Projektledare avslöjar sina bästa strategier för att ta anteckningar
Att ta korrekta och koncisa anteckningar under möten är ingen liten bedrift. Det är svårt att få med allt som är värdefullt – människor pratar snabbt, det kan ibland vara svårt att avgöra vad som är viktigt i stunden och mötet kan hoppa mellan olika ämnen.
Detta diskuterades nyligen i en Reddit-tråd i subredditen r/projectmanagement. Att ta anteckningar och distribuera dem till rätt personer i efterhand är ofta en stor del av projektledarens roll.
Även om de har en koordinator att luta sig mot har jag aldrig träffat en projektledare som saknar den organisation, de prioriterings- och beslutsfattarförmåga som krävs för detta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag går igenom några lösningar som kan göra det enklare att ta anteckningar, så som projektledare i tråden förklarar.
Varför är det så svårt att ta effektiva anteckningar?
Det är ofta projektledaren som får ta anteckningar, även om det råder viss debatt om huruvida det borde vara så (mer om det senare). Så här sammanfattas det av trådstartaren:
Hur tar du anteckningar under möten?
avu/Tronracer iprojectmanagement
Detta är dubbelt så svårt om du dessutom leder mötet – du måste balansera detta med att hålla reda på vad som har sagts och vilka åtgärdspunkterna är. Det finns dock några strategier som gör det enklare att ta anteckningar.
Lösning 1: Använd ett AI-verktyg
Det finns många verktyg som använder artificiell intelligens för att hjälpa till med att ta anteckningar. Genom att använda ett av dessa verktyg kan du helt slippa den här uppgiften. Dessa verktyg blir också allt mer avancerade, så det blir bara enklare att automatisera den här processen.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Otter.ai är inte det enda alternativet heller.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Viktigt: Du bör kontrollera företagets policyer för AI och inspelning av möten. Många branscher omfattas av regler på grund av integritets- och säkerhetsfrågor. Du kan också hamna i trubbel om du bryter mot sekretessavtal eller andra överenskommelser.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Om du inte kan använda AI kanske du ändå kan spela in eller automatiskt transkribera dina möten (kontrollera återigen organisationens policyer) för att i efterhand komplettera dina anteckningar med information som du kan ha missat.
Det du till varje pris bör undvika är att transkribera eller spela in mötet och sedan gå tillbaka för att göra anteckningar från det i efterhand.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Lösning 2: Använd Microsoft OneNote
Om du inte kan använda AI är detta ditt näst bästa alternativ.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Det är viktigt att ha en agenda på plats för mötet. Det säkerställer inte bara att du håller dig till det du behöver gå igenom, utan gör det också enklare att anteckna. Lägg till dina anteckningar direkt i den relevanta delen av agendan – det hjälper dig att lättare följa diskussionens gång.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Du kan enkelt integrera OneNote med din e-post för att göra det ännu enklare att distribuera dina mötesanteckningar (när du har renskrivit dem).
Lösning 3: Agendabaserade anteckningar
Detta liknar ovanstående, men det är lite svårare utan OneNote.
Här är den grundläggande processen:
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Det är också värt att dela skärmen under mötet med agendan och dina anteckningar, såvida det inte är något annat som behöver visas (t.ex. leveranser som väntar på återkoppling). Då slipper du gå tillbaka och bekräfta anteckningarna med andra deltagare – de kan se dina anteckningar och förtydliga i stunden.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Men kom ihåg: Det kommer fortfarande att krävas viss bearbetning innan du kan skicka ut anteckningarna.
4 andra tips för att anteckna
Här är några andra tips och knep från tråden som kan hjälpa dig att effektivisera din process.
Prioritera dina möten
Behandla inte alla möten med samma grad av uppmärksamhet – prioritera dem därefter.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Sammanfatta för gruppen
Innan du lämnar mötet eller går vidare till en ny punkt på agendan ska du sammanfatta din förståelse för gruppen för att säkerställa att alla är överens och har samma bild.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Var inte den som antecknar
Om du kan, utse någon annan till antecknare så att du kan fokusera på att leda mötet.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Här är några idéer på vem som kan ta anteckningar i stället:
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Prova en RAID-logg
Trots att det råder viss debatt kring detta kan RAID-loggar vara ett effektivt verktyg för anteckningar. Se till att skapa en som är separat från projektets RAID-logg (som vanligtvis används för riskhantering), och kom ihåg att du behöver omformatera dina anteckningar innan du skickar ut dem till de berörda mottagarna.
Kommentar
avu/Tronracer från diskussionen
iprojectmanagement
Gå med för fler insikter om projektledning
Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
