Como reduzir o stress dos projetos através de uma melhor priorização e honestidade com as partes interessadas
No mundo da gestão de projetos, a capacidade de definir prioridades de forma eficiente entre os itens do âmbito do projeto está frequentemente repleta de complexidades que podem determinar o sucesso ou o fracasso de um projeto.
Galen Low junta-se a James Louttit — Fundador e Formador Principal da Impactful Project Management — para explorar a arte da definição de prioridades e as suas controvérsias. Abordam os aspetos técnicos da definição de prioridades, bem como as dinâmicas políticas e as estratégias de colaboração essenciais para o sucesso dos projetos.
Destaques da entrevista
- A controvérsia da definição de prioridades nos projetos [02:03]
- Definir prioridades é um desafio porque é difícil justificar a importância de uma tarefa em detrimento de outra.
- A tomada de decisões torna-se frequentemente uma luta política influenciada pela antiguidade.
- Existe sempre uma quantidade infinita de trabalho potencial por realizar.
- Reforçar as competências de definição de prioridades é essencial para o sucesso dos projetos e para a produtividade pessoal.
- Técnicas simples podem melhorar significativamente a forma como a definição de prioridades é abordada nos projetos.
- As partes interessadas muitas vezes não têm clareza sobre o que pretendem ou sobre o esforço necessário.
- A sua compreensão é normalmente abrangente e carece dos pormenores necessários.
- São necessárias conversas eficazes para revelar pressupostos e determinar prioridades.
- Gerir o envolvimento das partes interessadas é fundamental para clarificar os objetivos do projeto.
A competência de definir prioridades — e a capacidade de a praticar de forma consistente, ajudando simultaneamente as partes interessadas a envolver-se nesse processo — é fundamental para o sucesso dos gestores de projetos e dos profissionais responsáveis pela execução de projetos.
James Louttit
- Modelo de priorização de James [04:35]
- As estruturas tradicionais, como MoSCoW, falham frequentemente em situações do mundo real.
- As partes interessadas tendem a classificar tudo como “obrigatório” para evitar reduzir o âmbito.
- A falta de priorização dentro das categorias cria confusão para as equipas de projeto.
- Esta “abordagem por categorias” prejudica a verdadeira priorização e evita decisões difíceis.
- É necessário um método mais eficaz para equilibrar o valor e o esforço na priorização.
- Estimar o valor e o esforço é essencial para uma priorização eficaz.
- Os métodos comuns, como a “adivinhação do valor”, são insuficientes; existem técnicas melhores.
- As ferramentas de estimativa de esforço, como o póquer de planeamento, melhoram a precisão.
- A estimativa do valor, mesmo para tarefas intangíveis, é possível através de discussões com as partes interessadas.
- O foco deve estar na criação de estimativas de valor partilhadas e ajustáveis.
- A priorização exige uma ordenação sem empates — não deve haver dois itens com a mesma posição.
- A adição de novas prioridades deve retirar algo da lista para evitar a sobrelotação.
- Os números absolutos são cruciais para a clareza da priorização.
- As partes interessadas devem justificar as estimativas de valor, aperfeiçoando-as em colaboração.
- O foco está em resolver o problema em conjunto, não em opor-se uns aos outros.
- Evite medidas vagas, como “tamanhos de camisola”, preferindo valores concretos.
- Dividir o valor pelo esforço ajuda a ordenar eficazmente as prioridades.
- Utilize os números de priorização como indicadores da importância organizacional, mesmo que não sejam perfeitos.
- Realize discussões de priorização de forma transparente, envolvendo todas as partes interessadas.
- A transparência promove negociações colaborativas e positivas sobre as prioridades.
- As discussões públicas ajudam a aperfeiçoar o âmbito, equilibrando o esforço e o valor.
- As partes interessadas concordam frequentemente em simplificar tarefas, obtendo a maior parte do valor com menos esforço.
- A repetição deste processo aumenta a eficiência do projeto e a entrega de valor.
- Promover a tomada de decisões colaborativa em projetos de TI [12:05]
- A tomada de decisões por parte da direção pode polarizar as equipas, criando vencedores e vencidos.
- James evita ser o decisor, atuando antes como árbitro para promover a colaboração.
- Introduziu um curso de formação sobre como articular o valor comercial das alterações de TI.
- Começou com explicações qualitativas antes de passar para avaliações quantificáveis do valor.
- Incentivou as partes interessadas a justificarem os pedidos, decompondo o esforço, o custo e o tempo poupado.
