Så blir du en bättre projektledare genom mentorskap med kollegor

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Michael Mordak: Hej, det är Michael från The Digital Project Manager och välkommen till dagens medlemsinblick. Vi har lyckats samla den största och bästa gruppen projektledare som finns där ute och som skapar förändring och utmanar de paradigm som finns inom projekt idag. Det intressanta med den här gemenskapen är att den är full av människor som förmodligen ville göra något annorlunda med sina liv.

Även om vi alla kommer från olika bakgrunder, roller och branscher har vi hittat ett kall i att organisera det kaos som projekt innebär. Våra unika berättelser har formats av de lärdomar vi har dragit, de färdigheter vi har utvecklat och de människor vi har träffat på vägen. Om du vill gå med, eller bara lära dig mer om gemenskapen, kan du besöka vår webbplats på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Idag talar vi med den uppskattade medlemmen och chefen för projektledning, Keegan McCready. Keegan var en av många som påverkades av uppsägningar under 2023, men han lyckades hitta stöd och ta hjälp av råd och insikter från ett pålitligt nätverk av kollegor i sin mastermind-grupp och de gemenskaper han är engagerad i. Vi ska höra Keegans berättelse om gemenskap och hur den har påverkat hans yrkeskarriär.

Keegan, jag är så glad att du kunde vara med. Tack för att du gör det här med mig idag. Vi hoppar direkt in i det. Jag skulle gärna vilja höra vilka typer av gemenskaper du är engagerad i. Du är uppenbarligen engagerad i DPM-gemenskapen, så den behöver vi inte täcka, men vilka andra typer av gemenskaper deltar du i?

Keegan McCready: Ja, en utmärkt fråga. Först och främst, tack för att jag fick vara med. De andra gemenskaperna jag deltar i är alla relaterade till projektledning, men jag skulle säga att de är mer lokala och inte virtuella eller distansbaserade. Jag tillhör den lokala avdelningen av min PMI- eller Project Management Institute-gemenskap, främst personligen snarare än virtuellt.

Det värde jag specifikt ser i DPM är att det är en distansförst och distansbaserad gemenskap. I stället för att bara ha introduktioner eller relationer med människor som bor i det större område där jag befinner mig kan jag nu utveckla relationer, möjligheter och introduktioner med människor som bokstavligen finns över hela världen.

Så den enda andra gemenskapen jag är en del av är via PMI.

Michael Mordak: Just det. Det är fantastiskt. Du nämnde också att du går till de lokala avdelningarna där. Var befinner du dig?

Keegan McCready: Jag befinner mig i västra Michigan, strax utanför Grand Rapids.

Michael Mordak: Perfekt. Det är verkligen häftigt att se. Du har alltså täckning både för det personliga och för den distansbaserade delen. Finns det något särskilt du tycker om att prata om i de här gemenskaperna? Några ämnen du fokuserar på eller saker du gärna diskuterar?

Keegan McCready: För mig kretsar det alltid kring de stora och svåra problemen som jag upplever i mina roller. Jag tror starkt på att flera huvuden är bättre än ett när man försöker lösa sådana problem.

Oavsett om det handlar om att jag använder ett nytt verktyg i en ny roll och inte är särskilt bekant med det, eller om att jag skalar upp ett verktyg eller en plattform och vill ha idéer om bästa praxis från andra som har gjort det, eller om att dela och ta emot mallar, verktyg och bästa praxis. Jag tycker mycket om att få tillgång till utvecklings- och utbildningsmöjligheter från andra projektledare och att se vad de har gjort, hur de har finslipat sina färdigheter och på vilka sätt de har gjort det.

Det har visat mig många olika möjligheter att gå kurser eller ta certifieringar som jag annars inte skulle ha hört talas om. Därför vänder jag mig till en gemenskap av likasinnade och drar nytta av den expertis de har inom sådana områden.

Michael Mordak: Jag gillar verkligen att du använder de här gemenskaperna för att lösa dina egna behov och uppfylla dina egna syften. Du tar i princip dina problem till dem och gör alla där till en del av ditt team.

Keegan McCready: Så ser jag också på det. Jag är bara så kunnig inom de roller, befattningar och branscher som jag har erfarenhet av.

Ofta hamnar man i roller där de använder ett verktyg man aldrig har använt tidigare. De har hanterat sina projekt på ett annat sätt, och att be om idéer och återkoppling från andra projektledare som har arbetat i många olika branscher har verkligen hjälpt mig att korta tiden från att säga ”jag har ett stort problem som jag försöker lösa” till att komma fram till en första lösning på problemet. Genom att kasta ut nätet så brett som möjligt och hitta många projektledare med olika färdigheter och erfarenheter kan man få deras åsikter om hur olika saker ska lösas.

