Funcionalidades de IA da Projectworks: desde fluxos de trabalho incorporados até à atribuição inteligente de recursos
De ponta a ponta: A IA da Projectworks liga as propostas, a execução, a atribuição de recursos, as finanças e a faturação, reduzindo o trabalho duplicado nas operações de consultoria.
Controlo humano: A Kea recomenda alterações na atribuição de pessoal e identifica conflitos, enquanto os gestores aprovam as ações antes de os dados operacionais serem alterados.
Planeamento mais rápido: O planeamento de recursos torna-se mais reativo ao utilizar comandos para identificar sobrecargas, ausências e alterações de horários.
Salvaguardas incorporadas: As permissões existentes são aplicadas às ferramentas de IA ligadas, limitando o acesso a dados sensíveis e exigindo aprovação para a maioria das atualizações.
Crescimento mensurável: Os dados históricos e a experiência em consultoria proporcionam imediatamente um contexto útil à IA, enquanto uma melhor atribuição de pessoal pode melhorar a utilização e o crescimento.
Veja como a Projectworks utiliza a IA em propostas, planeamento de recursos e folhas de horas para reduzir o trabalho administrativo não faturável das empresas de consultoria, mantendo as pessoas no controlo de todas as decisões.
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As empresas de consultoria existem para servir os clientes, não para se gerirem a si próprias. A Projectworks utiliza IA para colmatar essa lacuna, tratando do trabalho administrativo que as pessoas mais experientes não têm tempo para fazer ou que acabam por negligenciar discretamente.
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A Projectworks apresenta-se como uma plataforma de crescimento para empresas de consultoria: um único sistema que abrange propostas, contratos, projetos, finanças, planeamento de recursos, folhas de horas, despesas e faturação. É esta estrutura de ponta a ponta que torna a sua IA útil. Em vez de adicionar um chatbot a ferramentas desligadas, a Projectworks aplica IA numa plataforma que já contém a visão comercial, operacional e financeira da empresa.
Acho que a maioria das empresas de serviços é realmente muito má a gerir a sua própria empresa. Passam todo o tempo em trabalho faturável e ninguém tem tempo para tratar do trabalho administrativo. E, no entanto, é preciso fazê-lo.
Mark Orttung, que passou três décadas a desenvolver plataformas tecnológicas e a liderar empresas de consultoria, apresentou as capacidades de IA da plataforma durante a apresentação O futuro da IA na gestão de projetos. Explicou a abordagem da Projectworks com base em três modos: IA integrada num fluxo de trabalho, uma interface com agentes que pode receber instruções e um conector para qualquer plataforma de IA que a sua equipa já utilize. Eis uma visão geral do que a IA da Projectworks pode fazer.
Análise aprofundada das funcionalidades de IA da Projectworks
1. Propostas: IA integrada no fluxo de trabalho
O primeiro modo é uma IA que quase não se nota. A ferramenta de propostas da Projectworks, desenvolvida com base numa versão beta privada que envolveu algumas centenas de empresas, está integrada num CRM orientado para empresas de consultoria, com um funil de negócios, acompanhamento de fases e um painel que resume o estado de cada negócio.
No centro de cada negócio está a própria proposta. A IA extrai do documento as principais variáveis, para que possam ser alteradas uma vez e percorram toda a proposta. Os blocos inteligentes, como tabelas de preços e assinaturas digitais, acrescentam informação estruturada que transita para as fases seguintes. As equipas também podem carregar propostas que tenham ganho anteriormente, e o sistema utiliza IA para as decompor em blocos de conteúdo reutilizáveis.
Assim que uma proposta é assinada, pode ser criado um projeto diretamente a partir do negócio. O projeto é criado com o orçamento pré-preenchido a partir da proposta, permitindo que os dados passem da venda para a entrega sem terem de ser introduzidos novamente.
A supervisão humana é um princípio central do design. Os blocos de conteúdo podem ser editados e bloqueados por permissões (por exemplo, os termos e condições), as empresas podem começar a partir de modelos padrão e cada proposta é revista por uma pessoa antes de ser partilhada.
As propostas serão provavelmente uma das últimas coisas que alguma vez fará sem uma pessoa envolvida. Têm de ter um aspeto perfeito e estar corretas. Está a assumir um compromisso financeiro com este cliente.
Como obter o máximo valor de propostas assistidas por IA:
- Alimente a biblioteca de conteúdos com propostas ganhas: Carregar propostas já concluídas fornece ao sistema material comprovado para reutilizar.
- Bloqueie o que não deve ser alterado: Aplique permissões aos termos legais e a outros conteúdos padrão, para que a equipa não faça alterações criativas sem aprovação.
- Crie um modelo para a empresa: Se três das suas dez secções forem quase sempre iguais, inclua-as no modelo.
- Converta diretamente os negócios ganhos em projetos: Criar o projeto a partir da proposta assinada mantém os orçamentos consistentes entre as vendas e a entrega.
2. Kea: Uma interface orientada por agentes para o planeamento de recursos
O segundo modo é o Kea, o agente de IA da Projectworks, que atualmente se destaca sobretudo no planeamento de recursos.