- As discussões transparentes revelaram frequentemente que muitos pedidos eram injustificáveis ou demasiado dispendiosos.
- Surgiram frequentemente soluções simplificadas, como ensinar uma competência em vez de criar sistemas complexos.
- As conversas abertas conduziram a resultados de elevado valor e baixo esforço, bem como à resolução criativa de problemas.
- Gestão de riscos e planeamento de contingência [16:12]
- O póquer de planeamento promove a resolução colaborativa de problemas e um melhor ROI ao revelar soluções alternativas.
- As estimativas são frequentemente inflacionadas devido a pressupostos de risco ocultos em vários níveis de tomada de decisão.
- Os prazos sobrestimados conduzem a perceções de ineficiência e à frustração das partes interessadas.
- A identificação eficaz dos riscos separa a contingência das estimativas principais, garantindo transparência.
- A “escrita silenciosa” e ferramentas como o ChatGPT ajudam a prever potenciais riscos e os respetivos custos.
- Estimativas de contingência claras e baseadas nos riscos permitem às partes interessadas tomar decisões informadas.
- Processos transparentes incentivam comportamentos melhores, reduzem custos e melhoram o sucesso dos projetos.
- Salientar os riscos ajuda as partes interessadas a tomar decisões informadas sobre os projetos.
- Os projetos com risco elevado e baixo valor podem ser eliminados numa fase inicial.
- A eliminação de projetos de baixo valor e risco elevado liberta recursos organizacionais.
- Os recursos podem concentrar-se em tarefas de elevado valor e baixo esforço, aumentando a eficiência e os resultados.
- Importância de uma estimativa rápida e eficaz nos projetos [20:47]
- Uma estimativa rápida e aproximada é essencial para expandir os esforços de priorização.
- Sem uma estimativa adequada, os resultados dos projetos podem ser aleatórios e imprevisíveis.
- O póquer de planeamento ajuda a melhorar a precisão ao envolver na discussão as pessoas que realizam o trabalho.
- Não estimar eficazmente conduz ao fracasso dos projetos ou ao incumprimento das expectativas (20-70% dos projetos).
- Dedicar tempo antecipadamente à identificação de tarefas de elevado valor e baixo esforço melhora o sucesso dos projetos.
- Abordar a desilusão e a priorização [22:21]
- Os itens que não estão no topo da lista não são removidos; são apenas despriorizados.
- Utilize uma lista de pendências priorizada para se concentrar nas tarefas mais importantes.
- Defina períodos (por exemplo, seis meses) para determinar o que será feito, remetendo os itens abaixo da linha para um período posterior.
- Iterações mais curtas (por exemplo, duas semanas) permitem maior flexibilidade e melhores conversas.
- Incentive as partes interessadas a ajustarem os seus pedidos para que sejam mais fáceis de entregar no futuro.
- Aproveitar a IA para a identificação de riscos [24:17]
- A IA não é utilizada para a priorização; é dada prioridade à discussão humana.
- A IA é utilizada para a identificação de riscos, recorrendo à escrita silenciosa para recolher contributos da equipa.
- Ferramentas de IA como o ChatGPT ajudam a identificar riscos, embora nem sempre apresentem sugestões precisas.
- Combinar os contributos humanos com os conhecimentos da IA ajuda a identificar a maioria dos potenciais riscos do projeto.
- Envolver a liderança na gestão de riscos [25:28]
- A IA generativa, como o ChatGPT, ajuda na gestão de riscos ao identificar potenciais problemas com base em dados de projetos anteriores.
- A gestão de riscos não requer especialistas; perguntar simplesmente o que pode correr mal pode ser eficaz.
- A técnica da escrita silenciosa incentiva as pessoas a anotarem potenciais riscos sem discussão.
- A técnica foi aplicada com sucesso junto de líderes seniores, incluindo um CEO, que apreciou os resultados.
- Navegar pela autoridade e pela tomada de decisões [27:18]
- Os líderes seniores têm frequentemente inteligência emocional e empatia, o que reduz a probabilidade de uma tomada de decisões ditatorial.
- Contrariar uma decisão implica salientar os potenciais riscos e resultados das decisões, como projetos incompletos.
- Apresentar opções (por exemplo, âmbito, tempo e custo) ajuda as partes interessadas seniores a fazer escolhas informadas.
- Enquadrar a conversa em torno das potenciais consequências conduz frequentemente a uma melhor compreensão e a melhores decisões.
