När jag började se tillbaka på min karriär insåg jag att coacher hade spelat en enorm roll i mina framgångar. Det ledde mig till min verkliga passion, som är att inspirera andra att lämna sina återvändsgrändsjobb och skapa tillfredsställande karriärer. Nu är jag också certifierad senior karriärcoach och hjälper andra att genomföra medvetna karriärbyten.

Kelsey Alpaio: Det är en så intressant bakgrund, och vi är verkligen glada att ha dig med i det här avsnittet, som handlar helt om oväntade intervjufrågor. Det är alltså frågor som du per definition inte ser komma, men jag vill utmana det lite. Vilka är några av de mindre vanliga och utmanande frågor vi kan förvänta oss i en jobbintervju inom projektledning?

Kayla Quijas: Det är en bra fråga. Innan jag går in på detaljer tycker jag att det är viktigt att zooma ut lite och prata om varför den här typen av frågor dyker upp. För överraskningsfrågor handlar inte om innehåll, utan om personlighet och karaktär.

Rekryterande chefer använder dem för att se hur du tänker och leder, hur du hanterar press när saker faller samman, vilket är precis vad projektledning kräver. När någon ställer en fråga som överrumplar dig tittar de egentligen efter något djupare än det som står i ditt CV.

De vill veta vem du är under press, eftersom det är det de anställer dig för. Kan du hålla dig lugn när saker går snett? Kan du tänka klart när du inte har all information? Kan du erkänna vad du inte vet utan att bli defensiv? Och kan du anpassa dig snabbt och fatta kloka beslut när planen måste ändras? För i verklig projektledning är det jobbet.

Du frågade om specifika överraskningsfrågor. Jag ser egentligen två kategorier. Den ena är när du aldrig har varit med om situationen tidigare, och den andra är när du har varit med om situationen men berättelsen inte får dig att framstå i bästa dager. Jag har några ramverk för detta, och jag är säker på att vi kommer att gå igenom dem under samtalet.

Kelsey Alpaio: Absolut. Jag gillar verkligen det perspektivet och sättet att tänka på det: om du arbetar inom projektledning har du förmodligen redan många av de färdigheter du behöver för att svara på frågor som kan överraska dig. Så låt oss gå vidare. Berätta lite mer om ramverket för att svara på den här typen av frågor och förbereda sig för dem i förväg.

Kayla Quijas: Ja, förberedelser är verkligen avgörande. Den bästa förberedelsen handlar inte om att försöka gissa varje tänkbar överraskningsfråga, för då blir du tokig. Vem skulle komma på att fråga vilken chokladbit du skulle vara?

Det kommer du aldrig att kunna förutse. Så jag uppmuntrar mina klienter att skapa en berättelsebank, minst sex berättelser, kanske fler. Det är det absoluta minimumet. När jag arbetar med klienter ger jag dem det jag kallar projektledningskort.

På korten får de skriva berättelser kring vissa teman: framgångar, men också misslyckanden. Tillfällen då de hanterat konflikter eller risker. Saker som visar hur de leder utan formell auktoritet, hanterar tvetydighet och anpassar sig. Berättelserna ska vara tillräckligt flexibla för att kunna användas på flera sätt.

Det är där du ska börja: med en stark berättelsebank. Koppla sedan berättelserna till några viktiga egenskaper. En berättelse kan visa ledarskap och problemlösning, medan en annan visar emotionell intelligens och anpassningsförmåga. Öva därefter på att tänka högt.

Det är nästa viktiga steg, eftersom överraskningsfrågor inte bara handlar om innehåll utan om hur du bearbetar information under press. Jag lovar att det var det chokladfrågan handlade om. De bryr sig inte om vilken chokladbit du är. De bryr sig om din tankeprocess och vad som händer när du får en fråga som kommer från ingenstans.

