O Que Faz um Bom Gestor de Projetos e Quanta Experiência Técnica Vai Precisar

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Michael Mordak: Olá, sou o Michael, do The Digital Project Manager, e sejam bem-vindos ao Destaque de Membro de hoje. Conseguimos reunir a maior e mais fantástica coleção de gestores de projetos que andam por aí a criar mudanças e a desafiar os paradigmas existentes nos projetos atuais. O que adoro nesta comunidade é que está cheia de pessoas que provavelmente queriam fazer algo completamente diferente com as suas vidas.

Mas, embora todos tenhamos origens, funções e setores muito diversos, encontrámos a nossa vocação a organizar o caos que são os projetos. As nossas histórias únicas foram moldadas pelas lições que aprendemos, pelas competências que desenvolvemos e pelas pessoas que conhecemos ao longo do caminho. Se quiser juntar-se a nós, ou simplesmente saber mais sobre a comunidade, visite o nosso site em thedigitalprojectmanager.com/membership.

Hoje estamos à conversa com a estimada membro da comunidade e diretora associada de gestão de projetos, Christina Avino. A Christina iniciou a sua carreira profissional como estudante em regime de estágio numa agência de marketing. Desde então, fez muitas coisas, incluindo criar um departamento de gestão de projetos que cresceu até se tornar num departamento de 1,7 milhões de dólares, com 10 gestores de projetos.

Vamos ouvir falar sobre o percurso da Christina enquanto gestora de projetos digitais, as características que fazem um bom gestor de projetos, a quantidade de conhecimentos técnicos que um gestor de projetos deve ter e a competência número um de que os gestores de projetos precisam.

Queria começar pelo início. Se pudesse fazer-me a vontade e falar um pouco sobre aquilo que pensava que seria quando crescesse e sobre a direção que achava que a sua vida iria tomar.

Christina Avino: Sim. Acho que sonhava simplesmente ser uma grande empresária de sucesso. Tinha menos que ver com o emprego e mais com o facto de querer usar saltos altos e entrar todos os dias num arranha-céus brilhante, o que é particularmente irónico agora, porque trabalho a partir de casa e passo 90% do tempo com roupa bastante confortável. Mas nunca tive realmente uma ideia concreta sobre aquilo que queria fazer na área dos negócios.

Depois escolhi marketing como área de especialização, porque sempre achei que era o lado divertido dos negócios, admito, em parte por causa do filme Que Querem as Mulheres, que fazia tudo parecer tão interessante. Como se passássemos o dia inteiro a criar anúncios da Nike. Mas, no meu primeiro estágio na Drexel, percebi que essa não é realmente a realidade do dia a dia de um profissional de marketing e que é uma área muito mais especializada. Foi aí que encontrei o meu nicho na gestão de projetos.

Michael Mordak: Excelente. E que tipo de trabalho faz na Seer? Está atualmente a trabalhar na Seer, certo?

Christina Avino: Correto. Sim.

Michael Mordak: E que tipo de trabalho fazem?

Christina Avino: São uma agência de marketing digital, por isso estou rodeada de profissionais de marketing. Eu própria não faço marketing. E isso é assim desde o primeiro dia.

Somos especializados em SEO, publicidade paga e análise de dados, com serviços criativos e otimização da taxa de conversão. Na verdade, foi através da área criativa que entrei na empresa. Foi a área que achei mais interessante e trabalhei exclusivamente com essa equipa, tendo depois expandido a prática de gestão de projetos para toda a empresa, que inclui as divisões maiores e representa a maior parte do trabalho que fazemos na Seer.

Michael Mordak: Ah, excelente. Portanto, ainda consegue trabalhar na área do marketing. Quer dizer, continua a poder explorar essa parte de si que queria seguir esse caminho, mas criou alguma distância entre isso e aquilo que faz atualmente.

Christina Avino: A cem por cento.

Michael Mordak: E disse que entrou através da área criativa. Foi porque tinha experiência numa área criativa quando assumiu essa posição?

Christina Avino: Não. Eu vinha de agências mais ligadas ao desenvolvimento web e trabalhava numa empresa constituída exclusivamente por programadores, por isso queria seguir na direção oposta e trabalhar exclusivamente com designers. Foi assim que encontrei a Seer.

