Få koll på ett nytt projekt (med Joanna Leigh Simon)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är Digital Project Manager-podden. I dag har jag sällskap av fantastiska Joanna Leigh Simon, känd … faktiskt världskänd för den stora pennutlottningen 2017. Häng kvar. Jag hoppas att Joanna kanske har något att lotta ut i dag också. Hon har alltid något spännande att dela med sig av. Välkommen, Joanna.

Joanna:

Hej Ben. Tack så mycket för att du ville ha med mig igen.

Ben Aston:

Bra. I dag ska vi prata om vad som händer när man plötsligt får ta över ett nytt projekt. Ibland är det en bra sak att hamna på ett nytt projekt, men ofta kan det vara ganska knepigt. Därför ska vi prata om några saker vi kan göra för att få koll och få ordning på projekten, så att vi faktiskt kan börja leda dem.

Jag tycker att det kan vara ganska stressande att ta över projekt från andra, och ibland även att bara starta projekt. Vi ska prata om hur vi kan få ordning på oss själva och göra det hela mindre stressande. Men innan vi går in på det, Joanna, berätta lite om vem du är för dem som inte har träffat dig tidigare. Vad arbetar du med och vad är din bakgrund?

Joanna:

Absolut. Jag är producent och projektledare och bor för närvarande i Philadelphia. Under ungefär de senaste åtta åren har jag arbetat på små byråer. Först på ganska heltäckande PR- och reklambyråer, sedan inom videoproduktion och senast på en grafisk design- och varumärkesbyrå. Alla de rollerna har förstås haft en stor digital del, eftersom vi lever på 2000-talet. Just nu försöker jag komma fram till vad min nästa tjänst ska bli och överväger kanske att flytta från Philadelphia.

Ben Aston:

Spännande tider. Om du har ett jobb åt Joanna och lyssnar på det här och tänker: ”Jag vill anställa den där tjejen”, så hör av dig till henne. Joanna är tillgänglig för uppdrag. Berätta, medan du har lite ledig tid, vad håller du dig sysselsatt med? Jag vet att du i din presentation pratade om sådant du tycker om att göra på fritiden, och jag är nyfiken på hur du hanterar det här med att hålla dig sysselsatt och engagerad när det vore så lätt att bara säga: ”Jag ska bara ta det lugnt.”

Joanna:

Eftersom det var helg och alla var lediga har jag definitivt gett mig själv mycket tid att ta det lugnt, vilket har varit fantastiskt. Jag rekommenderar det varmt till alla som har turen att få chansen. Men jag har också, överraskande nog, hållit mig riktigt sysselsatt.

Jag har gjort mycket frilansarbete, vilket är väldigt roligt. Framför allt inom varumärkesstrategi, som jag älskar att arbeta med. Det har varit fantastiskt att arbeta med människor lokalt, men också med kunder i Kalifornien och på andra platser. Jag försöker verkligen göra allt det som är svårt att hinna med när man har ett heltidsjobb: gå till läkaren, träna, uträtta ärenden och laga saker i lägenheten. Det har varit skönt att kunna ta hand om all den där administrationen.

Ben Aston:

Det är lustigt, eller hur? Att själva livet faktiskt är ett heltidsjobb.

Joanna:

Det är det verkligen.

Ben Aston:

Att göra saker som att gå till tandläkaren, gå till läkaren och förbereda sig inför nästa stora sak. Jag är nyfiken på en sak. I vårt Slack-team kommer det ofta upp frågor i kanalen för distansarbetande projektledare. Jag skulle gärna höra ditt perspektiv. Folk frågar: ”Jag funderar på att börja frilansa eller arbeta som kontrakterad projektledare, men hur får man uppdrag?” Det verkar som att personer som känner rätt människor kan hitta sina egna uppdrag, och det är fantastiskt att du har kunnat hitta arbete. Hur hittar du de uppdragen?

Joanna:

Om jag ska vara helt ärlig sökte jag inte nödvändigtvis efter de här uppdragen. Jag tror att de hittade mig. Jag älskar att göra jobbet. Det är något jag har accepterat hos mig själv under de senaste åren.

