Byrå kontra intern projektledare: Vilken roll är bäst?

Läs transkriptet:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte har rätt 100 procent av tiden.

Michael Mordak: Hej, det är Michael från The Digital Project Manager och välkommen till dagens medlemsintervju! Vi har lyckats samla den största och bästa gruppen projektledare som finns där ute och skapar förändring och utmanar de paradigm som finns inom projekt i dag. Därför delar vi deras berättelser, de personliga och yrkesmässiga vändningar vi tar medan vi försöker besvara den gamla frågan: "Vad vill du bli?"

I dag talar vi med den uppskattade communitymedlemmen och huvudkonsulten för partneraktivering på Teamwork, Melody MacKeand. Melody byggde sin väg som projektledare mycket medvetet. Hon har tagit certifieringar och arbetat som projektkoordinator, byråchef för projektledning, intern projektledare, programchef, portföljchef och nu som konsult. I dag får vi höra från henne vad som har fungerat och vad som inte gjorde det, vilka färdigheter som är viktiga för projektledare och vilka råd hon skulle ge sitt yngre jag med den kunskap hon har nu.

Melody, jag ser verkligen fram emot det här samtalet med dig, eftersom vi hittills i våra medlemsintervjuer vanligtvis har intervjuat personer och talat om hur de följde en passion eller någon form av karriärbana. Sedan har de genom någon ödets nyck hamnat som projektledare av nödvändighet eller genom att ta någon möjlighet som ledde dem dit.

Men din väg är lite annorlunda eftersom du faktiskt valde att bli projektledare och aktivt sökte dig till jobbet. Jag vill gärna höra mer om när och hur du kom fram till att projektledning var den karriär du ville följa.

Melody MacKeand: Det hjälpte definitivt att båda mina föräldrar var projektledare. Jag hade åtminstone en uppfattning om att jobbet fanns, även om de inte nödvändigtvis pressade mig in i rollen. Efter universitetet tog jag några jobb som var mer passionsdrivna, men jag visste att jag ville komma fram till vart min karriär var på väg. Jag kände till projektledning, så det var en möjlig väg. Jag tittade också på verksamhetsanalys eftersom jag hade hört att det vid den tiden var en bra väg att välja.

Därför var min strategi att skaffa certifieringar inom båda områdena. Målet var både att utveckla mina färdigheter så att jag kunde få en tjänst inom området och att få en uppfattning om hur de olika områdena såg ut, så att jag kunde fatta ett beslut. Efter att ha tagit certifieringar inom båda bestämde jag mig för att projektledning var vägen jag ville gå.

Jag hittade en tjänst som projektkoordinator på en digital byrå. Det var verkligen hjälpsamt att skaffa utbildningen och dessutom få in en fot genom certifieringen. Därefter handlade det om att fundera på om detta var vägen jag ville ta och fortsätta på, särskilt eftersom jag direkt gick in i den digitala världen.

Michael Mordak: När du berättar det märker man verkligen att du är uppvuxen med två projektledare, eftersom det låter som att du närmade dig det så metodiskt, som om du hade planer för båda alternativen. Du tog certifieringar. Och du tog inte bara en certifiering i projektledning, utan hade också en reservplan.

När du växte upp med två projektledare, gjorde dina föräldrar något som du i dag ser tillbaka på och tänker: "Herregud, jag blev projektledd hela tiden?"

Melody MacKeand: Jag skulle säga att jag verkligen har levt ett liv där jag blivit projektledd, och nu lever jag ett liv där jag projektleder mig själv. Det är något jag verkligen har uppskattat med hur jag uppfostrades, kanske mindre då och mer när jag ser tillbaka på det. Jag gick till exempel i förberedelsekurser inför SAT-provet vid en förmodligen alltför ung ålder och deltog i många fritidsaktiviteter eftersom de noggrant planerade våra scheman och vilka aktiviteter de trodde skulle vara bra för oss.

Jag kan verkligen se nyttan av det nu. Det skapade en mycket stark utbildningsbakgrund för mig. Jag är dessutom projektledare inte bara yrkesmässigt utan också privat. Jag är noggrann när det gäller planering, tidsstyrning och budgetstyrning. Alla de områdena bara sipprar ur mig numera.

Michael Mordak: Jag måste föreställa mig att mycket av det kom från din uppväxt. Jag kan bara tänka mig att dina föräldrar var ganska strikta när det gällde budgetar, planering, tidsstyrning och allt sådant.

