Så blir du en politisk strateg och blir populär som projektledare

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Galen Low: Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utvecklas, bli självsäkra och knyta kontakter så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

I dag undersöker vi vad det verkligen innebär att vara den projektledare som alla vill arbeta med, och hur det har mycket mer att göra med organisatorisk politik än med att bara hålla koll på den tredubbla begränsningen. Dessutom kommer vi att göra ett särskilt inslag där vi tar vaga komplimanger som projektledare i vår gemenskap har fått ta emot och översätter dem till sammanhanget av den politiska dynamiken på en typisk digital byrå.

I dag har jag med mig Thako Harris, en erfaren byråchef och affärsstrateg som nu omsätter sin erfarenhet i praktiken som operativ chef på Skully Rebels. Thako, tack för att du är med.

Thako Harris: Hej, det är roligt att vara här.

Galen Low: Jag ser fram emot att gå in på det här eftersom vi började prata om det i ett sidospår och det blev en så intressant tråd. Vi fortsatte och fortsatte och tänkte: det här måste få komma fram i ljuset.

Människor behöver höra det här eftersom det finns så många vaga och outtalade strategier och färdigheter som en projektledare kan ha, särskilt i en byråmiljö. Det pratas inte särskilt mycket om dem, och sedan måste människor upptäcka dem den hårda vägen. Det är mycket svårt att förklara eller utbilda om. Så det är det vi ska försöka gräva fram i dag.

Thako Harris: Ja, det är både en välsignelse och en förbannelse.

Galen Low: Verkligen. Vi ska gå in i något som liknar en spionhistoria här, men det blir roligt. Innan vi börjar, Thako, kan du berätta lite om din resa från projektledare till operativ chef på en byrå?

Vad fick dig att börja med projektledning från första början? Och vilka typer av projekt har du engagerat dig i?

Thako Harris: Herregud. Nu går vi verkligen tillbaka i tiden. Jag var lärare tidigare och folk sa: du är kreativ. Fundera på att göra något kreativt inom reklam eller något liknande.

Jag tänkte: reklam, vadå? Är inte det något som finns i Hollywood? Tillverkar man annonser i en bunker någonstans i Los Angeles? Jag hade ingen aning. Och Minneapolis är ett centrum för reklam. Jag var där utan att veta det. Men jag råkade träffa några personer som arbetade med det och de sa: ja, absolut, låt oss träffa några människor.

Vi gör några informationsintervjuer och ser vad som händer. Det var icke-bindande, men jag gjorde det. Jag gjorde massor av informationsintervjuer. Jag gick till alla byråer i Minneapolis. Jag frågade människor: hur kom du in i branschen? Vad gjorde du? Jag bar en blå kostym. Jag dansade på skrivbordet och tänkte: det var allt jag fick ut av det.

Och jag tänkte: jag tänker inte dansa på skrivbordet. Så det tog två år av intervjuer och fram och tillbaka. Sedan kom ett: jag tror att vi har något. Nej, förlåt. Jag gav upp. Ärligt talat tänkte jag: okej, då är det meningen att jag ska vara lärare, och jag tycker om att undervisa. Jag fortsätter undervisa tills jag fick ett sms. Jag fick ett sms på kvällen och tänkte: oj, är du fortfarande intresserad? Kan du börja i sommar?

Tidpunkten för skolårets slut och jobbets början passade perfekt, och jag började som projektkoordinator och arbetade mig så småningom uppåt. Så kom jag in i reklam och specifikt i verksamhetsstyrning. Jag tror att om du fortsätter säga ja och fortsätter ta ansvar för dina projekt kommer du till slut att hamna i något som kanske låter som en direktörsroll, men som egentligen är det ingen annan vill göra.

Du ansvarar för nya affärer. Du ansvarar för resursplanering. Det är en uppgift som människor verkligen tänker: jag behöver ett team. Och du svarar: jaha, du behöver ett team. Men om du tycker om sådant, kan hantera det och fortsätter framåt, så är det min historia i alla fall.

Galen Low: Jag älskar principen att säga ja till saker som ett sätt att klättra på företags- eller byråstegen, eller vart du nu vill ta dig. Det är så möjligheterna hittar dig.

Thako Harris: Personen före mig ville inte göra det längre. Det var för mycket, och hon frågade om jag ville göra det. Och jag svarade ja.

Galen Low: Säg ja nu och ta reda på resten senare. Då kör vi. Jag älskar det. Berätta också om vilka typer av projekt det handlade om. Vilken sorts reklam arbetade du med?

