I dagens snabba och ständigt föränderliga digitala värld förlitar sig byråer allt mer på flexibiliteten och expertisen hos projektledare på konsultbasis för att effektivt hantera komplexa projekt.
Galen Low får sällskap av Marissa Taffer—grundare av M. Taffer Consulting—för att gå på djupet med detaljerna kring att anlita projektledare på konsultbasis och maximera deras värde.
Intervju i korthet
- Fördelar med att anlita projektledare på konsultbasis [01:40]
- Byråer tvekar inför att anlita projektledare på konsultbasis eftersom de oroar sig för bristande skalbarhet eller att inte hitta rätt person för sina behov.
- Fördelar med projektledare på konsultbasis för byråer:
- Hantera överskottsarbete eller projekt med stor potential men begränsade resurser.
- Hjälpa mindre byråer att frigöra ägarens tid för tillväxt & strategi genom att ta över projektledningsuppgifter.
- Bidra till att utforma en projektledarroll och definiera dess behov innan en heltidsanställning görs.
För mindre byråägare är en av de stora fördelarna med en projektledare på konsultbasis att det kan hjälpa er att utforma en roll.
Marissa Taffer
- Marissas väg till konsultverksamheten [05:15]
- Marissa gick från försäljning till projektledning efter att ha arbetat på ett nystartat företag.
- En oväntad uppsägning fick henne att omvärdera sin karriärväg.
- Med uppmuntran från en mentor började hon frilansa och inriktade sig så småningom på konsultverksamhet inom projektledning.
- Hennes erfarenhet av både projektledning och innehållsskapande gör att hon bättre kan förstå kreativa teamens behov.
- Marissa håller inte med om att termen ”inhyrd expert” ska användas för att beskriva frilansare.
- Hon menar att en framgångsrik relation med en frilansare är symbiotisk, vilket innebär att båda parter gynnas.
- Hennes erfarenhet av att hantera ett konto för samma byrå i fem år exemplifierar denna poäng.
- Hennes mål är att hjälpa sina kunder att växa och lyckas.
- Viktiga kännetecken för en sund relation mellan byrå och uppdragstagare [10:09]
- Marissa anser att intressanta arbetsuppgifter är ett av de viktigaste kännetecknen för en sund relation mellan en byrå och en projektledare på konsultbasis.
- Hon uppskattar ett brett utbud av kunder och projekt.
- Tydligt definierade roller är ett annat viktigt kännetecken. Hon föredrar strategiska partnerskap framför roller som ”inhyrd expert”.
- Både byrån och frilansaren behöver förstå varandras förväntningar.
- Projektets tydlighet, variationen i arbetet och förväntningarna är viktiga för en sund relation mellan frilansare och byrå.
- Dessa kännetecken kan behöva justeras över tid i en långsiktig relation.
För frilansare: lär känna dig själv och vad du tycker om. Det blir mycket lättare och trevligare att gå upp till jobbet på morgonen när du säger ja till sådant som inspirerar dig.
Marissa Taffer
- Budgetförväntningar och prissättning [13:52]
- Byråer behöver ta hänsyn till budgeten och anpassa den efter frilansarens erfarenhetsnivå.
- Högre priser motsvarar vanligtvis större erfarenhet och fler färdigheter.
- Att hitta en bra frilansare handlar inte bara om priset. Plattformar som Upwork, med en funktion för att ”sortera efter pris”, är kanske inte bäst när det gäller kvalitet.
- Byråer kan utvärdera potentiella frilansare genom att:
- Be om rekommendationer.
- Be att få tala med frilansarens tidigare kunder som referenser.
- Kontrollera att frilansaren är transparent och villig att skapa kontakt med referenser.
- Både frilansaren och byrån bör säkerställa att de passar bra ihop utöver enbart meriterna. Ett provprojekt kan hjälpa till att bedöma kompatibiliteten.
- För att kunna ställa rätt frågor under referenskontrollen är det avgörande att byrån vet vad den vill få ut av en frilansare.
- Även om rekommendationer är användbara behövs verifiering för att undvika potentiell partiskhet, till exempel om referensen är en vän eller familjemedlem.
- Avtalsklausuler och förhandlingar [19:04]
- Två klausuler som frilansare kan uppleva som problematiska i avtal med byråer är:
- Garanterade timmar: Den här klausulen kan vara oflexibel och göra det svårt för frilansare att hantera sin arbetsbelastning och inkomst.
- Ingen avbokningsavisering för möten: Detta kan störa frilansarens schema och göra det svårt att planera dagen.
