As 4 melhores dicas de produtividade que aprendemos com os principais líderes
Na Hive, temos uma série chamada “7 horas com”, na qual falamos com líderes nas suas áreas sobre as suas funções, estilo de trabalho e as suas melhores dicas de gestão de projetos e produtividade. Como a Hive se dedica inteiramente à produtividade e à gestão de projetos, obter estes conhecimentos é valioso para nos ajudar a melhorar o nosso produto e a expandir o nosso alcance.
Como conclusão das nossas primeiras nove entrevistas, reunimos imensas dicas ao falar com pessoas que trabalham em empresas como a LinkedIn, a Fabletics e a Harry’s — apresentamos aqui uma análise dos quatro principais truques de produtividade e gestão de projetos que aprendemos ao longo das nossas entrevistas.
1. Tire tempo de folga quando precisar
Juliana Jaoudi, diretora sénior de soluções de marketing da LinkedIn, tinha uma perspetiva excelente sobre o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Uma das nossas citações favoritas sobre gestão de projetos da sua autoria foi: “Na realidade, não se trata propriamente de equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, mas simplesmente de trabalho e vida.” Isto pode parecer óbvio, mas muitas pessoas seguem um horário rígido das 9h às 17h, sem exceções.
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“Gosto de manter a minha mente aberta para ter ideias excelentes fora do horário de trabalho. Se gosta do que faz, consegue viver neste espaço fluido, onde não há problema se algo lhe surgir num fim de semana ou à noite. E também funciona no sentido inverso — talvez numa quarta-feira à tarde tenha simplesmente de desligar-se do trabalho porque precisa de cuidar de si. Isso também não tem problema.”
Este tipo de horário e ambiente de trabalho flexível permite que as pessoas se dediquem realmente ao trabalho e mantenham níveis elevados de produtividade quando precisam, lembrando-se de que não há problema em desligar o portátil.
2. Bloqueie o tempo
Rachel Bowie, da PureWow, é uma grande adepta do bloqueio de tempo (uma técnica de gestão do tempo também conhecida como organização do tempo em blocos) para as tarefas pessoais e profissionais. Considera que dividir o calendário nestes pequenos períodos ajuda muito a responsabilizar-se pelas suas tarefas e a manter a produtividade ao longo do dia — especialmente porque tem uma criança adorável de dois anos em casa!
“Sou uma grande adepta do bloqueio de tempo quando se trata dos itens da minha lista de tarefas. Na verdade, mantenho um documento Google atualizado com tudo o que quero fazer num dia e atualizo-o todas as noites antes de me deitar. Divido cada dia em secções: “antes do trabalho”, “trabalho” e “depois do trabalho”; depois, dentro dessas áreas, categorizo as tarefas, separando as que demoram imenso tempo das que posso fazer rapidamente. Ocasionalmente, também faço listas em papel — e anoto tarefas em vários cadernos e em notas autocolantes ao longo do dia — mas o documento Google é o local onde reúno tudo, uma vez que é muito fácil atualizá-lo em tempo real (o meu dia muda imenso).”
Também falámos com Robert Ross, CEO e fundador da FireHydrant, que aplica a técnica Pomodoro de controlo do tempo ao seu trabalho mais técnico:
“Esta técnica consiste basicamente em trabalhar em períodos de 25 minutos, seguidos de pausas de 5 minutos. Após 4 intervalos, faço uma pausa de 15 minutos e trabalho em dois períodos de 25 minutos, com uma pausa de 10 minutos a cada hora. Escrever código é, na realidade, muito exigente do ponto de vista mental, por isso é preciso dar um pequeno descanso ao cérebro para o manter focado. Não se pode conduzir um carro à velocidade máxima durante uma hora — é preciso fazer uma pausa, caso contrário vai queimar um fusível.”
3. Agende encontros mensais fora do escritório
Sebastian Hayto, da Harry’s, deu-nos várias dicas excelentes de produtividade, incluindo etiquetar todos os seus emails à medida que chegam à caixa de entrada. Mas a nossa favorita foi a importância que atribui aos encontros mensais fora do escritório com a sua equipa.
“Organizo pelo menos um encontro mensal de meio dia ou de um dia inteiro fora do escritório para pensar em novas oportunidades de negócio e, de modo geral, para nos divertirmos. Considero que isso aumenta realmente a produtividade. Esta frequência pode parecer excessiva, mas descobri que estes encontros não só dão origem a algumas das melhores ideias, como também são excelentes para fortalecer os laços da equipa — fazem mesmo a diferença.”
Está estatisticamente comprovado que uma equipa unida possui melhores competências de gestão de projetos e produtividade geral, por isso considerámos esta uma ideia brilhante. Porque não incluir tempo para fortalecer os laços na agenda mensal das pessoas?
4. Elimine as notificações
Num mundo de mensagens, emails e outras interrupções incómodas constantes, as notificações podem tornar-se um enorme inimigo da produtividade. Isto inclui tudo, desde as redes sociais, nas quais a pessoa média passa 3,2 horas por dia, até às notificações aleatórias do Slack da sua equipa de futebol de fantasia do escritório.
Quando falámos com Katy Donahue, responsável pelas Operações e Estratégia na Fabletics, explicou-nos como considerou útil eliminar as notificações:
“Desativei todas as notificações de email no computador e no telemóvel — começou como uma experiência e continuei a fazê-lo quando percebi que aumentava significativamente a minha produtividade.”
E este mesmo sentimento foi partilhado por Robert Ross, da FireHydrant, que também mencionou a importância de desativar as notificações:
“No Mac, pode alterar as definições de notificações de forma muito detalhada. No mundo do Slack, cada mensagem é uma distração e pode tirá-lo do estado de concentração. Quando muda de janela, consegue ver o número de mensagens no Slack e sente-se atraído pelas notificações que não viu. Quase sente FOMO do Slack. Mas pode, na realidade, desativar esse balão de notificação, para não saber que existem mensagens no Slack que ainda não viu. Tem de abrir o Slack especificamente para as ver. Também fiz isso com o email. A realidade é que as pessoas não precisam que lhes responda em 5 minutos.”
Além disso, as estatísticas de gestão de projetos apoiam a eliminação destas notificações — acontece que estas distrações podem, na realidade, reduzir a produtividade em 40%. Quem quer isso?
E agora?
Para obter mais dicas, consulte os nossos principais truques de produtividade para a gestão de projetos ou experimente ferramentas de produtividade na sua procura por fazer mais — podem ajudar a organizar, definir prioridades e delegar tarefas.
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