Så håller du deadlines utan att detaljstyra
En av de mest utmärkande sakerna med rollen som är att du ofta måste känna dig bekväm med att vara ”den onda”, men det är fortfarande inte särskilt roligt! Eftersom det vanligtvis är vårt ansvar att se till att håller och att saker sker på det sätt de ska, övervakar projektledare ofta arbetsflödet hos andra och måste då och då ingripa för att korrigera kursen eller utöva viss press för att se till att alla behov tillgodoses.
Att se till att deadlines hålls är en av de största utmaningarna för projektledare, främst eftersom du, trots att du kan stötta ditt på hundra olika sätt, inte kan utföra någon annans ÅT dem, och du har förmodligen inte tid att sitta och titta på människor hela dagen för att försäkra dig om att de blir klara med sitt i tid. Så här är så att du ger ditt och dig själv bästa möjliga förutsättningar att lyckas och undviker att hamna i läget som ”den onda polisen” eller detaljstyra människor för att säkerställa att de .
1. Sätt tydliga förväntningar från början
Du bör ha flera möjligheter i början av ett att tydligt kommunicera till ditt när förväntas vara klart. Deadlines bör vara bland det första som nämns under uppstartsmöten och introduktionen till , och din arbetsbeskrivning för , eller annan dokumentation som har tillgång till bör tydligt ange alla relevanta deadlines.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vid uppstarten brukar jag dela ut en kort sammanfattning till som beskriver viktiga mål och milstolpar med tillhörande deadlines, och jag ser alltid till att det inte råder någon förvirring kring vem som ansvarar för vilka delar (och att deadlinesen är realistiska).
Under uppstartsmöten frågar jag också och ser till att det inte råder någon förvirring. Det skadar aldrig att avsluta mötet eller samlingen med frågan ”Vet alla vad de ska göra och när det ska vara klart?” Förhoppningsvis har du också byggt upp en relation med ditt där de vet att de alltid kan säga till eller fråga dig om något är oklart.
2. Var en lagspelare
På tal om relationer har jag sagt det förut och jag säger det igen: så mycket av ledning handlar om förtroende, ärlighet och att se till att ditt känner sig bekvämt med att komma till dig med problem innan de blir PROBLEM. Det bästa sättet att bygga dessa relationer är att vara EN DEL AV , i stället för att framställa dig själv som den -svingande överherren. Att helt enkelt beskriva din roll som stödjande snarare än bestraffande kan göra stor skillnad.
Se till att du dagligen kommunicerar till ditt , genom ord och handling, att du finns där för att hjälpa dem att lyckas, inte för att se dem kämpa och misslyckas. Människor kommer också att motiveras att när de känner ett ansvar för att bidra till hela framgång, i stället för att bara få saker gjorda för att slippa en utskällning från PM.
3. Följ upp
Jag har tidigare skrivit om vikten av att följa upp – oavsett om det sker dagligen, veckovis eller månadsvis – med dina projekt och dina medarbetare. Dessa avstämningar är otroligt viktiga när det gäller tempot i ett och att se till att du ligger i fas för att hålla dina tidsfrister. En enkel daglig eller veckovis avstämning med ditt för att se till att de inte ligger efter är avgörande.
Fördelarna med att följa upp går också åt båda hållen: det ger möjlighet att ta upp eventuella farhågor kring tidsplanen (och de kommer att vara ärliga mot dig om du har etablerat rätt typ av relation), och det ger dig, som PM, en tydlig bild av var du står och om det finns några farhågor kring som eventuellt inte blir klart i tid. Det här kan vara informellt och till och med ske via snabbmeddelanden eller ett kort samtal ansikte mot ansikte.
4. Visa HELHETSBILDEN
Ofta, när projekt har dragit ut på tiden eller tidsfrister har missats, ser jag tillbaka och inser att en faktor var att eller individen inte fullt ut förstod betydelsen av eller värdet med för byrån eller kunden. Se återigen redan från projektstarten till att ditt vet hur varje del av hänger ihop för att uppnå slutresultatet, produkten eller , och betona vikten av varje milstolpe för er övergripande framgång.
Ibland kan det vara lätt, när man arbetar med en miljon saker, att tona ned betydelsen av en uppgift. Om en person förstår hur deras bidrag påverkar helheten är det ofta mer sannolikt att de levererar i tid. Detta är ytterligare en punkt som du kan lägga till i ditt uppstartsprotokoll – förstärk tanken att varje liten spelar roll och målen kan inte uppnås utan ett fullständigt engagemang från varje deltagare.
5. Se till att informationen alltid är tillgänglig
Som vi alla vet finns det lika många olika typer av verktyg för resurshantering och system för som det finns ledare – men en sak de alla bör ha gemensamt är ett sätt för ert att enkelt komma åt information när de behöver den. Detta omfattar uppgifter, tidsfrister och alla andra relevanta detaljer för att slutföra väl och i tid.
Förutom att distribuera en eller projektunderlag vid projektstarten, se till att du har dokumenterat informationen på en plats där folk enkelt kan hitta den. Detta är din försäkring mot saker som “jag visste inte när det skulle vara klart!” eller “jag var inte säker på hur lång tid jag hade.” Personligen gillar jag att skapa att-göra-listor för varje medlem i som helt enkelt beskriver och tidsfrister, med Trello. Att göra detta maximerar transparensen i projektet och säkerställer att alla har tillgång till sin lista oavsett var de befinner sig.
6. Upprätthåll en hälsosam arbetsbelastning
Ibland blir saker och ting helt galna, särskilt när du och dina medlemmar har på gång. Detta är en oundviklig verklighet i baserat , och det håller ju livet intressant, eller hur? Även om det kommer att finnas hektiska veckor och kanske till och med en del övertid då och då, är det ditt ansvar som att se till att ditt arbetsbelastning är hanterbar och att det är realistiskt för dem att hålla . Stressade och överarbetade medarbetare löper mycket större risk att tappa intresset och entusiasmen för , göra slarviga misstag eller glömma saker.
Även om ingen kan garantera att allt går smidigt hela tiden bör du försöka använda dina vecko- eller månatliga sessioner för för att se till att allas arbetsbelastning är hanterbar, och försöka förutse flaskhalsar och överbelastning innan det är för sent. Om du håller koll på ditt och ser till att de får tillräckligt med tid och resurser för att slutföra sitt , kommer det säkert att minimera den tid du behöver lägga på att detaljstyra människor i olika frågor, eller ännu värre, be kunder om ursäkt för en .
Om du har läst några av mina tidigare artiklar vet du vid det här laget att jag ständigt upprepar hur viktigt det är med relationer, ärlighet och förtroende när det gäller . Ibland, särskilt på digitala byråer och företag, är det lätt att glömma att inte bara handlar om kalkylblad och .
Faktum är att jag tror att de flesta av de projektledningsfärdigheter som behövs för att lyckas i det här jobbet är inte tekniska, utan snarare medfödda. När det gäller att hjälpa ditt att få gjort i tid är detta mer sant än någonsin. Förhoppningsvis kan du med hjälp av de här tipsen spara tid genom att slippa jaga folk för att få deras gjort.