Melody MacKeand: Absolut, ja.

Michael Mordak: Okej. Du tog alltså din certifiering som projektledare och började som projektkoordinator. Berätta lite om hur din karriär har utvecklats sedan dess och vad du gick vidare till.

Melody MacKeand: Absolut. Jag fortsatte inom byråvärlden i några år och arbetade på flera olika byråer, vilket var väldigt roligt. Jag arbetade med fantastiska företag och tillsammans med många mycket talangfulla personer. Jag kände mig lyckligt lottad som fick vara i den miljön och göra något jag verkligen brann för: projektledning.

Dessutom gjorde jag det i en värld som var mycket kreativ och intressant. Jag älskade den perioden i livet, men visste att det så småningom skulle komma en ny förändring i vilken riktning jag ville att min karriär inom projektledning skulle ta. Vissa stannar inom byråvärlden hela karriären, och det är fantastiskt. Andra kan byta till en intern roll eller ett helt annat område.

Jag blev kontaktad av en tidigare kund, en stor ideell organisation, om en intern tjänst. Det var en intressant karriärförändring eftersom jag gick internt och därmed lämnade byråmiljön. Det var en ideell organisation som jag brann starkt för. Rollen låg också nära projektledning snarare än helt inom projektledning. Jag tyckte därför att det var ett bra tillfälle att använda min erfarenhet inom projektledning för att se om det fanns andra roller eller områden som skulle intressera mig ännu mer.

Jag fick ansvara för en plattform för projektledning i organisationen, vilket faktiskt är där jag arbetar nu. Jag ansvarade också för kreativa och digitala resurser. Jag kunde alltså använda min byråerfarenhet inom resursstyrning. Där fanns även en portföljchef, så jag fick prova flera olika roller, från resurschef till portföljchef, samtidigt som jag också genomförde enstaka projekt för att hålla färdigheterna aktuella.

Det var mycket värdefullt att se vilka delar av det större projektledningsområdet jag tyckte om och inte tyckte om och vilket område jag ville gå vidare inom. Under den tiden utvecklade jag verkligen ett intresse för förändringsledning och processutveckling. Om jag hade stannat specifikt i en projektledarroll hade jag kanske inte fått lika många sådana möjligheter.

Nu har jag bytt igen, till teknik- och produktområdet på Teamwork. Det har varit roligt att se en annan sida av projektledningsvärlden och byråvärlden. Nu hjälper jag organisationer och byråer att genom själva produkten driva sina projekt mer effektivt.

Michael Mordak: Det är en mycket intressant berättelse. Jag tycker om hur allt nästan har gått i en cirkel: du började på en byrå, gick internt och befinner dig nu i något slags hybridroll där du konsulterar åt byråer. Det är faktiskt intressant eftersom skillnaden mellan projektledare på byrå och interna projektledare är ett ämne som ofta kommer upp i vår community.

Vad är det som framför allt skiljer de två åt? Finns det något du tyckte var mer attraktivt på den ena sidan? Föredrar du en intern roll framför en byråroll?

Melody MacKeand: Bra fråga. Byråvärlden är rolig, spännande och kaotisk, och ofta kan det kännas lockande att arbeta internt på grund av normaliteten och kanske avsaknaden av kaos.

Men när man arbetar internt inser man att det helt enkelt är verkligheten inom projektledning överallt. Jag tror att båda sidorna kan se eller tänka att gräset är grönare på andra sidan, men det finns fler likheter än skillnader. Även i organisationen där jag arbetade internt behandlade vi våra projekt som om våra programteam var kunder.

Våra kreativa och digitala resurser delades mellan dessa kunder. På sätt och vis fungerade vi alltså som en intern byrå. Jag uppskattade det eftersom jag kunde använda min tidigare erfarenhet, men också se hur arbetssättet förändras i en värld där kunder inte kommer in genom dörren med en budget.

I stället har man programteam som arbetar tillsammans med en och på många sätt kommer med önskemål. Jag har sett både det goda och det dåliga med båda sidorna, och jag skulle inte nödvändigtvis välja den ena framför den andra. Byråmiljön är fantastisk, särskilt när man är ung och börjar sin karriär, eftersom man får många kontakter.

