24 frågor om projektets förstudiesession som projektledare bör ställa
En vanlig orsak till att ett projekt misslyckas eller att en kund är missnöjd när projektet är slutfört är att kunden inte fick det som de trodde att de skulle få. Hur kan vi säkerställa att vi alla har samma bild?
Under den inledande workshopen för projektupptäckt behöver vi ställa rätt frågor för att ge kunderna möjlighet att berätta allt det viktiga som vi behöver veta för att kunna leverera projektet framgångsrikt.
Vad är en projektupptäcktssession?
En projektupptäcktssession eller workshop är ett möte mellan kunden och projektledaren i ett mycket tidigt skede av ett projekt. Ett specifikt projekt kanske inte ens har identifierats ännu – kunden vet att de behöver något, men är inte säker på exakt vad det är.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Syftet med upptäcktssamtalet är att projektledaren ska förstå kundens affärsmodell, verksamhet, beslutsprocess samt övergripande affärsmål & strategi, för att hjälpa kunden att definiera rätt lösning eller projekt för att hantera ett specifikt problemområde. Det är också ett bra tillfälle att skapa en god relation med kunden.
Det skiljer sig något från ett projektuppstartsmöte, där projektledaren och projektteamet redan har en ganska god uppfattning om vilka specifika leveranser och uppgifter de kommer att arbeta med. Upptäcktsmötet är en del av den bredare processen för projektuppstart och projektinitiering.
24+ frågor att ställa under projektupptäcktssessionen
Här är de viktigaste frågorna du behöver ställa under projektupptäcktssessionen. Jag har delat in dem i följande 6 typer av upptäcktsfrågor:
- Strategifrågor
- Frågor om användarupplevelse
- Innehållsfrågor
- Kreativa frågor
- Tekniska frågor
- Frågor om projektledning
Den här listan är inte avsedd att användas som ett frågeformulär som kunderna ska fylla i, utan som en struktur för att hjälpa oss att förstå vår kunds eller potentiella kunds behov och deras affärsproblem, så att vi kan utforma en lämplig lösning på rätt sätt.
Alla dessa är öppna frågor som gör att du verkligen kan gå på djupet och förstå varför den nuvarande lösningen inte fungerar och vad som behövs i den potentiella lösningen.
Strategifrågor
1. Mål
Varför gör vi det här? Vilka är målen för den här webbplatsen? Vilka är KPI:erna och mätvärdena? Hur kommer vi att mäta och utvärdera framgång? Hur kommer det att påverka ert resultat? Vad behöver det uppnå ur ett affärsperspektiv? Vad bör det åstadkomma? Hur överensstämmer affärsmålen med ouppfyllda konsumentbehov?
2. Budskap
Vilka nyckelbudskap ska kommuniceras? Vad är det enda vi vill att människor ska tänka/känna/göra? Vad kan vi säga för att få dem att göra det? Hur passar detta in i den övergripande marknadsförings- och kommunikationsstrategin? Hur står sig detta jämfört med konkurrenternas positionering? Vad kommunicerar vi som är annorlunda; vad är vårt unika säljförslag (USP)?
Frågor om användarupplevelse
3. Målgrupp
Vem försöker vi kommunicera med? Vilka är era primära/sekundära/tertiära målgrupper? Varför? Skiljer det sig från er önskade målgrupp? Vilka är deras demografiska egenskaper? Varför skulle de komma på besök? När kommer de på besök? Varför skulle de komma tillbaka?
4. Användarresor
Vilka är webbplatsens användare? Vilka olika behov har de? Vad vill vi att de ska göra? Vilka är de nuvarande hindren? Hur kan vi öka kundnöjdheten? Hur kan vi skapa lojalitet? Hur kan vi öka konverteringen?
5. Funktionalitet
Vilka typer av funktionalitet utöver statiska innehållssidor krävs? Webbläsaridentifiering? Geo-IP-identifiering? Flerspråkigt stöd? Varukorg eller e-handel? Datainsamling? Formulär? Utskrift av skärm? Kakor? Dynamiskt innehåll? Interaktiva kartor? Butikslokalisering? Bloggar? Evenemangskalender? Platsannonser? Ett flöde för innehåll som uppdateras ofta? Ett fotogalleri? Integration med sociala medier? Varför behövs det? Hur kommer denna funktionalitet att bidra till att uppnå våra affärsmål?
6. Användbarhet
Vilka krav finns för att vi ska kunna genomföra användartester? Vilka enheter stöder vi? Vilka webbläsare stöder vi? Vilka plattformar utvecklar vi för? Vilken är den minsta skärmstorlek vi bör utveckla för på varje plattform? Vilka krav och standarder gäller för att uppfylla tillgänglighetskraven?