Jag föredrar ordet karriär framför ordet ”arbetsnarkomani”, men kalla det vad du vill. Jag älskar helt enkelt att arbeta. När jag pratade med vänner och bekanta och berättade att jag skulle ha lite ledigt medan jag ägnade mig åt att hitta ett nytt heltidsjobb, sa folk: ”Jag känner någon som precis har startat ett eget företag. Hon skulle verkligen behöva någon som hjälper henne att organisera sig eller tänka strategiskt kring det här eller det där.” Sedan frågade de om jag ville träffa henne. Och jag svarade alltid ja, eftersom jag tycker att arbetet är fascinerande.

Jag kontaktade också personer som jag visste kunde ha nytta av de tjänster jag erbjuder och sa att jag hade lite tid över och gärna ville arbeta med dem. Inte nödvändigtvis för att tjäna pengar, utan för att jag verkligen tycker om den här typen av arbete och saknar det när jag inte gör det på heltid.

Ben Aston:

Det är bra. Nyckeln är alltså att känna några människor och hoppas att de har arbete åt dig. Jag tycker att det fungerar så för de flesta. Det personliga nätverket är så viktigt när man söker arbete, och det finns inte någon hemlig samling kontrakterade projektledarjobb som bara väntar på att plockas upp. Det verkar som att personligt nätverkande är väldigt viktigt.

Joanna:

Absolut. Det är en kliché, men det är verkligen sant. Sådana saker händer oftast helt naturligt när man inte ens aktivt försöker få dem att hända. Jag ska vara helt ärlig: tanken på att vara heltidsfrilansare skrämmer mig, eftersom jag inte tycker om den där jakten på uppdrag. Det passar inte riktigt mig. Jag är inte särskilt bra på att sälja in mig själv på det sättet. Men jag har märkt att om man bara är ärlig med människor om vad man letar efter och vad man kan erbjuda, så uppstår saker naturligt.

Ben Aston:

Det är verkligen intressant. I dag ska vi prata om några saker. Det första är artikeln du skrev nyligen. Den handlar om frågor att ställa när man startar ett nytt projekt. Om du inte har läst den ännu, särskilt om du ska börja på ett nytt projekt och känner dig som ett rådjur i strålkastarljus, är den här för dig.

Jag tycker att det kan vara oerhört skrämmande att starta projekt, särskilt om man arbetar med en ny kund, är ny på byrån eller plötsligt får höra: ”Det här är ditt projekt nu, du ansvarar.” Det kan vara väldigt skrämmande. Ofta bryr sig personen som lämnar över projektet inte längre. De säger att projektet är så enkelt att det inte behövs någon överlämning, att alla vet vad de gör och att det inte finns något behov av anteckningar.

Det är min erfarenhet av att kastas in i projekt. Ingen vet riktigt vad som händer, det finns inga anteckningar och ingen överlämning. Så vad gör man? Det är det vi ska prata om i dag: frågor att ställa när man startar ett nytt projekt. Joanna, berätta först: vilka erfarenheter har du av att ta över projekt på det här sättet?

Joanna:

Jag tror inte att jag har varit med om några skräckhistorier, men jag har absolut befunnit mig i den här situationen många gånger. Det tydligaste minnet är när jag började på mitt förra jobb. De hade inte haft någon projektledare på ganska länge. De kreativa cheferna skötte därför alla projekt, och det fanns ungefär 20 projekt på byrån. När jag började krävde jag att få sätta mig ner och gå igenom varje projekt ett i taget och ställa alla frågor som tas upp i artikeln. Det var ganska mödosamt, men samtidigt fantastiskt att få all information på en gång.

Det kanske låter nördigt, men om man verkligen tycker om projektledning, vilket jag antar att de flesta av dina lyssnare gör, är det faktiskt fascinerande att kasta sig in i och ta över ett projekt halvvägs. Det är en utmaning som många verkligen växer med. Personligen tycker jag att det är spännande på ett ganska narcissistiskt sätt.