Entrei na gestão de projetos, como acontece com a maioria das pessoas, porque frequentei a Universidade Drexel, que tem um programa de estágios. Consegui o meu primeiro estágio numa agência de marketing em Wilmington, mais concretamente numa agência de web design e marketing. Era suposto passar por todos os departamentos diferentes e descobrir qual seria o mais adequado, mas a gestão de projetos foi o primeiro, e adequou-se naturalmente aos meus pontos fortes. Nunca mais olhei para trás.

Michael Mordak: Ah, isso é fantástico. Sim, antecipou perfeitamente a minha próxima pergunta. Não faz mal. A pergunta seria como se tornou acidentalmente uma gestora de projetos digitais, mas já ficámos a conhecer a história.

Mas sabe que mais? Não faz mal, porque podemos passar diretamente a alguns pormenores desse processo. Havia algumas competências ou conceitos que trouxe da sua experiência anterior, que a ajudaram a destacar-se nessas funções e a chamar a atenção?

Christina Avino: Sim. Olhando agora para trás, não quero com isto desvalorizar o conjunto de competências necessárias aos gestores de projetos, mas grande parte delas pode surgir naturalmente.

É sermos muito organizados, normalmente pessoas com uma personalidade do tipo A, que gostam naturalmente de planear e de pensar em todas as dependências. Se pegarmos em qualquer coisa que fazemos na vida, como planear uma viagem, estamos a fazer planeamento de projetos; muitas pessoas fazem isso todos os dias. Até ter tido a experiência de aplicar essas competências no meu estágio, nunca tinha percebido verdadeiramente que as possuía. Só comecei a reconhecê-las quando comecei a trabalhar naquela agência, a aplicá-las e a ver profissionais a construir uma carreira com base nelas, o que achei fantástico.

Foi assim que tudo começou. Obviamente, há muito mais do que isso, mas acho que uma grande parte do motivo pelo qual muitas vezes somos heróis esquecidos é o facto de desvalorizarmos o valor que proporcionamos, porque estas coisas surgem naturalmente a muitos gestores de projetos.

Mas não surgem naturalmente a toda a gente: conseguir pensar nas coisas de forma ordenada e ter sempre em conta as dependências; conseguir gerir muitas peças móveis diferentes, com uma compreensão abrangente de tantas especialidades. Vejo isso agora, enquanto desenvolvo a minha equipa: para algumas pessoas, estas competências surgem realmente de forma natural, e isso é uma enorme mais-valia.

Michael Mordak: Ao ouvi-la dizer isso, fiquei a pensar: há características específicas ou algo em particular que procura nos gestores de projetos que estão a entrar na área? Refiro-me a algumas dessas coisas naturais que as pessoas fazem, ou à forma como se comportam, que demonstrem que serão adequadas para a função.

Christina Avino: Sim. Diria que, na verdade, 90% dos gestores de projetos que contratámos — e temos agora uma equipa de 10 — não tinham anteriormente o título de gestor de projetos, e todos tiveram um sucesso incrível nesta função.

Esta equipa é extraordinária. Alguns dos cargos que tinham anteriormente eram, por exemplo, planeador de eventos. Trabalhar em qualquer função numa empresa em fase de arranque também costuma ser um sinal muito positivo de que alguém pode ser um bom gestor de projetos, porque essa pessoa já está naturalmente a gerir muitos projetos e a desempenhar muitas funções. Esse tem sido sempre um indicador importante de sucesso na função, mas incluímos também uma etapa no processo de entrevista em que a pessoa tem de analisar um relatório fictício de rentabilidade. Na verdade, não me interessa a execução.

Interessa-me perceber como analisaria os dados fictícios que fornecemos e conhecer o seu processo de pensamento: como abordaria um problema e que pressupostos conseguiria fazer sem saber nada sobre o projeto real. Isso tem sido uma excelente forma de perceber como processa a informação, mesmo que não corresponda exatamente à forma como faríamos as coisas na realidade na Seer.

Esse é o indicador de que sabe decompor problemas e lidar com a ambiguidade, porque, independentemente do ponto em que se encontre na carreira, acho que haverá sempre ambiguidade na gestão de projetos. Os serviços que oferecemos são novos, as plataformas são novas e as coisas estão sempre a mudar.

Por isso, é algo muito importante. Sentir confiança perante o desconhecido e conseguir traçar um caminho e liderar é extremamente importante. E isso não é, de forma alguma, exclusivo da função de gestor de projetos.

Michael Mordak: Sim, é uma perspetiva muito interessante. Uma das coisas em que estava a pensar enquanto explicava tudo isto é que há muitas competências e conceitos excelentes para os gestores de projetos possuírem.