- Marissa föreslår alternativa lösningar:
- Ett ”tak” och ett ”golv” för antalet timmar per vecka: Detta ger större flexibilitet samtidigt som båda parter får en ungefärlig uppfattning om tidsåtagandet.
- Uppskatta det totala antalet projekttimmar och sedan dela det med antalet veckor: Detta tillåter variationer men garanterar en minimiersättning för frilansaren.
- En avbokningspolicy på 48 timmar för möten: Detta skyddar frilansarens tid samtidigt som det ger viss flexibilitet vid nödsituationer.
- Två klausuler som frilansare kan uppleva som problematiska i avtal med byråer är:
- Förstå kunders invändningar [25:37]
- Frilansare kan möta invändningar mot avtalsklausuler eftersom vissa byråer saknar förståelse för hur frilansarbete fungerar.
- Ett exempel är en byrå som förväntar sig att särskilda arbetstider ska blockeras i frilansarens schema.
- Marissa ser avtal som ett skyddsnät, ungefär som ett äktenskapsförord, avsett för värsta tänkbara scenarier och inte för vardagliga situationer.
- Enstaka ombokningar är normala, men återkommande problem skulle motivera ett samtal.
- Konkurrensklausuler och sekretess [28:23]
- Komplexa avtal med obekanta juridiska termer kan kännas skrämmande för frilansare.
- En bra relation mellan kund och frilansare bör bygga på förtroende, tydlig kommunikation och att man undviker onödiga begränsningar.
- Frilansare kan tveka inför att underteckna konkurrensklausuler som begränsar deras möjlighet att arbeta med andra kunder.
- Ett starkt sekretessavtal (NDA) är mer värdefullt än en konkurrensklausul när det gäller att skydda konfidentiell information.
- Introduktion och integrering av en avtalsanställd PM [34:01]
- Viktiga punkter för byråer är bland annat att:
- Ge den frilansande PM:en en överblick över sina verktyg och processer.
- Erbjuda en kort genomgång av den specifika konfigurationen i dessa verktyg.
- Framhäva teammedlemmarnas styrkor, svagheter eller områden som kräver extra uppmärksamhet.
- Introduktionsprocessen kan vara mer omfattande för team som helt består av uppdragstagare, där byrån kan behöva:
- Förstå motiven bakom valet av varje frilansare.
- Bedöma deras erfarenhet, särskilt av arbete i byråmiljöer.
- Den frilansande PM:ens roll omfattar att:
- Identifiera potentiella risker och proaktivt kommunicera dem till byrån.
- Undvika onödigt rutinarbete under introduktionen och fokusera på relevant projektinformation.
- Den frilansande PM:en bör känna till vad byrån ”sålde in” till kunden och sträva efter att leva upp till dessa förväntningar.
- Även om fokus ligger på projektledning kan den frilansande PM:en identifiera ytterligare affärsmöjligheter för byrån och kommunicera dem till kundansvarig.
- Viktiga punkter för byråer är bland annat att:
- Effektiv kommunikation och tydliga roller [41:46]
- Byråer använder titlar som ”seniorutvecklare” utan tydliga definitioner av ansvarsområden. Detta skapar förvirring kring vem som fattar beslut, PM:en eller seniora teammedlemmar.
- Seniora teammedlemmar, till exempel utvecklare, involverar projektledaren (PM) i beslut som PM:en inte borde behöva fatta, till exempel vilken layoutskiss som ska användas.
- PM:en är osäker på sin roll i projektet. Förväntas hen vara en praktiskt arbetande chef eller övervaka en plan på hög nivå?
- PM:en bör ha en öppen kommunikation med byrån för att förstå förväntningarna och undvika dubbelarbete.
- PM:en bör involvera seniora teammedlemmar i diskussioner när deras expertis behövs, men beslutsfattandet bör följa tydliga roller.
- PM:er bör uttrycka sina åsikter och bidra till diskussioner, inte vara passiva.
- Öppen kommunikation gör det möjligt för PM:er att tidigare identifiera problem och möjligheter till förbättring.
- Målet är att hitta lösningar tillsammans, inte att vinna argument. PM:er bidrar med sin expertis men bör vara öppna för alternativa synpunkter.
- Hitta rätt avtalsanställda projektledare [45:06]
- Börja med ditt nätverk: Be kollegor eller branschvänner om rekommendationer.
- Leta efter rekommendationer: Ett gott tecken är om en frilansare har ett nätverk av nöjda kunder som rekommenderar hen till andra.
- Använd nätbaserade plattformar: Leta efter frilansare på LinkedIn eller andra yrkesinriktade plattformar. Läs deras profiler och se om deras arbetssätt tilltalar dig.