Ben Aston:

Jag tror att det kan vara spännande. Men det viktiga är det du beskriver i artikeln: att ha en plan för hur man tar över ett projekt. I entusiasmen över ett nytt projekt kan man lätt kasta sig direkt in i arbetet. Du delar in det i fyra områden: att förstå projektledningsplanen, få grepp om teamet, förstå kunden och sedan arbetet.

Du talar bland annat om att ställa frågor om arbetsbeskrivningen: Vad ska vi faktiskt leverera? Och, vilket är mycket viktigt, vad ska vi inte leverera?

Joanna:

Absolut. I artikeln går jag in mer i detalj på vilka frågor man bör ställa när man börjar och vem man bör ställa dem till. Projektledare får ofta dåligt rykte för att vara glädjedödare, särskilt i kreativa miljöer, de som kommer in och säger: ”Okej, håll igen lite och låt er inte dras med.” Jag tycker inte om att vara den personen, men det är en viktig del av vårt arbete.

Frågan om att förstå vad vi inte ska leverera är mycket viktig. När jag ställer den får jag ofta ögonrullningar och suckar: ”Här kommer projektledaren och försöker begränsa oss igen.” Ibland måste man vara den tråkiga personen. Men frågan är viktig eftersom den skyddar alla från förvirring och från att slösa tid, energi och pengar. Kunder, kreatörer och kundansvariga vill ibland sikta mot månen och säga: ”Varför begränsa oss? Vi gör allt.” Som projektledare måste man få ärliga svar om vad vi inte ska leverera. Det är så man i slutändan skyddar människor från sig själva. Även om de inte tycker om det kommer de att tacka dig senare.

Ben Aston:

Det är särskilt intressant när man börjar på ett projekt som redan pågår. Om man inte ställer den frågan kan man dras med i entusiasmen. Ibland finns det en intern enighet om att lägga stora resurser på projektet eftersom man vill vinna ett pris eller investera kraftigt för att få mer arbete senare. Men innan man bara följer med är det viktigt att fråga: ”Vad ska vi inte leverera?” Och vilka är milstolparna? Finns det en deadline?

Om man låter teamet arbeta helt fritt kommer de kanske att skapa något fantastiskt, men det tar evigheter och blir mycket dyrt, även om det kanske vinner priser.

Joanna:

Absolut. Jag vill aldrig hindra mitt team från att göra fantastiskt arbete. Det handlar om att hantera förväntningar så att man kan vara förnuftets röst och uppmuntra människor att överträffa förväntningarna om det är bra för teamet. Men om människor står i vägen för sig själva och bränner resurser kan man också säga: ”Hörni, vi ska inte leverera X, Y och Z, så ta det lite lugnt.”

Ben Aston:

En annan fråga du tar upp när det gäller att förstå planen är: Har vi gjort det här förut? Har någon annan gjort det? Det är viktigt att fråga teamet och andra producenter och projektledare om det finns genvägar eller material vi kan återanvända. Människor vill gärna uppfinna hjulet på nytt och tänka att det inte blev tillräckligt bra förra gången.

Joanna:

Absolut. Det handlar om att inte uppfinna hjulet igen, men också om att använda tidigare arbete som en snabb väg till innovation. Om något redan har gjorts behöver vi inte följa samma väg igen. Vi kan i stället hitta områden där vi kan vara innovativa och originella, eftersom vi vet vad som redan har gjorts.

Ben Aston:

Det kan spara mycket smärta längre fram. Du talar också om vad som kan stå i vägen för projektet. Om projektet misslyckas, varför skulle det göra det? Vilka stora hinder kan vi möta?

Joanna:

Hela mitt sätt att se på projektledning bygger på ärlighet. Alla de här frågorna kräver att teamet, kunderna och intressenterna är ärliga med dig och att du är ärlig mot dig själv. Frågan om möjliga hinder är bara värdefull om du får ett ärligt svar. Men om du får det kan du undersöka lösningar innan problemen uppstår och snabbt sätta dem i verket när de gör det.