Öva på att förklara din logik steg för steg så att du kan stå stadigt även när hjärnan säger ”oj då”. Då memorerar du inte bara svar, utan bygger upp ett register av svarsalternativ. Jag har också två mycket specifika ramverk. Det ena gäller när du inte har någon relevant erfarenhet, och det andra gäller frågor som är utformade för att få dig att framstå dåligt, som ”Vilken är din största svaghet?” eller ”Berätta om ett misslyckande”.

Det första ramverket hjälper dig att hantera frågor som du inte har en berättelse för. Det handlar om att hålla sig lugn, omformulera frågan och tänka strategiskt. Jag kallar det RAID-ramverket: R står för att identifiera avsikten, A för att erkänna luckan, I för att identifiera en överförbar situation och D för att beskriva ditt tänkande.

Börja med att fråga dig vad intervjuaren försöker ta reda på. Försöker de förstå hur du leder, hanterar konflikter eller prioriterar? Pausa och säg: ”Det är en bra fråga. Jag funderar på vad som bäst visar hur jag vanligtvis hanterar den här typen av situation.”

Erkänn sedan luckan. Om du inte har en direkt berättelse, säg det. Det är inte en svaghet utan visar ärlighet och självinsikt. Säg: ”Jag har inte mött exakt den situationen, men jag har hanterat något liknande som krävde samma färdigheter.”

Identifiera därefter en överförbar situation från din erfarenhetsbank. Den behöver inte matcha exakt, bara vara relevant. Visa sedan hur du skulle tänka igenom situationen högt, på samma sätt som du skulle bryta ner en projektplan. Du behöver inte kunna allt som projektledare, men du måste veta hur du tar dig an vad som än dyker upp.

Kelsey Alpaio: Jag älskar det. Vi kan nog alla relatera till paniken när man inte känner att man har ett bra svar. Att kunna sakta ner och säga R-A-I-D: identifiera avsikten, erkänna luckan, identifiera en överförbar berättelse och beskriva tänkandet. Berätta lite mer om ramverket för frågor som är utformade för att få dig att framstå dåligt.

Kayla Quijas: Vi tror att de är avsedda att få oss att se dåliga ut, men egentligen testar de hur vi tänker snabbt och hanterar pressade situationer. Det viktiga är inte om du hanterat något perfekt tidigare, utan vad du lärde dig och hur du tar med dig det framåt som projektledare.

Jag har utformat ett ramverk efter en efteranalys, något projektledare känner väl igen. POST börjar med att måla upp bilden och ge tillräckligt med sammanhang. O står för att äga misstaget. S står för att visa konsekvensen. T står för att omvandla lärdomen till något positivt och visa hur du utvecklades.

Ingen är perfekt och alla gör misstag. Men om du försöker undvika ansvar och skylla på andra blir det en tydlig varningssignal. Det handlar inte om att försvara dig, utan om att visa utveckling.

Kelsey Alpaio: Ja, jag skulle gärna höra ett exempel.

Kayla Quijas: Som projektledare arbetar jag ofta mer som programledare och samarbetar med inflytelserika intressenter med starka personligheter. En gång vidarebefordrade jag ett mejl från en intressent till en annan med bara ett snabbt ”för kännedom”. Jag tänkte inte efter. Intressent nummer två kontaktade sedan intressent nummer ett för att stoppa hennes arbete och kopierade mig. Hon blev rasande och tappade mycket av det förtroende jag hade arbetat hårt för att bygga upp.

Jag lät det svalna lite och bokade sedan ett videosamtal. Jag bad om ursäkt, tog ansvar och sade att det inte fanns något ont uppsåt och att jag skulle göra allt för att återvinna hennes förtroende. Jag valde ärlighet och sårbarhet. Hon svarade på samma sätt och förklarade att det skulle ta tid och kräva ansträngning. Vi fastställde tydliga riktlinjer för hur hon ville hållas informerad framöver, och jag följde dem noggrant.

Till slut återvann jag hennes förtroende. Erfarenheten lärde mig vikten av att tidigt förstå intressenternas förväntningar på kommunikationen och agera i enlighet med dem.

Kelsey Alpaio: Det är ett bra exempel. Vilka är några felaktiga sätt att hantera en överraskningsfråga?