Historiskt har jag varit begränsad till företaget jag arbetar för eller de lokala avdelningarna av dessa gemenskaper. Även då är urvalet ganska litet. När man låser upp något som DPM, som exempel, får man tillgång till hundratals andra projektledare över hela världen. Där finns enorma mängder kunskap som man kan ta del av.

Michael Mordak: Ja, jag håller med. Det jag framför allt vill lyfta är att människor finns över hela världen. Det handlar bokstavligen inte bara om personer som kanske arbetar i din bransch eller bor i din stad, utan om människor överallt. Vi har många medlemmar i EMEA-regionen, medlemmar på Nya Zeeland och medlemmar i Sydamerika.

Det finns alltså många olika perspektiv från olika kulturer och regioner i världen som kan bidra och hjälpa dig att lösa dina problem. Men jag är verkligen intresserad av att veta om det finns några specifika problem, några stora problem, som du har kunnat lösa genom en gemenskap – något som sticker ut?

Keegan McCready: Jag tror att det finns ett par stycken. I en tidigare roll skalade vi upp Asana som projektledningsplattform. Jag var nyare på verktyget och hade tidigare bara använt det på en mycket övergripande nivå. Därför vände jag mig till gemenskapen och sade: ”Vi vill skala upp det här i hela organisationen. Vilka tips, knep och bästa praxis har ni för hur man gör det?”

Många kom med inte bara sådant som absolut borde prioriteras och göras, till exempel att portföljer och projekt skulle konfigureras på ett visst sätt så att allt hängde ihop, utan också med värdefulla lärdomar. De sade ungefär: ”Jag gjorde det här tidigare. Det här var en stor fallgrop som drabbade vårt team.” Det var ett bra användningsfall. Jag visste att jag behövde genomföra det i min roll, och det var otroligt värdefullt att ta reda på vad andra som faktiskt hade gått igenom implementeringen hade gjort.

Ett nyare exempel är att vi i min nuvarande roll använder Salesforce som projektledningsverktyg. Det finns vissa begränsningar och jag är inte lika bekant med verktyget. Därför vänder jag mig till andra som har använt det för att få tips och knep om hur de har arbetat med det, så att jag kan ta med mig det till min nuvarande roll och lyckas.

Michael Mordak: Det är fantastiskt. Jag gillar verkligen hur du kan använda det.

Den stora lärdomen är väl att du kan undvika de misstag som andra har gjort. Du kan gå in i sådana situationer utan att vara den första som skalar upp Asana eller den första som tar det över flera avdelningar i organisationen.

Du kan få råd från människor som har gjort det och upplevt de där fallgroparna, och sedan snabbt ta dig fram till en bättre lösning och undvika många av de problem som kan uppstå när man gör allt på egen hand.

En annan fråga om ditt engagemang i gemenskaper, oavsett om det gäller PMI eller DPM: Finns det några betydande karriärsteg eller möjligheter som har blivit tillgängliga för dig enbart för att du varit en del av de här gemenskaperna?

Keegan McCready: Det korta svaret är ja. Jag tror att flera möjligheter har blivit tillgängliga för mig. Jag har inte utnyttjat någon av dem eller tackat ja till någon tjänst tack vare dem, men det betyder inte att de inte finns.

Som jag nämnde tidigare blev jag uppsagd sommaren 2023, och det första stället jag vände mig till var gemenskaperna. Jag sade: ”Hej, jag var en del av en personalminskning och letar efter min nästa möjlighet. Här är de färdigheter och erfarenheter jag bidrar med. Här är, på ett ungefär, vad jag letar efter. Känner någon till något?”

Mängden människor som kom med inte bara konkreta möjligheter – ”Mitt företag anställer, här är arbetsbeskrivningen” – utan också allmänt stöd, coachning, mentorskap och rekommendationer om personer att prata med eller webbplatser att besöka under jobbsökandet och när jag navigerade genom uppsägningen var ovärderlig.

Än i dag är jag mycket tacksam för alla som hörde av sig och gav mig dessa möjligheter. Även om jag till slut fick en tjänst någon annanstans som inte kom från någon av dessa kontakter, är det något man inte får genom att på egen hand söka via LinkedIn, Indeed och andra webbplatser att så många människor hörde av sig med relevanta kontakter och tjänster.