Jag har fortfarande professionell kontakt med och är vän med tidigare kunder. Jag har uppenbarligen också fått en tjänst genom det och flyttat över hela landet tack vare det. Byråmiljön ger många intressanta möjligheter eftersom man arbetar med många olika organisationer. När man arbetar internt får man inte nödvändigtvis samma möjligheter.

Michael Mordak: Jag tycker att du angriper det på ett mycket praktiskt sätt genom att använda insikten att en intern organisation nästan kan fungera som en intern byrå. Det knyter an direkt till några av samtalen vi nyligen haft i vår Slack-kanal om just den frågan.

Det är en mycket användbar insikt som jag tror att både personer i vår community och alla andra som lyssnar kan ha stor nytta av.

Melody MacKeand: Ja. I den interna världen finns en egen uppsättning risker och problem som kan hanteras genom att leda teamet som en byrå.

Ett av de största problemen internt var känslan av att resurser alltid finns tillgängliga och i princip är gratis eftersom de är ens kollegor. I byråvärlden har man däremot begränsade avtal, omfattningar och budgetar, och man håller sig till dem. Därför kan ett internt team som drivs som en byrå verkligen bidra till bättre omfattningsstyrning, bättre tidsstyrning och bättre resursstyrning.

På så sätt överbeläggs resurserna inte och bränner ut sig, eftersom det lätt kan kännas som att det alltid finns mer arbete och alltid människor som kan göra det, utan några begränsningar. Ett byråperspektiv kan därför vara mycket hjälpsamt internt.

Michael Mordak: Jag ska backa lite, eftersom jag känner att vi börjar gå för djupt in på just den delen.

Jag vill fokusera mer på övergripande frågor, men bygga vidare på flera saker du har sagt. Eftersom du hade två föräldrar som var projektledare växte du upp med stor exponering för färdigheter och koncept som senare skulle hjälpa dig i rollen som projektledare.

Fanns det andra egenskaper eller saker du upplevde under uppväxten, eller i tidigare jobb, som du kunde ta med dig in i projektledningen och som hjälpte dig att lyckas när du började?

Melody MacKeand: När människor tänker på projektledning kan det kännas väldigt abstrakt. Man har termer som projekt, omfattning och tidslinje, men projektledning handlar i grunden om människor. Det handlar om att människor ska skapa utmärkt arbete. Det handlar om att människor har egna organisatoriska mål de försöker nå. Vi kommer alla till bordet med rädslor, frustrationer och åsikter. Jag tror att mycket av projektledning helt enkelt är människohantering.

Mycket av det jag upplevde innan jag började med projektledning var att arbeta tillsammans med mycket olika och bestämda personer som kunde ta med sig sina personliga frustrationer in i arbetssamtal.

Det översätts verkligen till projektledningsområdet, eftersom personer som börjar inom projektledning ofta tänker att de måste studera området, lära sig genomföra projekt på rätt sätt, skapa en perfekt tidslinje eller hålla sig under budget. Sådant finns och kan läras.

Men kärnan är: Hur arbetar jag med mina resurser och mitt team? Hur arbetar jag tillsammans med kollegor som har motstridiga prioriteringar? Hur arbetar jag med kunder som har mycket specifika behov och aldrig är rädda för att säga det? Mycket av det, oavsett om det kommer från uppväxten eller tidigare jobb, handlar om hur man samspelar med människor och hur man själv bidrar.

Michael Mordak: Det är en mycket bra poäng. Det pekar på de mjuka färdigheterna: att kunna läsa av ett rum, förstå vem man har att göra med och förstå vad som finns bakom en persons beteende och hur personen kommunicerar, eller hur man själv kan kommunicera bra med dem. Du har uppenbarligen en mycket bred bakgrund, men jag tänker försöka hitta några luckor eftersom det alltid finns brister någonstans.

Vilka områden behövde du utveckla när du kom in i branschen och började arbeta, eller redan innan dess, för att kunna avancera i karriären och ta nästa steg?

Melody MacKeand: Många antar att projektledare naturligt är mycket organiserade, men jag lever kanske i mer kaos än vad som är normalt bland projektledare, till mina föräldrars olycka.