Innehållsfrågor
7. Typer
Vilket innehåll kommer vi att lägga in på webbplatsen? Ska vi återanvända gammalt innehåll eller skapa nytt innehåll? Hur många innehållssektioner kommer det att finnas? Vilka sidor krävs? Vilka olika innehållstyper behöver vi stödja? Varför behövs det? Vad kommer det att uppnå? Hur kommer innehållet att vävas samman? Hur relaterar innehållet till annat innehåll?
8. Hantering
Vem ska skriva det? När kommer det att vara klart? Vem ska lägga in innehåll på webbplatsen? Vem ska underhålla det? Vilket arbetsflöde, vilka behörighetsnivåer och godkännanden krävs?
9. Lokalisering
Hur många marknader behöver stödjas? Hur många olika språk inom dessa marknader? Vilka innehållsskillnader finns mellan olika marknader? När behöver de olika marknaderna lanseras? Vilka andra marknadsspecifika krav bör vi känna till?
Kreativa frågor
10. Utseende och känsla
Vilket kreativt material har du sett som du gillar? Vad gillar vi inte? Varför?
11. Tillgångar
Vilket varumärkesarbete har redan genomförts? Hur populärt är det internt och externt bland kunderna? Var kan vi hitta varumärkestillgångar – logotyper, varumärkesriktlinjer och fotografier?
12. Varumärkesriktlinjer
Hur väl definierade är varumärkesriktlinjerna? Hur strikt är den befintliga grafiska profilen? Vilka steg kan vi lägga till i processen för det kreativa arbetsflödet för att säkerställa en konsekvent användning av varumärket?
13. Tonalitet
Finns det befintliga webbplatser som du gillar och som kan ge kreativ inspiration till ett önskat utseende och en önskad känsla? Finns det ett känslomässigt slutläge som vi vill att din målgrupp ska känna när den lämnar webbplatsen?
Tekniska frågor
14. URL
Vilken är webbplatsens URL? Vem är den nuvarande domänregistratorn? Hur kommer vi att stödja flerspråkiga marknader?
15. Webbhotell
Vem står för webbhotellet? IIS eller Apache Linux eller Windows eller något annat? Vilken är den aktuella belastningen på servern? Används databaser och i så fall vilken typ? Finns det önskemål kring databaser? Vilka säkerhetskopieringsmekanismer krävs? Kommer det att förekomma trafiktoppar som kräver ett innehållsleveransnätverk (CDN) som AWS, Akamai eller Edgio?
16. Integration med äldre system
Vilka befintliga system behöver den här webbplatsen ansluta till?
17. Säkerhet
Behöver vi skapa användarkonton? Kommer kryptering att krävas? Kommer det att finnas lösenordsskyddade områden? Vilka personuppgifter behöver vi lagra och skydda?
18. Utvecklingspreferenser
Bygger vi på ett innehållshanteringssystem (CMS) som WordPress, Drupal eller Sitecore? Finns det ett utvecklingsramverk som vi måste använda? Vilka enheter, webbläsare och plattformar behöver stödjas?
19. Spårning
Hur kommer vi att följa upp KPI:er? Kommer vi att använda analysverktyg som Webtrends eller Google Analytics, andra mätningstekniker som ClickTale eller något mer omfattande som Adobe SiteCatalyst?
Projektledningsfrågor
20. Process
Hur hänger det här projektet ihop med andra pågående projekt? Vad är projektplanen? Vad ska vi göra (SoW)? Vilken är ordningsföljden för aktiviteterna (metodik)? När (tidsplan)? Hur mycket kommer det att kosta (budget)?
21. Kommunikation
Vilka är de bästa kommunikationskanalerna att använda? Vilka behöver involveras och när? Vilka verktyg ska vi använda för att kommunicera, samarbeta och dela?
22. Styrning
Hur ska vi hantera processen? Vilka är intressenterna? Vem är ansvarig, ytterst ansvarig, rådfrågad och informerad? Hur ska vi hantera eventuella förändringar i kraven?
23. Godkännandeprocess
Hur ska vi effektivt hantera projektgruppen och intressenterna under hela projektets livscykel?
24. Projektledning
Hur följer vi upp framstegen för att säkerställa att vi uppfyller de definierade kraven, håller tidsplanen och håller oss inom budgeten? När är tidsfristen för lanseringen? Varför? Vad driver kravet på att hålla det datumet?
Vad händer härnäst?
Efter upptäcktsfasen ska du se till att skicka ett uppföljningsmejl med en lista över nästa steg och åtgärdspunkter. Du vill också komma igång med nästa steg i projektinitieringsprocessen – börja definiera dina leveranser, sammanställa arbetsbeskrivningen och planera uppstartsmötet.
Vad tycker du att jag missar? Vad mer ingår i att definiera idén som projektledare bör tänka på när de inleder upptäcktsfasen av ett projekt? Jag vill gärna höra om du har fler tips – dela dem i kommentarerna nedan!