Michael Mordak: Ja, det är enormt. Jag älskar det. Att gå igenom det du gjorde, genom personalminskningen, är en fruktansvärd sak att behöva hantera på egen hand. Jag tycker verkligen om hur du kunde luta dig mot de här gemenskaperna och slapp känna dig ensam under processen, eftersom du hade stöd från de människorna.

Om du vill nämna några personer som spelade en viktig roll eller tacka någon som verkligen hjälpte dig får du gärna göra det.

Keegan McCready: Absolut. Jag är en del av en mastermind-grupp genom DPM, så jag vill verkligen lyfta fram dem. De var uppenbarligen det första stället jag vände mig till för stöd och coachning, och de gav mig många möjligheter.

Sarah, Kelly, Rhonda och Melinda – ni var till stor hjälp, och jag är mycket tacksam för det stöd ni gav mig under den tiden.

Michael Mordak: Det är verkligen häftigt. Jag tycker om det. Mastermind-grupperna måste vara en av mina favoritsaker med den här gemenskapen. De finns säkert i många andra också.

Vill du ge en snabb genomgång av hur era mastermind-sessioner går till och vilka saker ni brukar ta upp?

Keegan McCready: Absolut. För att återknyta till det du sade tror jag att mastermind-grupperna var ett av försäljningsargumenten för mig. Att gå med i BPM innebar att bli en del av en mindre grupp projektledare och använda den som en faktisk mastermind-grupp kring specifika situationer.

Det var ett stort försäljningsargument för mig. Som jämförelse är det inte ett alternativ i de lokala avdelningarna runt omkring mig att bara träffas på det sättet. Man skulle säkert kunna skapa en sådan grupp manuellt, men det är inte en inbyggd del. Vår mastermind-grupp består av projektledare från många olika branscher, med olika erfarenhetsnivåer och olika erfarenheter att bidra med.

Vi träffas en gång i månaden. Ämnena varierar ganska mycket, men de flesta möten börjar med ett upplägg med ”framgångar och bekymmer”: ”Det här händer i mitt liv. Det här är de stora framgångarna jag upplever just nu i min roll. Det här är de stora bekymren som håller mig vaken om nätterna och gör mig lite orolig.”

Sedan går vi laget runt och uppmärksammar framgångarna där det passar. Vi går verkligen in i bekymren och frågar: ”Vad stör dig i din roll och hur kan vi hjälpa till som grupp av projektledare?” Det är där kunskapsdelningen, bästa praxis och det allmänna samarbetet och den coachning som kommer in. Där ligger, tror jag, det största värdet jag har fått ut av samtalen.

Michael Mordak: Det är fantastiskt. Jag tycker om att du drar nytta av det genom medlemskapet. Du har redan förklarat hur mycket stöd du får från de här människorna, så det är verkligen uppmuntrande att se.

Jag uppmanar alla som är medlemmar att söka upp mastermind-grupper, eftersom jag tror att sessionerna har så mycket värde att erbjuda. Det handlar dels om att nätverka med andra, men också om alla de sekundära fördelar man får, precis som du sade.

Nästa fråga är en liten variation på temat, och jag vill inte peka ut någon. Du har redan nämnt några fantastiska människor, men vem är den coolaste eller mest inflytelserika personen du har fått träffa genom en gemenskap?

Keegan McCready: Det är en bra fråga. Jag vet inte om jag kan begränsa det till en enda person.

Jag nämnde min mastermind-grupp. De fyra personerna och jag själv är utan tvekan de coolaste och mest inflytelserika människorna som jag pratar med regelbundet. Jag värdesätter deras erfarenhet och deras tankeledarskap inom allt som rör projektledning.

Utanför min mastermind-grupp tror jag att den person som har påverkat mig mest under hela tiden är Patrice från DPM. Inte genom direkt kontakt – jag har inte satt mig ner och arbetat tillsammans med henne – men hennes innehåll har varit otroligt användbart för att navigera i vardagen som digital projektledare.

Personligen har jag funderat mycket på beslut kring frilansarbete, hur man hanterar det på bästa sätt och hur man kommer in i frilansvärlden, särskilt när jag navigerade genom uppsägningen. Därför har jag varit ett stort fan av Patrice på avstånd, och jag uppskattar verkligen allt arbete och alla insikter som hon bidrar med.

Michael Mordak: Just det. Hon är en fantastisk person att ha i gemenskapen. Hon gör sig så tillgänglig för alla. Om du inte redan har skickat ett direktmeddelande till henne är jag säker på att hon skulle vara öppen för att hjälpa dig. Jag känner flera som har gjort det, och hon är alltid tillgänglig för att hjälpa människor, vilket är otroligt.