Ett viktigt utvecklingsområde för mig tidigt var att jag vet i huvudet hur alla mina projekt går, vad jag måste göra och vilka mina dagliga uppgifter är. Jag kan hantera allt det i kaoset i min egen hjärna. Men det gör inte att andra kan förstå vad som pågår. I ett extremt exempel var jag med om en bilolycka för några år sedan mitt under ett projekt, och någon behövde veta exakt vad som hände i projektet för att snabbt kunna ta över.

Jag behövde därför lära mig att vara organiserad, inte bara för min egen skull, utan också inse att jag är en del av en större projektstruktur som måste hanteras väl. Jag behövde skapa interna rutiner. Det här är något jag förmodligen måste arbeta med resten av livet.

Jag har provat så många olika verktyg. Jag har haft post-it-lappar på skrivbordet som påmint mig om att vara organiserad. Det kommer inte naturligt för mig, men jag har verkligen behövt arbeta med dokumentation, se till att all information är lättillgänglig på sätt som andra kan se och samtidigt hantera mitt eget arbete.

Michael Mordak: Ja, dokumentation är viktigt. Det fick mig direkt att tänka på en person som kom och talade med oss om det som jag tror kallades regeln om blixtnedslag, vilket liknar det du beskrev. Om du gick ut från kontoret och träffades av blixten, skulle projektet kunna fortsätta?

Skulle andra kunna hitta allt de behövde, förstå var projektet befann sig och vilka nästa steg var, och sedan fortsätta efter en rimlig sorgperiod? Det är verkligen en viktig poäng, och jag är glad att du tog upp den. Jag känner själv igen kaoset som pågår i huvudet och behovet av att dokumentera det på en organiserad plats där andra kan förstå och hitta det om de behöver.

Okej, med allt du vet nu, efter den här resan, uppväxten med föräldrar som projektledde dig, certifieringarna inom projektledning och den karriärväg du har skapat: vilket råd skulle du ge ditt yngre jag?

Melody MacKeand: Jag har många råd och mycket överseende med de versioner av mig själv som funnits tidigare. För det första skulle jag säga att alltid sätta sig själv främst. Jag lärde mig den läxan om och om igen, särskilt tidigt i karriären.

Du är en resurs för ditt företag, dina kunder och dina projekt, men i slutändan är du själv den enda som tar hand om dig. Du gör ditt bästa arbete när du sätter tydliga gränser. När man är ung känner man att man måste bevisa något.

Men det finns alltid mer arbete att göra och alltid kunder att kommunicera med. Det är lätt att låta arbetet påverka privatlivet. Jag har själv låtit min karriär påverka mitt privatliv, min fysiska hälsa och min psykiska hälsa. Därför är jag nu mycket noga med gränser. Om jag sätter mig själv främst kan jag bidra mer fullt ut på jobbet och blir i slutändan en bättre medarbetare och kollega.

Det kan innebära att inte kontrollera e-posten på kvällen eller under helgen, eller att ha en tydlig sluttid på arbetsdagen. Nu är jag besatt av boxning och tycker om att kunna övergå från arbetstid till privat tid genom ett träningspass. Mitt yngre jag hade verkligen kunnat dra nytta av sådana gränser.

Michael Mordak: Det är fantastiskt. Det är så viktigt. Ibland känns det som att du talar direkt till mig, eftersom det här är saker jag behöver påminna mig själv om varje dag: att sätta gränser och komma ihåg att ta lunchrast, till exempel.

Man behöver också se till att sluta vid en viss tid, vilket blir svårare när man arbetar på distans. Många av oss arbetar hemifrån nu, och det är så lätt att stanna kvar för att svara på ett mejl eller ett Slack-meddelande till, vilket leder en ner i ett kaninhål.

Det är alltså ett mycket viktigt budskap, och jag är glad att du tog upp det.

Melody MacKeand: Jag skulle också säga att en viktig läxa jag lärt mig under åren, och som jag önskar att mitt yngre jag hade förstått från början, är att inte ta saker personligt och att utgå från att andra har goda avsikter.

Projektledning handlar i grunden om människor. Vi tar med hela oss själva till arbetet, både det goda och det dåliga. När man är yngre tar man saker väldigt personligt. Om ett projekt misslyckas är det ett personligt misslyckande. Om en kund eller kollega är upprörd känns det som en personlig attack.

Om vi i stället tar oss själva ur den situationen, ger oss själva lite överseende och utgår från att människor vill samarbeta, arbeta tillsammans och lösa den aktuella frågan, blir vi inte bara bättre på det vi gör utan tycker också mer om det.

