O Valor da Transparência na Gestão de Projetos
A transparência não é algo de que os gestores de projetos falem frequentemente. Na verdade, pode até ser um tema que evitam discutir. No entanto, deve adotar a transparência na sua gestão de projetos, uma vez que os seus muitos benefícios ultrapassam frequentemente as desvantagens.
E, embora seja benéfico partilhar muitas coisas com a sua equipa, podemos e iremos admitir que há algumas coisas (como finanças, contratos ou quaisquer assuntos pessoais) que simplesmente não precisam de ser partilhadas com todos. Proporcionar um elevado nível de visibilidade do projeto não só tornará o seu trabalho mais fácil, como também poderá fazer com que o seu projeto decorra de forma mais eficiente e deixar os seus colegas de equipa mais satisfeitos.
Antes de abordarmos algumas das razões e benefícios associados à transparência, vamos definir aquilo de que estamos a falar. Um projeto gerido de forma transparente é aquele que proporciona visibilidade sobre todas as tarefas do projeto. Todos conseguem ver o estado de cada parte do projeto. A comunicação e a fundamentação das decisões relativas ao projeto estão bem documentadas e podem ser consultadas por qualquer pessoa da equipa.
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Porque devem os gestores de projetos dar prioridade à transparência
Melhor desempenho e responsabilização
A gestão de projetos torna-se difícil quando as pessoas não trabalham em equipa. Permitir que os membros da equipa trabalhem em conjunto ajuda-os a ter um melhor desempenho e a assumir a responsabilidade pelas suas ações. Também permite que os membros da equipa compreendam os papéis que se esperam uns dos outros e como podem apoiar-se mutuamente quando necessário.
Os colaboradores podem motivar-se mutuamente para melhorar o seu desempenho, porque compreenderão de que forma as suas ações afetam o trabalho dos colegas.
A transparência promove a responsabilidade ao tornar claro para toda a equipa aquilo que precisa de ser concretizado. Se a sua equipa não tiver uma compreensão clara do problema, não conseguirá encontrar uma solução para si.
Evita o desvio do projeto
No decorrer de um projeto, podem por vezes ocorrer acontecimentos ou descobertas que o desviem do rumo previsto.
Normalmente, os projetos têm uma data de conclusão que pode ser afetada por tarefas não concluídas. Essa dependência tem de estar claramente visível para todos os membros da equipa.
A transparência relativamente ao estado das tarefas permite ao gestor de projetos e aos membros da equipa identificar e comunicar facilmente quaisquer problemas que possam afetar o progresso do projeto. Também permite que toda a equipa compreenda a evolução e a forma como as suas ações podem prejudicá-la ou melhorá-la.
É aqui que entram ferramentas de gestão de projetos como a Allisian. Ferramentas de gestão de projetos como esta permitem acompanhar o estado das tarefas e dos membros da equipa.
Reforçar o trabalho em equipa
A transparência ajuda os gestores e os membros da equipa a compreender as funções de toda a equipa e a relação entre as várias tarefas. Esta compreensão melhora a comunicação, o compromisso e a responsabilização da equipa.
Através de uma comunicação eficaz, torna-se fácil identificar e resolver problemas antes de afetarem os resultados do projeto. Todos os membros da equipa compreendem o que devem fazer diariamente e as razões das suas ações.
Áreas do seu projeto nas quais se deve concentrar
Comunicação do projeto
A transparência na comunicação do projeto permite aos membros da equipa ver todos os aspetos e decisões de um projeto que possam afetá-los ou interessá-los. As mensagens podem ser transmitidas através de fóruns públicos, como reuniões e emails, ou diretamente através da sua ferramenta de gestão de projetos preferida.
Para as equipas interessadas em métodos de comunicação de equipa, recomendo vivamente que consultem as metodologias ágeis ou Scrum. No centro das metodologias ágeis estão reuniões como a reunião diária, a reunião de planeamento e a retrospetiva, que podem facilitar uma excelente comunicação da equipa, bem como a transparência no planeamento de um projeto.
Orçamento do projeto
Embora possa não ser aconselhável partilhar todos os dados financeiros com os membros da equipa que trabalham num projeto, partilhar informações orçamentais com eles pode ser extremamente benéfico.
Informar os membros da equipa sobre quanto tempo podem dedicar a um projeto pode ser extremamente útil, permitindo-lhes planear o trabalho diário e avaliar se estão ou não no caminho certo para concluir o projeto dentro do orçamento.
As informações orçamentais podem ser traduzidas de fundos disponíveis para tempo disponível, evitando assim a transmissão de informações monetárias
Problemas que surgem
Alguns gestores podem ocultar do resto da equipa factos sobre problemas no projeto quando, na realidade, deveriam partilhá-los. Isto pode afetar o projeto e criar problemas na equipa.
O gestor de projeto deve ter uma compreensão clara do projeto e a capacidade de identificar os problemas quando estes surgem, de modo a tomar medidas corretivas atempadas. Uma vez que os problemas no projeto afetam o trabalho dos outros membros da equipa, é aconselhável partilhá-los com a equipa. Muitas vezes, os membros da equipa podem apresentar sugestões que ajudarão a resolver os problemas.
Os gestores de projeto devem ser transparentes com o resto da equipa quando enfrentam desafios que não conseguem resolver sozinhos. Ser transparente incentiva os trabalhadores a partilharem quaisquer problemas que possam ter com os seus colegas. Uma equipa não será totalmente eficaz a menos que partilhe os problemas que afetam o seu desempenho e encontre soluções em conjunto.
Ao abrir-se com as pessoas que trabalham no seu projeto, estas abrir-se-ão, por sua vez, consigo.
Quando as coisas mudam
Ao longo da vida do projeto, o gestor pode considerar necessário fazer algumas alterações — de muitas formas, a gestão da mudança a vários níveis constitui uma grande parte do trabalho de um gestor de projeto. O gestor deve explicar aos membros da equipa as alterações pretendidas e as razões que as justificam.
Quando a equipa compreende as razões subjacentes às alterações, ajudará na sua implementação. Ser transparente não é uma demonstração das próprias fraquezas, mas uma forma de mostrar o desejo de alcançar o sucesso do projeto. A transparência não é esperada dos gestores de projeto apenas quando são bem-sucedidos. Podem continuar a obter o reconhecimento das partes interessadas mesmo que o projeto falhe, desde que tenham demonstrado honestidade e transparência.
Conclusão
Apresentámos alguns benefícios claros associados à transparência do projeto, bem como áreas da gestão do seu projeto nas quais pode implementá-la.
Se houver uma conclusão a retirar, é que deve simplesmente comunicar mais com a sua equipa. Vários métodos de gestão de projetos e ferramentas de comunicação da equipa podem ajudar a facilitar esse processo.
O que pensa?
Como promove a transparência no seu projeto? Que vantagens ou desvantagens encontrou?
