monday Notetaker com IA — Das notas de reunião às tarefas do projeto

Quantas vezes saiu de um projeto a saber exatamente o que precisa de acontecer a seguir, apenas para passar mais 20 minutos a transformar essa conversa em trabalho efetivo do projeto? Essa diferença entre falar sobre o trabalho e atualizar o trabalho é aquilo que o monday Notetaker foi criado para ajudar a resolver.

Imagine que está a conduzir a reunião semanal de acompanhamento do projeto. Está a verificar o progresso, a discutir bloqueios, a tomar decisões e a atribuir os próximos passos à medida que avança. Normalmente, quando a chamada termina, ainda há algum trabalho administrativo a fazer. É preciso garantir que esses passos são registados, colocá-los no projeto certo, atribuir responsabilidades e assegurar que nada importante se perde nas suas notas.

Com o monday Notetaker, pode registar essa informação à medida que a reunião acontece e utilizá-la depois para atualizar o projeto. Deixe-me mostrar-lhe como funciona. Comece por ligar o monday Notetaker ao seu calendário Google ou Outlook. A partir daí, pode escolher em que reuniões quer que participe e configurá-lo para entrar automaticamente em determinadas chamadas.

E, como o Notetaker faz parte do espaço de trabalho de IA do monday.com, essa informação da reunião pode tornar-se parte do mesmo espaço de trabalho onde a sua equipa já gere e executa o trabalho. O Notetaker entra nas reuniões agendadas a partir do seu calendário ligado. Para outras reuniões, pode colar o link da reunião e convidá-lo.

Quando a reunião semanal de acompanhamento começa, o Notetaker pode entrar automaticamente. Enquanto conduz a reunião, ele grava e transcreve a conversa em segundo plano, o que significa que pode manter-se concentrado na discussão em vez de tentar tirar notas detalhadas naquele momento. Depois, quando a reunião termina, tem a gravação, a transcrição, o resumo e uma lista de itens de ação que o Notetaker extraiu da conversa.

É aqui que pode transformar esses acompanhamentos em trabalho do projeto. Reveja os itens de ação e selecione aqueles que realmente quer acompanhar. Depois, escolha o espaço de trabalho e o quadro do monday.com para onde quer enviá-los. O monday cria um item com o nome da reunião e adiciona essas ações selecionadas como subitens.

A partir daí, pode atribuir responsabilidades e gerir o trabalho juntamente com tudo o resto que está a acontecer nesse quadro. Portanto, continua a ter de decidir o que deve ser acompanhado e quem será responsável, mas está a trabalhar a partir de itens de ação que já foram registados, em vez de voltar às suas notas e recriá-los um a um.

E esse registo da reunião pode continuar a ser útil depois de tratar dos acompanhamentos imediatos. Por exemplo, talvez duas semanas mais tarde, alguém interessado no projeto pergunte por que motivo um prazo mudou. Em vez de depender da memória ou de ler a transcrição completa, pode perguntar ao chat de IA pós-reunião o que foi discutido. Se precisar de mais contexto, também pode utilizar os destaques e as marcas temporais da reunião para voltar à parte relevante da gravação e ouvir a conversa original.

E o mesmo fluxo de trabalho não se limita a chamadas de vídeo agendadas. Com a aplicação de ambiente de trabalho do monday, pode captar uma conversa diretamente a partir do seu computador sem adicionar um bot visível à reunião. Também funciona para conversas presenciais, por isso, se a sua equipa tomar uma decisão importante durante um workshop ou numa reunião presencial do projeto, pode captá-la na mesma e trabalhar posteriormente a partir desse registo da reunião.

Então, o que é que tudo isto muda realmente para si enquanto gestor de projetos? Em primeiro lugar, o acompanhamento das reuniões passa a ser menos uma tarefa administrativa separada. Pode dedicar a reunião a conduzir a conversa e, depois, concentrar-se em decidir o que precisa de acontecer a seguir, em vez de documentar tudo o que acabou de acontecer.

Isto também significa que não tem de ser a única pessoa a transportar o contexto de uma reunião para a seguinte. Quando alguém precisar de compreender uma decisão mais tarde, existe um registo ao qual pode recorrer, em vez de depender das suas notas ou da sua memória. Para um gestor de projetos que gere várias reuniões e fluxos de trabalho, isto pode facilitar a ligação entre decisões, responsabilidades e entrega à medida que o projeto avança.

Agora, há alguns aspetos a considerar antes de utilizar isto em todas as suas reuniões. Primeiro, decida em que reuniões quer realmente que o Notetaker participe. Pode controlar as definições de entrada automática para que ele não tenha de participar em todas as reuniões do seu calendário. Também terá de ter em conta as permissões de gravação e o consentimento.

Quando o bot do Notetaker entra numa chamada de vídeo, o anfitrião da reunião tem de permitir que faça a gravação, e a sua equipa continua a ter de cumprir todos os requisitos de gravação e consentimento aplicáveis à sua organização e localização. Se a conversa passar a abordar algo sensível, também pode remover o Notetaker durante a reunião e voltar a adicioná-lo quando estiver pronto para retomar a gravação.

E as reuniões são privadas por predefinição, por isso, controla quando o conteúdo é partilhado com outras pessoas. O Notetaker também suporta vários idiomas, juntamente com a identificação dos oradores, para que possa ver quem disse o quê ao rever a conversa mais tarde. Por fim, há o custo a considerar. A utilização do monday Notetaker é faturada em créditos de IA, 120 créditos de IA por hora de reunião, e a disponibilidade depende do seu plano.

Se está a planear utilizá-lo regularmente em vários projetos, vale a pena verificar os preços e os limites de utilização atuais do monday.com. O monday Notetaker é apenas um exemplo de como o espaço de trabalho de IA do monday.com pode ajudar a ligar as conversas ao trabalho efetivo do projeto. Para conhecer melhor a plataforma e a forma como suporta fluxos de trabalho de projetos, consulte a nossa análise completa no The Digital Project Manager.