Med min erfarenhet har jag mycket roligare på jobbet nu. När jag var yngre var det mycket mer kämpigt eftersom jag tog med mig alla de här sakerna personligt, trots att de egentligen hade mått bäst av att lämnas där de hörde hemma.

Michael Mordak: Jag tycker om poängen du tog upp om att inte ta saker personligt.

Om någon säger något på ett visst sätt eller ger feedback eller kritik kan du själv göra samma sak mot något som någon annan har levererat. Du gör det inte för att vara oartig eller elak, utan för att du vill det bästa för projektet.

Du vill samarbeta, precis som du sade. Men det är intressant hur personligt vi kan ta det när rollerna är omvända och hur vi verkar tro att allt speglar vårt arbete när vi får feedback. Jag är glad att du tog upp det.

Melody MacKeand: Det är mycket vanligt att anta att man har gjort något fel och att någon är arg på en när personen skickar ett hårt mejl eller meddelande. Samtidigt kan man själv göra samma sak mot någon annan för att man haft en frustrerande dag eller sovit dåligt natten innan.

Man behöver kliva ur det och också inse att feedback hjälper en att bli en bättre medarbetare och göra sitt jobb bättre. Jag har också lärt mig mycket om att ge feedback. När man är yngre kan det kännas aggressivt, särskilt som kvinna på arbetsplatsen, eftersom man kanske inte vill vara så rak eller direkt mot kollegor.

Med åren har jag lärt mig värdet av att ge någon möjlighet att höra feedbacken och förändras. En tidigare chef hade en regel: om du gav en kollega feedback i den årliga utvärderingen men aldrig hade sagt det direkt till personen, fick du inte skriva det i utvärderingen.

Det var viktigt för mig att höra. Om jag har något jag behöver säga till en kollega måste jag säga det direkt och ge personen möjlighet att förändras innan frågan eskalerar. Återigen handlar det om att vi alla är människor, att vi alla förtjänar överseende och möjlighet att förändras.

Jag har fått mycket överseende under åren och förändrat hur jag hanterar mitt arbete och mig själv. Jag är tacksam för att människor tog sig tid att ge mig den feedbacken och vill erbjuda andra samma möjlighet.

Michael Mordak: Det är en så viktig och samtidigt underskattad poäng. Om du ger människor utrymme och möjlighet kommer det enda som händer vara att de ger samma sak tillbaka. De blir mer mottagliga för dig, dina åsikter och sådant.

Det bygger relationer. Man kan få en bättre arbetsrelation med sina kollegor i stället för att hamna i konflikt, eftersom det inte blir bra för den egna psykiska hälsan. Om man bär på bitterhet på arbetsplatsen vill man inte vara där, och det påverkar livet i stort.

Det är alltid bättre att vara öppen och medveten om hur det påverkar både andra och en själv. Det här har varit ett mycket bra samtal och en inblick i en lite annorlunda väg. Alla hamnar inte i projektledning av en slump; vissa väljer det medvetet.

Jag tycker att sättet du har byggt din karriär genom att söka certifieringar, prova en roll som koordinator, börja på byrå och sedan gradvis gå över till en intern roll är mycket intressant. Jag tror att alla som lyssnar kommer att ha nytta av det i sin egen resa och kunna känna igen sig i många av de lärdomar du fått på vägen.

Förhoppningsvis tar de lärdomarna till sig och undviker några av de misstag som kan uppstå när man försöker och testar allt varje gång.

Melody MacKeand: Absolut. Jag uppskattar verkligen tiden i dag.

Michael Mordak: Fantastiskt. Jag är glad att du kunde vara med, Melody. Jag ser fram emot att fortsätta tala med dig i communityn och höra alla insikter och erfarenheter du har att dela med dig av till de andra medlemmarna. Du utgår alltid från kunskap och, som vi talade om, från att ge människor utrymme och bästa möjliga möjlighet att lära sig och gå vidare. Tack.

Tack för att du lyssnade på vår medlemsintervju med Melody MacKeand. Hon har mycket mer kunskap och insikt att dela med sig av. Kom och prata med oss i Slack-kanalen tillsammans med hela vår community av digitala projektledare. Vi vill gärna ha med dig. Du kan läsa mer om medlemskap på vår webbplats på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tack för att du lyssnade!