- Inledande konsultationssamtal: Boka ett kostnadsfritt konsultationssamtal för att diskutera dina behov och se om ni passar bra ihop.
Möt vår gäst
Marissa Taffer, PMP, A-CSM är grundare och ordförande för M. Taffer Consulting. I sin konsultverksamhet hjälper hon organisationer med projektledningsprocesser och verktyg. Hon arbetar också som projektledare på deltid och stöttar digitala byråer, marknadsavdelningar och andra konsultföretag.

Du behöver inte alltid expertis på hög nivå; ibland behöver du bara någon som kan få jobbet gjort. Du behöver någon som kan komma in och ge stöd ungefär som en projektkoordinator, hjälpa till att sätta upp projektplaner och se till att allt flyter smidigt. Om det är det du behöver, är det den typen av person du bör anlita.
Marissa Taffer
Resurser från detta avsnitt:
- Gå med i Digital Project Manager-communityn
- Prenumerera på nyhetsbrevet för att få våra senaste artiklar och poddar
- Kontakta Marissa på LinkedIn
- Besök M. Taffer Consulting
Relaterade artiklar och poddar:
Läs transkriberingen:
Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 % av gångerna.
Galen Low: Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med Den digitala projektledaren. Vi är en gemenskap av digitala yrkespersoner med uppdraget att hjälpa varandra att utvecklas, bli säkra i sin kompetens och knyta kontakter, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com/membership.
Okej, i dag pratar vi om projektledare som arbetar på kontrakt och om hur byråer kan få ut mesta möjliga av relationer med kontraktsanställda utan att göra avkall på insyn, kontroll och kultur, och utan att skicka fel signaler till sin personal. Med mig i dag har jag Marissa Taffer, grundare av M. Taffer Consulting.
Marissa, tack för att du är med i dag.
Marissa Taffer: Tack för att jag fick komma. Jag ser verkligen fram emot att prata om det här.
Galen Low: Vi pratade i väntrummet om hur det här håller på att bli allt vanligare. Projektledare på kontrakt har egentligen funnits sedan tidernas begynnelse.
Många byråer har använt kontraktörer, projektledare på kontrakt, konsulter, frilansare och så vidare. Och i dagens ekonomi märker vi i vår gemenskap att det finns lite mer kraft kring kontraktörer, eller hur? Jag tror att människors förväntningar på arbete ser lite annorlunda ut. Jag tror att det finns fler anställningsalternativ för människor.
Och du är experten på hur det går till och hur man får det att fungera bra. Anledningen till att jag ville gå in på det här i dag och ha med dig i programmet är att jag har sett det gå fel så många gånger. Jag vet att vissa är tveksamma. Jag vet att det kan gå snett. Men jag har också sett det fungera väldigt bra, och det jag vill fokusera på i dag är vad som gör att det fungerar, för när det fungerar så fungerar det verkligen bra, och det kan bli fantastiskt.
Okej, jag vill börja med en viktig fråga: för byråer som tvekar inför att ta in en kontraktör eller frilansande projektledare, vad går de miste om? Varför bör en byrå välja att arbeta med en projektledare på kontrakt?
Marissa Taffer: Jag tror att en av sakerna du kan gå miste om som byråägare eller verksamhetsansvarig om du verkligen är tveksam är skalbarheten.
Ibland kommer det in ett uppdrag och du tänker: Mina projektledare är överbelastade, men vi vill verkligen ta det här, kanske för att det är en kund eller logotyp du vill kunna använda i ett referensfall, eller för att det är ett riktigt intressant arbete som teamet länge har velat göra. Något som hjälper verksamheten att växa, men ni är redan på max.
Och det händer även mig ibland som kontraktör, när det där fantastiska uppdraget dyker upp vid helt fel tidpunkt. Att ta in någon på kontrakt som är kunnig, erfaren och passar bra kan verkligen hjälpa dig att ta dig an uppdraget, oavsett varför du vill göra det.
För mina mindre byråägare är en av de stora fördelarna med en projektledare på kontrakt att det kan hjälpa dem att forma en roll. Om du driver en väldigt liten byrå, kanske med tre eller fyra personer, och du själv sköter all projektledning, affärsutveckling, forskning och utveckling av tjänsterna samt försöker förbättra, växa och planera strategiskt, samtidigt som du hanterar den dagliga projektledningsbelastningen, kan en kontraktör på deltid hjälpa dig att ta över en del av det.