Det är något många glömmer, inklusive jag själv. Att se tillbaka är enkelt. Att ge råd betyder inte att jag gör allt perfekt varje gång. Jag har bara fått tid att fundera på hur jag skulle hantera situationerna annorlunda i framtiden. Projektledare måste ibland gå lite vid sidan av huvudspåret och undersöka problem som ännu inte har uppstått, men som kan göra det, och ha lösningar redo i sin verktygslåda.

Vissa skulle se det som slöseri med tid. Jag tycker att det är viktigt. Även om problemet inte dyker upp nästa vecka, månad eller år kanske det gör det i framtiden, och då är du förberedd. Eller så drabbar det en kollega och då kan du hjälpa till.

Ben Aston:

Vi har pratat om frågor kring planen, arbetsbeskrivningen och tidsplanen. Nu går vi vidare till teamet. En fråga är vem som ska göra arbetet. Finns det en resursplan och är den ändamålsenlig? Hur avgör man om planen och personerna är rätt för jobbet? Om man är ny kan man hamna med alla som ingen annan vill arbeta med. Hur hanterar man det?

Joanna:

Det är en bra poäng. Frågan handlar lika mycket om att vara beredd på dåliga nyheter som om att säkerställa att allt går bra. Jag tycker att intuition är en viktig del av att vara en bra projektledare, särskilt när det gäller människor.

Även om andra bemannar projektet behöver du använda din egen intuition, ställa rätt frågor och snabbt förstå teamets styrkor och svagheter. På så sätt kan du se till att projektteamet har det de behöver och upptäcka luckor som måste fyllas senare.

Ben Aston:

När man arbetar med ett team för första gången behöver man ställa frågor som man normalt inte skulle behöva ställa: Vad arbetar du med nu? När blir du klar? Har du gjort det här tidigare? Vet du vad du ska göra? Det kan låta dumt, men ibland upptäcker man att människor har fått uppgifter de inte förstår eller inte vet när de blir klara med. Bara för att man ärver en plan betyder det inte att det är rätt plan eller att man har rätt team. Att ställa frågorna tidigt kan förhindra att budgeten bränns upp.

Joanna:

Att vara en bra projektledare handlar mycket om mjuka färdigheter och människokännedom. Det handlar inte bara om dokumentation och om att fördela tid och pengar korrekt, utan om att kunna se projektet ur ett helikopterperspektiv och förstå olika personligheter och behov. Projektledning handlar inte bara om tidsplaner, budgetar och specifikationer. Det är en stor del av varför jag älskar arbetet: man får testa och utveckla sina mjuka färdigheter.

Ben Aston:

Nästa steg är kunden. Vem är kunden? Vem fattar besluten? Vem är kontaktperson? Vem har det slutliga beslutet? Och vilka andra personer är involverade?

Joanna:

Den frågan kommer från personlig erfarenhet. Man får ofta höra vem som är huvudintressent, beslutsfattare eller huvudsaklig kontaktperson, men efter ett tag upptäcker man att det inte stämmer. På pappret kan kunden vara en person, men i praktiken en hel grupp eller någon annan. Någon kan vara den dagliga kontaktpersonen, medan det slutliga beslutet fattas av någon annan. Det är viktigt att uppmuntra kunden att vara öppen med detta och förklara att det är helt normalt.

Jag bryr mig inte om det finns en annan dold intressent någonstans. Jag vet hur företag fungerar. Jag vill bara veta i förväg om något måste godkännas av någon annan, så att jag kan förbereda mig.

Ben Aston:

Det låter självklart att man ska veta vem kunden är, men särskilt när man tar över en ny kund kan det finnas personer som arbetar i bakgrunden. Yngre kundrepresentanter försöker ofta göra intryck på sin chef och driver projektet utan att få rätt godkännanden. Det är viktigt att fråga om någon annan behöver godkänna arbetet, så att man inte bränner budget på något som sedan avslås.