Mas nenhuma das coisas que mencionou foi realmente conhecimento técnico sobre marketing ou desenvolvimento de software, por exemplo. Obviamente, trabalha para uma empresa de marketing, mas que quantidade de conhecimentos técnicos acha que são necessários para essa função?

É preciso conhecer o funcionamento interno da publicidade programática de display ou saber programar determinadas coisas?

Christina Avino: Na minha função, não é de todo necessário saber programar, e ter conhecimentos sobre os nossos serviços é sempre uma mais-valia. Mas, se tivesse de escolher entre algumas das competências interpessoais necessárias para ter sucesso e o conhecimento do setor, escolheria sem dúvida as primeiras, porque o segundo pode ser aprendido no trabalho.

O que descobri é que cada agência funciona de forma tão diferente que, quando entramos com esse conhecimento, nem sempre ele é 100% transferível para a forma como fazemos as coisas na Seer ou noutra agência para onde se possa mudar. Por isso, acho que as competências interpessoais vêm primeiro, embora, obviamente, o conhecimento do setor seja uma mais-valia.

Na verdade, tivemos algumas pessoas que passaram de profissionais especializados na Seer a gestores de projetos na Seer. Essas pessoas têm uma enorme vantagem por compreenderem plenamente as nuances de tudo o que entra num resultado final. É uma grande mais-valia. Não quero desvalorizar isso, mas pode ser aprendido.

Michael Mordak: Portanto, se estivesse a falar com alguém que está atualmente à procura de emprego, diria para se concentrar nas competências interpessoais e deixar a parte técnica para mais tarde.

Christina Avino: Sim, porque isso não consigo realmente ensinar. É muito mais difícil ensinar alguém a desempenhar muitas funções e a lidar com a ambiguidade.

Michael Mordak: Ser uma pessoa melhor com os outros.

Christina Avino: Sim, exatamente. Posso ensinar-lhe as nuances e as dependências dos diferentes tipos de fluxos de trabalho que fazemos.

Michael Mordak: Na verdade, isso é uma excelente transição para aquilo que queria saber a seguir. Quais foram essas áreas? Conhecendo o seu percurso e entrando nesta função, sabia que tinha muitas competências e experiências transferíveis que seriam úteis no trabalho, o que a ajudou a destacar-se e a adaptar-se à função.

Mas havia áreas do trabalho em que tinha lacunas e precisava de desenvolver os seus conhecimentos?

Christina Avino: Na verdade, foi a componente técnica. Como referi, comecei especificamente no desenvolvimento web, que é uma área ainda mais difícil de compreender; penso que grande parte do marketing pode ser um pouco mais intuitiva.

Todos pesquisamos coisas no Google, por isso compreender o algoritmo de forma geral é um pouco mais fácil — pelo menos para mim — do que compreender os anúncios pagos e coisas semelhantes. Mas o desenvolvimento e a programação estão completamente fora da minha área de conhecimento. Por isso, quando trabalhava exclusivamente com programadores, tive uma enorme curva de aprendizagem.

E, como havia tanto para aprender, enfrentei a situação projeto a projeto e plataforma a plataforma, pesquisando e aprendendo sobre cada uma. Grande parte do conhecimento adquiri-o honestamente no trabalho, porque podemos pesquisar até à exaustão, mas ainda assim talvez não consigamos descobrir tudo.

É importante encontrar o equilíbrio entre fazer pesquisa suficiente para conseguir colocar perguntas pertinentes à equipa de especialistas — perguntas que não os frustrem e que nos tornem mais preparados da próxima vez — e confiar também nos nossos especialistas no assunto. Gosto sempre de fazer algum trabalho de preparação, mostrar que estou a fazer a minha parte para não ignorar completamente o assunto em questão, mas reconhecendo que as pessoas com quem trabalho são especialistas no setor em que atuam e não tendo receio de depender delas.

Diria que a competência número um que um gestor de projetos precisa de ter, especialmente quando transita entre setores, é saber que perguntas fazer, sentir-se confortável com aquilo que não sabe e conseguir dirigir-se às pessoas certas quando precisa de respostas. Porque, no fim de contas, nunca podemos saber tudo.

É por isso que não somos os profissionais especializados. É por isso que não sou programadora. Eles saberão sempre mais do que nós. Por isso, saber que perguntas fazer é o nosso papel mais importante.

Michael Mordak: Mencionou que vai adquirindo conhecimentos técnicos e tenta aprender algo novo em cada projeto, ou em cada situação que lhe chega, para que, lentamente, vá adquirindo mais conhecimentos técnicos e melhorando nessa área.