O ecrã de alocação de recursos oferece uma visão visual da empresa: um gráfico de resumo que compara o trabalho faturável com o objetivo de trabalho faturável da empresa, e um mapa de calor que mostra quem está na capacidade máxima, quem está subalocado e quem está sobrecarregado. O Kea acrescenta uma interface de comandos a esses mesmos dados.
Durante a demonstração, uma pergunta simples sobre quem estava sobrecarregado numa determinada semana devolveu não só excessos de capacidade, mas também casos extremos, como o de um consultor com horas agendadas durante férias programadas. Um comando mais complexo pediu ao Kea que lidasse com a indisponibilidade de um membro da equipa durante duas semanas; o Kea propôs redistribuir as suas horas por três colegas e aguardou aprovação antes de efetuar alterações. Noutro exemplo, um cliente que pediu para começar duas semanas mais tarde foi atendido através de um comando ao Kea para alterar todo o projeto, em vez de mover cada pessoa linha a linha.
"Estamos a tentar ir ao seu encontro onde quer que esteja. Se quiser trabalhar na interface visual, faremos isso. Se quiser trabalhar na interface de comandos, faremos isso."
— Mark Orttung, CEO, Projectworks
Para além dos números, Orttung observou que os modelos de linguagem também são adequados para sinais qualitativos, como o tom das comunicações entre as pessoas, nos quais os gestores de recursos frequentemente se baseiam, juntamente com os dados de capacidade.
Como começar a utilizar o Kea:
- Faça as perguntas que normalmente investigaria: As sobrealocações, as lacunas e os conflitos podem ser identificados com um único comando, em vez de analisar o mapa de calor.
- Utilize-o para replanear: As ausências e as alterações de datas dos clientes são exatamente o tipo de ajustes que envolvem várias pessoas que o Kea pode propor de uma só vez.
- Mantenha as aprovações ativas enquanto cria confiança: O Kea pode ser configurado para atuar sem aprovação, mas pedir primeiro permite-lhe verificar cada alteração.
3. Conector MCP: trabalhar com a Projectworks a partir do Claude
O terceiro modo integra a Projectworks nas ferramentas de IA que as equipas já utilizam. Através do seu conector MCP, os utilizadores podem ler e agir sobre os dados da Projectworks a partir do Claude.
Na demonstração, o Claude leu um resumo de uma reunião de acompanhamento da equipa (o tipo de resultado que a maioria das ferramentas de tomada de notas com IA já gera) e utilizou-o para elaborar registos de horas para dois consultores, com base no que tinham dito sobre a sua semana. Quando dois códigos de tempo tinham o mesmo nome, o Claude perguntou qual deveria ser utilizado. Como salientou Orttung, as pessoas não se referem aos códigos de projeto nas reuniões; descrevem o trabalho, pelo que a IA ocasionalmente precisa de ajuda para estabelecer a correspondência entre os dois.
Ao atualizar a Projectworks, os registos de horas apareceram preenchidos, prontos para serem revistos por cada consultor.
Como tirar o máximo partido do conector MCP:
- Integre as ferramentas que já utiliza: Em vez de criar a sua própria ferramenta de tomada de notas, a Projectworks permite-lhe integrar aquela que a sua equipa preferir.
- Defina as permissões de forma deliberada: Decida separadamente quanta liberdade o LLM tem para ler dados e para os escrever.
- Esteja preparado para perguntas de esclarecimento: A ambiguidade entre as descrições feitas oralmente e os registos do sistema é normal, e resolvê-la rapidamente mantém os registos precisos.
4. Governação e controlo de acesso
À medida que a IA assume mais trabalho operacional, o controlo torna-se a preocupação óbvia. A resposta da Projectworks é que a IA nunca vê mais do que o utilizador.
Quando alguém se liga através do MCP, inicia sessão como essa própria pessoa e todas as permissões existentes são aplicadas. Um gestor de projeto que pode ver os registos de horas da sua equipa pode pedir ao Claude que os atualize; um consultor individual que trabalhe da mesma forma verá sobretudo os seus próprios dados. As informações sensíveis, como as taxas de custo, frequentemente entre os dados mais restritos de uma empresa, permanecem ocultas para qualquer pessoa sem acesso.
Os administradores gerem isto através de um sistema granular de controlo de acesso, desde definições gerais de ativação/desativação até controlos avançados detalhados, e essas definições aplicam-se à IA da mesma forma que se aplicam à interface Web. As operações de escrita exigem quase sempre aprovação explícita, e uma sugestão recusada pode ser retomada mais tarde através da repetição do comando.
Manter o controlo à medida que a IA assume mais tarefas:
- Confiar nas permissões existentes: As regras de acesso configuradas no Projectworks transitam automaticamente para o Kea e para os LLM ligados.
- Proteger os dados de custos: Manter as informações sensíveis para as margens restritas às pessoas que delas necessitam.
- Parar em caso de dúvida: Cancelar uma alteração proposta, verificar os dados subjacentes e voltar para a aprovar quando tiver confiança.
