Porque é que tantos gestores de projetos utilizam o monday.com nas suas equipas? (Visão geral da plataforma)

Não há duas equipas que gerem o trabalho da mesma forma. O monday.com adota uma abordagem flexível, permitindo que as equipas adaptem a plataforma aos seus próprios processos, ao mesmo tempo que introduz a IA e os agentes nesses fluxos de trabalho. Neste vídeo, vamos analisar como essa abordagem funciona na prática, aquilo em que o monday.com se destaca, os compromissos a considerar e se poderá ser a opção certa para a sua equipa.

No centro do monday.com está um espaço de trabalho de IA personalizável, onde as equipas podem organizar projetos, processos e trabalho contínuo. A plataforma não impõe uma metodologia específica de gestão de projetos. Em vez disso, as equipas decidem como o trabalho deve ser estruturado, que informações precisam de acompanhar e como os diferentes fluxos de trabalho se articulam.

A IA e os agentes do monday funcionam nesse mesmo ambiente. Isto significa que podem utilizar informações que já estão na plataforma para compreender o que está a acontecer e agir, sendo o ponto de partida para tudo isto a forma como o trabalho está organizado. Os quadros são a base do monday.com. É neles que as equipas organizam tudo, desde projetos individuais e pedidos recebidos até processos operacionais contínuos.

Pode personalizar as informações que acompanha utilizando colunas para responsáveis, estado, prazos, prioridades, orçamentos ou outras informações relevantes para o seu fluxo de trabalho. Os itens individuais também podem incluir conversas, ficheiros, atualizações e subitens, mantendo o trabalho e as informações relacionadas no mesmo local. As equipas também não estão limitadas a consultar essas informações como um plano de projeto tradicional.

O mesmo trabalho pode ser visualizado através de quadros Kanban, gráficos de Gantt, linhas cronológicas, calendários e outras vistas, dependendo do que diferentes pessoas precisam de ver. Isto pode ser útil quando o mesmo projeto envolve diferentes partes interessadas. Um gestor de projetos pode precisar de um gráfico de Gantt para compreender as dependências, enquanto a equipa de execução trabalha a partir de um quadro Kanban e a liderança apenas precisa de uma linha cronológica de alto nível.

Cada pessoa pode visualizar o trabalho de forma diferente sem manter planos de projeto separados. Existe também uma grande biblioteca de modelos personalizáveis, pelo que as equipas não têm necessariamente de criar esses fluxos de trabalho de raiz. Esta flexibilidade significa que diferentes equipas podem utilizar a mesma plataforma subjacente sem terem de gerir cada tipo de trabalho exatamente da mesma forma.

Mas, depois de esses fluxos de trabalho estarem configurados, continua a existir o trabalho diário de os manter em andamento. O monday.com utiliza automatizações sem código para tratar de etapas repetíveis, como atribuir tarefas, alterar estados, enviar notificações, criar trabalho de acompanhamento ou coordenar ações entre os seus quadros. Define o evento que inicia uma automatização e o que deve acontecer quando esse evento ocorre.

Uma única automatização também pode executar várias ações. Para uma equipa de projeto, isso pode significar que concluir uma etapa do trabalho atribui automaticamente a tarefa à pessoa seguinte, notifica as partes interessadas relevantes ou desencadeia o conjunto seguinte de ações. Isto torna-se ainda mais útil quando um processo atravessa várias equipas e nenhuma pessoa é responsável por encaminhar manualmente cada etapa.

Isto pode reduzir a coordenação rotineira e tornar os processos repetíveis mais consistentes, sobretudo quando os fluxos de trabalho envolvem várias pessoas ou departamentos. E, quando gere trabalho em vários projetos ou equipas, também precisa de uma forma de ver o que está a acontecer em todos eles. Os painéis reúnem informações de vários quadros num único espaço de trabalho de relatórios, utilizando gráficos, linhas cronológicas, vistas de carga de trabalho, calendários e outros componentes.

Os gestores de projetos podem utilizar essas informações para acompanhar o progresso, identificar estrangulamentos e equilibrar cargas de trabalho, enquanto a liderança pode obter uma visão mais abrangente dos projetos sem exigir que cada equipa mantenha um relatório separado. Por exemplo, poderia reunir vários projetos num único painel e comparar o progresso, os prazos e as cargas de trabalho, em vez de abrir cada projeto individualmente.

Como o painel obtém os dados dos quadros subjacentes, essa vista pode ser atualizada à medida que os dados do projeto mudam. Isto dá às equipas flexibilidade na forma como gerem o trabalho diário, mantendo simultaneamente as informações importantes reunidas para relatórios e supervisão. Para além de organizar e acompanhar o trabalho, o monday.com também utiliza IA para ajudar as equipas a tratar de parte do trabalho que ocorre nesses fluxos de trabalho.

Um exemplo são os blocos de IA. As equipas podem utilizá-los para tarefas como resumir atualizações, categorizar informações, extrair dados estruturados de texto, reescrever conteúdos e sugerir itens de ação. O benefício prático é não ter necessariamente de transferir as informações do projeto para uma aplicação de IA separada e depois trazer os resultados de volta para o seu fluxo de trabalho.