Kayla Quijas: Det största misstaget är ofta inte själva svaret, utan hur du närmar dig frågan. Få inte panik och lås dig inte. Ta en paus och andas. En lugn paus på fem sekunder är bättre än en lång tankespiral.

Pausa inte bara för att fylla tystnaden. Att tänka efter uppfattas faktiskt ofta som karismatiskt eftersom det visar att du är eftertänksam. Hitta inte på en berättelse. Om du saknar erfarenheten, erkänn det och använd RAID-ramverket. Prata inte för länge och be inte om ursäkt i onödan. Att ersätta ”förlåt” med ”tack” kan förändra mycket.

Kelsey Alpaio: Jag vill alltid fylla tystnaden, så det har jag verkligen behövt träna på.

Kayla Quijas: Absolut. Pauser är viktiga. Och att ersätta ”förlåt” med ”tack” är en verklig förändring.

Kelsey Alpaio: Du nämnde självförtroende och karisma. Hur kan man utveckla det?

Kayla Quijas: Självförtroende och karisma är färdigheter, inte egenskaper man antingen föds med eller saknar. Självförtroende är förberedelse plus tillåtelse: att känna sina berättelser, sina värderingar och sina ramverk, men också att ge sig själv tillåtelse att ta plats, äga sina framgångar och misslyckanden och sluta tona ner sin erfarenhet.

Karisma är energi plus avsikt. Det handlar inte om att vara högljudd eller charmig, utan om energin du tar med dig in i rummet och din förmåga att skapa kontakt. Var närvarande, ha ögonkontakt, spegla kroppsspråk, tala tydligt och visa att du är engagerad.

Kelsey Alpaio: Hur hittar personer med mindre erfarenhet inom projektledning självförtroende i intervjuer?

Kayla Quijas: Genom förberedelse och tillåtelse. Tona inte ner din erfarenhet. När jag var tårtdekoratör hanterade jag krav, tidsfrister och kvalitet under snabba och pressade förhållanden. Det var projektledning, även om jag inte kallade det så då. Identifiera värdet i det du redan gör, hitta personer som ligger några år före dig och lär av deras berättelser.

Kelsey Alpaio: Om du tycker att du svarat riktigt dåligt på en eller två frågor, ska du kontakta intervjuaren efteråt?

Kayla Quijas: Nej, normalt bör du låta det vara. Skicka inte ett meddelande där du förklarar att du kunde ha svarat bättre. Det kan verka som att du tvivlar på dig själv. Skicka i stället ett starkt tackmeddelande. Lyft fram dina styrkor, varför du passar för rollen och något från intervjun som fastnade hos dig.

Kelsey Alpaio: Om du var en chokladbit, vilken skulle du vara?

Kayla Quijas: Jag skulle vara en KitKat, eftersom den passar många olika människor. Men det viktiga är hur du resonerar dig fram till svaret och kopplar det till dig själv som projektledare.

Kelsey Alpaio: Jag är allergisk mot choklad, så jag får välja något annat.

Kayla Quijas: Då kan du förklara att du som projektledare är observant och väljer en chokladbit utifrån vad du ser att andra uppskattar. Det viktiga är själva tankeprocessen.

Kelsey Alpaio: Vilken är den viktigaste saken vi kan göra i dag för att lyckas bättre i jobbintervjuer?

Kayla Quijas: Kontakta någon som befinner sig där du vill vara och bygg en relation, även om det bara är ett femton minuter långt samtal över en kaffe. Det är mycket värdefullt. Människor vill hjälpa till.

Kelsey Alpaio: Kayla, tack så mycket för att du ville vara med.

Kayla Quijas: Tack, Kelsey. Det var verkligen trevligt att vara här.

Kelsey Alpaio: Det var allt för dagens Retro. Följ gärna programmet så att du aldrig missar ett avsnitt. Om du vill fortsätta samtalet med över 1 000 projektledare som förstår, kan du gå med på thedpm.com/membership. Tack för att du lyssnade!