Thako Harris: Ärligt talat var det allt. Det var teknik, elektricitet med Xcel Energy, analoga enheter och CSG, mycket teknik. Det var mycket sjukvård, vissa djurprodukter, vissa medicintekniska produkter. Men bortsett från kunder och varumärken var det verkligen allt. Det var tv-produktioner, banners, infografik, LinkedIn-annonser och PowerPoint-presentationer.

Det var produktlanseringar och installationer av profilprodukter i Las Vegas. Ärligt talat: om det är något människor behöver, förpackningar, varumärkesförändringar, allt möjligt – absolut allt.

Galen Low: Hela skalan. Jag älskar det. Det är faktiskt en av sakerna jag tycker om med branschen i stort: man får exponering för så mycket, så många olika branscher, men också så många olika typer av medier och teknik, eller bara olika sätt att få ut ett budskap eller bygga ett verktyg.

Thako Harris: Vi gjorde annonser åt ett företag som sålde yachter, och det roliga är att man tror att de borde ha pengar, eller hur? Nej, om de hade sålt yachten skulle de ha pengar. Sedan blev det att vänta tills de sålde nästa yacht. Det är intressant. Det är helt enkelt inte något man förväntar sig.

Galen Low: Jag har inte tänkt särskilt mycket på marginaler för yachter och hur den affären fungerar, men det får dig verkligen att sätta dig in i verksamheten, och du måste vilja förstå den. Du har uppenbarligen förstått tillräckligt mycket för att ta dig till ledarroller inom verksamhetsstyrning på byråer. Och nu har du nyligen börjat på Skully Rebels som operativ chef. Hur känns det, och vad arbetar du med där tillsammans med teamet?

Thako Harris: Ja, det är en bra fråga. Darren och Jordan har jag arbetat med ett tag, och vi har pratat. Jag anställde faktiskt dem på min tidigare byrå för att arbeta med presentationer, täcka upp och arbeta med kampanjer, och de var alltid stabila. Efter att jag lämnade byråvärlden och gick vidare till andra områden sa de: kom och arbeta för oss.

När man bara är tre personer blir titeln egentligen att man gör det som behöver göras, så det finns ingen strikt rollfördelning. Jag kommer inte att skriva text åt Darren och jag kommer inte att designa. Men när det gäller att driva verksamheten och ha kontakt med kunder gör jag mycket arbete med nya affärer.

Jag fungerar nästan som en kundansvarig när jag arbetar med kunder, men också med all organisation i bakgrunden, avgränsning, tidsplanering och projektledningsarbete. Sedan finns det leverantörsrelationer när vi skalar upp och expanderar för sådant vi inte gör internt, till exempel illustrationer eller videoprojekt där vi har efterproduktion.

Jag är lite av en schweizisk armékniv för byråarbete.

Galen Low: Jag älskar den där gör-det-själv-mentaliteten, uppenbarligen med skalning i åtanke, men tills vidare är alla med och arbetar. I det inledande samtalet beskrev du det nästan som en specialstyrka som sätts in för att få något gjort. Specialisterna.

Thako Harris: Absolut. Det är vår styrka. Vi vill verkligen vara de man vänder sig till när man behöver hjälp att få något gjort snabbt och behöver ett gediget arbete. Jag har varit i situationer där jag behövt ett team och bett om ett team för att få något gjort åt någon. Det är vi nu.

Galen Low: Av någon anledning föreställer jag mig tv-serien House. De löser medicinska problem som inget annat team kunde lösa. De är ett litet team, kommer in och löser vad som helst. Hugh Laurie räknar ut det genom att vara en grinig person.

Thako Harris: Jag älskar det. Det är också vad jag föreställer mig. Låt mig bara dränka dig i lite grinighet.

Galen Low: Ja. Du verkar vara den minst griniga personen jag någonsin haft i programmet. Okej, låt oss gå in på det här, för som jag sa började allt med ett samtal om vad det egentligen innebär att vara en projektledare som alla på byrån tycker om att arbeta med, och på samma sätt en projektledare som alla på företaget tycker om att arbeta med.

Det behöver inte vara en byrå, men vi har många erfarenheter. Vi insåg vad det faktiskt innebär. Alla tycker om att arbeta med dig, och det är en eftertraktad typ av återkoppling. För många projektledare är det här något man gärna får höra. Men när man spolar tillbaka och läser det igen är det väldigt vagt på papperet.

Det betyder egentligen ingenting, eller hur? Folk tycker om att arbeta med dig. Du tänker: ja, jag lyckades. Och sedan: vadå? Jag tänkte att vi kanske kunde reda ut det. Utifrån din erfarenhet, vad betyder det egentligen när en projektledare får höra att hen är den populära projektledaren?