Det ger dig tid tillbaka på kort sikt så att du kan fortsätta utveckla verksamheten. Dessutom hjälper det dig att forma den framtida rekryteringen. När du är redo att anställa någon på heltid blir den kontraktsresurs som redan har utfört arbetet en mycket värdefull tillgång när du ska skriva arbetsbeskrivningen och hitta rätt person.
Jag har gjort det här för flera byråer. Jag har kommit in, arbetat med grundaren eller vd:n, byggt upp systemen och finslipat processerna. Sedan har vi sagt: Ni har arbetat med affärsutveckling och nu har ni tagit in sex kunder på en månad. Ni behöver någon som kan hjälpa till att driva det dagliga arbetet, eftersom sex kunder kan bli åtta eller tolv framöver.
Så låt oss ta in någon innan det blir för mycket, så att ni kan fortsätta växa på ett smidigt och hållbart sätt. Jag tycker att det finns många mycket goda skäl att överväga projektledare på kontrakt, oavsett om det handlar om en deltidsansvarig för projekt eller en frilansande projektledare.
En projektledare på kontrakt kan betyda många olika saker, vilket är anledningen till att vi vill fokusera på hur man får det att fungera. Du måste verkligen definiera vad kontraktsresursen ska vara innan du ens börjar leta efter den.
Galen Low: Jag gillar verkligen idén om att forma en roll utan att direkt behöva binda upp sig till en heltidsanställning.
Jag har nyligen sett många mikrobåer med två eller tre personer som säljer in arbete och vet att de kommer att nå en viss kapacitetsgräns. De måste ta in människor och forma teamet under arbetets gång. Jag känner också många ägarledda entreprenörer som själva var de första projektledarna och som behöver lämna över den rollen, men ännu inte har skalan för att anställa någon och ha personen på lönelistan.
Jag gillar verkligen det. Och då hänger det ihop med hela tanken att man inte kan ta in någon som förväntar sig att bara komma in och driva ett projekt för att sedan säga: Överraskning! Du ska forma en roll åt mig. Det här är ett experiment och vi har inga processer.
Marissa Taffer: Gör inte det.
Galen Low: Jag gillar den tydligheten från början.
Jag undrar om vi kan backa lite, eftersom jag föreställer mig att du inte alltid var konsult eller projektledare på kontrakt. Vilken väg ledde dig till att skapa din egen projektledningskonsultverksamhet? Och vad fick dig till slut att lämna ett vanligt nio-till-fem-jobb?
Marissa Taffer: Om jag ska vara helt ärlig var det en sådan situation där man hoppar och hoppas att nätet dyker upp.
Jag arbetade med försäljning i ungefär tio år. Därefter tog jag en roll på ett nystartat företag och gick från ett globalt Fortune 500-företag till en startup. Det blev en större kulturchock än jag hade väntat mig, på vissa sätt positiv och på andra väldigt utmanande. Efter berg- och dalbanan med startups, finansiering och allt annat bytte jag spår och började arbeta som projektledare på en byrå.
Jag hade aldrig varit projektledare på en byrå tidigare. Tre veckor efter att jag börjat köpte ägaren två andra byråer, och plötsligt fanns det tre byråer, en mycket oerfaren projektledare och många kockar i köket. Vi gick därför skilda vägar, eller som det heter i Den digitala projektledaren: de sa upp mig.
Jag började fundera mycket på vad jag ville. En vän, coach, mentor och kund, som på samma gång hade varit allt detta för mig, sa: Du borde starta eget.
Jag svarade: Absolut inte. Jag kan inte driva ett företag. Är du helt galen? Då sa hon: Här är en kund. Testa. Och jag tänkte: Okej. Jag började sälja olika typer av deltidsbaserade försäljningstjänster, men drogs hela tiden tillbaka till projektledning. Jag arbetar också med frilansande innehållsproduktion.
Du kan se min byline på DPM om någon av våra lyssnare vill läsa något av mitt arbete. Under de nästan sex år som gått har jag i huvudsak specialiserat mig på projektledning som frilansare eller konsult. Jag hjälper människor att forma roller, dokumentera och skapa processer samt välja och konfigurera verktyg. Jag skriver också en del, främst om projektledning och B2B.
Jag tycker att skrivandet är viktigt eftersom jag när jag leder webbprojekt och andra projekt med många kreativa resurser får en bättre förståelse genom att jag själv har erfarenhet från båda sidor. Det gör mig till en bättre projektledare, och det får jag regelbundet återkoppling på från både kunder och projektteam. När människor frågar varför jag gör båda sakerna är det därför svaret.