Há momentos em que aprendeu algo e depois olhou para um projeto anterior, pensando: “Quem me dera ter sabido isto na altura, porque teria tornado a minha vida muito mais fácil”?

Christina Avino: Aprendi, sem dúvida, coisas em projetos atuais e depois olhei para trás a pensar: “Meu Deus, teria sido ótimo saber isto nos projetos anteriores”. Não consigo pensar num exemplo específico, mas sei que isso é muito comum, mesmo fora da área técnica. Até coisas básicas, como a gestão de clientes e a gestão do âmbito, acontecem constantemente. É por isso que sou muito rigorosa a tentar fazer retrosspetivas em todos os projetos, para garantirmos que levamos essas aprendizagens connosco.

Tento não me prender demasiado ao passado e deixar o passado no passado, mas olhar em frente e perceber como podemos melhorar no futuro.

Michael Mordak: Na verdade, é provavelmente bom não se lembrar de nenhum caso específico, porque isso significa claramente que não eram assim tão importantes.

Christina Avino: Sim, exatamente. É sempre aquela situação em que pensamos: “Isto teria tornado a minha vida mais fácil; aquilo teria corrido de forma muito mais tranquila”, mas já estamos tão longe desse momento que isso deixou de ter qualquer consequência.

Michael Mordak: Muito bem. Queria mudar um pouco de assunto e olhar para o futuro. Passou por todas estas funções diferentes, desde o estágio até entrar na gestão de projetos. Queria perceber o que vem a seguir. Tem algum plano?

Há alguma coisa em que esteja a trabalhar agora, como outra função ou posição, ou o que imagina fazer depois da gestão de projetos?

Christina Avino: Nunca pensei realmente para além da gestão de projetos, honestamente, porque estou agora numa situação muito especial e maravilhosa na Seer. Tive a oportunidade de criar um departamento de gestão de projetos, o que foi verdadeiramente a maior conquista e a experiência mais gratificante da minha vida.

Comecei como a primeira e única gestora de projetos e, numa altura em que não havia gestão de projetos entre as várias divisões, ao longo dos últimos oito anos consegui criar um departamento de 1,7 milhões de dólares com 10 gestores de projetos. Grande parte desse crescimento aconteceu nos últimos dois anos. Por isso, estou num ponto decisivo em que todo o trabalho dos últimos oito anos está a dar frutos e conseguimos realmente estabelecer-nos na Seer.

Tenho os olhos completamente postos em continuar a desenvolver esta área e em promover a carreira da equipa que nos ajudou a chegar até aqui, porque certamente não fiz isto sozinha. As dez pessoas a que continuo a referir-me são uma enorme razão pela qual a gestão de projetos se tornou um sucesso na Seer, e estou muito entusiasmada por ver o que o futuro nos reserva.

Michael Mordak: Isso é incrível. É extremamente impressionante poder dizer que fez parte desse crescimento ao longo desses anos. E não a censuro por querer viver esse momento e desfrutá-lo, uma vez que tudo está a culminar agora.

É algo extraordinário e bonito por si só.

Christina Avino: Sim, tem sido uma viagem muito divertida.

Michael Mordak: Excelente. Era realmente sobre isso que esperava falar hoje: ouvir a sua história e poder partilhá-la com as pessoas que nos estão a ouvir. Uma das coisas que percebi é que a história de cada pessoa é tão única e que talvez não importe de onde viemos ou o que aprendemos anteriormente.

Todos temos coisas diferentes para trazer à função que nos podem ajudar, sejam competências interpessoais ou técnicas, sejamos planeadores naturais ou qualquer outra coisa. Há sempre algo que podemos trazer e há sempre coisas em que também podemos trabalhar. Essa é a parte importante.

Mas, sim, obrigado novamente pelo seu tempo esta manhã, Christina, e boa sorte com tudo. Só quero desejar-lhe o melhor e espero que possamos voltar a conversar em breve.

Christina Avino: Sim. Muito obrigada pelo convite. Foi um prazer.

Michael Mordak: Obrigado por nos acompanharem neste Destaque de Membro com a Christina. Ela tem muito mais conhecimentos e ideias para partilhar convosco, por isso venham conversar connosco no canal do Slack, juntamente com toda a nossa comunidade de gestores de projetos digitais. Podem saber mais sobre a adesão no nosso site, em thedigitalprojectmanager.com/membership.

Até à próxima, obrigado por nos ouvirem.