Thako Harris: Det finns nästan förbehåll på förbehåll här, men låt oss ta det bokstavligt. Bokstavligt betyder det, ur resursplanerarens perspektiv, att personen talar allas språk. De talar allas kärleksspråk. Om det är det kreativa teamet vet de hur man framför både goda och dåliga nyheter och känner till människors egenheter.

De har en trygghet som gör att de kan börja arbeta så fort de ser att allt är på plats. De behöver inte jaga information eller göra mer arbete efter uppstartsmötet för att komma in i processen. Att ha allt i ordning kan skapa lugn hos en kreativ person. Det är den kreativa sidan.

Sedan finns strategifolket, produktionsfolket och frågorna om specifikationer. Om du har allt på plats och människor vet att du kommer att ha det på plats, och att du snabbt och korrekt kan ordna det om något saknas, så blir projektets startsträcka smidig. Då har jag mina verktyg, mina resurser och det jag behöver för att bygga det här skåpet. Det skapar en känsla av lättnad. Jag tror att det är vad människor menar när de säger att de tycker om att arbeta med en viss person.

Galen Low: Jag älskar det. Jag tycker verkligen om den formuleringen. I mitt huvud tänker jag att den projektledaren gör mitt liv enklare. Men det handlar om mer än så. Det handlar om förtroende. Jag gillar jämförelsen med kärleksspråk, eftersom det är kärnan i en bra, särskilt digital, projektledare: att kunna tala de språken, skapa rätt förutsättningar och visa att du vet vad som behöver hända.

Och att du förbereder vägen för människor, eftersom teamet kan lita på att det som faktiskt behöver hända kommer att hända. Då kan du vägleda teamet, leda det och undanröja hinder. Det handlar inte bara om att göra livet enklare för dem. Det handlar om att förstå vad de behöver göra för att lyckas.

Thako Harris: Absolut. Och det finns ofta press. Under press kommer människor inte med lugn och ro. De kommer med stress, och det faktum att de redan kommer till dig betyder ofta att du ligger efter. Om du smörjer hjulen och de inte ens behöver komma till dig eftersom du redan har förberett allt, sagt var allt finns på mötet och täckt alla baser, då kan människor sätta igång utan att behöva fråga igen.

Det skapar något vackert.

Galen Low: Ja, det är proaktivt.

Thako Harris: De behöver inte leta. För när de hittar en sak som saknas tänker de: vad händer nu? Sedan tittar de på tidsplanen och plötsligt är allt ifrågasatt. Tidsplanen ifrågasätts, de undrar om de har tillräckligt med tid och om allt är orimligt.

Galen Low: Jag har sett det många gånger. Jag har arbetat i team där någon varit mitt i arbetet under en längre tid, kanske en utvecklare eller designer. När de först får känslan att projektledaren inte vet vad hen gör hakar de fast vid det och tänker att de måste granska tidsplanen, hjälpa till med beroenden och projektleda projektledaren eftersom de inte litar på att projektledaren kan tala deras språk och förstå vad som behöver hända.

Thako Harris: Det är så skört att behålla sitt anseende.

Galen Low: Absolut. Du nämnde tidigare att det var definitionen på den positiva sidan. Finns det en negativ sida av den här typen av komplimang?

Thako Harris: Ja, allt mindre. Jag tror att det kanske är rester från en svunnen tid av berättigat beteende, där specialisten blev omhändertagen och kunde lägga saker på de vanliga platserna och berätta för alla var de fanns.

Sedan frågar de var tidsplanen finns, bara för att de känner att om de ber om något så levererar du. Det blir extra arbete för projektledaren. Om du gör så arbetar du dubbelt. Om du har ett team på tolv personer som alla gör så i olika grad bränner du bara tid och energi.

Du skickar påminnelser om möten, länkar till filer och allt annat, och du kommer aldrig före det. Ibland säger människor att de tycker om att arbeta med dig eftersom du lägger till dem i en kommentar i Teams, men de missar den, har för många aviseringar eller vill ha den i Slack eller via e-post. Jag tror att man måste hitta ett sätt att hålla den gränsen.

Galen Low: Det är gråzonen, eller hur? Du har rätt. Det är en fin linje mellan att vara lagom proaktiv och hjälpsam och att vara personen som gör merparten av arbetet medan alla andra lutar sig tillbaka och tänker att projektledaren tar hand om allt.

Allt jag behöver göra är att skriva några ord i presentationsmaterialet eller designa ett par saker. Men egentligen tar projektledaren på sig allt jag inte vill göra.