Hon har också varit en stor förespråkare inom området att hitta jobb, eftersom hon driver en egen LinkedIn-grupp för projektledare som söker arbete. För att väga upp de positiva höjdpunkterna och de häftiga ögonblicken i gemenskaper – jag måste ju balansera intervjun – vad skulle du säga är din minst omtyckta del av projektledning?

Keegan McCready: Det är en bra fråga. Jag kan ge dig alla positiva delar. Jag vet inte om någon någonsin har frågat mig om den minst omtyckta delen. För mig är det både en välsignelse och en förbannelse att försöka balansera alla tallrikar samtidigt. Men märkligt nog är det också därför jag valde projektledning.

Så kanske är jag bara en person som söker problem. Anledningen till att jag valde projektledning var att jag inte ville göra samma sak varje dag. Jag började mina universitetsstudier inom redovisning och insåg snabbt att det inte skulle fungera för mig. Jag kunde inte göra det resten av livet. Jag började med projektledning, men jag kan verkligen uppskatta att det kan vara mycket att balansera allt när arbetsbelastningen ökar och när man dessutom frilansar, tar extrauppdrag och gör andra saker vid sidan av.

Man måste också balansera sina personliga åtaganden utanför det man gör vid datorn hela dagen. Den största frustrationen är därför att försöka hålla alla tallrikar i luften samtidigt, samtidigt som man ofta leder utan formell auktoritet. Att navigera i de relationerna och få projekten över mållinjen kan naturligtvis vara en utmaning.

Michael Mordak: Jag tycker att det är en så bra sammanfattning och ett intressant sätt att se på det – att det är både en välsignelse och en förbannelse. Du valde yrket för att du ville lösa problem, men det är frustrerande eftersom det finns så många problem att lösa. Det är som en mållinje utan slut som hela tiden flyttar sig medan du sakta arbetar mot den.

Det är fantastiskt. Jag tycker om ditt perspektiv på gemenskap och allt du har fått ut av den. Innan vi avslutar vill jag ställa en sista fråga: Har du några visdomsord till en projektledare som försöker navigera i området just nu, när det gäller vart personen kan vända sig för hjälp eller råd?

Keegan McCready: Ja, jag tänker på några olika områden. För det första skulle jag börja med det beprövade och pålitliga Project Management Institute, projectmanagement.com. Där finns många formella möjligheter att få utbildning och certifieringar som är standardiserade inom branschen. En annan lärdom jag har fått är att man inte bara ska prata om begreppet gemenskaper.

Jag hade aldrig hört talas om DPM, helt ärligt, förrän jag började på mitt tidigare jobb. Det är alltså något relativt nytt för mig, från de senaste åren. Tidigare hade jag inte tillgång till den enorma grupp människor som gör samma jobb som jag, och därför var det svårt att bolla idéer med varandra.

Om jag skulle ge ett par rekommendationer skulle jag ur ett akademiskt perspektiv säga att man ska luta sig mot det beprövade Project Management Institute och andra kurser som man kan hitta via Scrum Alliance och scrum.org. Även DPM erbjuder utbildningsmöjligheter. Men för det andra skulle jag verkligen satsa på nätverkande och relationsbyggande. Genom att göra det via de här gemenskaperna blir det enkelt och kräver inte särskilt mycket arbete.

Det är något jag önskar att jag hade gjort tidigt i karriären: att bygga ett nätverk av likasinnade roller och människor som man kan luta sig mot när man behöver det under karriären.

Michael Mordak: Det är ungefär som en försäkring, ett skyddsnät när man behöver stöd. Keegan, jag vill återigen tacka dig för din tid. Jag uppskattar verkligen att du gick igenom alla de här frågorna och berättade om dina erfarenheter av gemenskapen. Jag ser fram emot att se dina bidrag i kanalen och hur mycket du får ut av mastermind-gruppen. Jag vill bara gratulera till den nya rollen och hoppas att det går bra för dig.

Keegan McCready: Tack så mycket. Tack för att jag fick vara med.

Michael Mordak: Nöjet är på min sida. Vi hörs snart.

Tack för att du lyssnade på vår medlemsinblick med Keegan. Han har så mycket mer kunskap och insikter att dela med sig av, så kom och prata med oss i Slack-kanalen tillsammans med hela vår gemenskap av digitala projektledare. Du kan läsa mer om medlemskapet på vår webbplats på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tills nästa gång, tack för att du lyssnade.