As melhores estratégias para resumir e tirar notas

Comecemos por abordar o grande problema da tomada de notas.

O que torna a tomada de notas tão difícil?

É importante começar por identificar o meu cenário mais comum de tomada de notas para dar algum contexto: tirar notas enquanto gestor de projetos numa reunião de grupo, seja numa chamada com muitos intervenientes ou numa sessão de planeamento com a sua equipa principal.

Muitas vezes, este contexto exige que o gestor de projetos conduza a reunião e tire notas ao mesmo tempo. Estas responsabilidades exigem competências diferentes e diferentes partes do cérebro; uma função consiste em apresentar e gerir a direção da reunião (normalmente envolvendo a partilha de informação e conhecimento ao longo do processo), enquanto a outra consiste em ouvir ativamente, processar, documentar e reagir.

Alternar entre essas duas funções enquanto gere uma agenda planeada (e fazê-lo bem) pode ser um desafio assustador. A mais importante das duas é, discutivelmente, conduzir a reunião, por isso é essencial criar estratégias de tomada de notas compatíveis com a mudança contínua de contexto. 

Um modelo para a priorização de notas

As notas mais detalhadas e aprofundadas acabam muitas vezes por ser quase inúteis, tendo em conta o contexto em que foram tomadas. Não é um repórter de tribunal cujo trabalho consiste em registar palavra por palavra aquilo que foi dito. Na verdade, não o faça; a linguagem humana é muitas vezes algo incoerente quando transcrita literalmente e obriga-o a ler uma quantidade excessiva de informação para encontrar as partes valiosas.

No que diz respeito às notas de reuniões, estas só são realmente úteis se puderem ser rapidamente pesquisadas e consultadas mais tarde para encontrar informação relevante. A priorização é fundamental.

Razões mais comuns para pesquisar notas antigas

1. Perceber quem deve fazer o quê
2. Rever/esclarecer decisões tomadas
3. Procurar um contexto mais abrangente sobre os requisitos
4. Resolver desacordos/disputas (e, em certa medida, CYA)

Por isso, o essencial é utilizar estratégias de tomada de notas que se adequem às suas necessidades.

O que deve escrever nas suas notas?

O que deve registar obrigatoriamente

• Itens de ação: Se não registar mais nada, registe os itens de ação (também conhecidos como tarefas, afazeres, pedidos de ação ou por muitos outros termos em diferentes organizações). Estes servirão de base para manter todos alinhados e a avançar. Prefiro um formato simples: “[Nome da pessoa] deve [detalhes específicos da tarefa] até [data limite].”
• Decisões: Muitas reuniões aprofundam bastante o debate sobre funcionalidades e abordagens. Grande parte desses detalhes não será valiosa mais tarde, mas definir claramente o resultado e a decisão acordada pelo grupo é essencial.
• Requisitos/Especificações: Terá de desenvolver uma espécie de sexto sentido para perceber quando surgem requisitos durante a discussão. Por vezes, aparecem inesperadamente no meio da conversa. Mas, obviamente, é importante documentá-los (e centralizá-los, em vez de os manter apenas nas notas) para não ter de os rever e discutir novamente mais tarde.

Registe conforme considerar adequado

• Pontos de discussão diversos: Use o seu melhor discernimento relativamente aos elementos da discussão que deve registar. Se a sua intuição lhe disser que pode ser necessário rever algo mais tarde, é melhor tirar notas! Se a discussão for sobre um tema que já esteja bem documentado nos requisitos ou que não seja essencial para o conhecimento da equipa, é preferível ser breve.
• Opiniões e debate: Conforme referido acima, se for tomada uma decisão, registá-la é fundamental; a discussão que a precedeu? Talvez não seja tão importante. Mas, se uma questão ficar por decidir, vale definitivamente a pena anotar os diferentes elementos em consideração.
• Geração de ideias: Mais uma vez, os resultados e as decisões são os elementos mais importantes a registar numa sessão de geração de ideias, mas pode ser útil registar os detalhes. Se estiverem a utilizar um quadro branco, tire fotografias e adicione quaisquer notas de contexto mais tarde!
• Conversa geral: Na maior parte das vezes, registar a conversa em detalhe não terá grande valor mais tarde. Em vez disso, mantenha-se atento aos itens de ação, às decisões e aos requisitos à medida que forem surgindo.

Não registe

• Perspetivas ambíguas: Por vezes, as partes interessadas acabam por debater consigo próprias e por mudar de posição enquanto analisam uma questão. Sugiro que não registe isto, sob pena de tornar o resultado confuso (mas registe definitivamente o resultado).
• Cordialidades: É sempre divertido comparar quem tem o melhor tempo neste momento, mas para efeitos de tomada de notas? Definitivamente, não é necessário!