Thako Harris: Där kommer den egna intuitionen och erfarenheten in. Du märker att den här personen är helt överbelastad och tänker att du gör det åt dem. Vid hög press kan det vara rätt.

Galen Low: Bra.

Thako Harris: Gör det. Men andra gånger tänker du: nej.

Galen Low: Bra, men inte den här gången.

Thako Harris: Gå tillbaka till ditt skrivbord. Jag har redan tillhandahållit det här. Efter att ha arbetat med team vet du vilka som hör hemma i vilken kategori.

Galen Low: Ja, verkligen. Jag älskar det. Jag vill gå djupare in på det, men utifrån din arbetslivserfarenhet har vi pratat om olika språk. Vi har pratat om kreativa team och utveckling. Du nämnde din roll inom verksamhetsstyrning och resursplanering. Har du några exempel på en projektledare som varit särskilt bra ur ett verksamhetsstyrningsperspektiv, och hur det språket låter?

Thako Harris: Ur ett verksamhetsstyrningsperspektiv kan du se om det är projektledaren som alla vill arbeta med. Du ser det på kroppsspråket och på hur e-postsvaren ser ut. Det finns tydliga tecken på begynnande utbrändhet, på att någon har kontroll eller på att någon är överbelastad och inte kommer att hinna.

Teamet måste känna sig tryggt nog att säga det till dig: jag klarar inte det här, jag är överbelastad och kan inte ta den extra uppgiften. När människor säger att de tycker om den här projektledaren gör de allt, och när jag tänker på det nu inser jag hur mycket som handlar om kroppsspråk och sådant som inte sägs.

De menar egentligen att projektledaren har kontroll, har avgränsat arbetet, har rätt mängd resurser i teamet, har en bra tidsplan och organiserat material. Ibland hör jag det och tänker: du tycker om den projektledaren eftersom hen alltid städar upp efter dig. Ur ett verksamhetsstyrningsperspektiv handlar det verkligen om att känna sitt team, på djupet. Det innebär att vara intresserad av dem även utanför arbetet, tillbringa tid med dem och lära känna dem som människor.

Sedan märker du vilka som har svårt att säga nej och kan coacha dem i att sätta gränser som är rättvisa för alla, eftersom du också värdesätter din egen tid.

Det handlar om att växa i sin roll och växa in i ansvaret.

Galen Low: Jag gillar verkligen att du lyfter coachning. Vi pratar om instinkt och intuition, och det finns egentligen ingen kurs i det. Du kan inte bara gå en utbildning och lära dig det.

Vissa saker lär man sig genom att arbeta med människor över tid och vara uppmärksam. Jag tycker särskilt om tanken på ett samspel mellan verksamhetsstyrning och projektledning. Du nämnde coachning, att hålla uppsikt och att känna sitt team, eftersom teamet måste fungera. Det är inte bara en samling resurser. När vi säger resurser menar vi människor.

Ur projektledarens perspektiv handlar det om att förstå att man inte genomför projekt i ett vakuum. Saker måste fungera verksamhetsmässigt. Man har ett ansvar att se till att allt är ordnat och att projekten håller tidsplanen, eller åtminstone använder de resurser som de ska använda.

Att hjälpa verksamhetsstyrningen är viktigt. En av de bästa och viktigaste relationerna jag hade som projektledare på en byrå var med resursplaneraren eller trafikansvarig, alltså den som fördelade teamet. Det handlar inte om att smöra eller muta dem, utan om att förstå deras språk och ta hänsyn till vad de behöver göra för att få alla pusselbitar att passa.

Det finns andra sätt att närma sig det: förstå deras språk, vad de behöver och hur allt fungerar tillsammans i verksamheten.

Thako Harris: I min tidigare roll var verksamhetsstyrning, projektledning och resursplanering blandade. Ibland fungerade jag som resursplanerare, ibland som projektledare och ibland som ansvarig för verksamhetsstyrning. Den rollen är mer krävande än vad man vanligtvis förstår, eftersom den är starkt kopplad till pengar och till verksamhetens mål.

Därför blir coachningsdelen svårare när man också har ansvar för verksamhetsstyrningen. Det handlar inte bara om att hjälpa någon att förbättra sina färdigheter så att arbetet flyter bättre och teamet gynnas. Nu handlar det om pengar. Om du ser vissa saker kan någons dagar vara räknade.

Galen Low: Det skapar verkligen en känsla av brådska. Även projektledare på byråer, där vinstmarginalerna inte är särskilt stora, måste förstå allvaret i det de gör. De bästa projektledarna tänker inte bara att de genomför ett projekt i ett vakuum och att allt blir bra så länge de landar planet.

