Gestores de Projetos: Como Lidar com o Esgotamento no Trabalho

2017 foi um ano especialmente difícil. Engordei 20 libras, trabalhei num ambiente pouco saudável (pelo menos para mim), tive um ataque de pânico e estava a tornar-me uma pessoa pouco simpática em casa. Olhando para trás, eram sinais óbvios de stress físico. Mas, na altura, não estava preparado para o admitir.

Depois, alguma coisa mudou. Embora desse origem a uma boa história dizer que cheguei à conclusão, por mim próprio, de que tinha de cuidar de mim, não foi isso que aconteceu. Em vez disso, durante uma semana de junho, fui despedido e mandado para casa juntamente com alguns colegas.

Recebi, ao mesmo tempo, um péssimo acordo e uma oportunidade incrível. E, pela primeira vez na vida, aproveitei esse momento e comecei a enfrentar o meu esgotamento. Embora ainda tenha um longo caminho pela frente, estou a fazer escolhas para reduzir o stress profissional: equilibrar a minha carga de trabalho e aceitar apenas trabalho de que gosto, com pessoas de quem gosto. Algumas semanas correm bem e outras precisam de melhorias, mas pelo menos estou a seguir na direção certa.

Esgotamento na gestão de projetos

Onde é que isso deixa todas as outras pessoas? Estudos mostram que dois terços dos trabalhadores a tempo inteiro sofrem de esgotamento no trabalho e acredito firmemente que a nossa comunidade de PMs digitais corre um risco elevado de seguir este caminho.

Outros gestores de projetos partilham a minha preocupação com o esgotamento. Eis o que Claire Harrington, Gestora da Equipa de Entrega e membro da comunidade The DPM Membership, disse sobre o esgotamento na gestão de projetos:

“Penso que, quanto mais ferramentas de comunicação temos, maiores são as expectativas em relação à conclusão do trabalho. Uma vez que vivemos num mundo onde qualquer pessoa pode ser contactada 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode parecer que temos de trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana para ter sucesso — o que pode contribuir definitivamente para níveis elevados de stress e esgotamento.

Penso que [o problema do esgotamento] é muito grave e algo que precisa de ser levado a sério. Tenho visto o tempo de muitos PMs realmente excelentes ser mal gerido, levando-os a abandonar completamente a profissão. Quando somos PMs, somos intervenientes extremamente importantes nos projetos, por isso pode parecer que muita coisa recai sobre os nossos ombros[…]”

Pela natureza da nossa função, somos as matriarcas e os patriarcas das nossas equipas. Tratamos de tudo aquilo de que os nossos clientes precisam, dos pedidos da nossa equipa e das exigências dos projetos. Ao mesmo tempo, muitas vezes somos ignorados quando se trata de cuidado e atenção dentro das nossas organizações. Na maioria das vezes, a nossa função é considerada menos valiosa, como se vê na nossa remuneração, na forma como as pessoas contratam para esta função, na responsabilidade que lhe é atribuída, entre outros aspetos. Não estou a tentar iniciar um desabafo, mas quando ouvimos repetidamente que qualquer pessoa pode ser PM, é um fator importante a considerar.

Talvez trabalhe numa organização que não sabe muito bem o que fazer com um bom PM. Talvez a agência exija que todos trabalhem muitas horas e proporcione um ambiente tóxico. Também é possível que o seu ADN seja um pouco diferente (tal como o meu) e pense que consegue fazer tudo se continuar simplesmente a nadar.

Independentemente da forma como chegámos a esta situação, é a única pessoa que pode sair dela. E, embora não o conheça pessoalmente, penso que está na altura de fazer uma mudança, porque tenho quase a certeza de que merece isso. O primeiro passo para recuperar do esgotamento é identificar os seus sintomas, para que possa começar a fazer as mudanças certas.

Quais são os sinais de esgotamento?

Demasiadas vezes, os sintomas de esgotamento são coisas que desvalorizamos, considerando-as stress normal do dia a dia, em vez de os reconhecer como os sintomas nocivos de exaustão que realmente são. Se todas as manhãs se pergunta “Porque é que não tenho energia?”, ou passa cada dia emocionalmente esgotado e a sentir-se exausto, estes são sinais claros de que está a entrar em esgotamento. Por vezes, porém, é difícil reconhecê-lo — ninguém quer entrar em esgotamento e, por isso, tendemos a ignorar os sinais.

Mas, afinal, o que é o esgotamento?

Eis algumas perspetivas de outros gestores de projetos que tiveram de aprender a lidar com o esgotamento no trabalho — veja se consegue encontrar algum paralelismo com a sua vida profissional. Talvez esteja a ignorar estes sinais de exaustão, que não são assim tão subtis:

Os investigadores identificaram três tipos principais de sintomas de esgotamento:

• Esgotamento: falta de energia, memória fraca, sono inadequado, adoecer com frequência;
• Alienação: isolamento, perspetiva negativa, negligenciar-se, irritar-se facilmente;
• Desempenho reduzido: não cumprir prazos, ficar menos envolvido, procrastinação, incapacidade de concentração.