- Os registos de riscos carecem frequentemente de clareza quanto às consequências dos riscos.
- Normalmente, não especificam os impactos nos custos ou no tempo caso os riscos ocorram.
- Adicionar números claros aos riscos ajuda a facilitar discussões melhores.
- Ganhar influência quando se sente como um “executor de ordens” [31:07]
- Sentir-se como um “executor de ordens” é desmotivador e prejudica a autonomia, o domínio e o propósito.
- Para mudar a situação, comece por perguntar “porquê” e compreender as consequências das decisões.
- Apresente opções às partes interessadas seniores para as ajudar a compreender o impacto das suas decisões.
- Influencie colocando-se no lugar dos outros e compreendendo a sua perspetiva.
- Encontre formas de ajudar o seu chefe assumindo tarefas e ganhando gradualmente mais responsabilidades.
- O tom da pergunta é importante: o interesse genuíno conduz a conversas positivas, enquanto a impaciência pode encerrá-las.
- Faça perguntas proativamente e escute as perspetivas dos outros.
- Escutar e compreender as opiniões dos outros promove o respeito e abre espaço ao diálogo construtivo.
- É possível estar errado, e escutar os outros pode ajudar a perceber isso.
- Reconhecer os erros pode conduzir a melhores resultados para os projetos.
- James adotou certa vez uma abordagem rígida à gestão do âmbito, chamando a si próprio o “rottweiler do âmbito”.
- Agora reconhece o valor de estar aberto à mudança e de ter melhores conversas sobre os ajustes ao âmbito.
- Processos rígidos de pedidos de alteração podem criar sobrecarga desnecessária, fazendo perder oportunidades de melhoria.
- As abordagens ágeis permitem uma melhor tomada de decisões e flexibilidade para ajustar o âmbito ao longo do projeto.
- Envolver as pessoas certas nas alterações ao âmbito pode conduzir a resultados positivos.
Essa é a competência dos gestores de projetos: compreender que, embora seja importante planear tudo, por vezes é necessária uma abordagem mais ágil. Também têm de ser capazes de reduzir ou aumentar o âmbito conforme necessário. Desde que as pessoas certas estejam envolvidas na tomada dessas decisões, isso pode conduzir a discussões positivas.
James Louttit
- Adaptação das abordagens de gestão de projetos [38:07]
- A formação em gestão de projetos apresenta frequentemente os métodos ágeis e preditivos como opostos, mas estes podem coexistir.
- A chave está em dispor de uma caixa de ferramentas de métodos e utilizar aquilo que funciona para o projeto.
- Práticas como as reuniões diárias de pé e os registos de riscos podem ser úteis tanto na gestão ágil como na gestão de projetos tradicional.
- Diferentes metodologias, como Scrum e PRINCE2, têm o seu lugar, mas devem ser adaptadas ao contexto do projeto.
- O objetivo é encontrar o equilíbrio certo entre estrutura e flexibilidade para alcançar resultados de forma eficaz.
- Ágil não significa ausência de estrutura ou documentação; trata-se de utilizar a estrutura e as ferramentas adequadas à situação.
Conheça o nosso convidado
James Louttit é especialista em gestão de projetos e líder tecnológico premiado. Orientou e formou mais de 350 gestores de projetos em funções que incluem a liderança de competências de gestão de projetos no Bank of Ireland, através da Accenture, e o cargo de diretor de informação na Cpl. Trabalhou no terreno na entrega de uma vasta gama de projetos de TI para clientes, até ao nível da direção executiva, liderando a estratégia de TI de uma grande empresa cotada em bolsa. Atualmente, trabalha como especialista em transformação ágil, professor convidado, autor, videoblogueiro e orador.
O seu projeto, a sua organização e a sua equipa são diferentes dos de todas as outras pessoas. Por isso, tenha confiança, aprenda tanto quanto puder e concentre-se nos aspetos certos para alcançar os seus resultados.
James Louttit
Recursos deste episódio:
- Junte-se à comunidade do Digital Project Manager
- Subscreva a newsletter para receber os nossos artigos e podcasts mais recentes
- Estabeleça contacto com James no LinkedIn
- Conheça o Impactful Project Management
- Livro de James: “Liderar Equipas Impactantes” (também disponível na Audible)
Artigos e podcasts relacionados:
Leia a transcrição:
Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts através de um programa de software. Pedimos desculpa por quaisquer erros tipográficos, uma vez que o sistema não está correto a 100% do tempo.