De tänker inte att det är okej att gå lite över budget eller tidsplan så länge de gör ett bra jobb. De måste tänka på det större ekosystemet och vad som händer om alla gör likadant.

Thako Harris: Att det ska ordna sig är inte en strategi. Det kanske fungerar i tre månader, men sedan fungerar det inte längre.

Galen Low: Insatserna är höga. Det är viktigt att förstå. Om vi går tillbaka till den populära projektledaren, eller projektledaren som människor tycker om att arbeta med, handlar det om att kunna tala rätt språk men också förstå vad som står på spel och varför.

Jag ser att vissa gör en liknande resa som du, från projektledning till verksamhetsstyrning. Du slog huvudet på spiken tidigare: man måste bära flera hattar och förstå vad de innebär. Man måste utsätta sig för olika delar av verksamheten. Då får man en övergripande bild av vad som behöver hända, när det behöver hända och vad man ska säga till människor, både ur ett mentor- och coachningsperspektiv och med en känsla av brådska.

Thako Harris: När man börjar se siffrorna kan man föra tillbaka det till den populära projektledaren. Om man kunde ha ett helt team med sådana personer vore det fantastiskt. Men livet är som ett klassrum. Som lärare har du en person med vissa styrkor och en annan med andra styrkor.

Du vill att hela teamet ska utvecklas. Man kan inte bara kapa bort människor, för då vill ingen arbeta på företaget och alla inser att det är en sweatshop. Det handlar om att känna människor och vara proaktiv med vägledning och kommunikation.

Galen Low: Jag undrar om vi kan gå lite djupare in på det. Om jag förstår dig rätt kan man inte hoppas på att anställa ett team som fungerar likadant som robotar. Alla har nyanser och individuella egenskaper, och det är något man kan coacha och arbeta med.

När vi återkommer till instinkt och intuition handlar det om förmågan att observera människor och deras drivkrafter, men också dynamiken mellan människor och politiken. Att vara den projektledare som alla tycker om att arbeta med handlar om att hitta en balans mellan ibland motstridiga krafter: kund och byrå, kreativa team och teknikteam eller ledningens olika förhållningssätt.

Det finns ingen kurs i det. Om du har ett team av projektledare som alla är lite olika, hur skulle du råda dem att utveckla förmågan att läsa och förstå dynamiken mellan människor och deras drivkrafter?

Thako Harris: Jag vet inte. Michael skrev projektmagiker i nyhetsbrevet. Ju mer vi pratar om det, desto fler färdigheter ser jag att de behöver för att lyckas. En sak jag alltid tänker på är gränssnittet mellan traditionella roller och digitala roller.

Det händer mycket där. Om du ska ge teamet råd om hur de bäst navigerar politiken måste du förstå att politiken finns överallt, eftersom alla med rätta känner att deras roll är värdefull. Samtidigt finns det beroenden i ett projekt. Beroenden kan få en roll att verka viktigare eftersom du inte kan börja förrän jag är klar, men det är inte nödvändigtvis sant. Kunden är den som i slutändan behöver en bra och utmärkt leverans.

Internt gräl och revirtänkande hjälper ingen. Projektledaren måste se hela bilden. När man är ny kan man lätt fastna i att man tycker om att arbeta med det kreativa teamet och därför bara fokuserar på tidsplaner och kreativa frågor. Men har du tänkt igenom strategin? Har du tänkt igenom produktionen? Har du tänkt igenom gränssnittet mot det digitala arbetet?

Man måste förstå hela projektbilden och hur varje person passar in. Om du känner till hur alla i byrån samspelar, vem som kommer bra överens och vem som inte gör det, kan du underlätta interaktionerna genom att förebygga problem i möten. Du kan säga: jag har förberett det här åt dig eftersom de kommer att fråga efter det.

Det enda sättet att lära sig det är att prata med människor, lära känna dem, förstå vad de faktiskt gör och känna till orden de använder. Om du förstår allt det kommer du långt.

Galen Low: Jag förstår helt. Det är en så bra bild. Det handlar om att vara tillräckligt uppmärksam för att kunna göra den mentala beräkningen av människorna du arbetar med, deras drivkrafter, vad de känner, vilket språk de talar och vad som kan få dem att gå i försvar.

Sedan handlar det om att ligga steget före genom att använda sin kunskap och sitt kritiska tänkande. Du kan inte kontrollera alla utfall, men du kan åtminstone ha tänkt igenom dem så att du inte kliver i fällan på kundmötet.