Den fjärde aspekten är arbetet. Du talar om frågor kring framgång: Varför gör vi det här? Är målet ökad varumärkeskännedom, en lyckad lansering, fler användare eller högre intäkter? Hur förstår man de strategiska målen och ser till att arbetet verkligen fyller sitt syfte?

Joanna:

Den frågan är viktig av flera skäl. Om man nyligen har kommit in i projektet är det ett enkelt sätt att förstå varför man gör arbetet. Att ha ett tydligt varför är viktigt i projektarbete. Det hjälper dig och teamet att hålla fokus och ger också ett bra tillfälle att rikta om kundens uppmärksamhet.

Kunden arbetar sannolikt med väldigt mycket samtidigt. Det är därför viktigt att använda möjligheten till att påminna kunden om varför de lägger pengar på arbetet och använda svaret för att vägleda och motivera dem genom processen. Det förenar projektteamet och kundteamet kring ett gemensamt mål och hjälper alla att hamna på samma sida igen.

Ben Aston:

Det är ett bra tillfälle att ställa frågor som man kanske inte kunde ställa tidigare. Hur bidrar arbetet till kundens strategiska mål? Hur kommer det här faktiskt att fungera? Att vara personen som ställer de besvärliga frågorna och riktar om teamet kan vara mycket värdefullt.

För att sammanfatta: när man tar över ett projekt är det helt normalt att känna sig osäker. Man behöver inte ha alla svar, men man måste skaffa sig några snabbt. Ställ frågor, skapa en plan och förstå vad som händer. Det kan också vara frestande att lova för mycket, särskilt om man vill vara positiv och få saker gjorda. Men överbelasta inte dig själv. Du vet förmodligen inte allt ännu, så var försiktig i början.

Om du själv ska lämna över ett projekt till en annan projektledare, hur gör du det på bästa sätt?

Joanna:

Det är en bra fråga och det finns säkert oändligt många svar. Om jag måste välja en sak är det ärlighet. Oavsett om du lämnar över information eller tar emot den ska du vara öppen och ärlig. Låtsas inte att du känner dig tryggare än du gör. Det är okej att vara sårbar och ställa frågor, även flera gånger. Om du arbetar med bra människor kommer de att förstå och hjälpa dig.

Ställ så många frågor du behöver, så många gånger du behöver, till så många personer du behöver. Var inte rädd för att vara öppen, ärlig och sårbar med teamet. Även om det kan kännas svagt i stunden är det bättre för alla när vi är ärliga med varandra.

Ben Aston:

Om ingen verkar ha svar på dina frågor beror det kanske på att det inte finns några svar, eftersom det inte finns någon plan. Ibland måste projektledaren känna sig fri att skapa en ny plan tillsammans med teamet, bestämma hur projektet ska levereras och se till att det uppfyller projektets strategiska mål. Lita på din magkänsla och intuition. Skapa en plan som du kan äga och leverera enligt.

Joanna:

Absolut. Jag håller med till hundra procent.

Ben Aston:

Joanna, tack så mycket för att du var med. Det har varit fantastiskt att ha dig här.

Joanna:

Tack så mycket. Det var roligt. Ursäkta att jag låter så täppt.

Ben Aston:

Innan vi avslutar, har du något att lotta ut den här veckan? Förra gången var det pennor. Tog någon emot ditt erbjudande?

Joanna:

Jag måste tyvärr säga att ingen gjorde det. Jag börjar känna att om ni inte vill ha mina speciella pennor får ni kanske ingenting den här gången. Men på tal om förkylning tittar jag just nu på en ny förpackning Sudafed. Den här gången lottar jag ut en ny förpackning pseudoefedrin. Om du behöver något under förkylnings- och influensasäsongen vet du var du hittar mig. Hör av dig.

Ben Aston:

Det var ett ganska bra erbjudande. Om du vill ha Sudafed eller bidra till samtalet kan du kommentera inlägget och gå till communitydelen hos Digital Project Manager och gå med i vårt Slack-team. Där pågår alla möjliga intressanta samtal. Men tills nästa gång: tack för att du lyssnade.