A Claire, do nosso canal Slack do DPM, partilhou algumas ideias adicionais para perceber quando está perto de sofrer de esgotamento:

“Um grande sinal para mim é perceber que não tenho tido tempo para pensar estrategicamente sobre a visão global ou sobre ideias. Se não conseguir reservar algum tempo para isso, significa que tenho demasiado trabalho. Outro sinal é começar a ser cada vez mais difícil ficar entusiasmada com o trabalho que estou a fazer.”

Ter um ou dois destes sinais ocasionalmente é uma parte normal da vida — todos temos dias maus. Quando começa a reconhecer muitos destes sintomas e a senti-los durante um período prolongado, pode estar perante um caso de esgotamento. Observe os seus sentimentos e comportamentos. Isto começa a refletir-se na sua vida?

Em alguns casos, um rápido crescimento organizacional pode levar ao esgotamento — saiba mais aqui.

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Passos simples: como lidar com o esgotamento no trabalho

Por isso, reconhece que está no ponto de esgotamento (ou já o ultrapassou) — e está pronto para mudar. Não vai ser fácil, mas é algo que consegue fazer. Tentar encontrar motivação quando se começa num estado de exaustão mental não é uma tarefa fácil. Se está nesse espaço neste momento, saiba que está no caminho certo e que tudo vai melhorar!

Eis os passos a seguir para recuperar da síndrome de esgotamento, juntamente com alguns conselhos sobre como evitar o esgotamento no futuro.

1. Assuma o controlo do seu tempo

A primeira coisa que deve perguntar a si próprio é: controla o seu tempo? Provavelmente não e, honestamente, a culpa é provavelmente sua. Adquirimos o mau hábito de planear tudo em função das necessidades e dos horários dos outros. Em que momento decidimos que o nosso tempo, enquanto gestores de projetos, valia menos do que o dos outros? Até aprendermos a parar o tempo (algo que sempre quis ter como superpoder), precisamos de aprender a respeitar o nosso tempo. Eis algumas formas de o fazer.

Agende reuniões com base na sua disponibilidade e na do resto da equipa

Quantas vezes se viu a encaixar reuniões no seu dia para manter o projeto a avançar ou para se adaptar ao horário de um programador? Se não há tempo na sua agenda, então não há. O projeto não vai descarrilar por esperar mais alguns dias.

Faça pausas bem merecidas

Dê um passeio rápido a cada duas horas e saia da sua secretária para almoçar 3 dias por semana. Sei que parece absurdo, mas muitos de nós ficamos à secretária a comer porque é o único momento de tranquilidade que temos durante todo o dia. Ficar no mesmo lugar isola-o da equipa e não lhe proporciona as tão necessárias pausas mentais.

Reserve tempo de trabalho na sua agenda e nunca o altere

Alguma vez se sentou às 16h e ficou entusiasmado ao ver as pessoas a sair, para finalmente conseguir fazer o seu trabalho? Lembro-me dessa sensação, especialmente durante a pausa de Natal. É evidente que esta não é uma abordagem saudável, por isso precisamos de planear tempo de trabalho na nossa agenda. Certifique-se de que tem dois períodos de trabalho ininterrupto de 3 a 4 horas por semana. NUNCA os elimine nem os transfira para a semana seguinte. Além disso, reserve 30 minutos entre reuniões para se preparar e fazer o acompanhamento necessário.

Coloque um aviso de “Não incomodar”

Durante os seus períodos de trabalho, não deve ser incomodado, por isso ative o modo de suspensão no Slack e coloque um aviso na sua secretária a indicar que não está disponível naquele momento. Afinal, se os programadores precisam de tempo para se concentrarem, não merece também esse tempo? Se as pessoas não respeitarem essa barreira (incluindo o seu chefe), trabalhe a partir de casa durante um dia ou vá para um café próximo.

2. Criar limites entre o trabalho e a vida pessoal

Em seguida, temos de analisar as linhas que separam o trabalho da nossa vida pessoal. Isto pode ser difícil de alcançar quando trabalhamos numa indústria que exige muitas horas de trabalho e espera (se não exige) que estejamos disponíveis 24 horas por dia. Queremos estar disponíveis para a nossa equipa e para os nossos clientes quando precisam de nós, mas a verdade é que acabamos por criar expectativas. Transmitimos a mensagem de que estamos disponíveis para ajudar a qualquer momento. A boa notícia é que podemos sempre redefinir relações e estabelecer novos limites.

Embora existam muitos limites distintos que podemos estabelecer, há alguns com os quais pode começar. (Ouça também o nosso episódio do podcast com Sarah Hoban sobre estabelecer limites versus despedimento silencioso aqui)

Deixe o trabalho no trabalho

Quer se trate de papelada, e-mails ou do seu computador, não toque nem abra nada depois de terminar o seu dia de trabalho. Agora, todos sabemos que, de vez em quando, as coisas podem ficar complicadas e os sites podem ficar indisponíveis, mas fique no trabalho e termine o que tem a fazer. Não leve o trabalho para casa. Garanto-lhe que ninguém vai morrer por não receber o seu e-mail às 23:58.