Por exemplo, se uma equipa estiver a recolher pedidos ou comentários em formato de texto, um bloco de IA pode extrair informações desses envios ou categorizá-los, tornando-os mais fáceis de encaminhar e analisar. Noutro fluxo de trabalho, pode resumir uma atualização longa para que a pessoa seguinte compreenda rapidamente o que aconteceu.

Para equipas que lidam com muita informação de projetos, isto pode reduzir parte do trabalho administrativo envolvido no processamento de atualizações e na organização das informações. As reuniões são outra área em que o monday.com aplica a IA. O monday Notetaker pode participar em reuniões no Zoom, Microsoft Teams e Google Meet, gravar e transcrever a conversa e gerar um resumo com marcação temporal e itens de ação depois de a reunião terminar.

Em vez de transferir manualmente decisões e acompanhamentos para o seu plano de projeto, pode ligar os itens de ação diretamente aos quadros do monday.com e escolher um projeto e um responsável relevantes para cada um. A própria reunião também continua a ser útil posteriormente. As equipas podem fazer perguntas sobre o que foi discutido através de uma conversa de IA após a reunião ou utilizar uma gravação pesquisável para regressar a uma parte específica da conversa, e isto não se limita a chamadas virtuais.

A aplicação para computador também pode captar reuniões presenciais sem exigir um bot de reunião. Para as equipas de projeto, isto significa menos trabalho manual entre tomar uma decisão numa reunião e introduzir o trabalho resultante no projeto, mantendo simultaneamente um registo da conversa ao qual podem voltar mais tarde. Outra forma de o monday.com utilizar IA é através dos seus agentes monday.

As equipas podem utilizar agentes prontos a usar ou criar agentes personalizados, dando-lhes acesso a dados, ferramentas e instruções relevantes do monday.com. Os agentes monday podem analisar informações e executar ações como criar ou atualizar itens, atribuir responsáveis, alterar estados, redigir mensagens ou acompanhar trabalho dentro das permissões definidas, o que é diferente das automatizações que abordámos anteriormente.

As automatizações são úteis quando já conhece o acionador e as ações que lhe devem seguir. Os agentes monday podem trabalhar com processos mais complexos que exigem a interpretação de informações e uma resposta a circunstâncias variáveis. Foram concebidos para tratar processos do início ao fim dentro do monday.com, trabalhando em conjunto com a sua equipa para que possa controlar o que estão autorizados a fazer e ver que ações executaram.

Por exemplo, um agente pode monitorizar os projetos quanto a riscos relacionados com o calendário ou a carga de trabalho e ajudar a responder, atualizando linhas cronológicas, redistribuindo trabalho ou alertando as partes interessadas certas. Os agentes monday também podem trabalhar em conjunto com o monday Notetaker durante as reuniões. Um agente pode participar numa chamada, utilizar o contexto da conversa, responder a perguntas através da conversa da reunião e executar tarefas utilizando as ferramentas e os dados a que tem acesso.

Agora que abordámos algumas das principais capacidades, vejamos o que se destaca e o que deve considerar antes de decidir se o monday.com é adequado para a sua equipa. O monday.com pode ser particularmente relevante para equipas que pretendem ter espaço para adaptar os fluxos de trabalho aos seus próprios processos, em vez de a plataforma impor uma única forma de gerir o trabalho.

Essa flexibilidade também significa que diferentes equipas podem trabalhar de formas diferentes, continuando a utilizar o mesmo sistema subjacente. A abordagem do monday.com à IA é outra vantagem, sobretudo para equipas que esperam que a IA e os agentes desempenhem um papel cada vez mais importante na forma como gerem o trabalho. Como essas capacidades estão integradas no mesmo espaço de trabalho de IA que as equipas já utilizam, podem introduzir IA em processos que já gerem na plataforma.

Há também alguns aspetos a considerar. A flexibilidade da plataforma significa que as equipas precisam de refletir um pouco sobre a forma como irão utilizar o monday.com antes de começarem a configurá-lo. À medida que mais equipas criam os seus próprios quadros, fluxos de trabalho e automatizações, as convenções partilhadas podem tornar-se mais importantes para manter tudo gerível.

Para organizações maiores, isto pode significar definir alguns padrões comuns relativamente à forma como os quadros são estruturados, nomeados e ligados. Caso contrário, as equipas podem acabar por utilizar a plataforma de formas muito diferentes, o que pode dificultar os relatórios e a colaboração entre equipas. A outra questão a considerar é o que está incluído em cada plano, o que nos leva aos preços.

O monday.com disponibiliza um plano gratuito para até dois utilizadores, dando às equipas pequenas uma forma de explorar a plataforma básica antes de assumirem um compromisso. Os planos pagos acrescentam automatizações e integrações, vistas adicionais, maior capacidade dos painéis e outras capacidades. No entanto, se a IA for importante para a sua equipa, há custos adicionais e limites de utilização a ter em conta.

A utilização do monday Notetaker é faturada em créditos de IA, 120 créditos de IA por hora de reunião, e a disponibilidade depende do seu plano, por isso consulte a página de preços atual do monday.com para obter mais informações. Deverá agora compreender melhor como funciona o monday.com e se é adequado para a sua equipa. Se quiser aprofundar a plataforma, incluindo uma análise mais detalhada das capacidades, comparações e orientações de implementação, consulte a nossa análise aprofundada em The Digital Project Manager.