Thako Harris: Jag föreslår inte på något sätt att du ska bygga ett garnnät. Det är bara en bild av att bygga relationer. Bygg relationer, förstå vad människor gör. Du måste också vara uppmärksam på möten även när det inte är din tur eller när du inte officiellt bidrar.

Lägg märke till hur människor presenterar, vilka tveksamheter de har och vad som kan ha gått fel. Försök hålla koll på sådant som sticker ut och pussla sedan ihop det i huvudet. Hur gick det? Har jag underlättat något? Kan jag följa upp och fråga? Det kommer naturligt med tiden.

Galen Low: Det finns en analyskomponent i det. Vi gör en återblick på allt för att lära oss i realtid och sedan tillämpa det vi lärt oss. Så blir man bättre på nästan allt, särskilt projektledning. Vi får utbildning i uppskattning, avgränsning och statusrapporter, men sådant vi pratar om här är avgörande för att vara en effektiv projektledare och samtidigt svårt att lära ut eller träna på.

Om vi vänder på det, särskilt i din nuvarande roll, och tänker på att bygga ett team: om du behöver anställa projektledare, hur anställer du för just den här uppsättningen färdigheter? Är det något rekryterande chefer bör tänka på, eller upptäcker man det först efter att personen börjat arbeta?

Thako Harris: Jag känner ofta av det. När jag pratar med någon kan jag märka om personen är engagerad, har ögonkontakt och uppmärksammar det jag säger. Det finns sätt att uppfatta om någon verkligen lyssnar, snarare än att bara svara på en standardfråga om ett svårt projekt.

Jag lägger inte så stor vikt vid inövade svar. Jag vill veta hur personen presenterar sig, om hen verkar engagerad och förstår vad som händer. Som projektledare leder du från en ovanlig plats. Du leder genom kompetens: hur mycket saker kostar, hur många timmar de tar, datum, namn, var material finns och varför tidigare beslut fattades.

Det finns ett bibliotek av information i huvudet som du kan komma åt när någon frågar. Det förmedlar känslan av att du har koll och att man kan lita på dig. Det är en egenskap jag letar efter.

Galen Low: Jag förstår. Som intervjustrategi letar du nästan efter att personen ska öva på den färdigheten med dig: att samla in information om dig, minnas något du nämnt och använda det i sitt svar eftersom personen faktiskt uppmärksammar dig som människa.

Det handlar inte om att gå igenom en lista med inövade intervjusvar, utan om att visa att man uppfattar tvekan, pauser och andra signaler. Det är inte en intervjuguide, men jag tycker om att det visar om personen har känslan för att engagera sig och tala mitt språk.

Thako Harris: Utvecklare är ökända för att be om saker som är svåra. Ofta är det svårt att snabbt ge dem ett svar. Jag vet inte om det ibland är en strategi för att köpa tid.

Galen Low: Be projektledaren om en riktigt svår fråga och ta sedan en paus.

Thako Harris: Vi frågar om projektledaren har X, Y och Z, och sedan vet vi att hen ger sig ut på jakt och inte stör oss på 45 minuter.

Galen Low: Men ibland är det helt legitimt eller ett test av välvilja: har du kompetensen att engagera dig? Kommer du att svara och föra arbetet framåt? Även om svaret är att du inte vet kan du säga att du tar reda på det och fråga vad ni kan göra under tiden.

Det återknyter till början: att bygga förtroende och självsäkerhet genom att förstå människor och tala deras språk är enormt viktigt.

Thako Harris: LinkedIn är fullt av råd om självförtroende och förtroende. När man ser det överallt blir det bakgrundsbrus och låter som marknadsföring eller affärsspråk.

Men det är verkligen sant. Om du går in i ett rum utan närvaro blir du kanske projektledaren som ständigt måste följa upp och följa upp ytterligare önskemål. Människor testar dig på det sättet.

Galen Low: Jag håller med. Det handlar mer om mänsklig interaktion än om projekt, projektleveranser eller byråarbete. Det handlar om människor och förtroende.

Thako Harris: Du är en trevlig och lättillgänglig person, men jag kan se sådant genom din närvaro. Du har återkommit till saker jag sagt och jag har tänkt: oj, det där tog du verkligen in. Det är fantastiskt.

Jag vet att du skulle ta med dig det till teamen. När du kommer in i ett rum skulle teamet tänka att de inte behöver fråga dig var något finns, eftersom du redan har sagt det. Jag tror att människor följer det du säger på grund av hur du bär dig åt.