Tire dias pessoais/de trabalho

Se trabalha num escritório, trabalhe a partir de casa uma vez por semana. Terá a oportunidade de realizar pequenas tarefas domésticas (como a temida roupa para lavar) enquanto está confortavelmente sentado de fato de treino. Pode usar a hora que poupou por não ter de se deslocar até ao escritório para tratar de assuntos pessoais. A pausa do escritório ajudá-lo-á a sentir-se revigorado.

Não vá trabalhar doente

Sei que isto parece um pouco óbvio, mas não pode dizer que nunca o fez. Na verdade, 26% dos trabalhadores norte-americanos admitem ir trabalhar doentes. E quase todos afirmam que o fazem porque têm demasiado trabalho. Além disso, os trabalhadores esgotados têm 23% mais probabilidades de recorrer a um serviço de urgências. Não sei quanto a si, mas não tenho tempo para passar por um serviço de urgências, por isso faça uma pausa e descanse. O seu corpo está a dizer-lhe para o fazer!

Tire férias regularmente

Sabia que quase 50% dos trabalhadores norte-americanos prescindiram das suas férias em 2017 e que 2 em cada 3 trabalhadores trabalham durante as férias? Não estou a julgar ninguém, pois também fui culpado de ambas as coisas ao longo dos anos, mas precisa de tirar férias, e com frequência. Não acumule tudo para o final do ano, porque não terá tempo para as gozar. E, uma vez que os estudos mostram que gastar dinheiro em experiências melhora a saúde mental, planeie algo divertido, como ir a um concerto, passar um dia num spa ou fazer uma pequena viagem para visitar um amigo.

Também é importante tornar-se dispensável para situações como estas.

Por fim, marque tempo pessoal à volta de viagens de trabalho e conferências

Não tem de viajar para um local incrível apenas para ficar fechado numa sala de hotel ou num escritório durante todo o tempo. Acrescente um dia no início ou no fim da viagem para desfrutar de um lugar novo.

3. Invista em si

Enquanto estamos ocupados a cuidar dos outros e dos nossos projetos, esquecemo-nos de cuidar de nós próprios — não admira que estejamos a esgotar-nos! Isso é um problema, porque cabe-nos investir na nossa carreira e no nosso crescimento. Para nos fortalecermos e fortalecermos a nossa comunidade em geral, isso tem de mudar. Então, como podemos fazê-lo?

Começa por cuidar da nossa saúde

Sim, isso significa comer legumes e ir ao ginásio. Significa também que precisamos da quantidade certa de sono todas as noites. Sabia que Jeff Bezos garante que dorme 8 horas? Na verdade, afirma que isso é uma responsabilidade para com os seus investidores e é essencial para tomar decisões de qualidade. Ora, se um bilionário que atualmente toma a maioria das decisões do mundo consegue dormir 8 horas por noite, nós também certamente conseguimos.

Reserve tempo para refletir

Bill Gates, fundador e presidente da Microsoft, criou a Semana de Reflexão há vários anos, para ter tempo de refletir e ponderar sobre o futuro da tecnologia. Desde então, os líderes têm adotado diferentes versões desta prática. Penso que cada um de nós consegue encontrar 2 horas a cada duas semanas para refletir e crescer. Isto permitir-lhe-á limpar a mente, melhorar as suas competências e manter-se concentrado no rumo que está a seguir na sua carreira.

Rodeie-se de positividade

Merece um ambiente positivo, com relações saudáveis com os seus colegas de trabalho. Recentemente, participei numa conferência onde ouvi demasiadas histórias sobre maus chefes e empresas miseráveis. Se consegue responder honestamente que detesta o seu trabalho e não está a contribuir para a toxicidade, então faça uma mudança. Isto pode significar redefinir a sua perspetiva e atitude, fazer um ajuste físico ou arranjar um novo emprego.

Mantenha-se ligado à comunidade

É importante aprender com as pessoas à sua volta e dar algo em troca àqueles que são novos na nossa comunidade. Reserve tempo para tomar um café ou participar num encontro uma vez por mês.

Como começar a lidar com o esgotamento

Por onde começar? Existem muitas ideias acima e seria avassalador tentar aplicá-las todas de uma vez. Por isso, comece devagar e escolha um elemento em que se possa concentrar durante o primeiro mês. Certifique-se de que segue as orientações para objetivos S.M.A.R.T., para que não haja qualquer zona cinzenta em relação ao seu sucesso. Informe os seus colegas para que o responsabilizem e respeitem os seus limites. Certifique-se de que começa com uma atitude renovada, para dar uma oportunidade à mudança.

Há pouco mais de um ano, tomei a decisão de começar a tratar do meu esgotamento. Para mim, isso significou estabelecer limites entre o trabalho e a vida pessoal, colaborar com agências positivas, beber batidos verdes, iniciar um programa de exercício e, claro, comprar um unicórnio de tamanho exagerado. Não sou perfeito e ainda estou certamente a trabalhar nisso, mas continuo empenhado no princípio de que a minha saúde e felicidade têm de ser prioridades. Desafio-o a juntar-se a mim!

Ouça aqui o episódio do nosso podcast sobre o esgotamento com Lynn Winters!