Aperfeiçoar as suas estratégias de tomada de notas

Agora que abordámos os detalhes da tomada de notas propriamente dita, vale a pena analisar o processo mais amplo que conduz a notas bem-sucedidas. Há várias coisas importantes que faço (ou de que muitas vezes me arrependo se não fizer) quando tomo notas de reuniões, incluindo:

• Criar uma agenda: Esta é a base da gestão de projetos, mas até os líderes de reuniões mais experientes chegam ocasionalmente mal preparados. Se reservar algum tempo antecipadamente para planear uma agenda, conseguirá controlar melhor o ritmo da reunião e preparar-se para os momentos provavelmente mais importantes para a tomada de notas.
• Tomar notas antecipadamente: A grande vantagem de ter uma agenda é poder começar a tomar notas antes mesmo da reunião. Escreva antecipadamente os principais pontos de discussão que irá apresentar. Seria disparatado tentar tomar notas sobre aquilo que está a dizer enquanto fala!
• Preparar a(s) ferramenta(s) de tomada de notas: Ter a sua ferramenta de notas pronta a utilizar, previamente formatada com a agenda e os tópicos contextuais antes do início da reunião, reduzirá o trabalho durante a reunião.
• Reservar 10 minutos antes da reunião (especialmente para chamadas): Poderia escrever um artigo de blogue totalmente separado sobre ferramentas de chamadas de voz e vídeo, mas basta dizer que estar preparado antecipadamente e testar o equipamento audiovisual reduzirá as dores de cabeça e garantirá que começa a horas. Ter todo o tempo previsto disponível e conseguir ouvir todos conduzirá a uma chamada menos apressada, o que significa notas melhores.
• Reservar 10 minutos depois da reunião: O contexto da discussão nunca estará mais fresco na sua memória do que imediatamente após uma reunião. Utilize este tempo para organizar as suas notas, reestruturando-as conforme necessário, acrescentando detalhes onde possam existir lacunas e eliminando notas que acabaram por não ter grande valor. Bónus: reveja as suas notas à procura de requisitos que devam ser abstraídos para uma localização documentada centralmente. Tem uma, certo?

A chave para tomar notas memoráveis é tomar notas 10 minutos antes e depois das reuniões.

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Dicas e truques para o seu conjunto de ferramentas de tomada de notas

Acima estão as minhas estratégias gerais e a abordagem à tomada de notas para efeitos de priorização, mas há vários outros truques que utilizo para aumentar a eficiência e reduzir as dores de cabeça:

• Tome notas parciais: Ignore palavras, utilize palavras-chave e escreva frases incompletas. Depois, reveja-as imediatamente, enquanto ainda tem o contexto presente, para as tornar mais fáceis de ler.
• Tome notas no contexto: Não dependa excessivamente das suas estratégias predefinidas de tomada de notas. Se a reunião for uma revisão de design de um cliente utilizando o Invision, registe as notas como comentários no Invision. Ou, se estiver a rever o progresso de tarefas no JIRA, tome notas como comentários nas tarefas JIRA apropriadas. Ou, se estiver a rever um documento de requisitos no Google Docs, tome notas como comentários no Google Doc. Qualquer que seja o software de gestão de projetos que esteja a utilizar. Percebe a ideia!
• Grave os momentos realmente importantes: Se tiver de orientar um workshop ou uma reunião de grandes dimensões, com demasiadas complexidades para esperar conseguir tomar notas eficazmente, grave o áudio (e/ou vídeo). Ninguém além de si irá alguma vez dedicar tempo a ouvir o áudio, mas pelo menos terá uma forma de reconstruir posteriormente os detalhes numa documentação adequada.
• O Google é seu amigo: Ao gerir um projeto para uma nova plataforma com a qual não está familiarizado, é inevitável que sejam utilizados termos e acrónimos que não compreende. Registe a sua melhor interpretação fonética do que foi dito (partindo do princípio de que não interrompeu para esclarecer o termo durante a reunião) e pesquise no Google, juntamente com todo o contexto disponível; na maioria das vezes, obterá a resposta. Caso contrário, partindo do princípio de que toda a sua equipa não apresentou a mesma expressão de confusão durante a discussão, é provável que uma ou mais pessoas possam explicar os detalhes que lhe causaram dificuldades.

Menos é mais

Se retirar apenas uma ideia deste artigo, é que menos é mais quando se trata de notas de reuniões! Quanto mais tempo passei a tomar notas, mais sucintas estas se tornaram, em geral. Não me interprete mal – ter notas é crucial, e tomar boas notas é uma parte importante de um projeto saudável. Mas a minha definição atual de notas “boas” adota uma mentalidade muito assente no princípio de que “menos é mais”.

Frequentemente, uma reunião de uma hora tem dez ou menos tópicos e momentos essenciais que têm obrigatoriamente de constar das notas. As reuniões podem ser confusas (mesmo com uma agenda), mas isso não significa que as suas notas tenham de o ser; encontre o sinal no meio do ruído!