Galen Low: Tack. Jag tror att du har rätt. Jag vill spela djävulens advokat lite. Vi pratar om att vara projektledaren som alla älskar att arbeta med, om den fina linjen mellan att vara hjälpsam och proaktiv och att samtidigt hålla människor ansvariga.

På verksamhetsnivå, om du är den projektledaren eller har den projektledaren som alla älskar att arbeta med, och personen nästan är en unik roll, innebär det då att personen är en avvikare som hindrar verksamheten från att skala?

Människor kanske föredrar den personen av mycket specifika skäl som skiljer sig från de andra projektledarna. Kan det vara dåligt eftersom personen är för hjälpsam eller skapar fel förväntningar för resten av teamet? Kan det innebära att du hindrar verksamheten från att växa och lyckas?

Thako Harris: Det är en intressant vinkel. Det beror på kulturen. Ibland kan människor säga det mycket tydligt inför andra projektledare som en markering: jag tycker inte om att arbeta med de andra.

Det kan skapa spänning, misstro och dålig stämning. Då kan man börja undra om de andra projektledarna inte håller måttet, vilket kan leda till granskningar och ytterligare försämrad moral. Eller så inser man att det bara handlar om en specifik situation som man behöver hantera med den personen.

Ur moralperspektiv kan spänningar leda till sämre prestation och projektmisslyckanden. Det kan bli som en infektion som måste hanteras innan den växer. Om andra börjar säga att de älskar att arbeta med samma person uppstår en uppfattning om att andra gör ett sämre jobb.

Det är en fråga om hur man hanterar och förutser kommunikation. Då blir det verksamhetsstyrningens ansvar att bestämma hur man kommunicerar vem som arbetar i vilka projekt, med vilket team, när och varför. Man måste veta vem man talar med, när man talar med dem och hur de kan tänkas reagera.

Jag tror inte att en projektledare som presterar utmärkt och gör ett fantastiskt arbete i sig undergräver verksamheten. Men falska föreställningar om att andra inte räcker till måste hanteras omedelbart.

Galen Low: Jag älskar perspektivet från verksamhetsstyrningen. Om du är projektledare och människor tycker om att arbeta med dig ska du inte sluta göra det du gör, såvida ingen har kommit till dig och sagt att man behöver hitta en balans.

Thako Harris: Precis. De som verkligen är fantastiska slår sig inte för bröstet och säger hur bra de är. De hjälper teamet att hitta lösningar, delar insikter och problemlöser tillsammans med andra. Den kunskap och erfarenhet de har kan lyfta hela teamet.

Det är först när uppfattningen förvrids och blir negativ som man måste hantera orsaken.

Galen Low: Jag undrar om vi kan byta spår lite. Vi började med komplimangen att vara projektledaren som alla tycker om att arbeta med och pratade också om hur det känns när någon annan är favoritprojektledaren. Det här är vag positiv återkoppling. Vi pratade om vaga projektledarkomplimanger och hur man tolkar dem.

Vi frågade vår gemenskap och våra medlemmar efter exempel på vag men positiv återkoppling de fått under sin karriär som projektledare. Vi fick många bra exempel. Vi kan läsa dem ett i taget och prata om vad de egentligen betyder.

Thako Harris: Jag tar fram min Sherlock Holmes-pipa.

Galen Low: Kära Watson. Det viktigaste är att människor får de här komplimangerna utan att veta vad de ska göra med dem, eftersom de inte vet om det är komplimanger och eftersom de är så vaga.

Först: ”Du är en rockstjärna.” Positivt? Absolut. Men det säger inte så mycket. Vad skulle du säga om den?

Thako Harris: Det är ett mycket högt beröm, beroende på vem det kommer från. Att kallas rockstjärna kan betyda att du har nått en ny nivå. På vår byrå innebar det löneökning, en förändrad titel, en mer senior roll och större projekt. Jag tycker att det är positivt.

Galen Low: Jag håller helt med. Du spelar på en annan nivå och bör tänka på arenor i stället för små barer.

Nästa: ”Jag skulle göra det, men jag har inte tid, så jag är glad att du är här.”

Thako Harris: Det handlar om ego och är inte riktat mot projektledaren. Personen visar sina meriter. Jag skulle låta det rinna av mig om det är en enstaka händelse. Men om det är ett mönster och personen avfärdar dina bidrag skulle jag ta upp det.

Galen Low: Jag håller med. Projektledare börjar ibland tro att deras värde är att ta hand om allt som ingen annan vill göra. Det är inte projektledarens värde.

Nästa: ”Jag älskar att du gör ditt jobb.”