5. O método Projectworks: conhecimentos de consultoria a pedido
O que distingue o Kea de um assistente genérico ligado a uma pilha de folhas de cálculo é o método Projectworks, uma base de conhecimento construída a partir de mais de 150 anos de experiência combinada em consultoria da equipa. Orttung, cujo primeiro emprego foi trabalhar na metodologia da Accenture, descreveu-o como um manual prático que o Kea assimilou e pode aplicar no momento em que é necessário.
6. Migração de dados históricos: útil desde o primeiro dia
Uma questão comum relativamente às ferramentas de IA é a quantidade de dados de que necessitam antes de as suas recomendações merecerem confiança. O Projectworks resolve esta questão durante a integração, importando o histórico da empresa: projetos anteriores, clientes, folhas de horas e faturas, muitas vezes a partir de folhas de cálculo e não de uma plataforma existente. Isto significa que o Kea dispõe de contexto relevante desde o início, em vez de aprender a partir do zero.
Porque é importante: operações que impulsionam o crescimento
Orttung vê o atrito operacional a surgir em fases previsíveis. Quando as receitas rondam os $5 a $8 milhões, os fundadores tornam-se o estrangulamento e precisam de partilhar informações com uma equipa mais alargada. Entre os $25 e os $35 milhões, a própria liderança tem de ser descentralizada. As finanças dos projetos costumam ser as primeiras a falhar, seguidas pela gestão de recursos, quando a única pessoa que conhece as competências de todos já não consegue acompanhar.
Os próprios dados do Projectworks mostram o valor de melhores operações. Os clientes que planeiam os recursos com dois meses de antecedência registam uma utilização cerca de 8% superior, receitas por funcionário pouco menos de 25% superiores e um crescimento aproximadamente 20 a 25% mais rápido do que os que não o fazem. Muito desse resultado advém do alinhamento das datas de início com a afetação de pessoal: uma equipa de oito pessoas parada durante três semanas, com uma margem de 33%, significa nove semanas faturáveis apenas para atingir o ponto de equilíbrio.
Para as empresas que avaliam o ROI da IA, Orttung sugere começar pelo tempo poupado, sobretudo nas propostas, onde as pessoas mais experientes passam horas à procura de conteúdos anteriores, acompanhando depois a taxa de sucesso como benefício de segunda ordem.
Funcionalidades de IA do Projectworks vs. outras ferramentas
A abordagem do Projectworks centra-se na ligação de todo o ciclo de vida do cliente, em vez de otimizar apenas uma parte do mesmo.
- As empresas utilizam frequentemente um CRM e um sistema de gestão de recursos separado que não estão bem integrados, pelo que os pressupostos do pipeline e os planos de entrega se afastam uns dos outros.
- Os LLM de finalidade geral conseguem analisar folhas de cálculo exportadas, mas não dispõem de uma metodologia de consultoria integrada nem dos controlos de acesso ativos da empresa.
- O Projectworks liga propostas, contratos, finanças de projetos, gestão de recursos e faturação num único sistema, aplicando IA a todo esse contexto combinado.
O resultado é uma IA capaz de transformar uma proposta assinada num projeto orçamentado e, em seguida, ajudar a atribuir-lhe pessoal, acompanhá-lo e faturá-lo, sem reconciliar dados entre ferramentas.
O que se segue para a IA do Projectworks
O Kea começou pelo planeamento de recursos e pelas folhas de horas e está agora a expandir-se por todo o produto, mais rapidamente do que a equipa tinha previsto, em parte porque o Projectworks está a utilizar IA para o desenvolver.
Orttung descreve a direção como a combinação de um sistema de registo com um sistema de ação: o Projectworks continua a ser a fonte de verdade sobre o trabalho realizado e a sua rentabilidade, enquanto o Kea assume cada vez mais a execução do trabalho, desde preencher folhas de horas até preparar faturas e apoiar propostas.
Somos o local onde podemos ser a fonte de verdade. E agora temos aquilo a que chamamos um sistema de ação, em que vamos tentar fazer o trabalho por si.
Olhando mais à frente, Orttung prevê que as folhas de horas estejam entre as primeiras tarefas que as pessoas deixarão de fazer manualmente, com a IA a redigir registos a partir de tickets, calendários e reuniões de acompanhamento para revisão pelos consultores. O trabalho rotineiro das propostas, como descobrir quem criou o quê há duas semanas, deverá seguir-se, permitindo às equipas concentrarem-se na elaboração de uma história convincente.
Compara o momento atual com a chegada da eletricidade às fábricas. O primeiro passo foram as lâmpadas; o seguinte foram os motores partilhados; só mais tarde é que a linha de montagem repensou todo o processo. Argumenta que a maioria das empresas ainda está na fase das lâmpadas no que diz respeito à IA, e que a Projectworks pretende ajudá-las a redesenhar a forma como conquistam, executam e recebem pelo trabalho, de ponta a ponta.
Para saber mais sobre como a Projectworks está a utilizar a IA para impulsionar as empresas de consultoria, consulte aqui.