Galen Low: Det är intressant eftersom ribban på vissa sätt är högre och på andra sätt lägre när man tar in en projektledare på kontrakt. Å ena sidan kanske man letar efter den billigaste personen som kan få jobbet gjort, hålla tåget på spåret och sedan återgå till det normala.
Å andra sidan kan man tänka: Om jag ska ta in någon utifrån som inte känner min verksamhet och som kanske inte är engagerad på heltid, vill jag kanske ha någon som är väldigt allsidig. Som projektledare är du organiserad och kan sannolikt planera, genomföra och leverera. Dessutom innebär erfarenhet av innehållsproduktion att du kan skriva och kommunicera, medan erfarenhet av försäljning gör att du förstår försäljningsprocessen och hur en verksamhet fungerar.
Det kan ge bättre insikter än projektledare som har gjort jobbet i fem eller tio år men aldrig behövt tänka på verksamheten eller andra färdigheter än själva projektledningen. Jag gillar det mervärdet: vilka andra färdigheter kan man lägga till för att göra en projektledare ännu mer värdefull, särskilt i en kontraktssituation?
Marissa Taffer: Jag tror också att det beror på vilken typ av kontrakt det handlar om.
Jag har en byrå som jag har arbetat med i fem år. Jag har ansvarat för ett konto åt dem i fem år, samma konto och i stort sett samma team, men vi har fortsatt att utveckla relationen, kontot och min roll inom byrån. Därför tycker jag att det finns en missuppfattning kring vad en tillfälligt anlitad specialist innebär, eftersom relationen är ömsesidigt gynnsam.
När byrån växer och lyckas gör jag det också. Det är vad jag vill för mina kunder. Jag vill att ni ska växa och lyckas, och jag är här för att hjälpa er med det.
Galen Low: Det är intressant. Ett mer långsiktigt tänkande är inte alltid det första man tänker på. Jag gjorde inte det, men det bygger förstås på en sund relation. Låt oss gå in på det.
Vilka är dina tre viktigaste kännetecken på en sund relation mellan en byrå och en projektledare på kontrakt?
Marissa Taffer: För det första tycker jag att arbetet ska vara intressant. Som projektledare på kontrakt har jag möjlighet att välja var jag vill arbeta.
Jag vill därför vara på platser där arbetet är verkligt intressant. Jag har arbetat för ett hundfodermärke och för en byrå som specialiserar sig på jordbruksteknik. Det har varit några av de mest spännande höjdpunkterna i min karriär. Om du hade sagt till mig när jag arbetade i företagsvärlden att jag skulle göra sådant hade jag förmodligen skrattat åt dig.
Jag har arbetat för snabbmatsrestauranger, ett företag inom idrottsnutrition och flera stora universitet. Jag har mött en otrolig bredd av kunder. När jag talar med någon om en ny relation eller ett nytt projekt är min första fråga därför: Är det här något jag vill vakna på morgonen och gå till?
Det andra är om rollerna är tydligt definierade. Behöver ni någon som bara kommer in och bockar av en lista, eller behöver ni en partner som hjälper er att leda projektet, stötta teamet och arbeta strategiskt?
Jag föredrar de större och mer strategiska relationerna. Det betyder inte att det enklare arbetet alltid är uteslutet. Men frilansare bör känna sig själva och veta vad de tycker om. Det blir mycket lättare och roligare att gå till jobbet när man tackar ja till sådant som engagerar en.
Det tredje är att tydliggöra rollerna och se till att alla vet vad som förväntas. Jag talade med en byråägare som var väldigt entusiastisk över att jag hade erfarenhet av skrivande, men de behövde egentligen en projektledare. När jag började arbeta där fick jag under de första två veckorna uppgifter som en praktikant kunde ha gjort. Jag sade till dem att om det var det de behövde, behövde de inte mig utan en praktikant.
Ibland måste man verkligen förstå vad kunden söker innan man tackar ja till allt.
Galen Low: Jag gillar att du började med intressanta projekt, eftersom många inte inser att projektledare, särskilt projektledare på byråer, älskar variationen.
Variation är en del av anledningen till att vi fortsätter på den här vägen. Några av de bästa yrkespersonerna och projektledarna jag känner är frilansare, kontraktörer och företagsägare som driver egna konsultverksamheter. De arbetar inte självständigt för att de inte klarade ett vanligt jobb eller inte kunde fungera i en byråmiljö. Ofta söker de bara det roligare arbetet eftersom de kan välja mer.
När man arbetar i ett internt team eller på en byrå får man inte alltid välja projekten. Jag hade tur, men jag fick arbeta med det som kom in. Det fanns variation, men jag hade inte samma valfrihet. Därför gillar jag att du nämner variation och intressanta projekt.