Thako Harris: Det är vanligt och hänvisar till en tidigare projektledare som aldrig gjorde sitt jobb. Om någon säger det efter varje möte skulle jag fråga vad de menar, eftersom det inte hjälper mig att utvecklas.

Galen Low: Det verkar vara en låg ribba, men säger också något om hur många dåliga projektledare människor har arbetat med.

Thako Harris: Det är inte något man vill höra hela tiden. Det är inte den nivå någon vill arbeta på.

Galen Low: Nästa: ”Du är den positiva taggen i min sida.”

Thako Harris: Om ni har en god relation kan det vara skämtsamt. Det kan vara ett sätt att säga att du kommer att följa upp och be personen lämna sitt material i tid. Det behöver inte vara negativt.

Galen Low: Om du har koll på saker och förstår vad som står på spel när något blir försenat måste du ibland vara den positiva taggen i någons sida. Jag tolkar det som att du hjälpte personen att komma ihåg varför det skulle prioriteras.

Thako Harris: En liten knuff är bra.

Galen Low: Vi har en kontroversiell komplimang: ”Du är som en sekreterare på steroider.”

Thako Harris: Nej. Absolut inte. Det är avfärdande. Jag skulle vara uppmärksam på det och kanske försöka bygga en bättre relation med personen. Det är en varningssignal och visar att något inte står rätt till.

Galen Low: Det beror på vem återkopplingen kommer från och hur involverad personen är i projektet. Jag har två sista. Den första är: ”Du är en fantastisk kommunikatör.”

Thako Harris: Det är en fantastisk komplimang. Det finns olika sätt att tala med olika teammedlemmar så att de skrattar, blir motiverade och känner sig engagerade. Om du förstår vilka människor är, vad de gör och vilka egenheter de har kan du kommunicera på ett sätt de uppskattar.

Galen Low: Jag håller helt med. Det handlar inte bara om vad du säger utan om hur du säger det.

Thako Harris: Jag kanske inte säger ”var är mitt material?” till alla, men jag kan säga det till en nära kollega som jag arbetat med i 28 projekt. Det lär man sig genom att arbeta med teamet.

Galen Low: Precis. Lär känna ditt team. Den sista är ett skämt: ”Tack.”

Jag har varit med om det. Kunden eller personen i teamet är grinig och säger aldrig något positivt. Det enda man får är ”tack”, och man undrar vad det egentligen betyder.

Thako Harris: Jag har aldrig känt mig särskilt bra när jag fått ett kort ”tack”. Det kan vara minimal kommunikation, eller så känner personen sig pressad och kan äntligen gå vidare med det den behövde göra.

Galen Low: Det kan tolkas på många sätt. En gång fick vi ett mejl från en mycket krävande kund som bara sa ”THX”. Vi skrev ut det och satte upp det på väggen, eftersom det för oss betydde att vi hade nått fram till kunden. Kunden började släppa in oss och väggarna började falla.

Thako Harris: Ta vara på era vinster. Man måste göra det.

Galen Low: Det var roligt. Jag har många fler exempel, men jag vill respektera din tid. Som någon som haft ledarroller på flera byråer, vilket råd skulle du ge till projektledare som vill följa din väg uppåt och kanske in i verksamhetsstyrning?

Thako Harris: Du måste verkligen tänja på dina gränser. När jag sa ja visste jag inte vad jag gav mig in på. Många projekt jag fick visste jag inte om jag kunde genomföra. Det var stora projekt med många ögon på sig och mina brister skulle synas.

Det fanns pinsamma stunder och skam efter möten. Men sedan vinner man också. Man tar sig igenom saker, gör sina vinster och lär sig. De erfarenheterna etsar sig fast, och man tänker att man aldrig ska göra samma misstag igen.

När du säger ja kan andra ha sagt nej eller varit tveksamma. Om du är entusiastisk, hjälper till, driver arbetet, ställer frågor och säger att du ser fram emot det men kan behöva hjälp ibland, så märks det. Engagemang märks.

När du fokuserar, räcker upp handen, skapar kontakter med team och löser problem märks det. Säg ja, tänj på dina gränser, var rädd men gör det ändå, gör misstag, erkänn dem och gör färre misstag senare. Fortsätt säga ja så kommer du att nå dit.

Galen Low: Thako, tack för att du var med oss i dag. Det här var väldigt roligt.

Thako Harris: Tack för att du bjöd in mig.

Galen Low: Där har ni det. Om ni vill delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsentusiaster kan ni gå med i vår gemenskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att läsa mer. Om ni tyckte om det ni hörde i dag kan ni prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Tills nästa gång, tack för att ni lyssnade.