Och ja, rolltydligheten är viktig. Vad händer om de här egenskaperna börjar försvinna i en långsiktig relation?
Marissa Taffer: Något annat vi började prata om i väntrummet är att byråägare måste se till att budgetförväntningarna och det man söker överensstämmer.
Det finns projektledare på kontrakt som tar mellan 30 och 50 amerikanska dollar i timmen, och det finns personer i högre prisklasser. Det finns skillnader i kompetens, utbildning och erfarenhet. Generellt får man det man betalar för.
Men man behöver inte alltid den dyraste personen. Ibland behöver man bara någon som får jobbet gjort och behärskar grunderna. Man kanske behöver stöd av en projektkoordinator som kan skapa projektplaner och se till att arbetet går framåt.
Det är viktigt att förstå att man ska anställa det man behöver. Om du anlitar någon med mindre erfarenhet får du inte samma erfarenhet som när du anlitar en konsult för 200 dollar i timmen, och det är helt okej.
Galen Low: Det är rimligt. På marknadsplatser som Upwork ser man köpare som sorterar efter lägsta pris. Samtidigt finns det köpare som vill betala mer för rätt person. Men hur avgör en byrå om någon som tar 300 dollar i timmen verkligen är värd det?
Marissa Taffer: Det handlar om att ställa bra frågor under den inledande processen. Om du är ovan vid att anlita på det här sättet kan du be om rekommendationer och prata med personer som har arbetat med frilansande projektledare.
Jag erbjuder nästan alltid potentiella kunder möjligheten att prata med mina kunder. Om någon inte är villig att låta dig göra det kan det vara en varningssignal. Transparens är viktigt. Kunder kan berätta hur lyhörd och proaktiv jag är, hur relationen har utvecklats och vad som har fungerat eller inte fungerat.
Du kan också börja med ett mindre projekt innan du går vidare med ett större. I slutändan handlar det om passform. En fantastisk byrå och en mycket bra frilansare kan ändå vara fel för varandra.
Galen Low: Det är helt rimligt. Det återkommer till att först veta vad man vill få ut av samarbetet. Då kan man också ställa rätt frågor till en referens.
Marissa Taffer: Ja, gör din hemläxa. Jag föreslår inte att du ska ringa min mamma, även om hon nog inte helt förstår vad jag gör. Vi skulle kunna göra ett helt annat poddavsnitt om vilka frågor man ska ställa och hur man ska formulera dem.
Galen Low: Det är en bra idé. Del två kommer snart.
Låt oss prata om hur man kommer igång. Vissa lyssnare kanske tänker att det innebär fler intervjuer och mer arbete, medan de trodde att en kontraktör bara skulle kunna läsa kontraktet och börja arbeta.
Men det är en lika stor investering och kan ge lika stor avkastning som en heltidsanställd, om man gör det rätt. När man har pratat med referenser och bestämt sig kommer man till avtalet. Jag har varit med i tillräckligt många avtalsförhandlingar för att veta att det kan bli rörigt. Vems avtal använder man? Hur ska man tolka klausulerna? Passar de med hur man driver sin verksamhet?
Finns det någon klausul som kunder har insisterat på och som visar bristande förståelse, eller som begränsar din möjlighet att skapa värde?
Marissa Taffer: Det finns två klausuler som ofta blir problematiska. Den första är garanterade timmar.
Jag skriver inte längre under avtal utan garanterade timmar, eftersom jag har blivit bränd av det flera gånger. När man driver projekt och deltar i möten handlar det om arbetstid som måste planeras. Jag behöver veta ungefär hur många timmar i veckan du behöver mig, och du behöver veta hur mycket du ska budgetera och betala.
Projekt går upp och ner från vecka till vecka, så avtalet måste vara flexibelt. I mina avtal använder vi ett tak och ett golv. Om kunden tror att projektet kräver 15 timmar i veckan avtalar vi exempelvis om mellan 5 och 15 timmar. Om arbetstiden regelbundet understiger fem timmar måste vi prata om det.
Om det under en viss vecka behövs 20 timmar i stället för 15 använder vi en enkel skriftlig process. Kunden får veta det i förväg och kan godkänna det. Jag vill aldrig överraska en kund med en faktura. Kunden ska veta ungefär vad fakturan kommer att innehålla.
Ett annat sätt är att utgå från arbetsbeskrivningen och uppskattningen. Om projektet beräknas kräva 300 projektledningstimmar under ett antal månader kan jag planera utifrån det, även om vissa veckor kräver noll timmar och andra dubbelt så mycket som genomsnittet.
Jag har också klausuler om att möten som inte avbokas minst 48 timmar i förväg kan debiteras. Jag använder dem nästan aldrig, utom när det blir ett återkommande problem. Om ett barn blir sjukt eller något oväntat händer gör jag normalt ett undantag, men om en kund regelbundet ber om att flytta möten fem eller tio minuter före start blir det svårt att planera.
Galen Low: Det är därför de behövde en projektledare.
Marissa Taffer: Precis. Klausulen finns för återkommande beteenden, inte för enstaka händelser. Den fungerar som ett skydd och som en beskrivning av vad vi kom överens om när allt fungerade bra.
Galen Low: Jag förstår. Den mest skrämmande formuleringen finns ofta i avtalet eftersom det beskriver värsta tänkbara scenario och ska skydda båda parter. Men avsikten måste ändå vara att få samarbetet att fungera.
Marissa Taffer: Absolut. En annan klausul jag vill ta upp gäller konkurrensförbud. Jag är konsult inom projektledning och arbetar med marknadsavdelningar och byråer. Om jag ska skriva under att jag inte får arbeta med andra marknadsavdelningar eller byråer gör jag inte det.
Jag har strikta sekretessavtal och lämnar aldrig ut kunders namn eller detaljer. Men min erfarenhet är en del av det värde kunden betalar för. Jag är inte där för att ta deras kunder. Om det hade varit min affärsmodell skulle jag inte ha kunnat driva verksamheten så länge eller fått återkommande uppdrag.
Byråägare bör tänka på vad de egentligen ber om. Det är rimligt att vilja förhindra att kontraktsresurser tar kunder, men ett generellt konkurrensförbud är inte rätt lösning. Jag tror att vi bör begränsa sådana klausuler så mycket som möjligt.
Galen Low: Det är intressant att lagstiftningen ibland inte förstår affärsmodellen. Konsultens värde ligger i kunskapen och erfarenheten som tas med till bordet.
Marissa Taffer: Precis. Jag är här för att hjälpa kunderna att lyckas, växa och genomföra framgångsrika projekt. Jag är inte här för att smyga runt i deras verksamhet eller försöka ta deras kunder eller företagshemligheter.
Galen Low: Kan vi gå igenom några projektfaser och vad en byråkund kan göra för att få ut mesta möjliga av en kontraktsprojektledare?
Marissa Taffer: När avtalet är undertecknat och introduktionen ska börja behöver projektledaren förstå era verktyg och processer. Om jag arbetar i en större byrå måste jag sannolikt använda deras arbetssätt. Att avvika från det kan skapa kaos i rapporteringen och för teamen.
Jag behöver veta vilka verktyg ni använder och hur ni har konfigurerat dem. Om ni har en särskild struktur i Google Drive eller strikta mappar behöver ni visa mig hur landskapet ser ut. Berätta också hur mycket jag får avvika om det behövs.
Om ni har en bra process och vill att jag ska driva ett projekt följer jag den nästan alltid, om den inte är helt trasig. Jag kan bidra med förslag på hur ni kan bli effektivare eller mer noggranna, men jag behöver känna till teamets styrkor, svagheter och risker.
Jag behöver också se arbetsbeskrivningen, veta vad jag ansvarar för att leverera och få ta del av interna anteckningar eller uppskattningar som ni kan dela. Ju mer ni berättar, desto mer hjälpsam kan jag vara.
Galen Low: Jag gillar din bakningsliknelse. Du börjar inte med alla ingredienser från grunden. Du tar in någon som är tränad för att snabbt komma in i arbetet och som har tillräcklig erfarenhet för att skapa framdrift, men personen behöver ändå förstå era processer och teamet.
Marissa Taffer: Ja. Jag behöver också förstå övergången från försäljning till projekt. Vad sades under affärsutvecklingen? Vad har sålts? Vilka förväntningar finns hos slutkunden? Jag vill inte ändra en process som byrån faktiskt har sålt in.
Jag behöver också veta om jag ansvarar för kundhantering eller endast projektledning. Eftersom jag har bakgrund inom försäljning kan jag ibland se möjligheter till framtida projekt, men jag måste hålla mig inom min roll och kommunicera med kundansvarig.
Galen Low: Det är ett värdefullt perspektiv. En kontraktsprojektledare kan se möjligheter och problem som andra inte ser och säga: Det här verkar trasigt, vill ni att jag hjälper till? Det handlar inte alltid om att försöka sälja mer, utan om erfarenhet och om att upptäcka möjligheter.
Marissa Taffer: Som extern part kan jag ibland få höra saker som människor inte säger till sin chef. Jag kan också säga saker till chefen som teamet kanske inte kan säga. Vi vill alla göra bra arbete, utvecklas och växa. Byråägare behöver ibland stå ut med att viss information känns obekväm och sedan avgöra vad de vill göra med den.
Galen Low: Under projektet, vad gör byråer som begränsar din möjlighet att göra ditt jobb och deras möjlighet att få ut mesta möjliga av samarbetet?
Marissa Taffer: Det går tillbaka till tydligheten kring roller. Byråer kan använda titlar som huvudutvecklare, senior konsult eller kreativ chef. Då måste man tydliggöra vad den seniora personen ansvarar för och vad projektledaren ska göra.
Om en senior UX-person eller utvecklare leder andra teammedlemmar bör de kanske besluta vilka arbetsmetoder som ska användas. Projektledaren kan sedan bygga det övergripande schemat och se till att arbetet går framåt. Man måste veta var projektledaren passar in jämfört med de seniora teammedlemmarna.
Jag har också varit i situationer där en annan projektledare i praktiken gjorde samma jobb som jag under en längre period. Då måste man prata om rollerna och göra förändringar. Det viktigaste är att fortsätta kommunicera och att ha förståelse för att man kan se samma situation på olika sätt.
Jag kommer i praktiken in i någon annans hus som anlitad hjälp. Därför behöver jag förstå hur de vill att saker ska göras och vilken roll jag förväntas ha. Om jag inte kan svaret på en fråga tar jag in de personer som kan det och hjälper till att planera tid, risker och kundförväntningar.
Galen Low: Det verkar bygga på en öppen kommunikationslinje. Om man tar in en projektledare på kontrakt ska man förvänta sig kommunikation. Då får man syn på problem och möjligheter och kan korrigera kursen bättre.
Marissa Taffer: Det är inte alltid en fråga jag tänker kämpa till döds för. Jag måste inte alltid ha rätt bara för att jag är konsult. Jag visar vad jag ser, och sedan löser vi det tillsammans.
Galen Low: Jag vill avsluta med frågan om hur man hittar rätt person. Det finns fler projektledare på kontrakt och fler som startar konsultverksamheter. Marknaden är stor. Var kan byråer som inte har arbetat med en frilansande projektledare tidigare hitta en bra person, och vad ska de leta efter?
Marissa Taffer: Det beror på vad de behöver. Börja med att tydliggöra behoven. Fråga sedan i nätverket av byråägare och branschkollegor. En stor del av min verksamhet kommer från rekommendationer.
Om jag är fullbokad känner jag ofta andra personer som kan passa. Jag nätverkar med kollegor så att jag kan hänvisa vidare när något inte passar mig. Om du saknar ett nätverk kan du börja på LinkedIn, titta på profiler och läsa vad människor skriver om sitt arbete och sin metod.
Om någon verkar passa kan ett första samtal vara en bra start. Jag erbjuder vanligtvis ett kostnadsfritt inledande samtal på en halvtimme eller en timme, beroende på situationen, där vi kan undersöka vad kunden verkligen behöver och om vi passar att arbeta tillsammans.
Galen Low: Du har helt rätt. Det finns många saker man kan be en projektledare på kontrakt att göra, och man måste först veta vad man behöver. Det finns också många personer som är bra på olika saker. Jag gillar tanken på ett rekommendationsnätverk eftersom man får både förtroende och en gemenskap runt samarbetet.
Marissa, tack för att du tog dig tid att vara med i dag. Det har varit väldigt roligt och jag har lärt mig mycket. Jag tror att våra lyssnare också har fått ut mycket av det. Vi borde definitivt bjuda tillbaka dig och gå djupare in på de praktiska och svåra delarna av att vara projektledare på kontrakt.
Under tiden, hur kan våra lyssnare hitta mer information om dig?
Marissa Taffer: De kan besöka min webbplats mtafferconsulting.com eller hitta mig på LinkedIn. Jag knyter gärna kontakt med andra frilansande projektledare, byråägare och alla som utforskar området.
Galen Low: Fantastiskt. Jag lägger till länkarna i programanteckningarna. Marissa, tack igen.
Marissa Taffer: Tack för att jag fick vara med.
Galen Low: Då har ni hört det, allihop. Som alltid är ni välkomna att delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsentusiaster genom att gå med i vår gemenskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att läsa mer. Om du gillade det du hörde i dag kan du prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com.
Tack för att ni lyssnade, tills nästa gång.
